CONTENIDO. El interventor o supervisor será responsable de velar por la correcta ejecución del contrato objeto de Interventoría.

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1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN Atendiendo la importancia de la labor de interventoría o supervisión en la buena ejecución de los contratos y en cumplimiento de los fines misionales de la Universidad, se ha considerado necesario la elaboración de un instrumento que contenga una serie de pautas que de manera práctica guíen en la labor encomendada a quienes se les ha asignado como interventor o supervisor; la cual no pretende abarcar todas las situaciones a las cuales podría verse abocado el funcionario o particular que desempeñe esta función. Objetivos Contar con un instructivo que sirva como herramienta para facilitar la labor de interventoría o supervisión a la acción de los contratistas de la Universidad Tecnológica de Pereira mediante el acompañamiento, seguimiento, supervisión y control de la ejecución de los contratos. Alcance En todo contrato superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes que celebre la Universidad Tecnológica de Pereira, se contará con una interventoría o supervisión que tendrá como propósito hacerle el acompañamiento, seguimiento, supervisión y control a la ejecución del contrato, respecto de las especificaciones técnicas y económicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las obligaciones y actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al presupuesto asignado. El interventor o supervisor será responsable de velar por la correcta ejecución del contrato objeto de Interventoría. De conformidad con el Estatuto de Contratación de la Universidad, el Rector podrá designar interventor o supervisores para contratos cuyas cuantías sean inferiores a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes; cuando lo considere necesario y en todo caso estos contratos deberán respetar las normas del Estatuto.

2 2. DEFINICIONES Para la mejor comprensión de los interventores o supervisores sobre el alcance de sus funciones y las instrucciones generales que se establecen la regulación que rige esta función, se definen los siguientes conceptos: Acta de Inicio: Documento en el cual se fija la fecha de inicio del plazo de ejecución del contrato, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor. Acta de suspensión Temporal: Documento mediante el cual las partes acuerdan suspender la ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese de su desarrollo, suscrito entre el Rector, el contratista y el interventor o supervisor. Acta de pago parcial: Documento que contiene el balance económico del contrato, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor. Acta de reinicio: Documento mediante el cual las partes acuerdan continuar con la ejecución del contrato, obligándose el contratista a ajustar la vigencia de las pólizas, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor. Acta final de pago: Documento en el que consta la entrega de bienes o servicios contratados por parte del contratista; el recibo a satisfacción por la interventoría o supervisión asignada y los valores realmente ejecutados. Acta de liquidación: Documento de corte final de cuentas, en la cual se deja constancia de lo ejecutado por el Contratista, los pagos efectuados por la Universidad, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de paz y salvo de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones suscrito por el contratista, el interventor o supervisor y el Rector de la Universidad. Anticipo: Es el dinero entregado al contratista, en el porcentaje definido en el contrato, que se convierte en un préstamo entregado por la Universidad, con el fin de que sea invertido en la ejecución del contrato y el cual debe ser amortizado mediante las actas parciales en la forma establecida.

3 Amortización del anticipo: Valor que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de reintegrar a la Universidad el valor entregado por ésta a título de anticipo. Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento expedido por la División Financiera de la Universidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación para la asunción de compromisos y suficiente para respaldar los compromisos contractuales. Contratista: Persona natural o jurídica, a quien se le ha adjudicado un contrato, producto de un proceso de contratación. Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado con personas naturales o jurídicas con capacidad para ello y que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa. Convenio Interadministrativo: Son convenios interadministrativos los que se celebran entre entidades estatales para aunar esfuerzos que le permitan a cada una de ellas cumplir con su misión u objetivos Factura o documento equivalente: Es el documento externo originado por el Contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones, de conformidad con la legislación vigente. Interventor externo: Es la persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato para ejercer el control y vigilancia durante todas las etapas de un contrato y que representa a la Universidad ante el contratista. Interventor interno y/o supervisor: Persona natural designado por el Rector que representa a la Universidad en el contrato, para ejercer el control y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual durante todas sus etapas. Interventor: Seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica (Estatuto Anticorrupción) Legalización del contrato: Es el cumplimiento de todos los requisitos necesarios para poder iniciar la ejecución del contrato (Artículo 23 Estatuto de Contratación) Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma Universidad cuando no requiere conocimientos especializados. Para la supervisión la Universidad podrá contratar personal de apoyo. (Articulo 83 Estatuto anticorrupción)

