Jefe Oficina Planeación

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1 PRO-PR Página 1 VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 1 CONTROL DE CAMBIOS Elimina y unifica los procedimientos: PRO-PR-CG-001, PRO-PR-CG-00, PRO- PR-CG-003, PRO-PR-CG-004, PRO-PR-CG-005, PRO-PR-CG-006, PRO-PR- CG-007, PRO-PR-CG-008, PRO-PR-CG-009, PRO-PR-CG-010, PRO-PR-CG- 011, y elimina y unifica los procedimientos: PRO-PR-PV-001, PRO-PR-PV- 00, PRO-PR-PV-003, PRO-PR-PV-004, PRO-PR-PV-005, PRO-PR-PV-006, PRO-PR-PV-007, PRO-PR-PV-008, PRO-PR-PV-009, PRO-PR-PV-010, PRO- PR-PV-011, PRO-PR-PV -01,PRO-PR-PV-013, PRO-PR-PV-014, PRO-PR-PV Mediante Resolución número 015 Elaboró Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública Revisó Jefe Oficina Planeación Aprobó Viceprocurador

2 Convenciones: PROCESOPREVENTIVO PRO-PR Página OBJETIVO Promover e impulsar un conjunto de acciones tendientes a evitar la ocurrencia de un hecho a partir de la elaboración y aplicación de investigaciones y alertas pertinentes. Desde que se asigna la queja o solicitud al operador preventivo o se origina la actuación de oficio, ALCANCE hasta que se de respuesta final al peticionario o se genere informe final, sobre la acción preventiva adelantada. NORMATIVIDAD Constitución política de Colombia. Decreto ley 6 de 000. Resolución 017 de 000, Resolución 490 RELACIONADA: de 008. Inicio - Fin Actividad Decisión Páginas Actividades Procedimientos Descripción Flujograma Responsable 1 Realizar reparto en. Ver instructivo de reparto Revisar la solicitud. Servidor designado Documentos y Registros relacionados Instructivo Planilla de reparto Puntos de Control Revisa la solicitud y documentación anexa, verifica la información relacionada y determina si se asume el asunto, se remite por competencia a otra dependencia o entidad y/o se desagrega la solicitud. ta: Es importante anotar que la solicitud parte de una solicitud de parte o de oficio. 3 Se requiere remitir por competencia? 1 y documentos anexos y documentos anexos 4 Remitir por competencia y generar comunicaciones ( e interesado) a través del. ta: En caso de remisión externa la comunicación debe solicitar se informe sobre la respuesta dada al peticionario. Ver instructivo - remisión por competencia. b traslado en remisión por competencia. respuesta a Ciudadano. 5 Revisar las comunicaciones: El funcionario revisa las comunicaciones evaluando la pertinencia de la respuesta y aprobando o negando la misma. - 6 El Competente aprueba la comunicación? - 7 Da instrucciones para que el funcionario asuma el asunto. Firmar la comunicación. 8 ta: Ver procedimiento de salida de correspondencia a Comunicaciones firmadas 9 Hacer seguimiento optativo y registrar cierre FIN Correo electrónico, comunicación escrita, llamada telefónica, acta de visita. Formato de cierre en

