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1 ^c 0 \ i.-iv a función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: un estudio del RAMP Programa General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París 1989 h m 199

2 Original: inglés PGI-89/WS/6 París, mayo de 1989 LA FUNCIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACIÓN: UN ESTUDIO DEL RAMP Edición revisada preparada por James B. Rhoads Programa General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

3 Este documento es la reproducción fotográfica del texto del autor Asiento que se recomienda para el catálogo: Rhoads, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP / Edición revisada / preparado por James B. Rhoads [para el] Programa General de Información y UNISIST.- París: Unesco, págs.: 30 cm. (PGI-89/WS/6) I. Título II. Unesco. Programa General de Información y UNISIST III. Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) (g) Unesco, 1989

4 - iii - INDICE 1. INTRODUCCIÓN 1 Página 2. UTILIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE GESTION DE DOCUMENTOS 3 3. SINGULARIDAD Y UTILIDAD DE LOS ARCHIVOS OTRAS CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS MODERNOS Y DE LOS PROGRAMAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS RELACIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS CON OTROS SISTEMAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN RESUMEN Y CONCLUSIONES 42 BIBLIOGRAFÍA SELECCIONADA 43

5 PREFACIO Con objeto de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros, en particular los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documentos y archivos, la División del Programa General de Información de la Unesco ha establecido el Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP. Los elementos básicos del programa RAMP reflejan los temas generales del Programa General de Información y contribuyen a ellos. Así pues, el RAMP comprende proyectos, estudios y otras actividades destinados a: - establecer normas, reglas, métodos y otros instrumentos normativos para el tratamiento y transferencia de información especializada y para la creación de sistemas de información compatibles; - hacer que los países en desarrollo puedan establecer sus propias bases de datos y tengan acceso a las bases existentes en todo el mundo, con objeto de intensificar el intercambio y la corriente de información mediante la aplicación de tecnologías modernas; - promover el desarrollo de redes de información regional especializada; - contribuir al desarrollo armonioso de servicios y sistemas internacionales de información compatibles; - establecer sistemas nacionales de información y mejorar los diversos elementos de dichos sistemas; - formular políticas y planes de desarrollo en este terreno; - formar a especialistas y usuarios de la información y promover el potencial nacional y regional de enseñanza y formación en materia de ciencias de la información, biblioteconomía y administración de archivos. Este estudio del RAMP se ha preparado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CÍA). Su finalidad consiste en recapitular las técnicas y procesos existentes y las directrices que pueden aplicarse a la selección e introducción de las técnicas y procesos que sean más adecuados para una situación determinada. El presente estudio, preparado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CÍA), se presenta en forma abreviada y actualizada con el mismo título que el documento del mismo autor publicado en 1983 (PGI-83/WS/21). Los expertos invitados a la tercera Consulta sobre el RAMP III consideraron que este trabajo era uno de los más importantes de la serie de publicaciones del RAMP e indicaron que sería muy útil actualizarlo y volverlo a editar en forma que facilitase su utilización por todos los profesionales de archivos. Como el anterior, el presente estudio va acompañado de una importante bibliografía, también actualizada. Cualquier comentario o sugerencia respecto del presente estudio deberá dirigirse a: División del Programa General de Información, Unesco, 7 Place de Fontenoy, París, Francia. Los demás estudios preparados por el programa RAMP también pueden solicitarse a esta misma dirección.

6 PGI-89/WS/6 1. IHTRODUCCION Del título del presente estudio se desprende que los documentos y archivos constituyen parte esencial e importante de los recursos de información de un país y que los programas para su gestión y utilización son o deberían ser partes esenciales del sistema nacional de información. El presente estudio tiene por finalidad suministrar información a los decisores sobre el carácter y el valor fundamental de los archivos y sobre los procedimientos y programas por los que debe regirse la gestión de los archivos y de los documentos corrientes. El estudio trata de demostrar los beneficios culturales, sociales y económicos que puede obtener un país mediante la conservación y utilización de sus archivos y las importantes economías y gran eficacia que se obtendrán necesariamente con los sistemas y servicios de gestión de archivos. Los archivos son un instrumento básico de administración. Gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Comprenden toda la información registrada, producida o recibida por una organización al realizar sus operaciones. La documentación puede presentarse en la forma tradicional de documentos escritos en papel y también en microformas o medios legibles por máquina, por ejemplo, cintas o discos de computadora; comprende además fotografías, grabaciones, películas y cualquier otro medio de grabación o transmisión de la información cuando una organización realiza sus operaciones. En los archivos se conservan documentos no corrientes que se han evaluado formalmente y que conservan un valor constante o permanente en tanto que prueba o para fines de investigación^). En los archivos se conserva por lo general solamente un pequeño porcentaje escogido entre el gran volumen de documentos, que es, sin embargo, útil y valioso por múltiples razones. En primer lugar, son como la memoria de un país y permiten a una sociedad planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Los archivos registran las obligaciones y compromisos del gobierno y constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos. En su conjunto, los archivos contienen una gran cantidad de información sobre las personas, las organizaciones, el desarrollo social y económico, los fenómenos naturales y los diferentes acontecimientos, y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano para escribir sobre todos los aspectos de la historia de un país. Como fuente de la historia nacional, los archivos pueden contribuir considerablemente a fomentar la comprensión que una nación tenga de sí misma y a crear el sentido de identidad nacional. El presente estudio versa principalmente sobre los documentos y archivos gubernamentales y, muy particularmente, los del gobierno nacional o central. Sin embargo, los programas y procedimientos que son necesarios para la gestión adecuada de los documentos y archivos gubernamentales son también de aplicación tan valiosa en lo tocante a los registros y archivos de las empresas comerciales y demás organizaciones e instituciones no gubernamentales. En conjunto, el valor informativo de los documentos y archivos de esas organizaciones puede competir con los del gobierno y desempeñar así una función muy importante en el sistema nacional de la información. 1) En Francia y en otros países de habla francesa el término "archivos" se aplica a toda clase de documentos, puesto que los de uso corriente se denominan "archivos administrativos".

