Manual de Usuario Módulo de Elaboración del Presupuesto [Consejerías] Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Junio 2001 v.1.01

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1 Manual de Usuario Módulo de Elaboración del Presupuesto [Consejerías] Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha v.1.01 Junio 2001

2 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN Estructura organizativa Entidades externas Descripción de la Estructura Presupuestaria Conceptos generales Centro Gestor Posición Presupuestaria Fondo (Finalidad) Estructura Presupuestaria de Gastos Estructura Presupuestaria de Ingresos Estructuras válidas DATOS MAESTROS (ESTRUCTURAS) Introducción de los centros gestores INTRODUCCIÓN DE LAS CLASIFICACIONES Utilización de Fondos (FINALIDADES) Consultas de Estructuras Consulta Centro Gestor Consulta Orgánico/Funcional Consulta Orgánico/Funcional/Económica ELABORACIÓN Introducción Fases del Presupuesto Apertura del Presupuesto Elaboración del Presupuesto Base/Estimación Final Elaboración del Presupuesto de las Consejerías Elaboración del Anteproyecto de Ley Elaboración del Proyecto de Ley Elaboración de la Ley de Presupuestos Versiones de Trabajo INCORPORACIÓN DE DATOS EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Actualizar importes o dotación de presupuesto Visualizar la dotación del presupuesto Proyectos de gasto Consulta por Fases Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 2

3 4.5 Cuadre de finalistas Copia de datos entre versiones Borrar datos de versiones SISTEMAS DE INFORMACIÓN Informes árbol de informes Oficina Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 3

4 1 INTRODUCCIÓN El objetivo de este manual es explicar las distintas funcionalidades de la aplicación TAREA para la utilización del módulo de Elaboración del Presupuesto para el Servicio de Presupuestos y Tesorería de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (JCCM). 1.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Se definirá una entidad CP para la Junta y otra para cada Organismo Autónomo. Actualmente, existen como Organismos Autónomos el Instituto de la Vid y del Vino de Castilla-La Mancha (IVICAM) y el Servicio de Salud de Castilla-La Mancha (SSCAM). A cada entidad CP se le asociará una entidad FI. Diagrama de Contexto Servicio de Presupuestos Consejerías/ Org. gestores Organismos Autónomos Cortes de Castilla-La Mancha ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Consejo de Gobierno Sistema de Contabilidad Sistema de Edición Sistema de Proyectos de Gasto Servicios de Fondos e Inversiones Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 4

5 1.1.1 Entidades externas A continuación se describen las relaciones con las distintas entidades externas (usuarios u otros Sistemas) que intervienen en el Diagrama de Contexto del Sistema de Elaboración del Presupuesto. Servicio de Presupuestos (Cons. Economía y Hacienda) Es el órgano encargado de coordinar la Elaboración del Presupuesto. Realiza, entre otras, las siguientes actividades: Actualización de estructuras presupuestarias Creación y parametrización de las distintas versiones del Presupuesto Apertura/cierre del sistema a las Consejerías para la introducción de datos Elaboración del Presupuesto base Estimación de Ingresos y Fondo de maniobra Introducción de importes límite según establecen las Directrices de Gasto Comprobación y análisis de las propuestas de las Consejerías Introducción de la Propuesta de las Secciones que se requiera Elaboración del Presupuesto del Capítulo I Elaboración de la Propuesta definitiva Introducción de enmiendas Realización de simulaciones Edición y publicación del Presupuesto Consejerías y Órganos Gestores/Centros Acceden al Sistema para elaborar su Propuesta de Gastos e Ingresos. Entre las actividades que realizan están: Comprobación de Estructuras presupuestarias Introducción de Propuesta de las Consejerías (Gastos e Ingresos) Elaboración de las Memorias, Fichas de inversiones, indicadores, actividades y objetivos, modificaciones al Texto articulado,... También realizan consultas al Presupuesto IVICAM Elabora su propio presupuesto, realizando las mismas funciones que otra Sección. Consejo de Gobierno Reciben del Sistema el Anteproyecto de Presupuesto, para su aprobación, así como información puntual de la elaboración del Presupuesto para su toma en consideración. Cortes de Castilla-La Mancha Reciben del Sistema el Proyecto de Ley, para su aprobación o realización de Enmiendas. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 5