3 Descripción Flujograma Responsable Documentos y Registros relacionados Puntos de Control 1 10 Es necesario Desagregar? 11 1 Desagregar y efectuar remisión por competencia del asunto. PROCESO PREVENTIVO Ver instructivo -remisión por competencia a una dependencia de la entidad. Verificar duplicidad: Verificar duplicidad implica la posibilidad de asociar una solicitud a una existente o a un caso en el. Ver instructivo -verificar duplicidad. desagregación en 13 Existen asuntos duplicados? b PRO-PR Página 3 14 Asociar el asunto al ya existente a través del. Ver instructivo asociación en el 15 Evaluar el asunto en (Art. 3 Res. 490 de 008) Evaluar el asunto y diligenciar el formulario de información preliminar del. Ver instructivo. a información en 16 Es un asunto abreviado? c 17 Ejecutar actividades primarias preventivas suficientes para obtener resultados: ta: Las actividades primarias preventivas son de corta ejecución y generan un resultado inmediato. Ver instructivo -evaluar asunto y actividades primarias. Ver protocolo de actividades primarias preventivas. Formatos soportes de actividades preventivas 18 Informar al ciudadano el trámite dado a su solicitud. ta: En caso de reiterar las actividades primarias preventivas, no es necesario informar nuevamente al Usuario. Plantilla de respuesta al Usuario 19 Los resultados obtenidos ameritan remitir a otra entidad? d 0 Remitir por competencia y generar comunicaciones ( e interesado) a través del. ta: En caso de remisión externa la comunicación debe solicitar se informe sobre la respuesta dada al peticionario. Ver instructivo - remisión por competencia. traslado en remisión por competencia. respuesta a Ciudadano.

4 1 Es necesario hacer seguimiento? PRO-PR Página 4 Hacer seguimiento y registrar información Correo electrónico, comunicación escrita, llamada telefónica, acta de visita. Formato de cierre en 3 Elaborar informe abreviado de finalización - Cierre Art. 1 Num..4, Res. 490/08 Se genera un documento de finalización del asunto, el cual puede ser un informe ejecutivo para archivo y respuesta informativa al Usuario. Dicho informe y respuesta se genera a través de. ta: El registro de la información de cierre deberá en todo caso ser avalado por el Jefe de la Dependencia. FIN finalización d 4 Los resultados obtenidos ameritan que se active otra función misional? 5 Desagregar el asunto y se remite lo correspondiente por competencia a la dependencia responsable. Ver instructivo desagregar Registro 6 El asunto amerita apertura de caso ordinario? 7 Asumir caso en el (asumir el caso): Se abre el caso, se determinan los objetivos y se elabora el informe de Iniciación en (ver Instructivo ). c Registro en Iniciación 8 Ejecutar actividades preventivas y verificar hechos: Se ejecutan las actividades del plan de acción documentando los hallazgos en el (ver instructivo -verificar hechos) ta 1: Aquellas actividades que no fueron planeadas pero que se deben adelantar, se deben registrar en esta etapa. ta : Cada una de las actividades adelantadas, deben contar con una evidencia de su realización. Registro en 9 Elaborar informe de finalización - Cierre Art. 1.1 Res. 490/08 Se genera un documento de finalización del asunto, el cual puede ser un informe ejecutivo para archivo y respuesta informativa al Usuario. Dicho informe y respuesta se genera a través de. ta: El registro de la información de cierre deberá en todo caso ser avalado por el Jefe de la Dependencia. finalización 30 El caso activa la apertura de otro proceso misional? N.A 3 31 Desagregar el caso (ver instructivo -desagregar) y remitir lo correspondiente por competencia a la dependencia responsable. Lo anterior genera la activación de otro proceso misional ta: Para las Procuradurías Territoriales la remisión aplica para aquellos asuntos que no son de su competencia. En caso contrario debe realizarse una reasignación o entrar a reparto. f Coordinador de Correspondencia de la dependencia Comunicaciones Autos Planillas o documentación de registro manua

5 3 Se cierra el caso? PROCEDIMIENTO PREVENTIVO GENERAL Versión PRO-PR Página Hacer seguimiento (dada la trascendencia del asunto), debe registrarse en, la programación de actividades de seguimiento que sean pertinentes. Ver instructivo -acciones de seguimiento (criterios de selección de asuntos de trascendencia) Registro 34 Registrar la información de los seguimientos en. (Ver instructivo -acciones de seguimiento.) Registro 35 Registrar en la fecha de cierre y generar informe de cierre. Enviar documentación a archivo de gestión o a archivo central de acuerdo con tablas de retención documental. f Cierre 36 Informar al ciudadano el trámite dado a su solicitud, a través de plantilla de respuesta al Usuario. Servidor designado al usuario Plantilla respuesta al Ciudadano