7 PGI-89/WS/6 - pág. 2 Por último, este estudio determina y describe los elementos que comprende un programa general para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes y para determinar, conservar y fomentar sistemáticamente la utilización de los archivos. Estos elementos programáticos pueden clasificarse según los cuatro títulos o fases siguientes que representan el ciclo total de vida de los documentos. La fase de producción de documentos abarca los elementos siguientes: diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de la correspondencia, gestión de informes y directrices, fomento de sistemas de gestión de la información y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos. La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspectos siguientes: creación y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recuperación de datos, gestión de registros, gestión del correo y las telecomunicaciones, selección y manejo de máquinas copiadoras, análisis de sistemas, producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos. La fase de disposición de los documentos abarca la identificación y descripción de las series de documentos, el establecimiento de programas de retención y disposición de documentos, la evaluación y eliminación de documentos y la transferencia de documentos de valor permanente a los archivos. La administración de archivos abarca el diseño y equipamiento de los depósitos, los métodos y procesos de reparación y conservación de los archivos, el planeamiento de políticas de acceso a los archivos, los procedimientos del servicio de referencias, la creación de nuevos archivos y la información sobre los mismos. Varios de estos elementos dependen en gran medida de la utilización de computadoras y de la micrografía. En las páginas que siguen se trata detalladamente de cada uno de los elementos mencionados.

8 PGI-89/WS/6 - pág UTILIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE GESTION DE DOCUMENTOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS Por qué son importantes los programas de gestión de documentos? Los documentos son los instrumentos básicos con los cuales se llevan a cabo las funciones y los procesos. Si los documentos se gestionan bien, el gobierno verá incrementada su eficacia, los programas oficiales serán más sensibles y se conseguirán economías. Cuáles son los elementos básicos del sistema de gestión de documentos? Un sistema completo de gestión de documentos se ocupa de todo lo que sucede con un documento a lo largo de su "ciclo vital", es decir, desde su "nacimiento", a lo largo de toda su "vida productiva" como medio de ejecutar las funciones de la organización, hasta su "muerte" o destrucción, cuando ha servido para todo lo que podía servir útilmente, o su "reencarnación", en forma de archivos, si merece ser conservado permanentemente. Estas actividades se dividen en tres fases, que pueden definirse como: 1) creación del documento; 2) utilización y mantenimiento del documento; y 3) eliminación del documento. Un programa eficaz de gestión de documentos exige una dirección por parte de una autoridad pública central, preferiblemente la administración nacional de archivos, más la participación activa de diversos organismos en la ejecución del programa. Para garantizar este último elemento, los administradores principales del organismo deben dar prioridad al programa de gestión de documentos. Han de entender los objetivos y ventajas del programa y apoyarlo de manera permanente. Asimismo, cada organismo debe contar con un funcionario encargado de organizar la gestión de los documentos dentro del organismo y del enlace con los archivos centrales del Estado y las autoridades encargadas de la gestión de los documentos. Este funcionario deberá encargarse también de asesorar a los gestores de nivel intermedio respecto de las tácticas adecuadas de gestión de documentos, de la formación de los empleados encargados de trabajos de archivo y de fomentar la aplicación de la micrografía y la automatización a los procesos de información, cuando estas tecnologías sean adecuadas y rentables. Este funcionario deberá participar también en todos los sistemas de información, independientemente del medio o el formato. Es evidente que este funcionario ocupa un lugar clave en el programa oficial de gestión de documentos. No es probable que el programa tenga éxito si no cuenta con un conjunto de funcionarios eficaces de gestión de documentos a nivel de organismos.

9 PGI-89/WS/6 - pág. 4 Cómo puede gestionarse y controlarse la creación de documentos? La creación de documentos, que es la primera fase de la gestión, es especialmente importante porque si se administra de manera efectiva: 1) evitará la creación de documentos no esenciales, disminuyendo así el volumen de los que deban manipularse, controlarse, almacenarse y eliminarse; 2) realzará la utilidad y el valor de los documentos necesarios; y 3) garantizará una utilización adecuada de la micrografía y la automatización durante todo el ciclo vital del documento. Los elementos específicos de un programa destinado a controlar la creación de documentos pueden describirse brevemente como sigue: El diseño de formularios consiste en la selección de los materiales adecuados para la utilización prevista de los formularios y su periodo de vigencia; la determinación de las dimensiones adecuadas, compatible con la finalidad de los formularios y la cantidad de información que deba insertarse; y la voluntad de facilitar la utilización de los formularios, mediante la ordenación adecuada de los elementos de información y unas instrucciones claras. La gestión de formularios incluye la organización de controles sobre el número de ejemplares que deban prepararse y archivarse, la asignación de un número único a cada formulario, asegurándose de que se preparan nuevos formularios cuando sea necesario, y la revisión o cancelación de los formularios anticuados. Esta actividad puede abarcar también la promoción, por una autoridad central, de un sistema de formularios uniformes para registrar la información comparable en más de un organismo. La gestión de la correspondencia se ocupa de la calidad y la duración de los materiales de registro, en especial de las copias de las cartas enviadas. Esta actividad concierne también al formato y la calidad de las cartas y memorandos y debe asegurar que su fondo y forma sean adecuados. Se procurará reducir al mínimo el número de copias preparadas y archivadas, así como el de borradores antes del envío. Los formularios de cartas forman parte a la vez de la actividad de gestión de los formularios y de la correspondencia. La gestión de los informes trata del contenido y formato de los informes, los intervalos de su preparación, y las relaciones entre los informes iniciales y los definitivos preparados a diversos niveles de la organización. Se ocupa también de la asignación de un número único a cada serie de informes, el control del número de ejemplares de cada informe y su ulterior distribución y archivo, y la cancelación o modificación de los informes que no satisfagan las necesidades de los receptores. Los sistemas de gestión de la información (MIS), que suelen estar automatizados, son una extensión y derivación de la gestión de informes. La preparación de un MIS implica la determinación de lo que un gestor necesita saber para adoptar decisiones informadas, cuándo hace falta la información, el formato en el que la información será más util y la creación de sistemas para garantizar que la información se prepara y presenta a tiempo. La gestión de directrices se ocupa de la preparación y difusión de información sobre políticas y procedimientos. Comprende la determinación del estilo y el formato de las directrices y los medios y alcance de la distribución. Se trata de conseguir un sistema de directrices que sea flexible, de posible ampliación, fácil de modificar y completo.