6 Sistema de Contabilidad Presupuestaria El Módulo de Elaboración de Presupuestos (Módulo EP), está estrechamente relacionado con el Módulo de Contabilidad Presupuestaria. Para elaborar el Presupuesto, se recogen del Sistema de Contabilidad los siguientes puntos: Las Modificaciones de Crédito realizadas en el ejercicio con repercusión en el siguiente Los Plurianuales Los Derechos reconocidos en los últimos 5 años Informes de ejecución de los ejercicios anteriores Etc Una vez aprobado el Presupuesto, se libera para su ejecución (Versión 000). Sistema de Edición Recibe de los Sistemas de Presupuestos y de Contabilidad la información necesaria para elaborar y editar los diferentes libros del Presupuesto y otros informes que se requieran. Sistema de Proyectos de Gasto Este Sistema se utilizará para realizar el Presupuesto y la Ejecución de los Gastos de Actuación (capítulos 4, 6 y 7) del Presupuesto de Gastos. Sistemas de Gestión de Personal Desde estos Sistemas (Meta4, Sistemas de Nómina de Educación y de Sanidad, etc...) se envía la información presupuestaria relativa al Capítulo I. Del Sistema de Presupuestos recibe las estructuras presupuestarias del Capítulo I y las reglas de cambio de clave. 1.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA Para elaborar y ejecutar el presupuesto, es necesario definir previamente las estructuras que componen las Partidas Presupuestarias, para cada una de las Entidades CP existentes y para el Ejercicio que se trata. En la Junta de Castilla-La Mancha se ha decidido utilizar la misma Estructura Presupuestaria, tanto en la Junta como en cada uno de los Organismos Autónomos Conceptos generales La estructura presupuestaria en TAREA se compone de los siguientes elementos: Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Fondo (Finalidad) El Centro Gestor y la Posición Presupuestaria son de introducción obligatoria para componer las Estructuras, pero el Fondo es un campo opcional que se utilizará para agrupar las Partidas finalistas, relacionando así Gastos con Ingresos. El Centro Gestor y el Fondo tienen una composición única, tanto para elaborar el Presupuesto de Gastos como el de Ingresos. Sin embargo, la Posición Presupuestaria puede tener una composición distinta según el Tipo de Presupuesto (Ingresos o Gastos). Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 6

7 Centro Gestor Es el equivalente a la Clasificación Orgánica. Consiste en una estructura jerarquizada, de 8 posiciones en total, formada por los siguientes elementos: NN NN NNNN Sección Órgano Gestor Centro de Gasto Cada nivel de la estructura es en sí mismo un Centro Gestor y por tanto, en principio, cada uno de ellos puede ser utilizado para formar partidas presupuestarias. Sin embargo para elaborar el presupuesto, debe definirse el nivel que se va a utilizar para el Centro Gestor, siendo obligatorio indicar en la partida todos los caracteres del nivel escogido. Para la Junta de Castilla-La Mancha, se ha decidido elaborar el Presupuesto a nivel de Órgano Gestor, aunque para la introducción de las partidas presupuestarias se utilice el Centro Gestor de 8 posiciones. (SCOG0000) Ejemplo: Órgano Gestor 1502 S. G. de Economía y Hacienda Se seleccionará el Centro Gestor S. G. de Economía y Hacienda. Para la ejecución del presupuesto se utilizarán Centros Gestores que identifiquen Delegaciones Provinciales o Centros de gasto más concretos. Ejemplo: S. G. de Economía y Hacienda Servicios Centrales de la S. G. de Economía y Hacienda 1502AB00 Delegación de Albacete de Economía y Hacienda Posición Presupuestaria Es una combinación de distintas clasificaciones. La estructura flexible de SAP permite construir estas clasificaciones de forma diferente según se necesite, distinguiendo además si se trata del Presupuesto de Gastos o de Ingresos. Por tanto, el primer campo de la Posición Presupuestaria será el Tipo de Presupuesto, que puede tomar los valores: G : Gastos I : Ingresos El número máximo de clasificaciones de que puede constar la posición presupuestaria es de tres, que se definen para una entidad CP, en cada ejercicio y para un Tipo de Presupuesto (de Gastos o de Ingresos). En la Junta de Castilla-La Mancha se utilizarán las siguientes clasificaciones, con la composición que se detalla a continuación: Presupuesto de Gastos: 1 - Clasificación funcional 2 - Clasificación económica Presupuesto de Ingresos: 1 - Clasificación económica Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 7

8 - Clasificación Funcional Esta clasificación sólo se utiliza para Gastos. Es una estructura de 4 posiciones en total, con los siguientes niveles: N N N X Gr. de función Función Subfunción Programa - Clasificación Económica Esta estructura se utiliza tanto para Gastos como para Ingresos. Es una estructura de 5 posiciones en total, con los siguientes niveles: N N N XX Capítulo Artículo Concepto Subconcepto Fondo (Finalidad) Este campo se utilizará para relacionar las Partidas finalistas. Es de introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Su utilización se definirá de la siguiente forma: Financiación afectada: Lo que se presupuesta como finalista se ejecuta como finalista, condicionando el Gasto a la existencia previa del Ingreso correspondiente Estructura Presupuestaria de Gastos La estructura presupuestaria de Gastos queda por tanto de la siguiente forma: Centro Gestor Posición Presupuestaria Fondo Orgánica TP Funcional Económica Fondo SC OG PVCC G/I GF FU SF PR C A C SS Fondo Finalista NN NN NNNN G N N N X N N N XX XXXXXXXXXX Estructura Presupuestaria de Ingresos La estructura presupuestaria de Ingresos queda por tanto de la siguiente forma: Centro Gestor Posición Presupuestaria Fondo Orgánica TP Económica Fondo SC OG PVCC G/I C A C SS Fondo Finalista NN NN NNNN G N N N XX XXXXXXXXXX Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 8

