D/. Custodia longeva de documentos electrónicos

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1 P/. Custodia longeva de documentos electrónicos pág./. 1 de 13

2 INDICE 1/. Introducción...3 2/. Descripción del sistema /. Gestión documental /. Gestión archivística...6 3/. Características del sistema /. Tecnología y normativa /. Componentes tecnológicos...9 4/. Equipo de desarrollo y proveedores /. Conclusiones...13 pág./. 2 de 13

3 1/. Introducción La Diputación Provincial de Teruel implantó a finales de 2009, para dar cumplimiento a la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, una Plataforma de Administración Electrónica que puede ser empleada por las diferentes Entidades Locales de la provincia como base para el desarrollo de sus propios servicios telemáticos. Con el uso de esta plataforma de administración electrónica se han reducido las barreras en la relación con los ciudadanos y se ha favorecido el interés de la ciudadanía por el desarrollo de la Sociedad de la Información al experimentar los beneficios del uso de las nuevas tecnologías en su vida cotidiana. Una vez alcanzados estos objetivos, el siguiente reto que se planteó fue completar la Plataforma con un sistema de archivo electrónico que permitiera disponer, tanto para la Diputación de Teruel como para el resto de entidades locales usuarias, de un sistema de archivo electrónico conforme a la normativa aplicable. La unidad de información manejada por la Plataforma es el documento electrónico. Tal como se establece en el ENS y ENI explícitamente en su capitulo X Recuperación y conservación del documento electrónico, así como en las NTI se debe garantizar la preservación y la validez jurídica del documento electrónico a lo largo de su vida útil. Si el documento nace electrónico se tiene que preservar electrónicamente con las garantías mencionadas. Para cumplir esta obligación se dispone de un archivo electrónico que permite: Almacenar los documentos electrónicos en si mismos con las garantías de acceso. Almacenar y preservar la validez de las firmas electrónicas asociadas al documento y que le otorgan el carácter de legalidad. Establecer políticas de accesibilidad que permitan acceder y leer los documentos de modo independiente a la evolución de las aplicaciones. Para ello se deben establecer sistemas de conversión de formatos electrónicos. Almacenar los metadatos que describen el contenido del documento y las operaciones que se han realizado sobre el mismo. Estos datos deben ser codificados en los estándares establecidos que permitan la interoperabilidad con otros sistemas de archivo electrónico. Por último, el sistema debe disponer de interfaces API que permitan a las aplicaciones utilizar el archivo electrónico. Durante el año 2014 la Diputación de Teruel ha completado la solución de archivo electrónico implantando un servicio de Custodia Longeva de Documentos Electrónicos acorde a la norma internacional LTA (Long Term Archive) especificada en la RFC 4810 y sus relacionadas denominado La preservación de documentos electrónicos a largo plazo proporciona condiciones de conservación equivalentes al soporte en papel: Garantía de accesibilidad y disponibilidad de los contenidos Independencia del medio físico de almacenamiento Independencia del formato del documento electrónico Garantía de integridad y autenticidad de los contenidos Preservación de las evidencias electrónicas pág./. 3 de 13

4 Este servicio de custodia longeva de documentos que incluye: Creación de una plataforma tecnológica de archivo digital para almacenar documentos electrónicos a largo plazo. Desarrollo de estrategias de preservación para dar soluciones a la obsolescencia tecnológica del entorno digital. Servicio de descarga de evidencias electrónicas con validez legal. El sistema se denomina y ha sido construido bajo el paradigma multientidad al igual que el resto de la plataforma de administración electrónica de la Diputación de Teruel. De esta forma puede ser utilizado desde una única instancia por múltiples entidades con un funcionamiento totalmente independiente en sus datos. Esta característica permite que el servicio de archivado de larga duración para documentos electrónicos sea utilizado por los municipios y el resto de entidades relacionadas de la Diputación sin necesidad de realizar ningún tipo de inversión. Con esta solución la DPT da servicio a los municipios de la provincia así como a otras administraciones públicas que deseen adherirse al proyecto a través de la cesión de software. Este software proporciona las garantiza la seguridad y eficiencia indicadas por las normas ENS y ENI a los ciudadanos de las administraciones de la provincia de Teruel. pág./. 4 de 13

5 2/. Descripción del sistema El diseño de como plataforma LTA (Long Term Archive) permite su integración en el ciclo de vida completo de la gestión documental de la Diputación: Garantía de la interoperabilidad, legalidad e integridad de los documentos generados en la gestión documental. Garantía de la perdurabilidad, clasificación e integridad de los documentos almacenados en la gestión archivística. Acorde a la normativa aplicable a la administración pública. Desarrollado con tecnologías estándar de firma electrónica, archivística y evidencia electrónica. La custodia longeva de documentos electrónicos se integra en el ciclo de vida completo de gestión: Creación del documento electrónico (mediante automatización, tramitación o captura). Tramitación del documento electrónico. Preservación del documento electrónico junto con sus evidencias electrónicas a lo largo de su periodo de vigencia. pág./. 5 de 13