4 Modificaciones, adiciones o prórrogas: Modificaciones al contrato inicialmente pactado producto de actividades suplementarias o condiciones de ejecución del contrato que surgen súbitamente durante la ejecución del mismo que deberán realizarse previo estudio y viabilidad presupuestal. Otrosí: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista para variar las condiciones del contrato, siempre y cuando no modifique su objeto. Dicho documento hace parte del contrato. Orden de servicio o de compra: Es una solicitud escrita de determinados productos o servicios a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que la Universidad concede a que le presente una factura o documento equivalente por la compra de bienes o servicios. Pago Anticipado: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez legalizado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado una vez legalizado contrato de conformidad a lo pactado. Plazo de ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato. Pliegos de condiciones: Marco normativo que asegura la igualdad de los proponentes, señala los derechos y obligaciones de las partes y describen el objeto a contratar, con la indicación de los criterios técnicos, financieros y jurídicos que harán posible la contratación. Perfeccionamiento del contrato: El perfeccionamiento de un contrato se produce cuando se logre entre las partes el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. De conformidad con el Estatuto de Contratación se entiende que un contrato se encuentra perfeccionado cuando ha sido firmados por las partes y cuenta con la correspondiente disponibilidad presupuestal. Terminación por mutuo acuerdo: Es el mecanismo que tienen las partes para la terminación anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada y proceder a su posterior liquidación. Terminación unilateral: Hay lugar a la terminación del contrato cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo impongan; por la muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista; cuando se declare la interdicción judicial o la quiebra del contratista; por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.

5 Valor final del contrato: Es el resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato. 3. EL INTERVENTOR O SUPERVISOR Designación: De conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Estatuto de Contratación de la Universidad el Rector es el competente para designar al interventor o supervisor de acuerdo con la naturaleza del contrato. Cuando se designe a un Interventor o supervisor que no tenga las calidades necesarias para su ejercicio, deberá manifestarlo por escrito, fundamentando o exponiendo las razones que le impiden cumplir con esta función. No podrá ser interventor o supervisor el colaborador que se encuentre incurso de cualquiera de las causales de inhabilidad o impedimento respecto al contratista, según lo previsto en la ley y en el Estatuto de Contratación de la Universidad. Responsabilidad: El interventor o supervisor responderá civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a la Universidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. Funciones Generales: Controlar: Este objetivo se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en los contratos celebrados dentro del plazo de ejecución. Exigir: En la medida que la función de la Interventoría o supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y exigir el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.

6 Prevenir: Consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Verificar: Mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta actividad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas. El Interventor o supervisor no tiene facultades para exonerar al contratista de sus obligaciones contractuales, ni ordenar trabajos extras o adicionales sin la autorización previa del Rector, ni para conceder plazos o aumentos en el valor del contrato, ni para realizar modificaciones que conlleven un cambio sustancial del objeto contractual. Funciones Específicas: ADMINISTRATIVAS: 1. Observar la normatividad y los procedimientos del sistema de gestión calidad de la Universidad que existan o llegaren a existir, y se relacionen con la ejecución del contrato. 2. Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el contratista y la Universidad. 3. Coordinar con las diferentes áreas de la Universidad el desarrollo de las obligaciones adquiridas, que deben ejecutarse de acuerdo con la programación establecida. 4. Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato. 5. Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del contratista o personas externas a las áreas de influencia del contrato. 6. Suscribir en conjunto con el contratista las actas de inicio, parciales y de terminación. 7. Suscribir junto con el contratista y el Rector el acta de liquidación para aquellos contratos de tracto sucesivo y que lo requieran según el Estatuto de Contratación de la Universidad.

7 8. Remitir a la Unidad de Cuentas o a la Sección de Bienes y Suministros (según el caso), en el momento de su formalización, los siguientes documentos originales: a. Pliego de Condiciones y sus adendas. b. Ofertas c. Evaluación de las ofertas d. Documento donde conste la adjudicación e. Contrato debidamente suscrito f. Garantías del contrato g. Acta de Inicio Los siguientes documentos se deben remitir a medida que se generen durante la ejecución del contrato: a. Actas de suspensión y reinicio b. Modificación del contrato (Otrosi) c. Actas parciales firmadas por el contratista y el interventor o supervisor acompañada de la constancia de pagos de aportes al sistema de seguridad social integral, cuando a ello haya lugar. d. Acta de entrega, recibo final o acta de terminación e. Acta de liquidación; para contratos de tracto sucesivo y cuando a ello hubiere lugar según el Estatuto de Contratación de la Universidad. f. Informes presentados por el contratistas g. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato. TECNICAS 1. Verificar permanentemente la calidad de los bienes o servicios que se estipulen en el contrato. 2. Verificar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios si se hace necesario de acuerdo con el objeto contractual. 3. Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los que exijan su ejecución. 4. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual al contratista. 5. Velar por que se cumplan las normas y especificaciones técnicas exigidas por la Universidad y ofrecidas por el contratista.

8 6. Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las condiciones exigidas por la Universidad y ofertadas por el contratista. 7. Verificar las entregas de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se dejará constancia en actas de trabajos ejecutados cuando a ello hubiere lugar. 8. Someter a aprobación del Rector para contratar los trabajos o actividades extras y adicionales y tomar las medidas pertinentes de conformidad con lo estipulado en el Estatuto de Contratación de la Universidad para realizar las modificaciones, adiciones o prórroga al contrato. 9. Coordinar el reintegro a la Universidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad. 10. Cuando así lo exija el sistema de gestión de la calidad, evaluar al proveedor de los bienes y servicios entregados a la Universidad. FINANCIERAS Y CONTABLES 1. Aprobar el plan de inversión del anticipo 2. Revisar y aprobar las facturas o documentos de cobro que hagan sus veces presentadas por el contratista. Lo cual incluye verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo del contratista. 3. Expedir certificación de cumplimiento para cada pago. 4. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. 5. Verificar la amortización total del anticipo. 6. Verificar que los bienes, trabajos o actividades extras o adicionales que impliquen aumento de valor del contrato cuenten con respaldo presupuestal. LEGALES 1. Garantizar el cumplimiento del Estatuto de Contratación de la Universidad y las disposiciones legales vigentes, que deberán ser atendidas con el apoyo de la Secretaría General de la Universidad. 2. Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores pactados.

