PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO SISTEMA BIBLIOTECARIO P-CD- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS DG_SB_PCD_4.2.3_2014_01 CONTROL DE CAMBIOS No. SECCIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 1 2 TODO EL DOCUMENTO Esta es la primera versión a facilitar la integración de los sistemas de gestión de calidad certificados en el sistema bibliotecario 21/MAY/2013 MÉTODO PARA LA CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS - Esclarecimiento de notas 3, 8 y 9 18/MAY/ TABLA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS - Reasignación de responsabilidades del GIC de la DGB al Responsable de Control de los Documentos. - Asignación de Responsabilidades y Autoridades para la revisión y aprobación de Planes de Calidad de los Procesos de la DGB. 18/MAY/ POLÍTICA DE CONTROL DE DOCUMENTOS 5 CARÁTULA - Se responsabiliza a los RD de centros de información y procesos centrales de proporcionar información para la apertura de cuentas de acceso al Foro Virtual del SGC. - Se ajusta la tabla de la carátula conforme a lo indicado en la Tabla de Revisión y Aprobación de Documentos. 21/MAY/ /MAY/2014 REVISÓ Representante de la Dirección de la Calidad de la DGB FECHA Y EVIDENCIA DE REVISIÓN Minuta 26 de mayo de 2014 APROBÓ Comité de Calidad de la Dirección General de Bibliotecas FECHA Y EVIDENCIA DE APROBACIÓN Minuta 26 de mayo de 2014

2 1. PROPÓSITO El presente Procedimiento de Control de Documentos tiene como propósito definir los controles integrados necesarios para: aprobar, revisar, actualizar, identificar los cambios y las versiones vigentes, así como controlar la identificación, disponibilidad, legibilidad y distribución de los documentos internos, que forman parte del SGC-SB, así como los externos, previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, conforme a lo establecido en la normatividad institucional. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado a la documentación del sistema bibliotecario institucional, mismo que incluye tanto a los procesos centrales de la Dirección General de Bibliotecas como a los centros de información universitarios que se han integrado al sistema de gestión de calidad ISO 9001 del Sistema Bibliotecario Institucional de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo. 3. POLÍTICA PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Para asegurar un adecuado control de los documentos se ha dispuesto de un recurso en línea denominado Plataforma de Control de Documentos, a través de la cual aseguramos la legibilidad y la fácil identificación de los documentos, siendo posible acceder, localizar y recuperar, vía Internet, todo tipo de documentos controlados que se utilizan en el Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario Institucional (SGC_SB). Todas las personas que participan en el SGC_SB deben tener acceso a dicha plataforma, y pueden disponer de los documentos vigentes. Quienes tienen el privilegio, con el uso de su contraseña, pueden dar de alta o baja los documentos que han sido aprobados o derogados, en el ámbito de sus responsabilidades, conforme a lo establecido en el presente procedimiento. (Ver tabla de revisión y aprobación de documentos, apartado 16). Los Representantes de la Dirección tanto de los centros de información como de la Dirección General de Bibliotecas deberán proporcionar, al Responsable del Proceso de Gestión Tecnológica y Sistemas, una lista de personas, cargos y correos electrónicos, de quienes pertenecen a los órganos colegiados respectivos, con el propósito de que se les brinde cuentas y contraseñas de acceso al Foro Virtual de Comunicación Interna para la Aprobación de Documentos. El responsable del Proceso de Gestión Tecnológica y Sistemas de la Dirección General de Bibliotecas se hace cargo de mantener funcionado la infraestructura tecnológica disponible para la plataforma, así como del respaldo periódico de la información, y en su caso de la recuperación de los documentos que se requieran, en el caso de que la plataforma deje de funcionar. 4. ÁMBITO DE COMPETENCIA PARA LA APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos que se utilizan en el SGC_SB son aprobados por distintas instancias, según su ámbito de competencia, conforme a la normatividad universitaria. Los de aplicación general son aprobados por el H. Consejo Universitario (conforme a lo establecido en el artículo 12 fracción 1ª de la Ley Orgánica de la UMSNH) y, en el ámbito de sus responsabilidades, por el Consejo del Sistema Bibliotecario (conforme a lo establecido en el artículo 8 del Reglamento General de Bibliotecas de la UMSNH). Página 2 de 16

