Manual de uso del Registro Electrónico

Transcripción

1 Manual de uso del Registro Electrónico Agosto 2016

2 Índice Introducción...3 Requisitos técnicos...4 Sistema operativo...4 Navegador Web...4 Certificado digital...4 Firma de documentos...5 Entorno Java...5 Aplicación de AutoFirma...5 Configuración de Java...7 Utilización del Registro Electrónico...9 Alta de la solicitud...10 Cumplimentación del formulario...13 Firma de la solicitud...14 Con el Applet de Java...14 Con la aplicación de Autofirma...15 Presentación...16 Posibles errores...17 Acceso sin certificado digital...17 Acceso sin Java o Java mal configurado...17 Errores durante la firma...19 Errores en la presentación...21 Página 2 de 21

3 Introducción La Diputación de Huelva provee de un servicio a los ciudadanos que les permite presentar sus solicitudes en el Registro de la entidad de forma telemática, sin necesidad de desplazarse de forma presencial. Dicho servicio (denominado Registro Electrónico) se encuentra disponible en el portal de la Sede Electrónica de la Diputación, en la siguiente dirección: Ilustración 1: Página de entrada a la sede electrónica La Sede aporta distintos servicios de cara al ciudadano, y unos son públicos o accesibles sin necesidad de identificarse (agrupados en la denominada zona pública ) mientras que otros son privados o accesibles previa identificación del usuario (agrupados en la zona segura ). Ilustración 2: Zonas de la sede electrónica El Registro Electrónico se encuentra localizado en la zona segura, y para poder identificar al usuario se requiere bien un certificado digital o bien un DNI electrónico. Página 3 de 21

4 Requisitos técnicos Para la utilización de la Sede Electrónica, y más específicamente para el Registro Electrónico, se deben cumplir las siguientes condiciones: Sistema operativo El usuario debe utilizar un sistema operativo compatible, de entre los siguientes: Windows XP SP3, Vista SP2, 7 SP1, 8 o superior, en 32 (x86) o 64 (x64) bits Linux 2.6 o superior (soporte prestado para Ubuntu y Guadalinex), en 32 (x86) o 64 (x64/amd64) bits Mac OS X Snow Leopard ( o superior), Lion ( o superior) o Mountain Lion ( o superior) Navegador Web El navegador utilizado también tiene que ser compatible, a saber: Mozilla Firefox 4.0 o superior. En Windows únicamente se soporta Firefox en 32 bits. Apple Safari 5 o superior Microsoft Internet Explorer 8 o superior, en 32 o 64 bits Certificado digital El usuario debe poseer como medio de identificación y firma electrónica uno de los siguientes: Certificado digital de persona física o jurídica emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Más información en el siguiente enlace: DNI Electrónico con los certificados grabados en la tarjeta. En este caso, el usuario deberá disponer además de un lector de Smartcards compatible con el DNI electrónico e instalado su software correspondiente. Más información en: En ambos casos, hay que asegurarse además de que el certificado no se encuentre ni revocado ni caducado. Página 4 de 21

5 Firma de documentos La firma se puede realizar de dos maneras: Con un entorno de Java Con la aplicación de AutoFirma Entorno Java Para realizar la firma, además es necesario tener instalada una máquina virtual de Java. Las versiones admitidas son las siguientes: Java SE 6 Update 38 (1.6.0_38) o superior, sólo en 32 (x86) bits. Java SE 7 Update 10 (1.7.0_10) o superior. Java 8 (1.8.0_40) o superior. Si no dispone de una máquina de Java, puede descargarla en la siguiente dirección: Aplicación de AutoFirma Para realizar la firma, también se puede hacer a través de la aplicación de Autofirma. Es una herramienta de escritorio con interfaz gráfica que permite la ejecución de operaciones de firma de ficheros locales en entornos de escritorio (Windows, Linux y Mac OS X). También puede ser invocada por otras aplicaciones (como los navegadores web) para la ejecución de operaciones de firma, permite a los usuarios la realización de firmas electrónicas en navegadores que no soportan la ejecución de applets Java. Para que Autofirma pueda asumir cualquier operación de firma, es necesario que este instalado en el equipo local antes de iniciar el proceso de firma. Si no tienes instalado AutoFirma hay una versión para cada sistema operativo y lo puedes descargar de la siguiente dirección: Versión para Windows Versión para Mac Versión para Linux Puede encontrar un manual de instalación: Manual de instalación Página 5 de 21