10 PGI-89/WS/6 - pág. 5 Los programas informáticos de tratamiento de textos permiten ahorrar mucho tiempo y trabajo en la oficina moderna para la preparación de formularios, correspondencia, informes y directrices. La información textual que es probable vaya a utilizarse repetidamente, quizás con algunas variaciones, se almacena en una computadora o en aparatos auxiliares, se maneja cuando sea menester y se vuelve a imprimir con absoluta exactitud y un esfuerzo mínimo. El tratamiento de textos facilita también la corrección y evita la mecanografía repetida de borradores. Una vez pasada la fase de creación, cuáles son los medios principales de una gestión activa de documentos? La segunda fase de la gestión de documentos, mencionada a veces con el nombre de utilización v mantenimiento de documentos, comprende el control, utilización y almacenamiento de los documentos necesarios para realizar o facilitar las actividades de una organización. Esta actividad abarca medidas destinadas a garantizar: 1) la pronta disponibilidad de la información y los documentos necesarios; 2) la utilización rentable de la información y los documentos actuales; y 3) la selección de suministros, equipo y lugares para el almacenamiento de documentos. Los elementos que componen esta fase de la gestión se describen a continuación: Sistemas de archivo y recuperación de información. La preparación de estos sistemas -manuales, mecanizados o automatizados- debe centrarse en el orden en que se archivan o mantienen los documentos o la información y en los medios para identificar y recuperar fácilmente los documentos o archivos. Estos sistemas deberán ajustarse a las necesidades operativas de las oficinas a las que atienden y prever la necesidad de proteger cualquier información que la necesite en especial. Estos mismos criterios pueden ser importantes para determinar si es más adecuado un sistema de archivos centralizado o descentralizado. Los sistemas de archivo deben permitir una fácil identificación de los documentos de utilidad permanente, la destrucción periódica de los documentos de utilidad transitoria y las transferencias periódicas de documentos no actuales a zonas intermedias de almacenamiento o centros de archivo. La gestión de archivos se define a veces de modo que incluya la elaboración y funcionamiento de los sistemas de archivo y recuperación de documentos, pero en realidad su campo es mucho más amplio. Puede comprender la gestión de muchos sistemas de archivo y recuperación de una gran organización; la capacitación del personal archivero; la selección de los suministros y el equipo adecuado de archivo; la garantía de la plena utilización del equipo existente y el control de la compra de equipo adicional; y el desarrollo de sistemas para el almacenamiento de la información en medios que no sean de papel, como microfichas o medios magnéticos, con un sistema informatizado de recuperación de la información. Los encargados de la gestión de los archivos pueden ocuparse también de la eliminación de los documentos, el funcionamiento de una zona intermedia de almacenamiento para documentos semiactuales, y la transferencia de los documentos menos activos a un centro de archivo. La gestión del correo y las telecomunicaciones guarda relación con la gestión de la correspondencia, pero es distinta de ella. Puede comprender el control de las comunicaciones que llegan para asegurar su pronta recepción en la oficina adecuada, la elaboración y gestión de sistemas de correspondencia en el interior de la oficina y la determinación de los medios más adecuados y rentables de despachar las comunicaciones al exterior.