9 1.2.4 Estructuras válidas No todas las combinaciones de los elementos previamente definidos están permitidas para elaborar el Presupuesto. Por tanto, para cada versión del Presupuesto se debe definir qué combinaciones son válidas para formar una Estructura/Partida Presupuestaria, utilizando un sistema de máscaras o comodines. Se han establecido controles a 2 niveles: Asociación Orgánico-Funcional, indicando los programas asociados a los distintos Centros Gestores. Grupo A Asociación Orgánico/Funcional Contador Centro Gestor Funcional Económica Fondo * 601A * * * 601A * * * 131A * * Asociación de los Subconceptos a la Clasificación Orgánico/Funcional correspondiente para los Capítulos 4 y 7. Grupo B Asociación Orgánico/Funcional/Económica Contador Centro Gestor Funcional Económica Fondo * 702A * * 703A * 3 * * * 4 * * 1* * 5 * * 2* * 6 * * 3* * 7 * * 6* * 8 * * 8* * 9 * * 9* * Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 9

10 2 DATOS MAESTROS (ESTRUCTURAS) Para poder trabajar con el módulo de elaboración del presupuesto, deben introducirse previamente la estructuras comentadas previamente. En este apartado se detallan estos datos maestros, que deben actualizarse antes de la entrada específica en la elaboración del presupuesto, donde se define la forma de elaborar las distintas versiones de anteproyectos de presupuesto, y la posterior introducción de partidas presupuestarias e introducción de las dotaciones iniciales de presupuesto. La introducción de los datos maestros de presupuestación se realiza desde el menú de usuarios en la opción Estructuras: 2.1 INTRODUCCIÓN DE LOS CENTROS GESTORES En TAREA, los elementos de la clasificación orgánica se denominan centros gestores. La creación de estos centros gestores, se realiza para cada entidad CP y período de vigencia. En la JCCM se van a utilizar ocho posiciones, que corresponden a su clasificación orgánica actual. Posee tres niveles de jerarquía, donde cada nivel por sí mismo puede ser un centro gestor operativo. Los centros gestores se crean dentro de una jerarquía, de modo que al crear un centro gestor debe especificarse el centro gestor del que depende en esa jerarquía. Los centros gestores de primer nivel (Secciones) dependen de un primer centro gestor cuyo nombre coincide con el de la entidad CP (JCCM). Es el Servicio de Presupuestos el encargado de mantener y gestionar los Centros Gestores. Las Consejerías pueden visualizar dicha estructura desde el menú siguiente: Introduciremos los datos solicitados, la Entidad CP y la variante de jerarquía, en este caso JCCM y JCCM, como se puede ver en la siguiente pantalla: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 10

11 Pulsando dos veces el botón izquierdo del ratón en cualquiera de las posiciones de la estructura, se accede a la pantalla de modificación del centro gestor. De este modo pueden visualizarse los datos del mismo. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 11

12 En esta pantalla se pueden observar los datos del Centro Gestor seleccionado. La información está separada por pestallas. En la primera se muestran los datos básicos del Centro Gestor (CEGE): la denominación, el grupo de autorizaciones y el usuario. La denominación es un campo de veinte posiciones. La descripción consiste en un campo de texto de cuarenta posiciones. Todo centro gestor depende de otro centro gestor, generándose con ello una estructura jerárquica. Los Departamentos, centros gestores de primer nivel, dependen de un único centro gestor cuya denominación es la de la entidad CP (CFNA). Por otra parte, la variante de jerarquía es una etiqueta (título) de una jerarquía particular. Pulsando la solapa de Jerarquía, se visualizarán los datos de dicha variante de jerarquía, así como el centro gestor del que depende. En las otras dos solapas se puede visualizar la siguiente información: - Pestaña de Dirección: Datos de ubicación y responsable del centro gestor. - Pestaña de Comunicación: Datos de contacto y números de teléfono y fax. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 12

13 Barra de botones En el caso de que el campo de descripción (de cuarenta posiciones) no sea suficiente para describir el centro gestor sin el uso de abreviaturas (y sólo en este caso), el Servicio de Presupuestos utilizará esta pantalla. Caso de tener una descripción adicional el Centro Gestor, se podría visualizar dicha información con este botón. Permite visualizar el desglose o periodos de validez de las denominaciones. Aparecerán tantas líneas como desgloses tenga, en el ejemplo sólo aparece uno: 2.2 INTRODUCCIÓN DE LAS CLASIFICACIONES En TAREA, una partida presupuestaria consta de un centro gestor y una posición presupuestaria. Esta última es una combinación de clasificaciones (de Programa/Proyecto, Económica y Funcional). La estructura flexible de SAP/R3 permite construir estas clasificaciones de forma diferente según se necesite. El número máximo de clasificaciones de que puede constar la posición presupuestaria es de tres, que se definen para una entidad CP, en cada ejercicio y para un tipo de presupuesto (de gastos o de ingresos). Es el Servicio de Presupuestos el encargado de mantener y gestionar las Clasificaciones. Las Consejerías pueden visualizar dicha estructura desde dos opciones distintas del menú: La petición de parámetros es la misma para las dos consultas: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 13

