Manual de usuario Gestor documental Agenda Local 21, Consell de Mallorca. (v.2 Noviembre 2011)

Transcripción

1 Manual de usuario Gestor documental Agenda Local 21, Consell de Mallorca. (v.2 Noviembre 2011) Eugenio Sanchis Moreno Gabriel J. Alemany Morell Javier Marín Ramírez Agenda Local 21 Dirección Insular de Cooperación Local y Soporte Municipal Departamento de Cooperación Local Consell de Mallorca agenda21local@conselldemallorca.net Pàgina 1 de 7

2 1. Ventana de inicio. La dirección web del gestor documental es: /al21 Para acceder a la aplicación es necesario introducir el nombre de usuario y la contraseña. En el caso de los técnicos, tanto de la Conselleria de Medio Ambiente, como municipales, así como externos a través de una consultora, los datos a introducir són: Usuario: consulta Contrasenya: alocal21 Idioma: se puede escoger entre el catalán, castellano e ingles Este mismo usuario y contraseña se puede facilitar a los miembros del fórum ciudadano y al resto de la ciudadanía, así como colectivos que cada ayuntamiento crea oportuno hacer la difusión de la aplicación. Este usuario tiene permisos de consulta de documentos y de descarga e impresión de los mismos. Así como poder realizar búsquedas, gracias al buscador de la aplicación y estar informado sobre los últimos documentos que se han añadido, documentos más visitados, modificado Ventana del gestor documental: Escriptori. Una vez que se han introducido los datos solicitados en la ventana de inicio, se nos abrirá la ventana de la aplicación, enseñando el siguiente entorno de navegación: agenda21local@conselldemallorca.net Pàgina 2 de 7

3 En esta versión (v.2 Noviembre 2011), la información que se puede consultar se encuentra almacenada en tres carpetas, que se sitúan a la izquierda de la pantalla: 1. Documents municipis AL21: Dentro de esta carpeta encontramos 53 carpetas que corresponden con cada uno de los municipios de Mallorca, que a su vez contienen otra carpeta que lleva por nombre: Documents tècnics Por Documents tècnics, se entiende todos aquellos documentos técnicos relacionados con las distintas fases de implantación y seguimiento de un proceso de Agenda Local 21: Diagnósticos, Plan de Acción, Plan de Acción Anual, Informes de Seguimiento, Encuestas Para facilitar la gestión y la búsqueda de los documentos técnicos de cada municipio, se ha establecido la siguiente nomenclatura: Municipio.aaaa.Titulo del documento.pdf Municipio: nombre del municipio aaaa: año de creación del documento titulo del documento: titulo del documento que aparece en la portada.pdf: el formato elegido para almacenar los documentos es.pdf. Esto responde a varios factores: compresión del documento, visor gratuito que se puede descargar desde Internet (Acrobat Reader) y para garantizar la propiedad intelectual de los autores de los documentos técnicos Ej.: Alaró.2010.Pla d Acció 2010.pdf 2. Indicadors de Sostenibilitat: Dentro de esta carpeta encontraremos la última versión de la hoja excel para el cálculo de los indicadores, así como su correspondiente manual. Además encontraremos diferentes carpetas, clasificadas por años, con los datos de los indicadores que, desde la Dirección Insular de Cooperación Local y Soporte Municipal, del Departamento de Cooperación Local del Consell de Mallorca, hemos obtenido con la finalidad de centralizar toda la información y, de esta manera, facilitar el calculo de los ICS a los técnicos municipales. agenda21local@conselldemallorca.net Pàgina 3 de 7

4 3. Notícies de premsa AL21: Dentro de esta carpeta encontramos las carpetas que corresponden a diferentes años. En estas carpetas se han almacenado noticias relacionadas con la sostenibilidad, tanto desde un punto de vista ambiental, como socioeconómico y siempre dentro del ámbito de actuación de la Agenda Local 21, siguiendo los Compromisos de Aalborg, que han salido en estos últimos años. Estas noticias se han obtenido a través de la edición digital de los siguientes periódicos: Diari de Balears Diario de Mallorca El Mundo, edición Baleares Ultima Hora Esta recopilación, por las lógicas limitaciones de tiempo y recursos, no es exhaustiva, si bien es un buen ejemplo de la repercusión que tiene los aspectos propios de la Agenda Local 21 en los medios de comunicación. Para superar esta limitación, tanto de recursos humanos, como de las fuentes consultadas, animamos a los técnicos municipales que nos hagan las llegar noticias relacionadas con la Agenda Local 21, en formato.pdf y con la nomenclatura establecida para estas carpetas, a la siguiente dirección de correo: esanchis@conselldemallorca.net Indicando en el asunto del mail: Noticia a incorporar al gestor documental municipio (indicar el nombre del municipio). De esta manera y en la mayor brevedad posible, se subirá la noticia al gestor documental, siempre y cuando el equipo de Agenda Local 21 del Departamento de Cooperación Local la consideré adecuada y responda a los criterios de sostenibilidad recogidos en la Agenda Local 21. Cuando una misma noticia, sea publicada en diferentes periódicos, el criterio a seguir es que solo se almacenará el articulo que más información de sobre la noticia. Para facilitar la gestión y la búsqueda de las noticias, se ha establecido la siguiente nomenclatura: Municipio.Titulo del articulo.pdf Municipio: nombre del municipio Excepción 1: cuando la noticia afecte a diferentes municipios de Mallorca, el nombre será Mallorca Excepción 2: cuando la noticia afecte a más de una isla, el nombre será Balears Titulo del articulo: titulo del articulo, tal y como aparece en la noticia. agenda21local@conselldemallorca.net Pàgina 4 de 7

