31/07/2011 CAJA CHICA 1

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2 CONTABILIDAD DEL EFECTIVO El EFECTIVO es de vital importancia para un negocio dado que es el medio rápido para obtener y negociar valores que la empresa puede utilizar para generar ingresos. EJEMPLO En el caso de compras, ventas, obtención de activos, gastos, en el momento que se apliquen como de Contado 31/07/2011 CAJA CHICA 2

3 Pertenece al grupo de activos y al subgrupo circulante y/o corriente, ya que cumple con la condición de ser un activo de fácil conversión a dinero constante. 31/07/2011 CAJA CHICA 3

4 PARTIDAS DE EFECTIVO: conjunto de bienes en moneda de curso legal que se encuentra en las diferentes cajas generales, cajas chicas y dinero depositado en cuentas corrientes bancarias. 31/07/2011 CAJA CHICA 4

5 CUENTAS CONTABLES Es común encontrar que las empresas las dividen en: CAJA o EFECTIVO: conjunto de medios legales de pago, dinero (monedas y billetes en circulación) que son propiedad y se encuentran para uso de la empresa en su circulante. CAJA CHICA: se conoce como la separación de dinero especifico para desembolsos menores mantenidos bajo administración de una persona y controlada por otra con el fin de utilizar el dinero en las operaciones cotidianas. 31/07/2011 CAJA CHICA 5

6 BANCOS: conjunto de medios legales de pago sustitutos de dinero, representado por saldos disponibles en cuentas de cheques o depósitos que se convierten en dinero libre e inmediato. Estas cuentas se pueden mantener también bajo el nombre de DISPONIBILIDADES. 31/07/2011 CAJA CHICA 6

7 Se pueden anotar dentro de las cuentas del efectivo, el rubro de INVERSIONES TEMPORALES siempre que en periodos cortos sea posible su conversión a efectivo líquido disponible para el uso de la empresa. (instrumentos financieros) Estas inversiones surgen de los excedentes de dinero que se depositan en cuentas especiales cortas que generan ingresos que no sería posible obtener en cuentas corrientes u otro medio. 31/07/2011 CAJA CHICA 7

8 Es importante el hecho de que algunas empresas toman algunos valores dentro del rubro de efectivo, que realmente no lo son como el caso de CHEQUES POSFECHADOS que se deben anotar en la partida Gastos Prepagados, lo anterior por la parte legal que los acompaña. 31/07/2011 CAJA CHICA 8

9 CONTROL DEL EFECTIVO Control Interno: conjunto de normas y procedimientos que se aplican en una empresa para salvaguardar los bienes de su pertenencia, sin desmejorar la importancia de las otras cuentas. En el caso del efectivo debe tenerse especial cuidado por ser la moneda en curso legal (dinero sujeto a sustracción o malversación más que cualquier otro activo) 31/07/2011 CAJA CHICA 9

10 Los Principios de Control Interno que rigen las Partidas del efectivo son: 1. Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos. 2. En cada operación de caja y bancos, deben intervenir cuando menos dos personas. 3. Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad. 4. El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión. 5. La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusivo del departamento de contabilidad. 31/07/2011 CAJA CHICA 10

11 Los Principios de Control Interno que rigen las Partidas del efectivo son: 6. Se debe depositar diariamente todo el dinero que ingresa a la Empresa 7. Todo pago debe hacerse por medio de cheque. 8. No se deben mantener sumas de dinero ociosas. 9. Se debe realizar la conciliación bancaria mensualmente, apenas se reciba el estado de cuenta del banco. 31/07/2011 CAJA CHICA 11

12 Los Objetivos del Control se Orientan a: Prevenir fraudes de caja y bancos. Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y bancos. Localizar errores de caja y bancos. Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancos. 31/07/2011 CAJA CHICA 12

13 Bases del Control Interno ENTRADAS: Control para cada origen de entradas a cajas y bancos. Depósito integro en Instituciones Bancarias de todas las entradas a caja. SALIDAS: Creación de un fondo fijo de caja chica o desembolso menor. Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas. EXISTENCIAS: Conciliación periódica de cuentas de cheques. Cortes y arqueos de caja periódicas y de sorpresa. Afianzamiento (capacitación) del personal de caja. 31/07/2011 CAJA CHICA 13

14 CAJA CHICA O FONDO MENOR Se utiliza para pagar movimientos de baja denominación. Comprar un paquete de bolsas para basura. Comprar estampillas para enviar una carta. Pagar peajes y parqueo. Pasajes y/o viáticos por alguna diligencia realizada por un funcionario. Todos los desembolsos deben estar girados por medio del documento denominado cheque, pero cuando se trata de gastos menores debe utilizarse el fondo de caja chica. 31/07/2011 CAJA CHICA 14

15 Documentos utilizados en Caja Chica Vales: sirven para dejar constancia temporal de los dineros retirados del fondo. Fecha: de VALE POR A FAVOR DE CONCEPTO FIRMA 31/07/2011 CAJA CHICA 15