14 Una vez introducido los parámetros, utilizaremos el botón de ejecutar la selección para que aparezca la siguiente pantalla, en el ejemplo la petición se realiza con los siguientes parámetros: - Entidad CP : JCCM - Ejercicio: 2001 a 2002 Como se ve en el ejemplo podemos solicitar consultas entre varias entidades y varios ejercicios, si solo deseamos una entidad y un ejercicio solo es necesario rellenar la primera columna de petición de datos (caso de la entidad). Primera Consulta de Clasificaciones: Barra de botones Permite marcar y desmarcar una selección. Desplegar los subniveles. Comprimir los subniveles. Posicionar la línea en mitad de la pantalla. Fijar detalle de subárbol Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 14

15 Segunda Consulta de Clasificaciones: En estas pantallas de consultas de Clasificaciones se podrán actulalizar las descripciones de los Clasificaciones según el perfil de cada usuario, como actualización, consulta, etc. En principio, sólo el Servicio de Presupuestos está autorizado a realizarlo. 2.3 UTILIZACIÓN DE FONDOS (FINALIDADES) Este campo se utilizará para relacionar las Partidas finalistas. Es de introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Este código se construirá siguiendo unas reglas establecidas de estructura, que se validarán en la creación de los fondos y se podrán obtener informes desagregados según la estructura definida. La desagregación del fondo aún está pendiente de definición. Fondo 10 posiciones La definición y mantenimiento de los fondos lo realizará el Servicio de Presupuestos. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 15

16 Una vez dados los parámetros necesarios, obtenemos una pantalla de consulta, donde se nos muestra la utilización del fondo seleccionado, así como una descripción de éste. CONSULTAS DE ESTRUCTURAS Consulta Centro Gestor. Esta pantalla posibilita realizar consultas por pantalla de los Centros Gestores por Entidad y ejercicio. Se puede pedir la información desagregada, a nivel de Sección, Órgano Gestor, o Centro de Gasto. La ejecución de esta consulta se realiza con el botón de ejecutar: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 16

17 Consulta por Sección: Consulta por Órgano Gestor: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 17

18 Consulta por Centro de Gasto: Consulta Orgánico/Funcional. Esta pantalla permite realizar una consulta con varios parámetros,... En el ejemplo vamos a utilizar el comodín para delimitar la consulta a un solo centro. Los parámetros que utilizaremos son los siguientes: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 18

19 - En esta pantalla hay que destacar la forma de visualizar la información, se puede elegir entre Funcional/Orgánica o entre Orgánica/Funcional. A continuación se pueden ver las dos consultas: 1.- Consulta por la clasificación Funcional/Orgánica 2.- Consulta por la clasificación Orgánica/Funcional 1.- Consulta por la clasificación Funcional/Orgánica Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 19

20 2.- Consulta por la clasificación Orgánica/Funcional Consulta Orgánico/Funcional/Económica Esta pantalla permite realizar una consulta con varios parámetros,... En el ejemplo vamos a utilizar el comodín para delimitar la consulta a un solo centro. Los parámetros que utilizaremos son los siguientes: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 20

21 Al igual que la consulta anterior (Orgánico/Funcional) permite seleccionar dos vistas: Orgánica/Funcional/Económica y Económica/Funcional/Orgánica. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 21

