CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

Transcripción

1 1 Procedimiento General Página 1 de 1 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 01 Sección 3. 2 Pág.2 Se modificaron las definiciones : Alumno condicionado, Baja del alumno, Carta compromiso y Prorroga, para un mejor entendimiento en las definiciones Sección 6 Pág. 4 Se modificaron las políticas, 6.4, 6.5, 6.6, 6.7 y se anexo otra política 6.8, para especificar de manera precisa los motivos por el cual son dados de baja los alumnos condicionados Sección 7. 2 Pág. 6 Se realizaron cambios en con quién o con que en la operación 1 para precisar quien realiza la actividad, así como en el como de la misma operación para anexar otro medio de difusión de los requisitos de inscripción Sección 7. 2 Pág. 6 Se modificó el como de la operación 2 para precisar por que el alumno es condicionado Sección 7. 2 Pág. 7 Se modificó el cuando y donde y el como de la operación 3 para precisar el manejo de la documentación faltante Sección 8 Pág. 8 Se modificó el tiempo de conservación del registro de la carta compromiso FT-MS-02, para especificar cuales son los requisitos que debe de cumplir el alumno condicionado Elaboró Control de emisión Revisó Aprobó Ing. Alfredo González Jáuregui Director de Administración Escolar Ing. Alfredo González Jáuregui Director de Administración Escolar Ing. Arturo Sánchez Valdés Secretario de Servicios Académicos FT-CTC-06 / Rev. 00

2 Página 2 de 2 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 02 Sección 3. 2 Pág. 3 y 4 Se modificaron las definiciones: Alumno regular, alumno condicionado, baja del alumno para un mejor entendimiento y se anexaron dos definiciones más Sección 4 Pág.4 Se modificó el nombre del Reglamento para la Administración Escolar a Reglamento de Estudios de Tipo Medio Superior y Superior de la de Nayarit Sección 6 Pág. 5 Se modificó la política 6.7 y 6.8 para especificar de manera más precisa la definición Sección 7. 2 Pág. 8 Se modificó el como de la operación 3, para un mejor entendimiento Sección 3 Pág. 3 Sección 6 Pág. 5 Se modificó el alcance, ya que se llevaran de forma centralizada las inscripciones. Se anexo una política, para puntualizar extemporáneas. las inscripciones Sección 3 10 Pág. 2 al 13 Se modificó el contenido del procedimiento en los puntos: Propósito, Alcance, Glosario, Definiciones, Referencias, Responsabilidades, Políticas, Acciones (diagrama funcional y descripción) Documentos generados, Monitoreo y medición y Anexos, con la finalidad de relacionar las actividades de control escolar de la DAE con las de las Áreas y Unidades Académicas de la UAN

3 Página 3 de 3 05 Sección 3 Pág. 4 Se anexaron las siglas NS, NMS, A.A y DIEXA para conocer su significado Sección 3.2 Pág. 5 Se modificó la política 6.5 para anexar la definición reciente Sección 4 Pág. 5 Se modificó el nombre del LN-MS-01 Requisitos de inscripción superior y LN-MS-05 Requisitos de inscripción media superior Sección 6 Pág. 6 Se modificó la política 6.6 para indicar que la fecha límite de entrega del documento faltante será de acuerdo a las fechas establecidas en el Calendario Escolar vigente Se anexó la política 6.7 para señalar quien tendrá que resguardar el Registro de Inscripción Sección 7.2 Pág. 8 Sección 7.2 Pág Sección 8 Pág. 11 Sección10 Pág.12 Se modificó el nombre de el LN-MS-01 Requisitos de inscripción superior y LN-MS-05 Requisitos de inscripción media superior Se modificó el cuando y donde de la operación 2 para especificar que el alumno primeramente realizará el pago de inscripción correspondiente. Se modificó en el como de la operación 2 y 3 para señalar que el alumno presentará Documentos Originales solo para su cotejo y para Digitalización para N.S. y N.M.S. digitalizará copias de la documentación una vez que la U.A. entregue la Documentación a la DAE. Se modificó el nombre de el LN-MS-01 Requisitos de inscripción superior y LN-MS-05 Requisitos de inscripción media superior así como el nombre del Registro FT-MS-01, tiempo de conservación, Disposición de los Registros, Responsable de conservarlo y Lugar de almacén. Se modificó el nombre del FT-MS-01 Solicitud de inscripción a Registro de inscripción así como el nombre del LN-MS-01 Requisitos de inscripción superior y LN-MS-05 Requisitos de inscripción media superior