16 FACTURAS O TIQUETES DE CAJA REGISTRADORA: Serán utilizadas cuando el lugar donde se realizó el pago lo entregue como comprobante de pago, éstas sustituyen a los vales. TICO OFERTA S.A. CED. JUR: CARTAGO I. V. I FECHA MIER LIBRERÍA LIBRERIA 1 50 LIBRERÍA 1 50 TOTAL 395 EFECTIVO 395 SN NO HORA 13: /07/2011 CAJA CHICA 16

17 RECIBO DE CAJA CHICA: el encargado debe elaborarlo con sumo cuidado para que tenga validez y confiabilidad. SOLUCIONES INTEGRALES LTDA RECIBO DEL FONDO DE CAJA Pagado a: Por concepto de: CODIGO VALOR RECIBIDO Elaborado por: Aprobado por: 31/07/2011 CAJA CHICA 17

18 SOLICITUD DE REINTEGRO DE CAJA: usado para solicitar a la tesorería que se le reintegre la cantidad sumada de los documentos (facturas, tiquetes de caja registradora y recibo de caja chica), en el se consigna un detalle de los gastos relacionados. SOLUCIONES INTEGRALES LTDA REEMBOLSO DE CAJA CHICA Nº FECHA / / Valor del Fondo Menos: Efectivo Vales Otros Valor del Reembolso PAGADO A. CONCEPTO CODIGO VALOR TOTAL Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Contabilizado por: 31/07/2011 CAJA CHICA 18

19 Contablemente, el fondo de caja chica se afecta en cuatro oportunidades: 1. Cuando se crea. 2. Cuando se aumenta. 3. Cuando se disminuye. 4. Cuando se elimina o cierra. 31/07/2011 CAJA CHICA 19

20 Para un adecuado control de esta cuenta deben considerarse aspectos como: Mantener a una sola persona custodiando la caja chica. Delimitar el monto fijo de caja chica de acuerdo a las necesidades de la empresa. Realizar sin previo aviso revisiones o arqueos de caja chica. No cambiar cheques con el dinero de caja chica ya que limita el sentido de su uso. Cancelar los comprobantes de caja chica en el momento de su reintegro con un sello de pagado con cheque. 31/07/2011 CAJA CHICA 20

21 Al realizar un arqueo de Caja Chica se puede encontrar tres situaciones: 1. El monto resultante de la suma de vales, facturas y moneda en curso legal en el fondo es IGUAL al monto autorizado de la caja chica. 2. El monto resultante de la suma de vales, facturas y moneda en curso legal en el fondo es MAYOR al monto autorizado de la caja chica. EXISTE UN SOBRANTE. 31/07/2011 CAJA CHICA 21

22 3. El monto resultante de la suma de vales, facturas y moneda en curso legal en el fondo es MENOR al monto autorizado de la caja chica. EXISTE UN FALTANTE. Dependiendo de las políticas de la entidad puede ser que el sobrante (ingreso para la entidad) o el faltante (gasto) sean contabilizados como partida de resultados, pero en ocasiones las variaciones suelen ser altas, lo que se considerará como partidas por pagar o cobrar. 31/07/2011 CAJA CHICA 22

23 REGISTROS CONTABLES DEL FONDO CAJA CHICA 1. Apertura o Creación del Fondo: se inicia con la determinación del fondo mínimo necesario de acuerdo a las operaciones de la empresa, se define la persona encargada y se emite un cheque a nombre de ésta. 31/07/2011 CAJA CHICA 23

24 2. DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA Al realizar pagos menores, una vez que el fondo este poco sólido para seguir operando, el encargado solicita reposición mediante presentación de comprobantes que mantiene por entregas de dinero realizadas como: vales internos de caja chica, facturas, recibos, etc. 31/07/2011 CAJA CHICA 24

25 3. AUMENTOS DEL FONDO En el caso que se haga necesario hacer mayor el valor del fondo porque no está cumpliendo con las necesidades de la empresa se emite otro cheque por el valor del aumento y se prepara el asiento. 31/07/2011 CAJA CHICA 25

26 4. DISMINUCIONES DEL FONDO Si el fondo de caja chica, con el tiempo resulta mayor de lo necesario entonces se disminuye para estar más acorde con las necesidades organizacionales y se prepara el asiento. 31/07/2011 CAJA CHICA 26

27 ARQUEOS Medio de Control de Caja Chica, realizado por revisiones sorpresivas al encargado del fondo, en éste puede resultar que el fondo se mantenga en equilibrio, con faltantes o sobrantes. En el caso de un faltante o sobrante debe existir una cuenta donde se puedan contabilizar entre las que podemos anotar: 1. Faltantes de Caja Chica. 2. Sobrantes de Caja Chica. 3. Diferencias de Caja Chica. 4. Otros Gastos u Otros Ingresos, etc. 31/07/2011 CAJA CHICA 27