3 En ocasiones se emiten disposiciones de las autoridades superiores, conforme a sus atribuciones establecidas en la normatividad universitaria (artículo 8 de la ley orgánica de la UMSNH), mismos que son incorporados al SGC-SB. Los documentos que se utilizan en los procesos centrales de la Dirección General de Bibliotecas (DGB) son aprobados por el Comité de Calidad de la DGB, y en ocasiones se emiten disposiciones administrativas en el ámbito de la competencia del titular de la DGB, conforme al Reglamento General de Bibliotecas vigente. Los documentos que se utilizan en los centros de información universitarios son aprobados por el Comité del Centro de información respectivo, conforme a lo establecido en el Reglamento General de Bibliotecas vigente, en su artículo 9 y 10. Y eventualmente son disposiciones administrativas emitidas por los titulares de las dependencias, conforme a sus atribuciones establecidas en la normatividad universitaria. (Artículo 8 de la Ley Orgánica de la UMSNH). Los órganos colegiados, (ver tabla de términos y definiciones, apartado No. 17) facultados para aprobar los documentos, tienen la atribución para delegar la aprobación y revisión de algunos de los documentos, especialmente cuando éstos sean de carácter técnico y tengan una aplicación limitada, por ejemplo: dentro de un solo proceso o un solo centro de información. 5. ÁMBITO DE COMPETENCIA PARA LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Todas las personas que participan en el SGC_SB pueden solicitar la revisión de los documentos y participar con propuestas para su mejora, ya que estos están sujetos a revisión en cualquier momento, en el ámbito de su competencia, conforme a lo establecido en la tabla de revisión y aprobación de documentos (ver apartado 16). 6. POLÍTICA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS En relación a los documentos de aplicación general en el sistema bibliotecario y los de aplicación en los procesos centrales de la DGB, es el Responsable de Control de Documentos de la Dirección General de Bibliotecas y, ante su ausencia, el Representante de la Dirección, quienes deben mantener actualizada la Plataforma de Control de Documentos con las versiones vigentes de éstos. Respecto a la actualización de los documentos de aplicación particular en los centros de información, son los Gestores Internos de la Calidad y, ante su ausencia, el Representante de la Dirección, quienes deben mantener actualizada la Plataforma de Control de Documentos. En la Plataforma de Control de Documentos en la cual se deberán dar de alta todos los documentos aprobados en formato *PDF y, en el caso de los registros en un formato que permita su impresión, edición y llenado respectivo, solo deben mantenerse las versiones vigentes de todo tipo de documentos, tanto los de aplicación general como los de uso particular en los centros de información y procesos centrales de la DGB. Los documentos obsoletos deben de darse de baja para evitar el uso no intencionado de los mismos. La identificación de los cambios que sufre un documento se identifica conforme a la codificación utilizada (ver apartado 8). Página 3 de 16