11 PGI-89/WS/6 - pág. 6 Gestión de copiadoras. El empleo cada vez mayor de máquinas de copiar ha facilitado mucho la labor de las oficinas pero al mismo tiempo ha acelerado la creación de documentos y ha abierto nuevas posibilidades de despilfarro y abuso. Así pues, la selección y gestión de las máquinas copiadoras ha cobrado una importancia creciente. La selección de la máquina más adecuada requiere el examen de muchos factores: capacidad de producción en comparación con las necesidades; sencillez y adaptabilidad de manejo; fiabilidad mecánica; disponibilidad de servicios de reparación y mantenimiento, piezas sueltas y suministros; duración del papel y persistencia de la imagen; y criterios para determinar si es mejor alquilarla o comprarla. Asimismo, conviene determinar la cantidad de material necesario; por ejemplo, una máquina grande, de muchas funciones y alta capacidad, puede ser menos costosa y más útil que varias máquinas pequeñas. Una vez se ha instalado el equipo, subsisten varias esferas en las que es necesario mantener una vigilancia continua: limitación de la compra de nuevas máquinas a las necesidades reales de la organización; determinación de la mejor ubicación de las máquinas en relación con sus usuarios; y establecimiento de procedimientos de control para reducir al mínimo el despilfarro y la utilización no autorizada. Un instrumento extremadamente valioso para mejorar la gestión de los documentos activos es el análisis de sistemas. Este procedimiento consiste en el examen detallado de la manera en que se lleva a cabo el trabajo, junto con la consideración sistemática de los medios opcionales para llevarlo a cabo. Lo que se pretende es ahorrar dinero o mejorar la calidad, la productividad o la capacidad de respuesta. Aunque el análisis de sistemas es aplicable a muchos sectores de la actividad de gestión, es especialmente eficaz en el campo de la gestión de documentos, porque gran parte de la labor de una oficina se lleva a cabo mediante la creación y la utilización de documentos. Por ejemplo, el cambio en el modo de compilar, registrar, manipular y archivar la información puede influir de manera considerable en la eficacia del funcionamiento, el tiempo necesario para alcanzar una decisión o prestar un servicio y la calidad y capacidad de respuesta de los procesos del sector público. Por otra parte, el orden y el modo en que se lleven a cabo las diversas fases de un proceso pueden influir de manera muy importante en el tipo de información necesaria, el modo en que se registra la información y el diseño de los formularios y los informes. Asimismo, deberá recurrirse al análisis de sistemas cuando se considere la posibilidad de automatizar los sistemas de información o de introducir aparatos de micrografía. Qué puede hacerse para proteger los documentos activos en caso de catástrofe? Dos medidas que, combinadas, protegerán a una organización contra los peores efectos de una catástrofe importante son un programa de documentos esenciales y un plan de emergencia para casos de catástrofe. A continuación se describen brevemente ambos sistemas: Los programas de documentos esenciales se establecen con la finalidad de garantizar que, en caso de guerra o catástrofe natural, sobreviva el contenido de la información de los documentos fundamentales, permitiendo así la continuidad de las funciones esenciales. Cada gobierno ha de determinar por sí mismo qué documentos son más esenciales, pero de ordinario se tratará de certificaciones de importantes obligaciones jurídicas, planes de emergencia, identificación del personal civil y militar indispensable, planes militares, información básica acerca de la infraestructura industrial, planes para la distribución de alimentos y otros

12 PGI-89/WS/6 - pág. 7 productos imprescindibles, instalaciones y personal médico. Un programa de documentos esenciales establece criterios para seleccionar esos documentos, que se reproducirán en microficha o en otro medio, y para adquirir medios seguros de almacenamiento y utilización. El plan de documentos esenciales debe prever una actualización periódica que sustituya los documentos anticuados por otros actuales. La planificación para casos de catástrofe comprende lo siguiente: 1) prevención de catástrofes que puedan dañar los documentos; 2) medios de atenuar los daños causados a los documentos por una catástrofe; y 3) medios para salvaguardar los documentos esenciales, permitiendo que una organización siga funcionando después de una catástrofe. Un plan de emergencia para casos de catástrofe prevé la identificación y corrección de las causas potenciales de la catástrofe, así como el almacenamiento o identificación de las fuentes de suministro de los materiales necesarios para las actividades de recuperación, la identificación de los expertos a los que puede recurrirse una vez sobrevenida la catástrofe, la asignación de personal a las tareas posteriores a la catástrofe y el establecimiento de prioridades para los esfuerzos de salvaguardia y recuperación que sean menester a la luz de la naturaleza y al alcance de la posible catastro fe2). Qué puede hacerse para poner freno al crecimiento de los archivos no activos en las oficinas? El centro de documentos (o, en un país grande, una red de centros de documentos) es esencial para cualquier esfuerzo que hagan las autoridades con objeto de poner freno al alud de documentos característico de los tiempos modernos. Los centros de documentación están concebidos de manera que puedan almacenar grandes cantidades de documentos que son relativamente inactivos pero necesarios durante periodos variables. El personal del centro se encarga de la destrucción autorizada de los documentos que ya no hagan falta, y de proporcionar referencias sobre los documentos a los organismos de procedencia de éstos. En algunos países, los documentos que deben conservarse permanentemente se depositan en el centro correspondiente durante varios años antes de ser transferidos a los archivos nacionales. Durante este tiempo el personal puede perfeccionar su ordenación, preparar dispositivos básicos de localización y adoptar medidas esenciales de conservación. En la mayoría de los países, los documentos almacenados en un centro permanecen bajo la custodia legal de la institución que los transfiere. En algunos, las autoridades de archivo son responsables de su custodia física y de aplicar todas las medidas administrativas para su utilización y salvaguardia, teniendo en cuenta las normas formuladas por la institución que transfiere los documentos. En otros países, se asignan a cada institución los locales necesarios para almacenar sus propios documentos y cada una de ellas proporciona el personal necesario. En esos casos, las autoridades de archivo pueden ser responsables únicamente de la seguridad y de la conservación general del centro. En cuanto al funcionamiento de los centros de documentación, las relaciones entre las autoridades pertinentes y las instituciones que transfieren los 2) Sally A. Buchanan, Disaster Planning f Preparedness and Recovery for Libraries and Archiver»; A RAMP Study with Guidelines? Paris, Unesco, 1988.