4 Página 4 de 4 06 Sección 6 Pág. 7 Se modificó la política 6.7 donde se cambió la palabra generación por año de ingreso y se menciona que se mandará a digitalizar los registros de inscripción al CEDDI Sección 7.2 Pág Se anexó en el cómo de la operación 3 el manejo de documentación faltante Sección 7.2 Pág. 12 Se elimina el manejo de documentación faltante y se cambió en la operación 3, se le anexó el sello de regular o condicionado que se deberá plasmar en el registro de inscripción, se anexó que se sellará de digitalizado en el expediente del alumno Sección 8 Pág. 13 Se anexó el sistema DIEXA a la disposición de los registros y lugar de almacén Sección 2 Pág. 6 Se modificó el alcance eliminando la acción que se hacía y dejando de manera generalizada Sección 3.1 Pág. 6 Se eliminó la sigla SADCE y se agregó la sigla SISTEMA Sección 3.2 Pág. 6 Se modificaron las definiciones de ciclo escolar, periodo escolar, carta compromiso y prorroga, así como se eliminó la definición de reciente Sección 4 Pág. 7 Se modificó el nombre de los lineamientos que hacen referencia al proceso

5 Página 5 de 5 Sección 6 Pág. 8 y 9 Sección 7.1 Pág. 10 Sección 7.2 Pág Sección 8 Pág. 15 Se modificó la política 6.3 para establecer que los alumnos condicionados que no cumplan los requisitos se darán de baja definitiva, política 6.5 para establecer un plazo de entrega y el que hacer en caso de que se presente un acta de nacimiento de otro estado en malas condiciones, la política 6.6 se modificó por duplicidad de acciones con la política anterior, política 6.7 se anexó que se deberá sellar el registro de inscripción de condicionado o regular según corresponda, se anexó la política 6.8 para establecer que transcurrido un año las bajas definitivas por falta de documento se digitalizará para posteriormente destruirse, Se anexó la política 6.9 para tratar el caso de cuando el alumno presenta certificado de estudios en malas condiciones. Se quitó la convocatoria y se anexó en los insumos los lineamientos de requisitos, Se modificó en la operación 2 que se cotejan los documentos y se anexó en las salidas el registro de inscripción y la relación de alumnos inscritos. Se modificó el cómo de la operación 1 modificando el nombre de los lineamientos. En la operación 2 eliminando la referencia de la lista de aceptados que enviaba el CEDDI. En el cómo de la operación 3 se anexó como se hará el proceso de la entrega de la copia cotejada del documento faltante en caso de los alumnos condicionados. Se sustituyó la palabra SADCE por SISTEMA y se le anexó en el tiempo de conservación la carta compromiso un año para los alumnos con baja definitiva por falta de documento. Se eliminaron los lineamientos. Se anexó el formato de relación de alumnos inscritos Sección 10 Pág. 16 Se anexó el formato de relación de alumnos inscritos

6 Página 6 de 6 1. Propósito Inscribir a todos los aspirantes aceptados de Educación Media Superior y Superior a la UAN, en las fechas establecidas por la DAE. 2. Alcance.- Aplica a todos los aspirantes aceptados de Educación Media Superior y Superior. 3. Glosario Siglas. CEDDI: Centro de Documentación y Digitalización de Información DAE: Dirección de Administración Escolar UAN: de Nayarit SISTEMA: Aplicación para el manejo de base de datos de los procesos informáticos. U.A.: Unidades Académicas N.S: Nivel Superior N.M.S: Nivel Media Superior A.A.: Área Académica DIEXA: Digitalización Expedientes Alumnos 3.2 Definiciones. Aspirante Aceptado: Persona que aprobó el examen del concurso de selección, para su ingreso a la de Nayarit. Ciclo Escolar: Lapso oficial en que se realizan las actividades escolares del sistema educativo nacional, de acuerdo al calendario escolar vigente. Periodo Escolar: Actividades académicas y administrativas realizadas en un rango establecido según el programa académico dentro del ciclo escolar. Carta compromiso: Documento autorizado por la persona que realiza la inscripción, en el cual el alumno condicionado se le concede una prórroga para entregar el certificado de estudios o el acta de nacimiento en el tiempo señalado y cubrir en su totalidad la inscripción. Prórroga: Tiempo que se le proporciona al alumno condicionado, donde se compromete a entregar el certificado de estudios o acta de nacimiento, a la Dirección de Administración Escolar.