4 La Plataforma de Control de Documentos cuenta con un sistema de archivo de documentos obsoletos, el cual se genera, de manera automática, al momento de eliminar algún documento de la plataforma. El acceso a dicho archivo quedará limitado al Responsable del control de documentos de la DGB, lo anterior para evitar un uso no intencionado de los mismos, sin embargo, ante la necesidad de recuperar un documento para algún uso particular, dicho archivo estará a disposición de toda persona que lo requiera, previa solicitud ante el Responsable del control de los documentos de la DGB. 7. POLÍTICA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS La Plataforma de Control de Documentos sirve de base para la identificación de todos los documentos vigentes del SGC_SB, tanto los de aplicación general como los de aplicación particular, y sustituye a las denominadas Listas Maestras de Documentos y Listas Maestras de Registros. Lo anterior, dado que será posible emitir tablas de contingencia con los datos de los documentos contenidos en dicha plataforma, a partir de reportes diseñados para tal efecto, en los que se podrán emitir listados de documentos por: ámbito de competencia, tipo de documento, área de la norma ISO, versión, almacenamiento, protección, recuperación, retención, disposición final, etc. 8. MÉTODO PARA LA CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El sistema de codificación de documentos incluye los siguientes componentes: (AA) AMBITO DE APLICACIÓN. Ejemplo: SB = Sistema Bibliotecario (TD) TIPO DE DOCUMENTO. Ejemplo: IT = Instrucción de Trabajo (ITD) INICIALES DEL TÍTULO DEL DOCUMENTO. Ejemplo: RGB = Reglamento General de Bibliotecas (ISO) AREA DE LA NORMA ISO. Ejemplo: c = los requisitos legales y reglamentarios (V) VERSIÓN. Ejemplo: 2013_01 Para la construcción del código para un determinado documento deben utilizarse los elementos anteriores en el siguiente orden: (AA)_ (TD)_(ITD)_(ISO)_(V) ESQUEMA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS CÓDIGOS Ejemplos: El Reglamento General de Bibliotecas debe codificarse así: SB_DN_RGB_ C_2013_01 El Reglamento Interno de la Hemeroteca Pública Universitaria debe codificarse así: HPU_DN_RI_7.2.1.C_2013_02 Los códigos a utilizar son los siguientes: AMBITO DE APLICACIÓN (AA) SB = Sistema Bibliotecario DGB = Dirección General de Bibliotecas Página 4 de 16

5 BFP= Biblioteca de la Facultad de Psicología (se utilizarán la iniciales del centro de información) PGTS = Proceso de gestión tecnológica y sistemas (ejemplo para el caso de procesos centrales) TIPO DE DOCUMENTO (TD) DE = Documento externo DN = Documento normativo IT = Instrucción de trabajo M = Manuales PC = Plan de calidad P = Procedimiento R = Registro EJEMPLOS PARA EL CASO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Reglas de Catalogación Angloamericanas adoptadas para su aplicación en todo el sistema bibliotecario SB_DE_RCA_7.2.1.d_2013_01 Estándar Dublin Core para el desarrollo repositorio institucional de tesis digitalizadas, adoptada por el Proceso de Gestión tecnológica y Sistemas de la DGB PGTS_DE_DC_7.2.1.d_2013_01 EJEMPLOS PARA EL CASO DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Reglamento General de Bibliotecas de aplicación a todo el sistema bibliotecario SB_DN_RGB_7.2.1.c_2013_01 Política de Control de Ingresos Generados de la Dirección General de Bibliotecas DGB_DN_PCIG_7.2.1.c_2013_01 Reglamento Interno de la Biblioteca del Instituto de Investigaciones Históricas BIIH_DN_RI_7.2.1.c_2013_01 Política de Gestión de Colecciones de la Biblioteca de la Facultad de Psicología BFP_DN_PGC_7.2.1.c_2013_01 EJEMPLOS PARA EL CASO DE MANUALES Manual de Gestión de Calidad del sistema bibliotecario SB_M_MGC_4.2.2_2013_01 Manual de Bolsillo de la Biblioteca de la Facultad de Economía BFE_M_MB_4.2.2_2013_01 EJEMPLOS PARA EL CASO DE PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DE LA NORMA Procedimiento de Control de Documentos de aplicación en todo el sistema bibliotecario SB_P_PCD_4.2.3_2013_01 Página 5 de 16