13 PGI-89/WS/6 - pág. 8 documentos deberían establecerse de conformidad con las tradiciones y la estructura administrativa de cada país. De ordinario es posible conseguir una utilización más efectiva del espacio y del material, así como otras economías, si se confiere toda la responsabilidad del centro de documentación a las autoridades de archivo. Las instalaciones de los centros de documentación deberán estar concebidas de modo que permitan albergar, a bajo costo, grandes cantidades de documentos. La mejor manera de lograr este objetivo es utilizar habitaciones de techo muy alto y emplear anaqueles que permitan el almacenamiento de un gran volumen de documentos en el mínimo espacio posible. El gobierno federal de los Estados Unidos de América, que es el que cuenta con más experiencia en el diseño y gestión de centros de documentación, logra generalmente un promedio de más de cinco metros cúbicos de documentos por cada metro cuadrado de espacio. En la actualidad, en los Estados Unidos se economizan anualmente casi 30 dólares por cada metro cúbico de documentos que se trasladan del archivo de una oficina administrativa a los centros federales de documentación. Alrededor del 40% de los documentos federales están almacenados en centros de documentación y el gobierno ahorra unos 200 millones de dólares al año por este concepto. Desde luego, los datos correspondientes a los ahorros serán diferentes en los diversos países, pero el empleo de centros de documentación daría lugar evidentemente a economías considerables en la mayoría de los países. Los centros de documentación deben estar situados en edificaciones resistentes al fuego, equipadas con sistemas automáticos de alarma y control de incendios. La seguridad física debería garantizarse mediante sistemas automáticos de alarma o con vigilancia de día y de noche. El control de la temperatura y la humedad puede ser menos riguroso en los centros de documentación que en los edificos para archivos, ya que la mayor parte de los documentos almacenados en los primeros tienen valor pasajero. Cómo eliminar los documentos inactivos protegiendo al mismo tiempo los intereses de la administración? La tercera fase de la gestión de documentos, la eliminación de documentos f es difícil, ya que requiere una serie de decisiones acerca de la conservación de documentos como documentación permanente que dé testimonio de la historia de un país, y sobre el periodo de conservación de otros documentos por razones administrativas y jurídicas. En este proceso intervienen tanto los archivistas como los gestores de documentos. Los países utilizan diferentes procedimientos para adoptar esas decisiones, pero todo programa eficaz de eliminación de documentos deberá prever de una forma u otra las siguientes actividades: 1) identificación y descripción de documentos por series o clases; 2) determinación de estas series o clases para su conservación o eliminación; 3) evaluación para determinar qué documentos han de mantenerse permanentemente en los archivos; 4) eliminación periódica de los documentos no permanentes: y 5) transferencia de los documentos permanentes a los archivos nacionales^). Estos procesos constituyen el aspecto más básico de la gestión de documentos y permiten obtener ahorros tangibles y evitar costos con mayor rapidez que todos los demás elementos de la gestión, especialmente si se combinan con la utilización de un centro de documentación. 3) Thomas W. Wadlow, The Disposition of Government Records. París, Consejo Internacional de Archivos, Un examen de las prácticas de eliminación y los criterios de evaluación en varios países figura en el trabajo de Ake Kromnow, "The Appraisal of Contemporary Records", Archivum, Vol. 26 (Actas del octavo Congreso Internacional de Archivos), 1979, págs

14 PGI-89/WS/6 - pág. 9 La secuencia de documentos descrita a continuación configura un método para llevar a la práctica los elementos más destacados de un sistema de eliminación de documentos: Identificación y descripción de series de documentos. Las decisiones válidas sobre la conservación o eliminación de documentos únicos deben basarse en información fidedigna acerca del carácter, volumen, información contenida y relaciones internas de los propios documentos. La creación de esta base de información por una administración que empiece a preparar un sistema de elaboración de documentos supone un considerable esfuerzo, pero es una inversión que se amortizará con creces. Para ello es necesario hacer un estudio de todos los documentos oficiales, seguido de la preparación de un inventario de los elementos comunes de información acerca de todas las series o clases de documentos. Estos elementos son los siguientes: 1) título de la serie y breve descripción de la clase de documentos de que se trata; 2) fechas abarcadas; 3) cantidad en metros lineales, pies cúbicos u otra unidad de medida compatible, indicando en algunos casos, de ser posible, el número de volúmenes (si los documentos están encuadernados) o el número de unidades (si los documentos son mapas, fotografías, carretes de película o cinta o disquetas de computadora); 4) breve descripción del contenido de los documentos; 5) cálculo de la frecuencia de consulta; y 6) información específica para su localización, incluidas la institución y la subdivisión administrativa que los custodia, la dirección o el nombre del edificio y el número de la oficina o el piso en que están situados. También será útil la información sobre el equipo ocupado por los documentos (medidas de los anaqueles o número y tamaño de los archivadores) y la velocidad con que se acumulan anualmente^). Con objeto de asegurar la comparabilidad y homogeneidad esenciales de la información que figura en el inventario, se preparará un formulario uniforme que deberá ser utilizado por todos los que participan en el estudio. Teóricamente, las personas más indicadas para realizar el estudio son los funcionarios encargados de la gestión de documentos de la institución o, en su defecto, el personal de administración de los archivos. Si no se dispone de suficiente personal de ambas procedencias, podrá aumentarse la plantilla con estudiantes o administrativos. En caso de que se recurra a esta última solución, las autoridades de archivo tendrán que organizar cursos de formación e impartir instrucciones detalladas, hacer inspecciones in situ y exigir a intervalos frecuentes la presentación de formularios cumplimentados del estudio, para asegurarse de que se prepara un inventario coherente y preciso. Preparación de listas de conservación y eliminación de documentos. Una vez terminado el inventario de una o varias instituciones y presentado a la administración de archivos, podrá empezar la preparación de 4) El inventario de las series existentes de documentos como requisito previo para la creación de programas de conservación y eliminación suele hacerse una sola vez. Cuando está en marcha un buen sistema de archivo y recuperación de documentos, la modificación de los programas existentes o la creación de programas nuevos puede ser una prolongación natural de estos sistemas.