5 pdf: el formato elegido para almacenar los documentos es.pdf. Esto responde a varios factores: compresión del documento, visor gratuito que se puede descargar desde Internet (Acrobat Reader) y para garantizar la propiedad intelectual de los autores de los documentos técnicos Ej. Artà.El parc de Llevant, una eina d educació.pdf En la parte inferior de la aplicación podemos observar dos pestañas: Notes i Previsualitzar. En esta versión, solo utilizaremos la pestaña Previsualitzar, que como su nombre nos indica, permite previsualizar los documentos del gestor documental sin necesidad de descargarlos. Esta funcionalidad, solo se debe utilizar con las noticias de prensa y que pesen menos de 1 Mb, ya que los documentos técnicos, debido a su mayor peso, la carga para hacer la previsualización es demasiado lenta y puede llegar a provocar que la aplicación se quede colgada. A la derecha de esta pestaña, encontrareis una serie de botones que permiten hacer las siguientes operaciones: imprimir, copiar, diferentes ajustes de zoom y por último la opción de visualización a pantalla completa. En la esquina superior derecha de la pantalla tenemos tres pestañas, sobre las cuales es posible su navegación y el acceso al resto de ventanas: 1. Escriptori: nos muestra las carpetas, con los documentos almacenados 2. Cercador: nos permite definir los criterios de búsqueda 3. Taulell: nos facilita información sobre el usuario, así como información general de los últimos documentos actualizados, más visitados, más descargados Ventana del gestor documental: Cercador. Haciendo clic en la pestaña de Cercador, accedemos al motor de búsqueda del gestor documental, el cual permite establecer los criterios de búsqueda. agenda21local@conselldemallorca.net Pàgina 5 de 7

6 Estos criterios son: Contingut: palabras/s que buscará en el interior del documento. En el caso de querer hacer una búsqueda que incluya varias palabras, estas deben estar separadas con un espacio en blanco. Nom: busca las palabras en el titulo del documento. Especialmente útil para hacer búsquedas concretas por municipio, ya que todos los títulos de los documentos aparece el nombre del municipio al que hace referencia. Paraules clau: esta opción no esta activada. Los criterios de búsqueda de contingut y nom, se pueden combinar, de manera que la búsqueda se realizará con ambos criterios. Otros criterios de búsqueda son por usuario que ha incorporado la noticia, por intervalo de tiempo y por tipo de archivo. No obstante, es recomendable utilizar los criterios anteriormente citados. Se puede seleccionar cuantos resultado se muestran por página (opción de variar entre 10 y 30 resultados por página). En ocasiones, la barra móvil horizontal que separa los criterios de búsqueda, de los resultado obtenidos, impide ver cuantos resultados se han obtenido, por este motivo os aconsejamos, que una vez realizada la búsqueda, desplacéis hacia abajo dicha barra, para ver el total de resultados y así poder pasar de una página a otra. 3. Ventana del gestor documental: Taulell. Haciendo clic en la pestaña de Taulell, accedemos al tablón de anuncios del gestor documental, el cual nos permite obtener información del usuario e información general. agenda21local@conselldemallorca.net Pàgina 6 de 7

7 La finalidad de esta ventana es informar sobre las novedades tales como los últimos documentos incorporados, documentos más vistos, descargados... a nivel de usuario, como a nivel general y con el objetivo de sacar estadísticas. 4. Salir de la aplicación. Para salir de la aplicación, es necesario ir al menu Fitxer y seleccionar la opción de Surt, tal y como se puede ver en la imagen: De esta manera, la aplicación nos comunicará que hemos salido correctamente. Palma de Mallorca, Noviembre de 2011 agenda21local@conselldemallorca.net Pàgina 7 de 7