6 PARA OTROS PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR LAS DIFERENTES ÁREAS Procedimiento de Comprobación de Gastos de aplicación en las áreas de la DGB DGB_P_PCG_7.4.1_2013_01 Procedimiento de Credencialización de aplicación en el Proceso de Gestión Tecnológica y Sistemas de la DGB PGTS_P_PC_7.5.1_2013_01 Procedimiento de Prestación de Servicios de aplicación en la Biblioteca de la Facultad de Psicología BFP_P_PPS_7.5.1_2013_01 EJEMPLOS PARA EL CASO DE PLANES DE CALIDAD Plan de Calidad para el Proceso de Prestación de Servicios de la Biblioteca de la Facultad de Derecho y Ciencias Sociales BFDCS_PC_PPS_7.1_2013_01 EJEMPLOS PARA EL CASO DE REGISTROS Registro de educación, formación, habilidades y experiencia en el Sistema de Administración de Recursos Humanos, de aplicación en todo el sistema bibliotecario SB_R_SARH_6.2.2.e_2013_01 Registro de Evaluación de la Infraestructura Física, aplicable en las áreas de la Dirección General de Bibliotecas DGB_R_EIF_6.3_2013_01 Registro de Actividades de Aseso en la Biblioteca de la Facultad de Economía BFE_R_AA_6.4_2013_01 EJEMPLOS PARA EL CASO DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO Instrucción de Trabajo para la emisión de credenciales de aplicación en el Proceso de Gestión Tecnológica y Sistemas de la DGB PGTS_IT_EC_7.5.1.b_2013_01 Instrucción de Trabajo para la Orientación a Usuarios de aplicación en la Biblioteca de la Facultad de Ciencias Médicas y Biológicas BFCMB_IT_OU_7.5.1.b_2013_01 Notas para la codificación de documentos: 1. La Plataforma de Control de Documentos contará con un módulo que desplegará los capítulos, áreas, sub-áreas e incisos de la norma ISO 9001, para facilitar la selección correspondiente a cada documento, al momento de su alta en la misma. 2. Para la asignación del ámbito de aplicación, se deberá tomar las iniciales del centro de información, sin considerar el nombre propio del personaje que le dé nombre. Ejemplo: Biblioteca de la Facultad de Psicología Silvia Figueroa Zamudio, deberá codificarse sólo con las iniciales BFP. Página 6 de 16

7 3. Los gestores internos de la calidad deben ser competentes para asignar el área de la norma ISO 9001 en la que impacta cada documento. En caso de que un documento impacte a dos o más áreas de la norma, en el encabezado del archivo donde figura la codificación, deberá hacer referencia sólo a un área de la norma, la más trascendente, ya que la plataforma antes mencionada permitirá el registro de todas las demás áreas que sean necesarias, lo anterior a partir de la competencia técnica del gestor interno de la calidad. 4. Los gestores de la calidad deberán analizar cuidadosamente el ámbito de aplicación, el tipo de documento y el área de la norma ISO 9001, de cada documento, antes de codificarlo. 5. Las especificaciones para el almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y, disposición final de los registros, debe ser capturada por los gestores internos de la calidad, al momento de dar de alta los formatos de registro, en la Plataforma de Control de Documentos. 6. Las tablas de contingencia se podrán obtener, vía internet, por medio de reportes de la Plataforma de control de Documentos, diseñados para ello. 7. La versión del documento corresponderá al año en que fue aprobada y el indicativo de dos dígitos que le sigue, se refiere al número de revisión realizada durante el mismo año. 8. Para Documentos Normativos cuya aprobación esté fuera del área de libertad de los órganos colegiados del SB, se respetará la versión y año en el que fueron aprobados, sin alterar el documento de forma alguna, sin embargo para efectos de incorporación en la plataforma de Control de Documentos, se le asignará un código interno, donde se determine área de aplicación, tipo de documento, iniciales, área de la norma, año y versión, los cuales no alterarán la información de origen del documento. 9. Los documentos externos a nuestro SGC, que ya cuentan con un código institucional, éste se utilizará sin modificación, sin embargo para efectos de incorporación en la plataforma de Control de Documentos, se le asignará un código interno, donde se determine área de aplicación, tipo de documento, iniciales, área de la norma y versión, los cuales no alterarán la información de origen del documento 10. Para la redacción de contenidos de la documentación del SGC se utilizará el código del documento, sin incluir la versión ni revisión, ya que la plataforma de control de documentos hace referencia a las mismas. Por ejemplo la Instrucción de Trabajo CIBA_IT_AEF_7.5.1.b_2013_01 se citará, en la documentación que haga referencia a la misma, como CIBA_IT_AEF_7.5.1.b, lo cual permitirá actualizar, de manera automática, las versiones de la IT, cuando éstas se actualicen en la plataforma de control de documentos, sin tener que modificar el contenido de los documentos. 11. La plataforma de control de documentos permite realizar cambios en las versiones o revisiones de los documentos, así como editar el contenido de los mismos, sin que se pierdan los hipervínculos que los ligan a la documentación del SGC. Por lo que los códigos que se mencionan en los contenidos seguirán siendo vigentes, aun cuando se modifiquen los documentos. 12. Cuando un centro de información o proceso central cuenten con una considerable cantidad de formularios impresos sin el código correspondiente, se levantará una minuta en la que se explique la cantidad y folios pendientes de uso, que serán utilizados sin el código impreso. Página 7 de 16