15 PGI-89/WS/6 - pág. 10 listas de conservación y eliminación de documentos. También en este caso se necesitará rellenar un formulario con casillas para los datos siguientes: 1) nombre de la institución y de sus principales subdivisiones; 2) títulos y breves descripciones de las series o clases de documentos, ordenados quizás de acuerdo con la organización jerárquica de la institución; 3) número o indicador único de cada lista y cada una de las series; 4) tiempo que la institución de procedencia debe conservar la serie; 5) tiempo, de haberlo, que el centro de documentación debe conservar la serie; 6) indicación del posible valor permanente de los documentos; y 7) duración de los periodos en que se prohiba o limite la consulta de los documentos. El formulario deberá contener además casillas para las firmas de aprobación, tanto de la institución como de la administración de archivos y de cualquier otra autoridad competente, como los funcionarios de la oficina jurídica o de la auditoría financiera. Todo ello debería permitir deducir lo siguiente de un formulario completado: 1) cuándo deben destruirse los documentos, si no son permanentes y si la destrucción debe correr a cargo de la institución o del centro de documentación; y 2) cuándo deben transferirse los documentos permanentes a los archivos nacionales, desde el centro de documentación o directamente desde el organismo. El funcionario de la institución encargada de la gestión de documentos debe completar el borrador de la lista, pero si ello no es posible la tarea deberá correr a cargo de la administración de archivos. En todo caso, los funcionarios de la institución deberán determinar cuánto tiempo deben conservarse los documentos por razones administrativas o jurídicas, aunque las autoridades de archivo podrían hacer recomendaciones al respecto. Una variante de las listas de conservación y eliminación de documentos es el "plan general", que proporciona instrucciones para la eliminación de los documentos o funciones que son comunes a varias o todas las instituciones. Entre estas funciones cabe incluir finanzas y la contabilidad, personal, compras o viajes y transportes. Este instrumento de eliminación de documentos deberá gozar de prioridad en los programas de gestión de documentos que abarquen a la totalidad de la administración, por su utilidad al facilitar la eliminación de grandes cantidades de documentos de gestión. Cómo se identifican los documentos de validez permanente? En este punto del proceso de eliminación de documentos, la institución originaria habrá determinado ya probablemente los periodos durante los cuales debe conservarse cada serie de documentos para satisfacer sus propias necesidades administrativas o las prescripciones jurídicas. Corresponderá ahora a las autoridades de archivo determinar si algunas de las series que figuran en la lista tienen una utilidad propia que vaya más allá de los intereses de la institución, y en este caso si tienen una utilidad suficiente para conservarlas permanentemente en los archivos nacionales. Este proceso, llamado de evaluación de documentos es la actividad archivística profesional más difícil e importante, ya que una vez que se ha tomado la decisión de destruir un conjunto único de documentos es posible que la información que contenían no pueda obtenerse de ninguna otra fuente. La evaluación de documentos es una función de archivo, no de gestión de documentos, y aquí nos referimos a ella no solamente para dar un ejemplo de la

16 PGI-89/WS/6 - pág. 11 secuencia adecuada que hay que seguir en todos los procesos de eliminación de documentos. Otros aspectos de la evaluación de documentos se examinan en las páginas 19 y 20. La evaluación de documentos da comienzo con un examen de los borradores de listas y las disposiciones de conservación y eliminación propuestas por la institución originaria. Las listas incluirán probablemente algunas series que deban eliminarse porque guardan relación con funciones administrativas secundarias, actividades de administración interna o procesos auxiliares. Asimismo, pueden comprender series cuya utilidad justifique su conservación permanente en los archivos, como por ejemplo leyes, tratados, correspondencia diplomática, planes militares, correspondencia o expedientes políticos de ministros y sus principales auxiliares, decisiones jurídicas que sienten precedentes y archivos resumidos de presupuestos y planificación. Así pues, el trabajo del evaluador de documentos se centrará principalmente en las series que no puedan considerarse fácilmente como prescindibles o como permanentes. Los documentos que pertenecen a esta "categoría intermedia" exigen un estudio cuidadoso antes de que se decida si se han de conservar o eliminar. Dicho estudio puede requerir el análisis de los documentos mismos, una comparación con otras series en las que pueda figurar parte de la misma información y una evaluación de su utilidad para las diversas clases de investigación. El archivero que realice esta tarea debe comprender la naturaleza y la práctica de la investigación, estar al corriente de las investigaciones que se realizan y sus tendencias, conocer la historia del país y del desarrollo y la organización de las instituciones administrativas, y estar familiarizado con otros recursos de investigación en el archivo mismo, en bibliotecas, en centros de documentación, etc. El archivero que hace la evaluación debe además aplicar sus cualidades personales de inteligencia, sano juicio, imaginación y sentido de la responsabilidad, ya que se convierte en juez de lo que la nación debe guardar como memoria oficial para el futuro. Por lo general, su recomendación será que se conserven o se destruyan las series de documentos en su totalidad. Si la serie contiene documentos de evidente utilidad, pero otros de poca importancia, quizás sea necesario hacer una evaluación archivo por archivo. En otros casos el archivero encargado de la evaluación podrá recomendar que se conserve una muestra de los documentos. Esta última decisión debe adoptarse con precaución, ya que una muestra adecuada es difícil de preparar y los resultados del muestreo a veces no son satisfactorios^). Las recomendaciones del evaluador, y los motivos en que se basen, deberán recogerse en un informe formal que, antes de ser aprobado, se presentará a las autoridades superiores de la administración de archivos. Sólo el jefe de los archivos nacionales podrá dar la aprobación final de cualquier permiso para destruir documentos o, si el proceso de aprobación fuera colectivo, deberá contarse con su acuerdo explícito. Una vez aprobadas las recomendaciones expuestas en el informe de evaluación, será posible completar la lista de conservación y eliminación de documentos. La lista deberá revisarse para indicar qué documentos, en su caso, se 5) Felix Hull, Utilización de las técnicas de muestreo en la conservación de registros: estudio del RAMP y directrices al respecto, París, Unesco, 1981.