6 El uso de AutoFirma como herramienta de firma integrada dentro del proceso de firma de trámites web tiene los siguientes requerimientos en cuanto a entorno operativo: Sistema Operativo Microsoft Windows 7 o superior. En 32 o 64 bits. Apple OS X o superior. Soportado directamente en y Linux. Guadalinex, Ubuntu, OpenSuse. Navegadores Web Microsoft Windows Google Chrome 46 o superior. Mozilla Firefox o superior. Microsoft Internet Explorer 11 (no se admiten los modos de compatibilidad con versiones anteriores, ni ninguna otra versión anterior). Microsoft Edge v20. Linux Mozilla Firefox o superior. Apple OS X Apple Safari 9.0 o superior. En entornos OS X y Windows no es necesario que el usuario tenga instalado un entorno de ejecución de Java. En Linux se necesita un entorno de ejecución de Java de Oracle 8 u OpenJDK 8 (marcado como dependencia en el instalador integrado de AutoFirma). Página 6 de 21

7 Configuración de Java Además de cumplir los requisitos indicados, el entorno de Java requiere cierta configuración adicional, para asegurarnos de que el applet de firma electrónica se ejecute correctamente. Sobre la configuración del sistema se debe comprobar que: En el caso de las versiones 7 o anteriores de Java, bastará con que la seguridad esté establecida como media. Para ello, iremos al panel de control (suponiendo que utilicemos Windows, o el equivalente en OSX o Linux), y seleccionaremos la opción Java. Una vez que hemos abierto esta opción, nos iremos a la pestaña Seguridad y la estableceremos en Media. Ilustración 3: Configuración de Seguridad en Java 7 y anteriores. Si la versión de Java que utiliza es la 8 o superior, el nivel de seguridad Media ya no está disponible, con lo que la configuración cambia: En la pestaña de Seguridad del Panel de Control de Java, deberemos elegir forzosamente el nivel Alta. Página 7 de 21

8 Además, habrá que añadir a la lista de excepciones de sitios que se encuentra en la parte inferior las siguientes direcciones: El resultado debe quedar tal y como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 4: Configuración de Seguridad en Java 8 y posteriores. Página 8 de 21

9 Utilización del Registro Electrónico Suponiendo que se cumplan todos los requisitos mínimos para acceder a la zona segura de la Sede Electrónica, accederemos a ésta (o bien directamente a la opción Registro Electrónico de la portada de la Sede) y se le solicitará su identificación mediante su certificado digital o DNI electrónico: Ilustración 5: Solicitud de identificación de usuario En caso de acceder a la zona segura, se le mostrarán los contenidos que se incluyen en la misma, tal y como se muestra en la siguiente ilustración, donde se podrá acceder al Registro Electrónico: Ilustración 6: Página de inicio de la zona segura Página 9 de 21

10 Al acceder al Registro Electrónico se le mostrará una advertencia indicando que está intentando acceder a un sitio web que no es de confianza, donde deberá pulsar sobre el botón Continuar (este aviso se mostrará temporalmente, y es debido a que la mayoría de los navegadores no conocen la identidad del firmante de los certificados de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, aún siendo ésta una Entidad Certificadora de confianza). Ilustración 7: Aviso temporal de conexión a sitio que no es de confianza Tenga en cuenta que esta advertencia puede aparecer en varias ocasiones durante el proceso de registro, debiendo pulsar sobre el botón Continuar para realizar el proceso de registro con normalidad. Una vez que entra en el Registro puede usted consultar las solicitudes que ha presentado previamente o bien realizar el alta de una nueva solicitud. Alta de la solicitud Para presentar una nueva solicitud en el Registro Electrónico, pulse el botón Nueva alta registro que aparece a la derecha. Ilustración 8: Página inicial del Registro Electrónico Antes de mostrarle el formulario de la solicitud, es posible que se le muestre una nueva advertencia motivada por la ejecución de la aplicación Java de Página 10 de 21