9 3. Verificar la correcta constitución de las garantías. 4. Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad industrial, de acuerdo al objeto contractual. 5. Velar por el cumplimiento de las normas ambientales que sean aplicables. 6. Verificar que el contratista cumpla con las obligaciones que le impone el régimen de seguridad social integral. 7. Informar oportunamente, al Rector sobre los atrasos o incumplimiento de las obligaciones del contratista que puedan dar origen a la aplicación de sanciones según lo establecido en el contrato. 8. Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones del contrato, siempre que el mismo se encuentre vigente. 9. Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato cuando su objeto así lo requiera. 10.Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones. 11.Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato. 12.Mantener informado al Rector de la Universidad de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. 4. PAUTAS GENERALES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO Iniciación del contrato y su trámite La orden de inicio de contrato se impartirá una vez se hayan constituido y aprobado las garantías por parte de Secretaria General y pagado los impuestos a que haya lugar por parte del contratista. Para lo anterior y en constancia del conocimiento de la fecha en que se inicia el cumplimiento de las obligaciones entre las partes el contratista y el interventor o supervisor firmarán un acta de inicio en la cual como mínimo constarán el

10 número del contrato y su fecha, el objeto, el nombre y NIT o Cédula de Ciudadanía del contratista, valor inicial del contrato y fecha en la que se suscribe. Anticipo Si en el contrato se pacta anticipo, es obligación del interventor o supervisor iniciar el trámite de la entrega del anticipo una vez se hayan aprobado las garantías del contrato y por ende se hubiere suscrito el acta de inicio. El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido según las condiciones pactadas en el contrato; en tal sentido los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato. Su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades fiscales, penales y disciplinarias correspondientes tanto para el contratista como para el interventor o supervisor y hará efectiva la garantía de buen manejo e inversión del anticipo. Si se liquida el contrato sin haber finalizado su ejecución (por terminación por mutuo acuerdo, liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución) y hubieren quedado saldos pendientes por legalizar correspondientes a un anticipo, el interventor o supervisor deberá realizar todas las gestiones necesarias para que montos de dinero sean reintegrados a la Universidad. Desarrollo del contrato Será obligación del interventor o supervisor verificar si los bienes o servicios facturados corresponden al número de bienes pactados, al periodo facturado y en general a las condiciones contractuales a pagar por parte de la Universidad. Por tal motivo de existir inconsistencias o errores en la factura el interventor o supervisor deberá solicitar el cambio de la factura o documento equivalente. Trabajos adicionales o extras o cantidades adicionales Si durante el plazo de ejecución se hace necesario realizar labores o actividades extras y/o adicionales o el suministro adicional de bienes, el interventor o supervisor deberá soportar tal necesidad al Rector para su aprobación. La modificación al contrato se deberá materializar a través de otrosí siempre que el contrato primigenio se encuentre vigente. Suspensión temporal: Cuando se presenten circunstancias ajenas a la voluntad del contratista o de la Universidad que impidan el normal desarrollo del contrato se podrá suspender temporalmente por el tiempo que se calcule necesario para superar la contingencia; evento que se hará constar en acta de suspensión firmada por el contratistas y por el interventor o supervisor.

11 Reinicio El interventor o supervisor del contrato que se encuentra suspendido una vez se superen las causas que originaron su cese, deberá firmar el acta de reinicio junto con el contratista, exigiendo que éste amplié las vigencias de las garantías. Modificación a los contratos: Cualquier modificación de los términos del contrato deberá constar por escrito mediante documento firmado por el contratista y por el Rector. Para lo anterior el interventor o supervisor deberá sustentar la modificación, adición o prórroga al contrato siempre que éste se encuentre vigente y existan las disponibilidades presupuestales necesarias para cubrir las obligaciones pactadas. Acta final de pago: En los contratos de tracto sucesivo y cuando así lo estipulen el Estatuto de Contratación de la Universidad y los diferentes procedimientos aprobados en el proceso contractual, el interventor o supervisor verificarán el cumplimiento de todos los requerimientos y requisitos pactados, levantará un acta de terminación en la cual conste tal circunstancia la cual deber ser firmada tanto por él como por el contratista. Liquidación del contrato: En los términos señalados por el Estatuto de Contratación de la Universidad, los contratos se liquidarán de común acuerdo entre las partes dentro del término que el mismo contrato disponga o de conformidad a lo estipulado para tal fin por la normas internas y procedimentales de la Universidad, en esta etapa el interventor o supervisor deberá acordar los ajustes, revisiones, suficiencia en los amparos de las garantía, reconocimientos y transacciones a que haya lugar; para lo cual deberá elaborar un acta de liquidación que deberá ser suscrita por él, el contratista y el Rector.