17 PGI-89/WS/6 - pág. 12 han considerado de valor permanente. A continuación deberán firmar la lista revisada los funcionarios autorizados de la institución originaria y de los archivos nacionales. En ese momento la lista se convierte en un acuerdo oficial entre la institución y los archivos, y constituye una autorización permanente para la destrucción de los documentos eliminables de conformicad con los criterios de conservación indicados. Las listas de conservación y eliminación de documentos no son un instrumento inalterable, sino que deberán modificarse a medida que vayan apareciendo nuevas series con nuevos acuerdos de archivo de documentos. Qué medidas deben adoptarse cuando se transfieren documentos de utilidad permanente a los archivos? Los documentos de utilidad permanente pueden transferirse directamente a los achivos nacionales a partir de la institución originaria, o bien desde el centro de documentación. Las transferencias a los archivos deben efectuarse en el momento y de la manera especificados en la lista de conservación y eliminación. Por regla general, los archivos no deberán aceptar documentos que no puedan consultarse durante mucho tiempo, pero podrán hacer excepciones, por ejemplo si la institución cesa en sus funciones y no se prevé ningún sucesor, o si hay peligro de que los documentos sufran daños o dispersión si se dejan en custodia en la institución. La aceptación de documentos señala no solamente su transferencia física sino también la transmisión de ciertas responsabilidades de la institución originaria a los archivos. Por este motivo, es importante que la transferencia esté cuidadosamente documentada. El instrumento de registro debe indicar para cada serie: 1) el título de la serie; 2) una breve descripción del contenido de la información y de la disposición interna; 3) las fechas abarcadas; 4) la cantidad; 5) una exposición resumida del estado material; 6) una indicación de las eventuales limitaciones de acceso a los documentos y la duración de las mismas; y 7) un resumen conciso de cualquier otra responsabilidad que conserve la institución que efectúa la transferencia, o que asuman los archivos. El instrumento de aceptación deberá ir firmado por los funcionarios competentes de la institución y de los archivos. En algunos países, el título jurídico de propiedad de los documentos se transifere a los archivos en el contexto de esta transacción. Si la institución ha elaborado material auxiliar para la recuperación de información, como índices, registros, planes o manuales de archivo, éste deberá transferirse junto con los documentos. Si permanece en la institución parte de los documentos comprendidos en dicho material auxiliar, deberá entregarse una copia de ese material. Cómo eliminar los documentos que carecen de utilidad desde el punto de vista de los archivos? La destrucción de los documentos inútiles es una medida positiva. Libera espacio en las oficinas, que pueden utilizar los funcionarios, y deja libre material de archivo para el almacenamiento de documentos de uso corriente. De esta forma se puede disminuir, e incluso evitar, la adquisición de locales y material de archivo, así como gastos considerables. Asimismo, la destrucción de documentos puede mejorar la eficacia operativa, ya que permite sistematizar más la ordenación de los demás documentos y reducir la cantidad de los que deban examinarse para encontrar la información necesaria.

18 PGI-89/WS/6 - pág. 13 La eliminación de documentos, en la oficina o en el centro de documentación, debe llevarse a cabo periódicamente y lo antes posible después de la expiración de los periodos fijados para su conservación. Dado que existen varios medios físicos de destrucción, la elección del método podrá depender de la naturaleza de los propios documentos. Los relativos a la seguridad nacional o que contienen información que, si se revelara, violaría el derecho a la vida privada de las personas, deberán quemarse, macerarse, desmenuzarse o convertirse en pasta de papel. Los documentos no confidenciales podrán venderse o transferirse a comerciantes de papel usado para su ulterior reutilización. En todos los casos de destrucción de documentos se llevará un registro en el que se indicará el documento y la autoridad que haya decidido la supresión. Dicho registro deberá conservarse permanentemente. INSTRUMENTOS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS Cuáles son los instrumentos tecnológicos más importantes empleados en la gestión de documentos? La automatización y reprografía^) desempeñan actualmente una función importante en muchos aspectos de la gestión de documentos. La utilización de estos instrumentos irá a más. Cómo intervienen la reprografía v la automatización en la fase de constitución de archivos? Los adelantos más espectaculares de la utilización de la tecnología de la información se han registrado en el campo de la constitución de archivos. Una cantidad considerable de información se almacena directamente en sistemas informáticos mediante teclados o sistemas de exploración óptica. Esta información se maneja mediante computadoras, se lee en pantallas de vídeo o se imprime mediante aparatos auxiliares de alta velocidad. Cuando se prevé una amplia distribución de la información por vías electrónicas, el sistema preferido puede ser el microfilm o la microficha de computadora (COM), en parte porque son compactos y el franqueo es mucho menor que para copias impresas de papel. El empleo de computadoras y de técnicas de reprografía para almacenar, manejar, recuperar y difundir información ha colocado un instrumento versátil en manos de los administradores de archivos, cuyo objetivo, después de todo, es que el almacenamiento y el manejo de la información sean menos costosos y más eficaces. La informática ha planteado otros problemas, entre ellos la identificación y la preservación de la información que podría ser útil guardar en los archivos. La facilidad de manejo y alteración de la información en un sistema informático supone un desafío para los responsables de mantener la integridad de la información de valor permanente. 6) La palabra reprografía es un término que abarca una amplia variedad de procesos para reproducir los documentos por medios ópticos o fotomecánicos. Los procesos comprendidos son la microfotografía, la fotocopia y la reproducción electrostática.