22 3 ELABORACIÓN 3.1 INTRODUCCIÓN El módulo EP (Elaboración del Presupuesto) de TAREA proporciona el conjunto de herramientas necesarias para poder realizar la Elaboración de los Presupuestos Generales de la Junta de Comunidades de Castilla - La Mancha y sus Organismos Autónomos. Para conseguir este objetivo se van a definir las diferentes fases por las que pasará la Elaboración de los Presupuestos y las herramientas necesarias para completar cada una de ellas. Las fases son: Apertura del Presupuesto Elaboración del Presupuesto Base/Estimación Final Elaboración de la Propuesta de las Consejerías Elaboración del Anteproyecto de Ley Elaboración del Proyecto de Ley Elaboración de la Ley de Presupuestos Cada fase del presupuesto se guardará en una Versión diferente, manteniendo así un histórico. Además, se podrán utilizar tantas versiones de trabajo como sean necesarias. Las versiones del Presupuesto permiten mantener distintas fases de elaboración, guardando un histórico de las mismas. Pueden crearse tantas versiones como sea necesario (hasta un máximo de 1000), con un código único a elegir entre el 000 y el 999 y una denominación. La creación de versiones es independiente de la entidad CP y del ejercicio, por lo que para cada Entidad y Ejercicio se dispone de la numeración completa. La versión numerada 000 es, dentro del estándar SAP, la versión definitiva que contendrá el Presupuesto en Ejecución para cada Ejercicio y Entidad CP. Esta es la única versión en la que el Sistema realizará las contabilizaciones y el control presupuestario. La versión 001 también está reservada en el estándar para guardar la Ley de Presupuestos. Creación de versiones La creación de nuevas versiones se asocia a un ejercicio y a una entidad CP. El usuario introducirá el número de versión y una descripción de la misma. Parametrización de versiones La parametrización de versiones consiste en definir y configurar previamente una serie de opciones para el trabajo con las versiones. Existe un conjunto de parametrizaciones obligatorias, que deben definirse para poder trabajar con una versión del presupuesto. Existe un segundo grupo de parametrizaciones (opcionales) cuya definición no es obligatoria para la elaboración del presupuesto. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 22

23 3.2 FASES Las fases de elaboración del Presupuesto son las siguientes: Apertura del Presupuesto Elaboración del Presupuesto Base/Estimación Final Elaboración de la Propuesta de las Consejerías Elaboración del Anteproyecto de Ley Elaboración del Proyecto de Ley Elaboración de la Ley de Presupuestos Para identificar las fases del Presupuesto se utilizarán las siguientes Versiones. Versión Presupuesto Inicial Equivalente Versión Presupuesto Base/Estimación Final Versión Propuesta de las Consejerías Versión Anteproyecto de Ley Versión Proyecto de Ley Versión Ley de Presupuestos Apertura del Presupuesto La Elaboración de un nuevo presupuesto comienza con la apertura del mismo en el momento en que el anterior es aprobado y comienza a ejecutarse. Para ello los usuarios del Servicio de Presupuestos lanzarán un proceso que realizará las siguientes tareas: 1.- Copiar todas las Estructuras válidas del ejercicio del presupuesto aprobado al nuevo presupuesto: Centros Gestores Modificación de Centros Gestores. Si es necesario, se podrá establecer un nuevo periodo de observación, que abarque el ejercicio del presupuesto en elaboración. Clasificaciones Copia masiva de estructura de Clasificaciones. Funcional. Económica de Gastos Económica de Ingresos. Centros de Gasto. Centros de Ingreso. Copia masiva de datos de Clasificaciones. Copia de parametrizaciones de las versiones del ejercicio del presupuesto aprobado. Se copiarán de cada versión del ejercicio del presupuesto aprobado, a su correspondiente del ejercicio del presupuesto en elaboración: de las parametrizaciones obligatorias (todas las opciones) y de las parametrizaciones opcionales (como mínimo, el parámetro de Habilitar clases de importes), De las parametrizaciones opcionales se copiará sólo la correspondiente a Incluir/Excluir partidas, de la versión 001 (Ley de Presupuestos) del Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 23

24 ejercicio del presupuesto aprobado, a la Versión 006 (Presupuesto Inicial Equivalente) del ejercicio del presupuesto en elaboración. 2.- Copiar las partidas presupuestarias con sus importes, de la Versión 001 del ejercicio del presupuesto aprobado a la Versión 006 del ejercicio del nuevo presupuesto. Una vez completadas todas estas tareas se podrán obtener Listados de las estructuras y partidas presupuestarias correspondientes al nuevo presupuesto en elaboración. A partir de este momento y hasta la publicación de la Orden de Elaboración, el Servicio de Presupuestos deberá realizar las siguientes tareas: Incorporación en el sistema de las nuevas estructuras, o modificación de las existentes. Estas modificaciones pueden surgir por dos motivos: - Cambios organizativos en la Junta, para el ejercicio corriente, que impliquen modificaciones de las estructuras. 1. El Servicio de Presupuestos dará de Alta y/o modificará las estructuras necesarias en el presupuesto corriente y copiará éstas modificaciones al ejercicio del presupuesto en elaboración, si tuvieran repercusión sobre éste. 2. En la Versión 006 (Presupuesto Inicial Equivalente) del presupuesto en elaboración, se darán de alta las reglas de posiciones presupuestarias permitidas y partidas presupuestarias permitidas, que hayan surgido de la actualización de las estructuras. 3. Dar de alta las reglas de cambio de clave en el ejercicio del presupuesto en elaboración que reflejen la correspondencia entre las partidas presupuestarias del presupuesto aprobado y las del nuevo presupuesto con los cambios de estructura. 4. Ejecución sobre la Versión 006 (Presupuesto Inicial Equivalente) del proceso de cambio de clave, para adaptar las partidas presupuestarias a la nueva estructura. 5. También en la Versión 006, se darán de baja las reglas de partidas presupuestarias permitidas, referidas a las estructuras que hayan dejado de estar vigentes. - Solicitud por parte de las Consejerías de nuevas estructuras económicas o modificación de las denominaciones de las mismas. 1. El Servicio de Presupuestos dará de alta o modificará las estructuras solicitadas en el presupuesto corriente y las copiará al ejercicio del nuevo presupuesto, si tuvieran repercusión sobre éste Elaboración del Presupuesto Base/Estimación Final Esta fase se completará de forma diferente para el Presupuesto de Gastos y el Presupuesto de Ingresos. En ambos casos, se introducirá la información sobre la Versión 005. Presupuesto de Gastos Recogerá el resultado de aplicar sobre el último Presupuesto aprobado, las modificaciones de crédito que tengan repercusión sobre el Presupuesto en Elaboración. Para ello se seguirá el procedimiento siguiente: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 24

