ACTAS, DECRETOS, ACUERDOS Y RESOLUCIONES

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1 DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS DIVISIÓN DE SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES ACTAS, DECRETOS, ACUERDOS Y RESOLUCIONES Manual de Usuario Fecha 13/01/2012 Realizado por el Equipo de Desarrollo PHP PLAZA DE ESPAÑA, MADRID

2 ÍNDICE: 1. ACCESO A LA APLICACIÓN ALTA DE GESTOR DE ACTAS PANTALLA DE INICIO: LISTADO DE DOCUMENTOS NUEVO DOCUMENTO DATOS DEL DOCUMENTO ASOCIAR ARCHIVOS AL DOCUMENTO FINALIZANDO LA CREACIÓN DE UN DOCUMENTO REQUERIMIENTOS RESPONDER REQUERIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN RESPONDER REQUERIMIENTO DE ANULACIÓN RESPONDER A UN REQUERIMIENTO DE IMPUGNACIÓN

3 1. ACCESO A LA APLICACIÓN Para acceder a la aplicación de Gestión de Actas el usuario tendrá que estar logueado en el portal de entidades locales. Una vez logueado en el apartado de aplicaciones, se encuentra el enlace que lleva a la aplicación de Gestión de Actas, Gestión de Actas, Decretos, Acuerdos y Resoluciones. A la aplicación podrán entrar las personas con los siguientes cargos: Alcaldes. Secretarios. Gestores de actas. Gestores designados. Cada uno de estos cargos puede operar solo en su ámbito, pero puede pertenecer a varios. La primera pantalla que aparece, es una lista desplegable con los ámbitos a los que se puede acceder con los permisos que tiene el usuario. 1.1 ALTA DE GESTOR DE ACTAS Para dar de alta un gestor de actas tiene las siguientes posibilidades: Que el alcalde, secretario, gestor designado, o un usuario con el certificado de la propia entidad le dé de alta haciendo clic en el botón Gestión de Entidad localizado en la sección "MI ENTIDAD" (Figura 1) del portal de entidades locales, que figura una vez identificado alguno de estos usuarios, y posteriormente, en "LISTADO DE USUARIOS", pulsar en Nuevo usuario, rellenar los datos del formulario (Figura 2) y en el apartado cargo seleccionar Usuario de aplicaciones y marcar la casilla Gestor de actas de Entidades Locales. Figura 1 3

4 Figura 2 Por otro lado se puede solicitar el alta en el portal de entidades rellenando el formulario volviendo a seleccionar usuario de aplicaciones como cargo y gestor de actas de Entidades Locales como aplicación (Figura 3). Figura 3 Tras enviar el formulario, la solicitud quedará a la espera de ser tramitada. 4

5 2. PANTALLA DE INICIO: LISTADO DE DOCUMENTOS En la parte superior de la ventana y bajo el título de la aplicación se muestra el menú de la misma, mediante el cual se podrá navegar por las diferentes secciones de las que se compone (Figura 4). Las flechas apuntando hacia abajo indican que la pestaña tiene más opciones. Figura 4 Esta pantalla cuenta con un listado de todos los documentos registrados en la aplicación. Para buscar un documento en concreto se dispone de una serie de filtros los cuales permitirán realizar una búsqueda más concisa (Figura 5). Figura 5 Con el botón Papelera se pondrán todos los filtros en blanco y con el botón Filtrar se realizará la búsqueda. Los resultados serán mostrados en una tabla bajo el filtro (Figura 6). Figura 6 Desde esta tabla se puede acceder a los requerimientos pendientes de cada documento, cada fila tendrá una columna con el texto Ver requerimientos pendientes, el cual al pulsarlo mostrará la ventana de requerimientos correspondiente. También se dispone de una columna desde la que se podrá editar el documento pulsando en Editar. En la parte superior de la pantalla aparece escrita la ruta de donde se encuentra trabajando el usuario (Figura 7). Esta ruta aparece en todas las ventanas de la aplicación y permite navegar más fácilmente por la misma. Además al pasar el ratón por encima de las partes en las que está dividida la ruta se puede cambiar entre ellas, es decir, se desplegará una lista con los ámbitos, documentos, o requerimientos a los que se tenga acceso. 5