7 Página 7 de 7 Baja definitiva del alumno: Es causada por la pérdida de la condición de alumno concedido en sus derechos y obligaciones establecidas en el Reglamento de estudios de tipo Medio Superior y Superior de la de Nayarit. 4. Referencias Código (cuando aplique) Nombre del documento NA Norma ISO 9001:2008 MC-CTC-01 Manual de Calidad NA Ley Orgánica de la de Nayarit, Capítulo III, Art. 9 punto 2, inciso b) Reglamento de Tipo Medio Superior y Superior de la Universidad NA Autónoma de Nayarit, Titulo segundo, Capitulo I, Art. 12 y 13, Capitulo II, Art. 15, 17 y 18 NA Calendario Escolar ( Vigente ) NA Guía General de pagos ( Vigente ) NA NA LN-MS-01 LN-MS-05 FT-AI Responsabilidades Convocatoria al examen de selección vigente Lista de aceptados Requisitos de inscripción nivel superior Requisitos de inscripción nivel media superior Recibo de ingreso 5.1 Director de Administración Escolar: Coordinar el proceso de inscripción en base a lo establecido en el Reglamento de estudios de tipo medio superior y superior de la de Nayarit. 5.2 Responsable del Área de Educación Superior y Posgrado de la DAE: Coordinar y supervisar que la inscripción de nivel superior, cumpla con los requisitos establecidos por la DAE. 5.3 Responsable del Área de Educación Media Superior de la DAE: Coordinar y supervisar que la inscripción de nivel media superior, cumpla con los requisitos establecidos por la DAE. 5.4 Director de la Unidad Académica de Educación Media Superior: Supervisar el proceso de inscripción en base a lo establecido por la Dirección de Administración Escolar. 5.5 Responsable de Control Escolar de la Unidad Académica de Educación Media Superior: Inscribir a los alumnos de nuevo ingreso y recibir la documentación

8 Página 8 de 8 requerida para la inscripción, verificando que cumpla con los requisitos establecidos por la DAE. 5.6 Oficial de Servicios Escolares de la DAE y Unidad Académica: Inscribir a los aspirantes aceptados y recibir la documentación requerida para la inscripción, verificando que cumpla con los requisitos establecidos por la DAE. 6. Políticas 6.1 La inscripción de aspirantes de educación media superior se llevará a cabo en las unidades académicas y la de nivel superior se realiza en forma centralizada por la DAE. 6.2 Todo aspirante que no cumpla con los requisitos de inscripción en las fechas establecidas por la DAE, será dado de baja definitiva de la Unidad Académica a la que ingresó. 6.3 Los alumnos condicionados que no cumplieron con los requisitos de inscripción al finalizar su prórroga, no se registran en listas de final ordinario y serán dados de baja definitiva. 6.4 Los alumnos condicionados, no tendrán derecho a credencial de alumno, hasta que cumplan con los requisitos de inscripción en las fechas establecidos por la DAE. 6.5 Los alumnos que presenten acta de nacimiento de otro estado en malas condiciones, se les dará de plazo hasta el último día hábil del mes de Octubre del año en curso, anexando a su expediente carta compromiso debidamente firmada y copia cotejada del acta de nacimiento que presente quedando inscrito como alumno condicionado, en caso de incumplimiento será dado de baja definitiva de la Unidad Académica a la que ingresó. 6.6 Los aspirantes aceptados que no se inscribieron en las fechas establecidas por la DAE, serán consideradas como inscripciones extemporáneas, previa autorización por la autoridad competente. 6.7 Se imprimirán dos hojas de Registro de inscripción, una se resguardará en la U.A. de N.M.S y en la DAE con el/la Oficial de Servicios Escolares de N.S. y la otra se le entregará al alumno, ambas deberán estar debidamente firmadas y selladas de regular o condicionado según corresponda, como evidencia de entrega-recepción de Documentación de los Alumnos Inscritos a partir del ciclo escolar Al finalizar la inscripción se elabora un legajo por Programa Académico en N.S y por Unidad Académica en N.M.S, ordenado alfabéticamente y al término de su tiempo de conservación impreso, la Unidad Académica deberá entregar a la DAE el legajo de Registro de Inscripción, la DAE mandará digitalizar lo de nivel media superior y superior.

