SENA SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL INSTRUCTIVO METODOLÓGICO 1 PROSPECTIVA TERRITORIAL. Versión 7.

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1 SENA SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL INSTRUCTIVO METODOLÓGICO 1 PROSPECTIVA TERRITORIAL Versión /05/ Este instructivo hace parte de una colección de documentos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA. Por tanto, se sugiere que, para una mejor comprensión de este instructivo, el lector debe revisar y comprender los siguientes documentos: 1) Guía principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, 2) Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 3). Métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional. 1

2 TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción Objetivo del instructivo Alcance de la Prospectiva Territorial para el SENA Responsables del proceso de Prospectiva Territorial en el SENA Usuarios potenciales de la Prospectiva Territorial en el SENA Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Territorial en el SENA Fase 1. Pre - Prospectiva Fase 2. Prospectiva Fase 3. Post - Prospectiva Cronograma de un proyecto de Prospectiva Territorial

3 1. Introducción El Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS, es el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas que le permitan un direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el cumplimiento de su misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas del país. PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que le permiten a la entidad mejorar sustancialmente su capacidad anticipación y acierto en la toma de decisiones estratégicas, es decir aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos irreversibles. Señor lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos digitales, cada uno de ellos con un objetivo específico, que le permitirán en su conjunto implementar métodos y procesos de prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA. Usted podrá encontrará estos documentos y todo sobre el Sistema de PREVIOS en: El presente documento tiene como finalidad ofrecer pautas metodológicas sobre la aplicación de la Prospectiva Territorial para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que permita la implementación de métodos prospectivos a nivel institucional y soporten sus decisiones estratégicas. En el marco del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, la Prospectiva Territorial 2 aplicada por el SENA se entiende como el proceso sistemático mediante el cual la institución indaga sobre las alternativas de futuro del territorio, principalmente en dimensiones de análisis que le son pertinentes y a partir de las cuales puede generar implicaciones para la toma de decisiones estratégicas sobre sus ejes misionales. 2 La Prospectiva Territorial se refiere al análisis de las alternativas de futuro de un espacio dado, por ejemplo, un departamento, región, biorregión, ciudad, localidad, zona especial de exportación, distrito industrial, entre otros, con miras a mejorar las elecciones que hará la sociedad para su adecuada utilización (Goux-Baudiment, 2006). La Prospectiva Territorial es una efectiva herramienta para la toma de decisiones a largo plazo sobre un territorio, que permite superar las acciones de corto plazo que se limitan a atender de manera inmediata las crisis, donde resalta la inmediatez y la urgencia, cayendo en acciones reactivas, con un alto grado de improvisación. Así pues con la prospectiva se desarrolla una actitud proactiva para la planificación estratégica y el desarrollo de un país y sus territorios (Espinosa, 2006). 3

4 2. Objetivo del instructivo Determinar pautas metodológicas para el diseño, ejecución y seguimiento del proceso de Prospectiva Territorial en el SENA. 3. Alcance de la Prospectiva Territorial para el SENA Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

5 4. Responsables del proceso de Prospectiva Territorial en el SENA La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo a través de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, será la que coordinará/orientará los proyectos de Prospectiva Territorial desde la Dirección General del SENA. 5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Territorial en el SENA Serán posibles usuarios aquellos funcionarios o dependencias que requieran desarrollar un proceso de Prospectiva Territorial y que estén incluidos en los grupos que se describen a continuación: Fuente: SENA (2017). Nota: incluye aportes de los funcionarios involucrados en el proceso de construcción del instructivo de Prospectiva Territorial. 5

6 6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Territorial en el SENA Un proyecto prospectivo debe considerar algunas condiciones mínimas que facilitarán el cumplimiento de los objetivos planteados, que, en articulación con los diferentes actores participantes y la disposición adecuada de recursos, conllevarán al adecuado desarrollo del ejercicio. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017 El proceso de Prospectiva Territorial se compone de tres fases metodológicas secuenciales, definidas a continuación: Fase 1. Pre - Prospectiva: se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e identificación de requerimientos técnicos y de talento humano para su desarrollo. Fase 2. Prospectiva: núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes del sistema objeto de estudio para crear los escenarios y la apuesta de futuro. Fase 3. Post - Prospectiva: recomendaciones e implicaciones para la toma de decisiones. 6

7 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.