6 Figura 7 6

7 3. NUEVO DOCUMENTO Esta es la primera opción del menú de actas, situado en la parte superior de la ventana de la aplicación. 3.1 DATOS DEL DOCUMENTO En primer lugar aparecerán los datos básicos del documento (Figura 8), la descripción del mismo, el carácter de la sesión, ordinaria o extraordinaria, el tipo de acto, la fecha de sesión (Figura 9) y s donde se recibirán correos de aviso, en el caso de haber indicado un en el registro del portal de entidades locales, el campo de s de aviso no será obligatorio, pero si no es el caso habrá de introducirse al menos uno. Por ultimo marcando la casilla se certifica lo estipulado en el texto que la acompaña. Marcar esta casilla NO es obligatorio. Figura 8 Figura 9 7

8 3.2 ASOCIAR ARCHIVOS AL DOCUMENTO Aquí se añaden archivos relacionados con el documento. Este apartado se muestra una vez el documento haya sido dado de alta. Los campos no son obligatorios, únicamente será obligatorio subir al menos un archivo, pudiendo dejar vacíos descripción y observaciones. Se pueden diferenciar dos tipos de archivos, documentos y anexos además sería conveniente añadir una descripción del archivo que se esta subiendo junto con el documento y en caso de ser necesario se dispone de un campo para observaciones acerca del archivo (Figura 10). Los archivos pueden tener un tamaño máximo de 4M. Una vez rellenos los datos que se consideren necesarios pulsando el botón Guardar archivos el documento, junto a los datos aportados, será añadido a una tabla en la parte inferior de la pantalla (Figura 11) desde donde se podrán eliminar y descargar. Figura 10 Figura FINALIZANDO LA CREACIÓN DE UN DOCUMENTO Cuando se han terminado de rellenar los datos sobre el documento para finalizar el proceso de creación existen dos opciones, Guardar cambios y Finalizar documento y registrar. La primera de estas opciones deja el documento guardada en la aplicación de tal modo que queda disponible para la edición y se puede encontrar mediante el buscador de la aplicación. La otra opción, Finalizar documento y registrar, guardará los cambios realizados, se firmará el documento usando los datos del certificado con el que se ha entrado y quedará a espera de ser revisada por el personal correspondiente. Si todo finaliza correctamente se mostrará un cartel confirmando el envío desde el que se podrá descargar un PDF con los detalles del registro finalizado. Una vez firmado el documento, no se podrá editar pues ya esta presentado formalmente. 8

9 4. REQUERIMIENTOS Una vez rellenos los documentos y registrados pasarán a estar en manos de los gestores, los cuales las evaluarán y en caso de ser necesario impondrán los requerimientos que crean convenientes. En este caso, se notificará al usuario en la dirección de correo que aportó al rellenar el alta del documento. En este correo se especificará la entidad y el asunto del requerimiento (Figura 12). Figura 12 Una vez en la aplicación se podrá acceder de dos formas a los requerimientos. Buscando el documento con el buscador principal de la aplicación (Figura 5). De este modo cada documento dará la opción de acceder a sus requerimientos. Pulsando en Ver requerimientos pendientes se mostrará una ventana con un buscador (Figura 13) y una tabla con los requerimientos del documento (Figura 14). Figura 13 Figura 14 Pulsando en el botón responder se mostraran los detalles completos del requerimiento y se dará opción a contestarlo. Ir al apartado requerimientos situado en el menú superior. Por este medio se mostrarán directamente todos los requerimientos de los documentos. También se dispondrá en este apartado de un buscador como el de la figura 13 y de una tabla con los requerimientos pendientes listados como la de la figura 14. En ambos casos los requerimientos se pueden mostrar en dos estados, abiertos o cerrados, en caso de estar abiertos se mostrará el enlace Responder. Por otro lado en caso de estar cerrado se mostrará el enlace Ver donde se mostrarán los campos del requerimiento de modo no editable y donde se podrá descargar el archivo adjunto al requerimiento y descargar también el comprobante del registro (Figura 15). 9