11 firma electrónica Esta advertencia tendrá una forma similar a esta: Ilustración 9: Advertencia de carga del en el caso del navegador Firefox Para que el programa puede ejecutarse correctamente, deberá marcar la opción Acepto los riesgos y deseo ejecutar esta aplicación y pulsar sobre el botón Ejecutar. Tenga en cuenta que esta advertencia puede ser mostrada en varias ocasiones. Durante la carga o ejecución del applet de firma, y dependiendo de su configuración de navegador, Java, sistema operativo, etc, podrían aparecer otras advertencias de Java, como las siguientes: Versión de Java desfasada. En algunas circunstancias, el entorno de Java le advertirá de que existe una versión más reciente, mostrándole la siguiente advertencia de seguridad: Ilustración 10: Advertencia de seguridad sobre versión de Java desfasada Página 11 de 21

12 En este caso, debería pulsar sobre el botón Ejecutar para continuar el proceso, o en el caso en que desee realizar la actualización del Entorno Java en este momento (algo que no es recomendable) podría hacerlo pulsando sobre el botón Actualizar. Emisor sin confianza. En el caso en que el emisor de la aplicación no se encuentre entre las entidades de confianza de Java, es posible que se le solicite que indique si desea confiar permanentemente en dicho emisor. El objetivo es evitar la aparición de diálogos de advertencia, es algo a su elección pero se le recomienda que pulse sobre el botón Sí. Ilustración 11: Diálogo de confirmación en importación de certificados raíz Permiso de ejecución. Como paso final a la carga de la aplicación de firma es posible que también se le solcite permiso para acceder a la misma desde el sitio web Deberá aceptar pulsando sobre el botón Permitir. Ilustración 12: Advertencia de Seguridad sobre el acceso al desde el sitio web Página 12 de 21

13 Cumplimentación del formulario Una vez cargado el applet, se le presentará un formulario donde podrá rellenar la instancia o solicitud para su registro: Ilustración 13: Formulario de la solicitud a presentar Los datos de Nombre, Apellidos y NIF del solicitante se tomarán automáticamente a partir del certificado digital utilizado. En el caso de utilizar un certificado de persona jurídica, los datos personales serán los del representante, mientras que se tomará como Razón Social los datos de la entidad. Página 13 de 21

14 Una vez cumplimentados los campos de la solicitud, y (opcionalmente) seleccionados los ficheros a adjuntar, pulsaremos sobre el botón Solicitar Registro, con lo que pasaremos a la siguiente pantalla en la que se nos presentará la solicitud a firmar. Firma de la solicitud Con el Applet de Java En la siguiente pantalla se nos presenta una solicitud en formato PDF con los datos que hemos rellenado y que será la instancia que vamos a presentar: Ilustración 14: Solicitud a firmar Una vez revisada la instancia, pulsaremos el botón Firmar y Enviar de la parte inferior, con lo cual procedemos a la firma electrónica del documento y el envío a registro Para ello se le solicitará su certificado digital, tal y como se muestra en la siguiente ilustración: Página 14 de 21

15 Ilustración 15: Selección de certificado Una vez que pulse el botón Aceptar comenzará el proceso de firma y seguidamente se enviará a registro. Con la aplicación de Autofirma Para aquellos equipos que no tenga instalado el Applet de Java o no tengan los permisos, la firma se puede llevar a cabo a traves de la aplicación de AutoFirma. Para que Autofirma pueda asumir cualquier operación de firma, es necesario que este instalado en el equipo local antes de iniciar el proceso de firma. Una vez instalada la aplicación, el navegador llamara a la aplicación de Autofirma y esta solicitará el certificado con el que se quiere firmar la solicitud. Al igual que ocurre en el caso del Applet, una vez que pulse el botón Aceptar comenzará el proceso de firma y el envío a registro de entrada de la solicitud. Página 15 de 21