9 Página 9 de Los alumnos dados de baja definitiva por falta de documento a partir del año de ingreso 2011 transcurrido un año se digitalizará el expediente para posteriormente destruirlo. 6.9 Los alumnos que presenten certificado de estudios en malas condiciones, se les dará de plazo hasta el último día hábil del mes de Octubre del año en curso, anexando a su expediente carta compromiso y copia cotejada de constancia con calificaciones vigente con el último periodo cursado ó constancia de terminación de estudios vigente, quedando inscrito como alumno condicionado, en caso de incumplimiento será dado de baja definitiva de la Unidad Académica a la que ingresó.

10 Página 10 de Acciones 7.1 Diagrama funcional Suministrador (es) Insumo(s) Entrada(s) Área y Unidad Académica Operaciones Básicas (Áreas involucradas) Dirección de Administración Escolar Salida(s) (rendimiento) Usuario(s) o proceso Requisitos y/o expectativas de los usuarios Listas de aceptados Inicio Unidades Académicas Requisitos de inscripcion niv el superior Información sobre la inscripción 1 Aspirante aceptado Requisitos de inscripcion niv el media superior Rev isión, cotejo de la docummentacion y confirmación de la inscripción 3 2 Manejo de la documentación faltante. Fin Inscripción oficial de alumnos Áreas y Unidades Académicas, Alumnos Inscribirse en los tiempos señalados Registro de Inscripción Relación de alumnos inscritos

11 Página 11 de Descripción No. Operación 1 Información sobre inscripción. la Quién hace qué El Director de Administración Escolar y el director de la Unidad Académica de Nivel Medio Superior Con quién o con qué Responsables de control escolar y a los aspirantes aceptados y a quien lo solicita Cuándo y dónde Una vez aplicado el examen de selección y la publicación de los resultados de aspirantes aceptados. En las Unidades Académicas de la UAN. Cómo Informando por medio de los Requisitos de inscripción nivel superior y los Requisitos de Inscripción nivel media superior en la página web de la UAN ( a las Unidades Académicas y a los solicitantes sobre las fechas y requisitos para la inscripción. Registro LN-MS-01 LN-MS-05 2 Revisión, cotejo de la documentación y confirmación de la inscripción El/La oficial de servicios escolares de la DAE y de las Unidades Académicas Personalmente con el aspirante aceptado Una vez que el aspirante aceptado ha realizado el pago de inscripción correspondie nte se hace la entrega de la documentac ión en los lugares establecidos por la DAE y por las Unidades Académicas conforme a las fechas establecidas en el calendario escolar vigente. Nivel Superior.- Verificando la lista de aceptados, revisando que estén completos los requisitos, plasmar el sello de cotejo a las copias fotostáticas, así mismo firmar el/la responsable que recibe la documentación. Entregando al aspirante aceptado el Registro de inscripción correspondiente con el sello de regular o condicionado (si le faltó el certificado de estudios o acta de nacimiento para su cotejo). Una vez revisada y cotejada la documentación, esta será digitalizada por parte del personal del CEDDI en el sistema DIEXA, sellando de digitalizado el Expediente del alumno. Una vez cumplido este requisito se autoriza la expedición de su credencial, solamente para alumnos regulares, que se elabora y se entrega al alumno en el área de foto credencialización, con la presentación del Registro de inscripción y el recibo de ingreso de FT-MS-01 FT-MS-05 FT-MS-01 FT-AI-02

12 Página 12 de 12 inscripción pagado. Una vez terminado este proceso se inicia el procedimiento de Apertura y continuación del Expediente. Nivel Media Superior.- Verificando la lista de aceptados, revisando que estén completos los requisitos, plasmar el sello de cotejo a las copias fotostáticas, así mismo firmar el/la responsable que recibe la documentación. Entregando al aspirante aceptado el Registro de inscripción autorizada con el sello de regular o condicionado si le faltó el certificado de estudios o acta de nacimiento para su cotejo. Una vez revisada y cotejada la documentación se autoriza la expedición de su credencial, solamente para alumnos regulares, que se elabora y se entrega al alumno en el área de Foto credencialización con la presentación del Registro de inscripción y el recibo de ingreso de inscripción pagado. Una vez terminado este proceso se inicia el procedimiento de Apertura y continuación del Expediente. Cuando la U.A. entregue la Documentación a la DAE, se enviarán los expedientes de alumnos al personal del CEDDI, basándose en la Relación de alumnos inscritos, para su digitalización en el sistema DIEXA, retornándolos con un sello de digitalizado. FT-MS-01 FT-MS-01 FT-AI-02 FT-MS-03