6 2.1/. Gestión documental proporciona el soporte adecuado para garantizar las propiedades de gestión documental requeridas: Interoperabilidad Almacenamiento mediante protocolo CMIS para su integración con cualquier producto de Gestión Documental (Alfresco, Documentum, IBM FileNet ). Modelado de aspectos y metadatos estándar. Legalidad Trazabilidad de evidencias y operaciones electrónicas. Integridad Firma electrónica. 2.2/. Gestión archivística En el ámbito de la archivística, aporta: Perdurabilidad: Conservación del archivo. Legibilidad de los contenidos. Disponibilidad. Clasificación: Cuadros de clasificación. Procesos de asignación inteligente de metadatos. Integridad: Garantía de la inalterabilidad de los paquetes de información. pág./. 6 de 13

7 3/. Características del sistema provee un conjunto de servicios web acorde a la especificación RFC 4810 que permite la gestión completa del archivo de custodia longeva: Ingreso: Creación de peticiones de transferencia de documentos / expedientes. Aprobar, rechazar y aceptar las solicitudes de transferencia de documentos / expedientes. Consulta: Consulta en línea de los documentos. Descarga del informe de evidencia. Validación: Informe del estado del documento Preservación: Gestión y ejecución de políticas de migración de documentos, de consistencia y de Resellado Gestión de los formatos de los ficheros. Eliminado: Eliminación de los documentos manteniendo las evidencias y traza de su existencia Para exponer el funcionamiento práctico del sistema se presenta el siguiente caso de uso de un documento electrónico. pág./. 7 de 13

8 Paso 1. Dos documentos son enviados a para su archivado de larga duración con la política de 4 años. Paso 2. En el primer año de su archivado el juzgado para un proceso solicita los documentos electrónicos así como la evidencia de que dichos documentos tienen todas las características de integridad y autenticidad Pasos 3 y 4. Ante un evento de posible pérdida de información se recuperan todos los identificadores de todos los paquetes archivados en y se verifica que están todos correctamente archivados. Paso 5. En el último año de su archivado durante la verificación programada rutinaria se comprueba su validez y el fin de su periodo de archivado proponiendo su expurgo y eliminación. Paso 6. Se eliminan los documentos electrónicos de. 3.1/. Tecnología y normativa ha sido desarrollado de acuerdo a la normativa técnica estándar para plataformas de LTA: Protocolo LTAP (Long Term Archive Protocol) Integración Con sistemas de ficheros o gestores documentales a través de estándar CMIS (Content Management Interoperability Services) https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis Con servicios web interoperables (http://www.ws-i.org/) WSI 1.0 Attachment Profile pág./. 8 de 13

9 WSI 1.2 Basic Profile Mediante una RESTFul API adaptada para dispositivos móviles y tabletas. Con abstracción de la plataforma de firma mediante integración a través del estándar Oasis DSS para administraciones públicas _nfpb=true&_pagelabel=pae_pg_ctt_general&langpae=es&iniciativa=afirma Utilización de múltiples autoridades de sellado de tiempo (TSA) para permitir para que el resellado sea un proceso escalable. 3.2/. Componentes tecnológicos LTA se compone de un conjunto de artefactos de software desplegados en WebSphere: KS shared: Librería compartida para el acceso a un KeyStore de certificados Requiere un almacén de certificados ubicado en una ruta del servidor. : Aplicación web que contiene los servicios web del sistema LTA Requiere carpetas de auditoría (una por entidad) y log en rutas del servidor de La integración requiere Instalación de una carpeta de propiedades en una ruta del servidor. Despliegue de librerías compartidas de gestión de XML y firma XML en el servidor de aplicaciones (endorsed). CMIS: Repositorio documental para el almacén de los ficheros custodiados por el sistema LTA Requiere una carpeta de log ubicada en una ruta del servidor de aplicaciones. Requiere una carpeta por entidad para el almacenamiento de los repositorios de ficheros Por otra parte, existen sistemas adicionales integrados con para la realización de diferentes funcionalidades: Work Manager: Gestor de hilos asíncronos del servidor de aplicaciones. SOLR: Indexador para la búsqueda de contenidos. LDAP: Autenticación de entidades por usuario y contraseña. TSA: Accede a una o varias TSAs para los procesos de resellado de evidencias Servicios web para la elevación de firmas AdES-EPES a AdES-A pág./. 9 de 13

10 El acceso a algunos de los componentes del sistema está protegido por usuario y contraseña (up): KeyStore: Protegido por una contraseña de acceso. Incluye certificados de firma a través de alias que también están protegidos por contraseña. Protegido por usuario y contraseña, ya que es un elemento externo provisto por el MINHAP. CMIS: Protegido por usuario y contraseña a nivel global. Finalmente, hay que tener en cuenta las comunicaciones realizadas dentro del sistema: JNDI: El servidor de aplicaciones debe proveer recursos para el Work Manager y el KS shared LDAP: El servidor LDAP debe ser accesible por ese protocolo. HTTP: Los sistemas SOLR, TSA, y CMIS son accedidos por este protocolo. pág./. 10 de 13