8 13. Las plataformas serán codificadas como registros, en el ámbito de aplicación de las mismas. 9. POLÍTICA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS La distribución de los documentos, tanto los de aplicación general en el sistema bibliotecario como los que se aplican en el ámbito de los procesos centrales, es un compromiso del Responsable del Control de los Documentos de la DGB. Y en el caso de los documentos de aplicación particular, la responsabilidad recae en el Gestor Interno de la calidad de cada centro de información. Para lograr el control de la distribución de los documentos del SGC-SB, se ha dispuesto de la Plataforma de Control de Documentos, la cual sirve para asegurarse que las versiones que se distribuyen en las áreas de uso cumplen los requisitos, y cuya distribución se lleva a cabo conforme a lo establecido en las Tablas de Responsabilidad y Autoridad del presente procedimiento (ver apartados 12.1 y 12.2). Adicionalmente se ha determinado que la Plataforma de Control de Documentos, con acceso vía Internet, sirva de base para posibilitar la, búsqueda, recuperación e impresión de cualquier tipo de documento que se requiera y, para posibilitar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso, incluso para la revisión documental en línea que llevan a cabo tanto los auditores internos como externos. 10. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL USO NO INTENCIONADO Para prevenir el uso no intencionado de versiones no vigentes de los documentos del sistema de gestión de calidad se considerará, como la única versión vigente de los mismos, la que se encuentre dada de alta en la Plataforma de Control de Documentos, con acceso vía Internet. Siendo responsabilidad de los gestores internos de calidad, en su área de competencia, retirar todo tipo de versiones no vigentes de las áreas de uso. Las personas autorizadas para dar de alta o baja los documentos en la Plataforma de Control de Documentos deben mantener una copia digitalizada y/o una copia impresa de los documentos vigentes, bajo su resguardo, con el propósito de suministrarlos ante una posible falla de la plataforma o de energía en las áreas de uso. 11. DOCUMENTOS EXTERNOS Cuando un centro de información determine adoptar un documento externo a la UMSNH de aplicación particular, una vez aprobado, el GIC podrá subirlo directamente a la Plataforma de control de Documentos. En el caso de los documentos externos de aplicación general, el Representante de la Dirección deberá solicitar, mediante oficio dirigido al Responsable del Proceso de Gestión de Calidad de la DGB, la incorporación del archivo relativo a dicha norma, a la Plataforma de Control de Documentos. Página 8 de 16

9 12. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 12.1 RESPONSABILIDAD Los responsables de la aplicación del presente procedimiento son: los gestores internos de la calidad, representantes de la dirección, responsables de procesos centrales, así como integrantes de los órganos colegiados (comité de calidad, comités de centros de información) de las áreas que participan en el Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario (SGC-SB), en el ámbito de su competencia y, conforme a la siguiente tabla: Página 9 de 16