13 Página 13 de 13 No. Operación 3 Manejo de la documentación faltante. Quién hace qué El responsable del área de educación superior y posgrado de la DAE. y el responsable de control escolar de la U.A Con quién o con qué Personalmente con el alumno condicionado Cuándo y dónde Cuando se detecta la falta de algún requisito de inscripción. Cómo Concediendo al alumno condicionado un plazo hasta el último día hábil del mes de Octubre del año en curso para la entrega del certificado de estudios o acta de nacimiento para su cotejo y Digitalización para nivel superior debiendo llenar una carta compromiso para cumplir con los requisitos de inscripción establecidos. Esta carta compromiso se anexará a su expediente teniendo validez hasta cuando el alumno haya entregado a la DAE el certificado de estudios o acta de nacimiento para su cotejo y Digitalización para nivel superior, en caso de incumplimiento será dado de baja definitiva de la Unidad Académica a la que ingresó. A los alumnos de Nivel Medio Superior que quedaron condicionados tendrán que llevar su documento faltante, Registro de inscripción y el recibo de ingreso con el/la responsable de control escolar de su Unidad Académica, firmará de recibida la documentación en el registro de inscripción, para posteriormente el alumno pueda tramitar su credencial de estudiante. La U.A enviará a la DAE la copia cotejada correspondiente para anexarla a su expediente. Registro FT-MS-02 FT-MS-01 FT-AI-02 FT-MS-01 FT-AI-02

14 Página 14 de 14 Una vez recibida la documentación, el/la oficial de servicios escolares de la DAE marcará en el sistema los documentos recibidos y cambiará su status a regular, destruyendo la carta compromiso y la copia que respaldaba el documento faltante. A los alumnos de Nivel superior que quedaron condicionados tendrán que llevar su documento faltante, Registro de inscripción y el recibo de ingreso a la DAE, previa digitalización de documentos originales en el CEDDI, donde el responsable del área de educación superior le firmará de recibida la documentación en el registro de inscripción y posteriormente el alumno pueda tramitar su credencial de estudiante. La DAE enviará a la U.A. La copia cotejada correspondiente para anexarla a su expediente.

15 Página 15 de Documentos Generados (control de registros). Código de registro o identificación única Nombre del registro Tiempo de conservación Disposición de los registros Responsable de conservarlo Lugar de almacén FT-MS-01 Registro de inscripción Permanente en el Sistema, DIEXA y un año impresa Sistema, DIEXA o Impresa La oficial de servicios escolares de la DAE de N.S, y de la U.A. de N.M.S Sistema, DIEXA y archivero de la DAE en NS y archivero en las U.A. de N.M.S FT-MS-02 Carta compromiso Mientras el alumno no cumpla con la entrega del certificado de estudios o acta de nacimiento para su cotejo ó un año para los alumnos con baja definitiva por falta de documento. Se destruye La oficial de servicios escolares de la DAE, A.A y de la U.A. en el Expediente del alumno Archivero de la DAE, A.A y de la U.A. en el expediente del alumno FT-MS-03 Relación de alumnos inscritos 6 a 12 años Se destruye La oficial de servicios escolares de la DAE, A.A y de la U.A. Sistema, y archivero de la DAE en NS y archivero en las U.A. de N.M.S

16 Página 16 de Monitoreo y medición. No. Secuencia 2 Descripción de la actividad del seguimiento o medición Llevar a cabo una comparación de los aspirantes aceptados, conforme a los alumnos inscritos oficialmente. Periodicidad Nombre del registro Código Durante el proceso de inscripción Relación de alumnos inscritos FT-MS Anexos. Código (cuando aplique) FT-MS-01 FT-MS-02 FT-MS-03 LN-MS-01 LN-MS-05 Nombre Registro de inscripción Carta compromiso Relación de alumnos inscritos Requisitos de inscripción superior Requisitos de inscripción media superior