25 - A la fecha de publicación de la Orden de Elaboración de los Presupuestos se copiará la Versión 006 (Presupuesto Inicial Equivalente) a la Versión 005 (Presupuesto Base). - Se ejecutará el Proceso de Incorporación de Modificaciones de Crédito con repercusión sobre el Presupuesto en Elaboración, el cual realizará las siguientes acciones: 1. Se acumularán los importes de los documentos de modificación de crédito con repercusión sobre el Presupuesto en Elaboración (un tipo definido de documento) para cada partida presupuestaria, excepto las correspondientes al Capítulo 1 (Gastos de Personal). 2. Se le aplicarán las reglas de cambio de clave del Presupuesto en elaboración a cada partida presupuestaria del paso anterior. 3. Se incorporará a la Versión 005 (Presupuesto Base), del Presupuesto en Elaboración, como una nueva línea de desglose del Importe de Libre Disposición de la Partida Presupuestaria. - El Servicio de Presupuestos podrá realizar las modificaciones pertinentes sobre las partidas presupuestarias. Presupuesto de Ingresos - A la fecha de publicación de la Orden de Elaboración de los Presupuestos se abrirá la Versión 005 (Estimación Final), para la incorporación de partidas de Ingresos. - Los usuarios autorizados incorporarán los importes correspondientes de cada Partida Presupuestaria de Ingresos Elaboración del Presupuesto de las Consejerías Esta fase también se completará de forma diferente para el Presupuesto de Gastos y el de Ingresos. En ambos casos, se introducirá la información conjunta de todas las Consejerías sobre la Versión 004. Para Presupuestar en esta Versión, el Servicio de Presupuestos tendrá que activarla con una serie de características comunes tanto para Gastos como para Ingresos, éstas son: - Incorporación desde la Versión 005 de las máscaras de partidas presupuestarias permitidas, que se irán actualizando según se necesite. - Asignación de los límites máximos del presupuesto para cada Consejería, según las directrices de Gasto establecidas por el Consejo de Gobierno, los cuales se podrán incorporar desde la Presupuestación a nivel de grandes cifras. Presupuesto de Gastos Incorporación de las partidas presupuestarias de Gastos, existentes en la Versión 005 (Presupuesto Base/Estimación Final) que el Servicio de Presupuestos considere punto de partida en la Elaboración de la Propuesta de las Consejerías. Se reflejará en el Importe de Libre Disposición, y se realizará mediante la copia de datos entre versiones. Se ejecutará el Proceso de Incorporación de Plurianuales con repercusión sobre el Presupuesto en Elaboración: 1. Se acumularán los importes de los documentos plurianuales con repercusión sobre el Presupuesto en Elaboración (un tipo definido de documento) para cada partida presupuestaria. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 25

26 2. Se le aplicarán las reglas de cambio de clave del Presupuesto en elaboración a cada partida presupuestaria del paso anterior. 3. Se incorporará a la Versión 004 (Propuesta de las Consejerías), del Presupuesto en Elaboración, como una nueva línea de desglose del Importe de Gastos Plurianuales de la Partida Presupuestaria. 4. Si la partida presupuestaria ya se generó desde el Presupuesto Base, se incorporará al Importe de Libre Disposición una línea de desglose equivalente al importe Plurianual con signo negativo, de modo que el Importe Total resultante sea igual al Presupuesto Base traspasado desde la fase anterior. Permitir la entrada de datos a las Consejerías, que irán confeccionando su presupuesto explicando el desglose de cada uno de los importes. Para la incorporación del presupuesto, las Consejerías podrán utilizar los siguientes procedimientos. I - Actualizar importes directamente en la Versión 004 (Propuesta de las Consejerías): 1. Los usuarios autorizados harán una selección previa, mediante la introducción de caracteres comodín, de las partidas o grupos de partidas que quieran actualizar. 2. Se seleccionará la partida a la que se quiere asignar importe y el importe que quiere actualizar (Libre Disposición o Comprometido). 3. Insertará una línea de Desglose con el importe y su explicación. 4. Si la partida no existe, el sistema ejecutará el proceso de creación de partidas con importe: Si la posición presupuestaria no existe. Verificar las Clasificaciones (Funcional, Económica, Centro de Gasto) individuales. Verificar las Combinaciones permitidas de posiciones presupuestarias. Si todo es correcto se crea la posición presupuestaria. Verificar las Combinaciones permitidas de partidas presupuestarias. Si todo es correcto, se crea la partida presupuestaria. Actualizar importes en versiones de trabajo: II- Las Consejerías podrán solicitar del Servicio de Presupuestos la creación de versiones de trabajo para la elaboración de su propuesta. Sobre estas versiones los usuarios autorizados podrán incorporar importe directamente a las partidas presupuestarias o ejecutar simulaciones. Una vez terminada la presupuestación en estas versiones de trabajo, las Consejerías deberán incorporar la información sobre la Versión 004, bien actualizando los importes de las partidas sobre ésta versión, o bien, mediante la copia de datos entre versiones. El servicio de Presupuestos podrá ir bloqueando a las Consejerías la actualización de importes a determinados capítulos, programas, etc según vayan completando su propuesta. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 26