19 PGI-89/WS/6 - pág. 14 Cómo se utilizan estos instrumentos en la fase de empleo y mantenimiento de la gestión de documentos? La utilización y el mantenimiento de documentos abarca diversas aplicaciones de la automatización y la reprografía que se introducen retrospectivamente, una vez se han creado los archivos. Ejemplo de ello es la lista informatizada de acceso a los documentos, que es especialmente útil en los países en los que la ley regula la "libertad de información". Aunque las aplicaciones retrospectivas son más costosas que las de los procedimientos de automatización de los datos de base,, hay circunstancias en las que se justifican por la mayor facilidad de manejo, recuperación y difusión de la información. Un aspecto importante de la responsabilidad del administrador de archivos es calcular la rentabilidad de esas iniciativas y formular recomendaciones adecuadas a la dirección. Las computadoras contribuyen actualmente a la administración de los centros de documentación mediante el empleo de programas que facilitan un uso óptimo del espacio de almacenamiento, el mantenimiento de información sobre la localización de los documentos transferidos y la identificación de documentos cuyos periodos de conservación han llegado a su vencimiento. La micrografía desempeña una función esencial para el mantenimiento de documentos, como medio para hacer copias de seguridad e instrumento para reducir las necesidades de almacenamiento de la información. Sin embargo, en este último aspecto el administrador de archivos deberá proceder con cautela, ya que el costo de la microfilmación suele ser mayor que el del almacenamiento a largo plazo de los documentos en un centro de documentación. Es evidente que el empleo de la micrografía puede presentar importantes ventajas operativas durante el periodo de vida activa de los documentos. La reducción subisguiente del espacio y del equipo de almacenamiento es otro factor favorable. Cuáles son algunas de las aplicaciones de estos instrumentos para la eliminación de documentos? Cada vez se utilizan más las computadoras para los diversos aspectos de la eliminación de documentos, incluida la búsqueda de información sobre el estado de preparación y aplicación de la lista de documentos, y la creación de bases de datos de información sobre conservación y eliminación de los documentos incluidos en las listas. En algunos casos convendría microfilmar los materiales de archivo y eliminar los originales. Sin embargo, sólo deberá recurrirse a este procedimiento si: 1) los documentos se ordenan perfectamente antes de la filmación; 2) se insertan materiales adecuados de localización; 3) la información filmada es fácilmente recuperable; 4) todos los procesos y materiales reúnen las condiciones técnicas de archivo; y 5) los documentos no tienen ningún otro valor además de la información que contienen. Qué futuro espera a la interacción de la tecnología de la información y la gestión de documentos? A medida que la automatización y la ' reprografía se van haciendo más baratas, y se consiguen nuevos avances tecnológicos, van apareciendo nuevas aplicaciones para toda la gama de actividades de gestión de documentos. La nueva tecnología de almacenamiento de datos de alta densidad, especialmente el registro óptico, es de especial interés para los administradores de archivos, por lo que conviene seguir de cerca su evolución'). 7) Charles M. Dollar, Electronic Records Management and Archives in Inter-

20 PGI-89/WS/6 - pág. 15 VENTAJAS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Es necesario aplicar toda la gama de sistemas v servicios de gestión de documentos, o pueden obtenerse ventajas importantes mediante una aplicación parcial? La aplicación de cualquier aspecto importante de la gestión de documentos será provechosa hasta cierto punto. Los ahorros y los costos evitados gracias a los sistemas y servicios de gestión más fáciles de identificar y cuantificar son los que se logran mediante la preparación de listas completas de conservación y eliminación de documentos, eliminación a tiempo de los documentos y aprovechamiento máximo de los centros de documentación. Además, un programa de documentos esenciales bien concebido y mantenido, junto con el plan de preparación en caso de catástrofe, puede dar lugar a inapreciables economías de fondos, recursos materiales e incluso vidas humanas, cuando se registra una catástrofe importante. Es posible conseguir importantes economías y una mejor eficacia mediante una gestión consciente y coherente de todo el proceso de constitución de archivos -control del diseño, creación y distribución de formularios, informes, directrices y correspondencia-, así como mediante la concepción de los sistemas de archivo y recuperación de información, la administración de archivos y el control de las máquinas copiadoras. Es posible lograr una mayor reacción, tanto de las autoridades como del público al que sirven, mediante un sistema eficaz de archivo y recuperación de información, sistemas bien concebidos de gestión de la información y una cuidadosa gestión de la correspondencia, el correo y las telecomunicaciones. La eficacia de las actividades de planificación de las autoridades y los esfuerzos de desarrollo económico y social dependen en alto grado de que se disponga de fuentes de información bien organizadas y fáciles de recuperar. Los archivos de las dependencias gubernamentales son una importante fuente de información para la planificación y el desarrollo. Tanto si están situados en una oficina del gobierno como en un centro de documentación o en los archivos nacionales, unos buenos sistemas de archivo y recuperación de la información son de importancia evidente. Muchas de las ventajas de un archivo bien mantenido, que se examinan con cierto detalle en las páginas 29-33, son válidas también para un sistema bien organizado de documentación actualizada. En análisis de sistemas ofrece importantes posibilidades de mejora de los procesos, incluidas las mejoras cualitativas y el ahorro de tiempo y dinero que supone la tramitación y entrega de productos y servicios. Estas economías y eficiencias potenciales pueden obtenerse hasta cierto punto aunque la tecnología moderna no se haya introducido en la creación, utilización y almacenamiento de documentos e información. Un uso juicioso de la automatización y la reprografía puede aumentar estas economías, realzar esas eficiencias y hacer que el gobierno atienda mejor las necesidades de los ciudadanos.

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