11 4/. Equipo de desarrollo y proveedores El desarrollo de la solución fue dirigido por el departamento TIC de la DPT y en el participaron: Antonio Maza Bandrés es Ingeniero Superior en Informática por la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea. Desde hace 26 años trabaja como Jefe del Servicio TIC de la Diputación Provincial de Teruel dirigiendo todos los proyectos tecnológicos que se desarrollan e implantan en la Diputación. Además de su amplia experiencia laboral en la administración de su curriculum vitae podemos destacar: : Máster en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la Administración Local por la Facultad de Informática de la Universidad Politécnica de Madrid : Experto Universitario en Administración Local (Gestión Municipal y Administración Electrónica) por Universidad Nacional de Educación a Distancia : Curso de Procedimiento administrativo, cuestiones prácticas por Universidad Nacional de Educación a Distancia. Otros méritos conseguidos: Primer premio TECNIMAP 2010 para servicios de administración electrónica, convocados por Orden PRE/226/2010, de 4 de febrero, en la categoría Administraciones Locales a la Diputación Provincial de Teruel por el Proyecto: Plataforma de Administración Electrónica. (BOE núm. 241 de 5 de octubre de 2010) Elvira Martín Andrés es Ingeniero Superior en Informática por la Universidad del Politécnica de Valencia. Desde el año 1997 trabaja en el Servicio TIC de la Diputación Provincial de Teruel. A partir del año 2008, desempeña las funciones de Responsable de Modernización Administrativa de la institución. Ha participado en el proyecto como Jefe de Proyecto. En cuanto a su formación y méritos podemos destacar: : Máster en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la Administración Local por la Facultad de Informática de la Universidad Politécnica de Madrid : Experto Universitario en Gestión de Proyectos por Universidad Nacional de Educación a Distancia : Experto Universitario en Administración Local (Gestión Municipal y Administración Electrónica) por Universidad Nacional de Educación a Distancia : Curso de Procedimiento administrativo, cuestiones prácticas por Universidad Nacional de Educación a Distancia. Otros méritos conseguidos: Primer premio TECNIMAP 2010 para servicios de administración electrónica, convocados por Orden PRE/226/2010, de 4 de febrero, en la categoría Administraciones Locales a la Diputación Provincial de Teruel por el Proyecto: Plataforma de Administración Electrónica. (BOE núm. 241 de 5 de octubre de 2010) pág./. 11 de 13

12 keensoft. Para la programación y puesta en marcha de la solución se ha contado con keensoft, compañía especializada en el desarrollo de soluciones tecnológicas para la administración. keensoft ofrece los servicios de las tecnologías de la información desde una perspectiva ágil y pragmática. Posee un equipo de profesionales con pasión por su trabajo con una alta especialización y experiencia. pág./. 12 de 13

13 5/. Conclusiones El Esquema Nacional de Interoperabilidad establece que las Administraciones Públicas deben adoptar las medidas organizativas y técnicas necesarias con el objeto de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Por otro lado determina que el desarrollo e implantación de los procesos, técnicas y operaciones de gestión de documentos electrónicos debe concretarse en un programa de tratamiento específico para la gestión de documentos electrónicos. Este programa debe aplicarse de manera continua sobre todas las etapas o períodos del ciclo de vida de los documentos electrónicos, para los que se debe garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, para permitir la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto. En base a estos principios, la conservación no debería verse como un proceso de gestión documental exclusivo de las últimas fases del ciclo de vida de los documentos electrónicos, sino como un proceso que abarca toda su existencia, permitiendo de esta forma aplicar medidas de preservación y conservación a los documentos electrónicos desde el momento de su captura por el sistema de gestión de documentos. Desde el punto de visto del marco legal de aplicación, las Administraciones Públicas deben utilizar las tecnologías de la información asegurando, entre otras cosas, la conservación de los datos e informaciones que gestionen en el ejercicio de sus competencias. Se establece asimismo que se deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas que formen parte de un expediente administrativo y aquellos que tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, en el formato original o en cualquier otro que asegure su integridad. En este sentido se realizan operaciones de conversión para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados. esta creado teniendo en cuenta esta normativa, lo que permite a la Diputación de Teruel garantizar cada una de las condiciones establecidas: Es un repositorio único para todos los documentos electrónicos de la Diputación, lo que garantiza un tratamiento homogéneo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida completo. Custodia y almacenamiento basado en firmas longevas, que asegura la autenticidad e integridad de los documentos. Esquema de almacenamiento multientidad en contenedores estancos, lo que permite respetar la confidencialidad de los contenidos. Trazabilidad de operaciones multientidad. Servicio de recuperación en diferentes formatos para garantizar la disponibilidad: Formato original. Paquete de evidencia electrónica estándar (XMLERS). Formato convertido para asegurar su legibilidad. pág./. 13 de 13

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