27 Presupuesto de Ingresos Incorporación de las partidas presupuestarias de Ingresos, existentes en la Versión 005 (Presupuesto Base/Estimación Final). Se reflejará en el Importe de Libre Disposición, y se realizará mediante la copia de datos entre versiones. Los usuarios autorizados incorporarán los importes correspondientes de cada Partida Presupuestaria de Ingresos. Sólo se actualizará el Importe de Libre Disposición. Además, durante toda la fase de Elaboración, el Servicio de Presupuestos tendrá que: - Crear Estructuras económicas no tipificadas nuevas a petición de las Consejerías. Incluir en posiciones presupuestarias permitidas. Crear la posición presupuestaria que identifique la estructura económica no tipificada, introduciendo la denominación correspondiente. - Modificar las denominaciones de Clasificaciones funcionales y económicas. - Crear nuevos usuarios para la introducción de datos en el Presupuesto. - Crear versiones de trabajo para realizar juegos de simulación. - Incorporar y ejecutar nuevas reglas de cambio de clave si hay un cambio en la estructura de la Junta. - Comprobar la relación de Gastos e Ingresos finalistas. - Cerrar la introducción de datos a las Consejerías, según van terminando el proceso de elaboración Elaboración del Anteproyecto de Ley Esta fase reflejará el contenido del Anteproyecto de Ley de Presupuestos de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, recogiendo las modificaciones que la Dirección General de Presupuestos realice sobre la Propuesta Central de las Consejerías (Versión 004). Se introducirá la información sobre la Versión 003. Para completar esta fase, el Servicio de Presupuestos deberá seguir los siguientes pasos: - Incorporación desde la Versión 004 de las máscaras de combinaciones permitidas de partidas presupuestarias y posiciones presupuestarias. - Copia de todas las partidas presupuestarias y todos los importes de cada una, existentes en la Versión 004, sobre la Versión El Servicio de Presupuestos introducirá las modificaciones puntuales que se requieran, en las partidas presupuestarias. - Con la información existente en éste momento en la Versión 003 y la herramienta de Edición del Presupuesto, se presentará el Anteproyecto de Ley al Consejo de Gobierno. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 27

28 3.2.5 Elaboración del Proyecto de Ley Esta fase reflejará el contenido del Proyecto de Ley de Presupuestos de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, recogiendo las modificaciones que el Consejo de Gobierno realice sobre el Anteproyecto de Ley (Versión 003). Se introducirá la información sobre la Versión 002. Para completar esta fase, el Servicio de Presupuestos deberá seguir los siguientes pasos: - Incorporación desde la Versión 003 de las máscaras de combinaciones permitidas de partidas presupuestarias y posiciones presupuestarias. - Copia de todas las partidas presupuestarias y el importe total de cada una, existentes en la Versión 003, sobre la Versión El Servicio de Presupuestos introducirá en la Versión 002 las modificaciones solicitadas por el Consejo de Gobierno. - Con la información actualizada y la herramienta de Edición, se elabora el Proyecto de Ley de Presupuestos que se pasa a las Cortes Regionales Elaboración de la Ley de Presupuestos Esta fase recogerá el contenido de la Ley de Presupuestos de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha. Se introducirá la información sobre la Versión 001. Para completar esta fase, el Servicio de Presupuestos deberá seguir los siguientes pasos: - Incorporación desde la Versión 002 de las máscaras de combinaciones permitidas de partidas presupuestarias y posiciones presupuestarias. - Copia de todas las partidas presupuestarias con sus importes, existentes en la Versión 002, sobre la Versión Tratamiento de las enmiendas. El detalle de este proceso se describe en el apartado de Gestión de Enmiendas. - Copia de las máscaras de combinaciones permitidas de partidas y posiciones presupuestarias que afecten a las enmiendas aprobadas. - Copia de las partidas presupuestarias marcadas como enmiendas aprobadas, desde las versiones utilizadas para la Gestión de Enmiendas. Con la información actualizada y la herramienta de Edición, se obtiene la Ley de Presupuestos. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 28