10 PUESTO Gestores Internos de la Calidad de los Centros de Información (GIC) y Responsable de Control de los Documentos de la DGB Representantes de la Dirección (RD) RESPONSABILIDAD 1. Coordinar las actividades de elaboración, revisión y aprobación de documentos del SGC, en el ámbito de su competencia; y en los casos que le corresponda revisar y aprobar los documentos 2. Controlar y mantener actualizada la documentación del SGC en la Plataforma de Control de Documentos. 3. Identificar los documentos del SGC, en el ámbito de su competencia mediante la codificación establecida en este procedimiento. 4. Asegurar que las versiones de los documentos vigentes se encuentran disponibles en los puntos de uso. 5. Asegurar la legibilidad y distribución de los documentos internos y externos necesarios para la operación de los procesos. 6. Controlar los documentos obsoletos para evitar su uso no intencionado, en el ámbito de su competencia. 7. Conservar un respaldo digitalizado del SGC y, cuando sea necesario, proporcionarlo al personal, en el ámbito de su competencia. 8. Orientar al personal respecto al uso Plataforma de Control de Documentos, en el ámbito de su competencia. 9. Distribuir los documentos y registros vigentes necesarios para los procesos, apoyándose en la Plataforma de Control de Documentos. 10. Identificar y controlar los documentos de origen externo que deban incorporarse al SGC, apoyándose en la Plataforma de Control de Documentos y a lo establecido en el presente procedimiento. 11. Capacitar al personal en el uso y aplicación general de los documentos, en el ámbito de su competencia. 1. Revisar y aprobar cambios en los documentos, conforme a las facultades que les haya otorgado el órgano colegiado correspondiente, en el ámbito de su competencia. 2. Revisar continuamente los documentos aplicables a sus áreas y proponer actualizaciones cuando sea necesario, en el ámbito de su competencia. 3. Comunicar al GIC en relación al uso de documentos externos en sus áreas y vigilar la aplicación de los mismos. 4. Mantenerse al tanto de los documentos vigentes que se publican en la Plataforma de Control de Documentos. 5. Participar en la capacitación del personal y usuarios en el uso y aplicación de los documentos, en el ámbito de su competencia. 6. Verificar la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento. Página 10 de 16

11 Órganos Colegiados (OC) Personal de la DGB y Centros d de información 1. Revisar y aprobar los documentos que se pongan a su consideración mediante el método que les resulte más conveniente (sesiones presenciales, correo electrónico, foro virtual, etc.) 2. Hacer llegar al GIC mediante el foro virtual, vía correo electrónico o personalmente, las observaciones o propuestas de modificación a los documentos, en el ámbito de su competencia. 3. Delegar la aprobación de algunos documentos del SGC en la persona o personas que se consideren pertinente, en el ámbito de su competencia. 1. Ingresar a la Plataforma de Control de Documentos para conocer las actualizaciones de la documentación del SGC. 2. Aplicar los documentos necesarios para la operación de los servicios bibliotecarios, en el ámbito de su competencia AUTORIDAD Se advierte que, en todo caso, prevalecerá la autoridad que emana de las normatividad universitaria, aprobada por los órganos colegiados respectivos. Por lo que en la siguiente tabla se asigna, de manera enunciativa, no limitativa, las autoridades particulares para la operación del Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario, en lo particular. ORGANO O PERSONA Órganos Colegiados Directivos de dependencias universitarias Representantes de la Dirección y Responsables de los Procesos Centrales Gestores Internos de la Calidad AUTORIDAD 1. Para aprobar todo tipo de documentos normativos y del sistema de gestión de calidad, en el ámbito de su competencia, conforme a la normatividad universitaria y al presente procedimiento. 2. Para delegar en los Representantes de la Dirección, tanto la revisión como la aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad que se consideren pertinentes. 3. Para delegar en los Gestores Internos de la Calidad, tanto la revisión como la aprobación de los formatos de registros e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad que se consideren pertinentes. 1. Dictar las medidas administrativas que se requieran para el cumplimiento de la normatividad institucional del SGC, en el ámbito de su competencia. 1. Para revisar y aprobar los documentos del sistema de gestión de calidad, conforme a la delegación de facultades que les hayan conferido sus propios órganos colegiados, en el ámbito de su competencia. 1. Distribuir los documentos en el ámbito de su competencia, para revisar y aprobar los formatos de registro del sistema de gestión de calidad, conforme a la delegación de facultades que les hayan conferido sus propios órganos colegiados, en el ámbito de su competencia. Página 11 de 16