28 FALTANTES Depende del Sistema Contable de la empresa la cuenta donde se anotan. Es conocido de algunas empresas que cubren hasta un máximo los faltantes y si el monto supera ese valor entonces se pasa a una cuenta del empleado encargado la diferencia y éste debe pagarlo. 31/07/2011 CAJA CHICA 28

29 NOTAS 1. Se utiliza la cuenta independiente FALTANTES EN CAJA CHICA que por sus características resulta como cuenta de resultados en el subgrupo de Gastos, con saldo lógico al DEBE. Esta cuenta se cierra al final del período contra PERDIDAS Y GANANCIAS. 2. Las cuentas de Salarios Pagados Adelantados y Cuentas a Cobrar a Empleados de este caso se pueden cerrar al momento de contabilizar la planilla descontando sus valores de los sueldos de los funcionarios. 31/07/2011 CAJA CHICA 29

30 3. Si el empleado hubiera decidido pagar su faltante en el momento, entonces se toma como parte del efectivo que mantiene en custodia y no se contabiliza ni el faltante ni la cuenta a cobrar,(por control el método que utilizamos en los asientos es preferible ya que queda un historial al respecto) 4. Se utiliza la cuenta independiente SOBRANTES EN CAJA CHICA y ésta, por sus características resulta como cuenta de resultados en el subgrupo de INGRESOS, con saldo lógico al HABER. Esta cuenta también cierra al final del período contra PERDIDAS Y GANANCIAS. 31/07/2011 CAJA CHICA 30

31 Evaluación de Control Interno Realizado por Auditoria Interna Usar Sistema de Fondo Fijo Limita la cantidad dada en custodia. Permite verificar la cantidad cada vez que se efectúa el reembolso. Es fácil revisar, puesto que la suma de los comprobantes y del efectivo debe ser el monto del fondo. 31/07/2011 CAJA CHICA 31

32 Propicia que el registro de los desembolsos esté al corriente. Observar que sea un solo custodio el encargado. Habiendo dos o más custodios se pueden culpar entre sí, con lo cual diluye la responsabilidad. 31/07/2011 CAJA CHICA 32

33 REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES 1. Es necesario que haya un comprobante para cada pago y cerciorarse de que los comprobantes son legítimos. 2. Debe estar firmado de recibido por el beneficiario. 3. Debe expresarse a tinta y el importe expresarse con números y letras. 4. Deben estar aprobados por un funcionario. 5. Una vez que los comprobantes hayan sido cubiertos, deberán sellarse con PAGADO, para que no puedan volverse a usar. 6. Si se hacen excepciones en el respaldo de desembolsos con comprobantes, se facilita cometer fraudes dentro de las excepciones. 31/07/2011 CAJA CHICA 33

34 REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES 7. Al firmar el beneficiario de recibido, el custodio descarga su responsabilidad por esa cantidad. 8. Al expresarse el importe con número y letra, se dificulta aumentar el importe. Las palabras escritas a tinta son mas difícil de alterar. 9. Generalmente, los custodios son empleados menores que no están capacitados para aprobar gastos. 10. Esto evita que se sustraigan comprobantes de reembolsos anteriores y se vuelvan a presentar a reembolsos. 31/07/2011 CAJA CHICA 34

35 En el uso de fondo fijo: Los cheques de reembolso deben hacerse a nombre del custodio. En caso de pérdida del cheque, cualquier persona que desee cobrarlo deberá de endosarlo. Efectuar arqueos de fondos por sorpresa. Como medida psicológica preventiva contra irregularidades y préstamos no autorizados. Limitar los fondos a una cantidad razonable y que los desembolsos no excedan de una cantidad fijada. 31/07/2011 CAJA CHICA 35

36 En el uso de fondo fijo: El efectivo debe mantenerse al mínimo necesario. Si los pagos son de Cuantía deben pagarse mediante cheque. Cuanto menor sea la cantidad a desembolsar menor es la tentación. 31/07/2011 CAJA CHICA 36

37 El Custodio No debe tener acceso a: 1. Remesas de Clientes u Otros Depósitos a fin de evitar cubrir faltantes mediante el empleo de fondos provenientes de remesas u otros depósitos. 2. Libros de Registro: evitar que el custodio pueda elaborar asientos contables para cubrir faltantes. 31/07/2011 CAJA CHICA 37

38 Si el custodio esta autorizado para cambiar cheques: Los cheques deben ser aprobados por una tercera persona. El mínimo del fondo tendría que ser mayor para poder cambiar los cheques y efectuar desembolsos normales. Los cheques cambiados deben ser depositados sin retraso. Si no se depositan los cheques estos pueden usarse como vales provisionales. Si el custodio guarda otros fondos, estos deben registrarse por separado. Evitar que estos fondos se usen para cubrir faltantes en uno u otro fondo. 31/07/2011 CAJA CHICA 38