10 Figura RESPONDER REQUERIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN En primer lugar se muestra la denominación del requerimiento, que indica el tema que se trata. A continuación se muestra la descripción, el cual será un campo no editable donde se describirán los detalles del requerimiento. Además bajo este campo hay un botón mediante el cual se podrá descargar el Descargar Archivo Adjunto el cual sirve para complementar el requerimiento (Figura 16). Figura 16 A continuación el usuario podrá escribir una respuesta al requerimiento, exponiendo sus argumentos y adjuntando los archivos que sean necesarios, en caso de tener que mandar más de uno será necesario enviar un archivo comprimido del tipo.rar,.zip, o equivalentes (Figura 17). 10

11 Figura 17 Cuando los datos necesarios hayan sido rellenados el siguiente paso es pulsar el botón Registrar y enviar respuesta. Una vez enviado se mostrará un a pantalla con el resumen del documento desde donde se podrá descargar el PDF con el justificante del registro (Figura 18). Figura 18 En este momento el requerimiento pasa a estar en estado cerrado en la lista y vuelve a estar pendiente de una revisión del gestor. 11

12 4.2 RESPONDER REQUERIMIENTO DE ANULACIÓN En primer lugar aparece el criterio de fundamentación donde se indica el porqué de este requerimiento y posteriormente una argumentación detallada en un campo de texto no editable. Bajo esta argumentación el usuario podrá introducir su respuesta y dar sus argumentos para que no se anule el documento (Figura 19). Figura 19 Además se podrán añadir archivos para complementar el documento, pudiendo indicar el tipo ya sea documento o un anexo, una descripción del archivo que se adjunta y observaciones sobre el mismo. En este caso se podrán añadir tantos archivos como hagan falta mediante Guardar archivo y estos aparecerán listados en una tabla en la parte inferior de la pantalla (Figura 20). Figura 20 12

13 Cuando los datos necesarios hayan sido rellenados el siguiente paso es pulsar el botón Registrar y enviar respuesta. Una vez enviado se mostrará un a pantalla con el resumen del documento desde donde se podrá descargar el PDF con el justificante del registro (Figura 21). Figura 21 En este momento el requerimiento pasa a estar en estado cerrado en la lista y vuelve a estar pendiente de una revisión del gestor. 4.3 RESPONDER A UN REQUERIMIENTO DE IMPUGNACIÓN En primer lugar aparece una descripción donde se indica el porque de este requerimiento y posteriormente los detalles en un campo de texto no editable. Bajo los detalles sobre el requerimiento el usuario podrá introducir su respuesta para que el documento no sea impugnada (Figura 22). Figura 22 13

14 Además se podrán añadir archivos para complementar el documento, pudiendo indicar el tipo ya sea documento o un anexo, una descripción del archivo que se adjunta y observaciones sobre el mismo. En este caso se podrán añadir tantos archivos como hagan falta mediante Guardar archivo y estos aparecerán listados en una tabla en la parte inferior de la pantalla (Figura 23). Figura 23 Cuando los datos necesarios hayan sido rellenados el siguiente paso es pulsar el botón Registrar y enviar respuesta. Una vez enviado se mostrará un a pantalla con el resumen del documento desde donde se podrá descargar el PDF con el justificante del registro (Figura 24). Figura 24 En este momento el requerimiento pasa a estar en estado cerrado en la lista y vuelve a estar pendiente de una revisión del gestor. 14

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