12 13. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD (NOMBRE) DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 PROPUESTA Cualquier miembro del personal de la DGB o centros de información puede proponer cambios, modificaciones y/o la inclusión de documentos al SGC, explicando al RD y/o al GIC, los motivos y beneficios que se generarían con el cambio, para que este analice y formalice la propuesta de modificación 2 REVISIÓN El Responsable de Control de los Documentos de la DGB y /o los GIC de los centros de Información someten a revisión la propuesta de modificaciones, ante la persona u órgano colegiado, conforme a la Tabla Revisión y Aprobación de Documentos (Ver sección 16). De no pasar la revisión, el documento es regresado al paso anterior para su ajuste. 3 APROBACIÓN Se procede a aprobación del documento revisado en el paso anterior, conforme a la tabla de revisión y aprobación de documentos (Ver sección 16). Esta actividad solo aplica a los documentos que han pasado la revisión 4 IDENTIFICACIÓN Y El Responsable de Control de los Documentos de la CODIFICACIÓN DGB y /o los GIC de los centros de Información Identifican y codifican el documento atendiendo a lo dispuesto en el presente procedimiento, y a la Tabla de Requisitos Mínimos para el Control de Documentos (Ver sección 15). 5 ACTUALIZACIÓN El Responsable de Control de los Documentos de la DGB y /o los GIC de los centros de Información actualizan la documentación aprobada, y la incorporan a los documentos vigentes en la Plataforma de Control de Documentos, capturando todos los campos que se le indican para cada tipo de documento. 6 DISTRIBUCIÓN El Responsable de Control de los Documentos de la DGB y /o los GIC de los centros de Información distribuyen el documento o documentos aprobados, previo aseguramiento de su legibilidad, en las áreas y en los puntos de uso aplicables. Los documentos de origen externo no se distribuyen, se conservan para su consulta en la Plataforma de Control de Documentos y/o en la carpeta impresa del SGC 7 Retiro de Obsoletos El Responsable de Control de los Documentos de la DGB y /o los GIC de los centros de Información retira los documentos obsoletos de los puntos de uso y en su caso los destruye; los da de baja de la Plataforma de Control de Documentos. Los documentos obsoletos serán archivados, de manera automática, por la Plataforma de Control de Documentos, y cualquier persona podrá solicitar una copia digitalizada al Responsable de Control de los Documentos de la DGB. REGISTRO No requiere evidencia No requiere evidencia Manifestación de aprobación (Impresa electrónica) Documento Codificado o Documento incorporado a la Plataforma de Control de Documentos Documento disponible en las puntos de uso Archivo de documentos obsoletos de la plataforma de control de los documentos Página 12 de 16

13 14. DIAGRAMA DE FLUJO Página 13 de 16

14 15. TABLA DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Para el diseño de los documentos se observarán los siguientes requisitos mínimos: TIPO DE DOCUMENTO DOCUMENTOS NORMATIVOS, MANUALES, POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y PLANES DE CALIDAD FORMATOS DE REGISTROS INSTRUCCIONES DE TRABAJO EXTERNOS REQUISITOS Título o nombre del documento, logotipos, código, tabla de control de cambios, quién revisó, fecha y evidencia de revisión, quién aprobó, fecha y evidencia de aprobación, número de páginas Título o nombre del documento, logotipos, código, número de páginas. Título o nombre del documento, logotipos, código, número de páginas. Título del documento externo controlado NOTA: Los centros de información podrán determinar la ampliación de estos requisitos para los documentos, en el ámbito de su competencia Página 14 de 16