8 6.1. Fase 1. Pre - Prospectiva. La fase se encuentra constituida por tres etapas 3, que son: identificación de la temática objeto de estudio, definición de equipo de trabajo para la ejecución de un proyecto prospectivo/vigilancia y ficha de registro de proyecto prospectivo. Las etapas antes mencionadas se presentan y describen a continuación: Etapa 1- Identificación de la temática objeto de estudio Para dar inicio a la formulación de un proyecto de Prospectiva Territorial se requiere identificar la temática objeto de estudio, la cual permite focalizar el tema al cual se le requiere hacer un proceso prospectivo. Para realizar esta etapa se requiere contestar a las siguientes preguntas: Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional

9 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Etapa 2- Identificación del equipo de trabajo para un proyecto de Prospectiva Territorial 4 Todo proyecto de Prospectiva Territorial, requiere de un equipo de trabajo que permita su efectiva ejecución, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema PREVIOS se recomienda contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente la ejecución del proyecto. A continuación, se presenta la estructura organizativa bajo la cual se deberá desarrollar un proyecto prospectivo territorial. 4 La descripción de cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar para la definición del equipo se amplían en el documento Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS. 9

10 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Etapa 3- Ficha de registro del proyecto prospectivo Con el fin de llevar un registro de los proyectos de Prospectiva Territorial realizados dentro del Sistema PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma electrónica senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del proyecto para su correcto seguimiento y control. El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a saber 10

11 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Fase 2. Prospectiva Para esta fase 5 se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción de escenarios y apuestas de futuro en el proceso de Prospectiva Territorial. 5 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional 11

12 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.Adaptado de Popper,

13 En las siguientes figuras se relacionan los métodos en función de su contribución a la fase metodológica planteada. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

14 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

15 6.3. Fase 3. Post - Prospectiva La fase Post-Prospectiva, está compuesta por tres etapas 6 que permitirán su efectivo desarrollo, tales etapas se denominan: identificación de elementos clave para la toma de decisiones, identificación de factores críticos de vigilancia y construcción del informe final. Etapa 1- Identificación de elementos clave para la toma de decisiones En la etapa 1 de la fase Post-Prospectiva, denominada identificación de los elementos clave para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir al logro de los procesos misionales del SENA. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Etapa 2- Identificación de factores críticos de vigilancia La etapa 2 de la fase post-prospectiva denominada Identificación de factores críticos de vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto. 6 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional 15

16 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Etapa 3. Construcción del informe final de un proyecto de Prospectiva Territorial Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

17 TABLA DE CONTENIDO Introducción Objetivo general del proyecto Objetivos específicos del proyecto Conceptualización de la temática CAPITULO 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO 1.1. Resultados de la Vigilancia Estratégica 1.2. Resultados de la DOFA 1.3. Resultados del Taller de Expertos CAPITULO 2. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS 2.1. Resultados de priorización de variables para la formulación de escenarios 2.2. Escenario apuesta 2.3. Análisis de actores CAPITULO 3. RECOMENDACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS 3.1. Elementos clave para la toma de decisiones 3.2. Factores críticos de vigilancia Bibliografía Anexos 17

18 7. Cronograma de un proyecto de Prospectiva Territorial Un proyecto de Prospectiva Territorial para su adecuado desarrollo requiere como mínimo un tiempo de ejecución de 6 meses, distribuido de la siguiente manera: DESARROLLO METODOLÓGICO PARA UN PROYECTO DE PROSPECTIVA TERRITORIAL 1 MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES FASE 1. PRE - PROSPECTIVA Etapa 1. - Identificación de la temática objeto de estudio Etapa 2. - Identificación del equipo de trabajo para un proyecto de Prospectiva Territorial Etapa 3. - Ficha de registro del proyecto prospectivo FASE 2. PROSPECTIVA Etapa 1. Análisis estratégico del entorno Vigilancia Estratégica DOFA Taller de Expertos Etapa 2. Construcción y formulación de Escenarios Matriz de Importancia y Gobernabilidad - IGO Ábaco de Regnier (más de 30 variables) / Análisis morfológico (6 dimensiones máx.) Análisis de actores Etapa 1 - Identificación de elementos clave para la toma de decisiones Etapa 2 - Identificación de factores críticos de vigilancia Etapa 3 - Construcción del informe final Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Preparación Preparación del taller FASE 3. POST- PROSPECTIVA Preparación del taller Preparación Preparación 18

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