16 Ilustración 16: Solicitud de certificado por parte de la aplicación de AutoFirma. Presentación Una vez dada de alta correctamente en el Registro Electrónico la solicitud, le será notificado, tal como se muestra en la siguiente ilustración, indicando el número de registro de entrada y la fecha y hora de presentación. Ilustración 17: Notificación de alta en el Registro Electrónico Además, en esta pantalla podrá descargar un justificante de la presentación de la solicitud en el Registro Electrónico, pulsando sobre el botón Descargar Justif.. Si pulsa sobre el botón Volver, retornará a la pantalla inicial del Registro Electrónico. Página 16 de 21

17 Posibles errores En este apartado se especifican distintos posibles errores con los que se puede encontrar accediendo a la zona segura de la Sede Electrónica o al Registro Electrónico. Acceso sin certificado digital Si no ha realizado la instalación de un Certificado Digital de la FNMT, vigente, en el Navegador o DNIe, puede encontrarse con dos situaciones: En caso de que deba ser el único certificado existente en el sistema, no lo encontrará y mostrará un mensaje informando de ello, del tipo del que se muestra en la siguiente captura: Ilustración 18: Mensaje de error cuando no se encuentra el Certificado Digital. En caso de que no sea el único certificado que deba existir en el sistema, se mostrará una lista de certificados distintos al que esperaba. Acceso sin Java o Java mal configurado Si intenta acceder a la zona segura de la Sede Electrónica o al Registro Electrónico sin cumplir los requisitos indicados en este documento, o si no ha realizado una correcta configuración, puede encontrarse con una serie de problemas, de entre los cuales le enumeramos los más frecuentes: 1. Si no tiene un Entorno Java instalado correctamente en el sistema según las versiones indicadas en los requisitos previos, incluyendo el plugin asociado al navegador, será redirigido al portal de Oracle TM, donde podrá descargar e instalar cualquiera de las versiones necesarias. Página 17 de 21

18 Ilustración 19: Portal de OracleTM donde puede descargar el Entorno Java 2. Si no habilita todos los permisos para la ejecución de applets de Java o no permite la ejecución de applets para sede.diphuelva.es se encontrará con que al intentar acceder a la sede no se le permitirá el acceso. Por ello, uno de los puntos que debe comprobar es que ha permitido la ejecución de Java para sede.diphuelva.es, en el caso concreto del navegador Firefox se solicitará el permiso de ejecución y se debe pulsar sobre el botón Permitir que aparece en la zona superior del navegador. Ilustración 20: Solicitud de permiso de ejecución de applet de Java 3. En Java v.8 o superior, si no se configura la seguridad a nivel Alto o no se añaden las siguientes excepciones de seguridad: Le aparecerá un advertencia de seguridad indicando que se ha bloqueado la carga del applet, al estilo de la siguiente ilustración (correspondiente al navegador Firefox). Página 18 de 21

19 Ilustración 21: Bloqueo del applet por seguridad Errores durante la firma Durante la firma de una solicitud a presentar en el Registro Electrónico se le pueden presentar diversos errores, de entre los posibles mensajes de advertencia que le pueden ser mostrados se encuentran los siguientes: Ilustración 22: Error durante el proceso de firma y registro de la solicitud No se ha podido cargar ni el Applet de Java, ni la aplicación de Autofirma. Comprueba si tiene bien configurado Java, para la carga del Applet de firma o si tienes instalada la aplación de Autofirma. Página 19 de 21

20 Ilustración 23: Error durante el proceso de firma y registro de la solicitud No se ha podido acceder al certificado. No se ha tecleado correctamente la clave de acceso. Vuelva a intentarlo. Página 20 de 21

21 Errores en la presentación Si se produce algún error durante el envío de la solicitud firmada al Registro Electrónico le será mostrada la página que se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 24: Error al subir la solicitud firmada al Registro Electrónico Debiéndose revisar, por ello, que se cumplen todos los puntos enumerados en el apartado Requisitos previos del documento. Página 21 de 21