15 16. TABLA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTO REVISA APRUEBA DOCUMENTOS DE APLICACIÓN GENERAL Reglamento General de Bibliotecas Consejo del Sistema H. Consejo Universitario Bibliotecario Plan Estratégico del Sistema Comité de Calidad de la Consejo del Sistema Bibliotecario DGB Bibliotecario DOCUMENTOS DE APLICACIÓN EN LA DGB Inclusión o adopción de Representante de la Comité de Calidad de la DGB documentos externos de Dirección de la DGB aplicación general en el SGC- SB Manual de Gestión de la Calidad, Políticas y Procedimientos Documentados Obligatorios del SGC Planes de Calidad de los Procesos Centrales de la DGB Procedimientos e instrucciones de trabajo de los procesos centrales de la DGB Registros del SGC de la DGB Representante de la Dirección de la DGB Responsable de los procesos centrales de la DGB Responsable de Control de los Documentos Personal de los Procesos Centrales de la DGB CENTROS DE INFORMACIÓN Reglamento interno de los centros Comité del centro de de información información Documento Estratégico Representantes de la Dirección Política de Gestión de Colecciones Política de Prestación de Servicios Inclusión o adopción de documentos externos de aplicación particular en el centro de información Manuales Gestores Internos de Planes de calidad y/o Procedimientos de los procesos (PGC y PPS) Instrucciones de trabajo Formatos de registro Catálogos Documentos informativos Documentos de nueva creación Calidad Comité de Calidad de la DGB Representante de la Dirección de la DGB Responsable de los procesos centrales de la DGB Responsable de los procesos centrales de la DGB Consejo Técnico Comité del Centro de Información Representantes de la Dirección Página 15 de 16

16 17. TERMINOS Y DEFINICIONES Para el presente procedimiento aplican los términos y definiciones de la Norma ISO 9000: 2005, además de los siguientes: TÉRMINO Órganos colegiados Centros de información Representante de la Dirección de la DGB Representante de la Dirección en los centros de información Responsable de proceso central de la DGB Gestor Interno de la Calidad de la DGB Gestor Interno de la calidad en los centros de información Personal del Sistema Bibliotecario Plataforma de control de documentos Reglamento General de Bibliotecas Ley Orgánica Documento Externo DEFINICIÓN H. Consejo Universitario, Consejo del Sistema Bibliotecario, Comité de Calidad de la DGB, Comités de los Centros de Información. Centro de Información, Biblioteca, Hemeroteca o Archivo, según sea el caso Subdirector Técnico de la DGB Encargado, responsable o jefe del centro de información Encargado, responsable o jefe de un proceso central de la DGB Responsable del Proceso de Gestión de la Calidad Persona responsable de coordinar las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en el centro de información. Personas que laboran dentro de las áreas de la Dirección General de Bibliotecas o en los Centros de Información. Software en línea instalado en la página de la Dirección General de Bibliotecas que sirve para registrar y dar acceso a todo tipo de archivos correspondientes a la documentación del sistema de gestión de calidad. Reglamento General de Bibliotecas. Aprobado el 28 de Marzo de 2000 Ley Orgánica de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo última reforma publicada en el Periódico oficial: 18 de septiembre de 1986 Documento adoptado de una instancia externa a la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, con aplicación en el SGC, en un ámbito de aplicación determinado 18. ABREVIATURAS Y SIGNIFICADO ABREVIATURA SB DGB SGC RD RPC GIC SIGNIFICADO Sistema Bibliotecario Dirección General de Bibliotecas Sistema de Gestión de Calidad Representante de la Dirección Responsable de un proceso central de la DGB Gestor Interno de la calidad Página 16 de 16

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