29 3.3 VERSIONES DE TRABAJO Son aquellas versiones que utilizarán, tanto el Servicio de Presupuestos, para elaborar presupuestos de prueba, o estimaciones de partidas presupuestarias mediante la ejecución de juegos de Simulación, antes de introducir datos en las Versiones definitivas del proceso de Elaboración del Presupuesto. El Servicio de Presupuestos creará las versiones que considere oportunas de la siguiente forma: 1. Dará de Alta la Versión con un Código y una Descripción en el proceso Crear Versiones 2. Parametrizará la nueva versión con el procedimiento de Copia de Parametrización a partir de una de las versiones definitivas del proceso de Elaboración del Presupuesto 3. Cargará los datos iniciales que el usuario solicite mediante el proceso de Copia de Datos entre Versiones Las versiones de trabajo se podrán utilizar en todas las Consultas e Informes que soliciten la versión como parámetro. La codificación de estas versiones de trabajo tiene que estar por debajo de la versión 100. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 29

30 4 INCORPORACIÓN DE DATOS EN LA ELABORACIÓN 4.1 ACTUALIZAR IMPORTES O DOTACIÓN DE PRESUPUESTO La introducción de importes se realiza mediante la opción de Actualizar importes del menú Introducir Datos: Una secuencia de ventanas solicitan los datos de entidad CP ejercicio, y la versión de trabajo, se muestran las permitidas, también se pide el tipo de presupuesto (gastos o ingresos). En el caso de los usuarios descentralizados, sólo se solicitará el ejercicio, ya que la única versión en la que pueden presupuestar es la versión de trabajo y estos datos no serán modificables. La pantalla que se muestra es la siguiente: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 30

31 Para el usuario de consejerías la entrada de datos estará siempre restringida a la versión de trabajo. Por el contrario, los usuarios del Servicio de Presupuestos y Tesorería podrán seleccionar la versión activa donde introducir datos. Por ello, a éstos últimos se les solicitan los datos referidos a ejercicio, entidad, versión y tipo de presupuesto, mientras que a los usuarios departamentales sólo se les pide la introducción del tipo de presupuesto. En la etiqueta Datos de Cabecera se muestran los parámetros introducidos previamente. En los Datos adicionales se introducirán el centro gestor y las clasificaciones de las partidas en las que vayan a introducirse importes. Veamos un ejemplo: Barra de botones Insertar a partir de la línea seleccionada. Borrar la línea seleccionada. Duplicar la línea seleccionada. Se posiciona en la última fila y permite la introducción de más datos, abriendo líneas en blanco. Marcar toda las filas. Desmarcar toda la selección. Modificar el texto ampliado de la línea seleccionada, siempre que la línea no este cerrada. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 31

32 Desglose del Importe de Comprometido de la línea seleccionada. Desglose del Importe de Libre Disposición de la línea seleccionada. Desglose del Importe Plurianual de la línea seleccionada. Permite posicionarse en una nueva selección. - Se muestra como marcar o seleccionar una partida con el ratón. (ver el cursor o flechita del ratón). Hay que pulsar el botón para marcar o desmarcar individualmente. Nota: - Para modificar, introducir nuevos importes, revaluar o ver los desgloses sólo se permite seleccionar una partida. - Para borrar o Recalcular/Devaluar varias a la vez se permite una selección múltiple. Introducción de los importes. Anteriormente, en la parametrización Funcionamiento del importe total y del desglose, se podía elegir entre la introducción de importes totales (pudiendo de manera opcional desglosar su importe) o la introdución de los importes de los desgloses, para que el sistema calculase automáticamente el importe total como suma de los importes del desglose. Con la primera opción (importes totales), en la pantalla de introducción de importes aparecen los botones de desglose de importes: Pasos a seguir: 1.- Marcar la línea que deseamos modificar. 2.- Pulsar el botón del importe que utilizaremos. (Comprometido, Libre Disposición, o importe de Plurianuales). Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 32

33 3.- Se muestra la pantalla siguiente, dependiendo del importe la descripción de la primera columna cambiara. Barra de botones Se posiciona en la última fila y permite la introducción de más datos, abriendo líneas en blanco. Borrar la línea seleccionada. Marcar toda las filas. Desmarcar toda la selección. Datos de Cabecera. Es en los datos de cabecera donde se muestran los parámetros introducidos en la selección previa: la Entidad CP, el ejercicio, la versión, etc. También se muestra el importe Total y el Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 33

34 importe acumulado del importe con el que estamos trabajando (en este caso el importe de Comprometido). Desglose de los importes - Importe xxxxx: Alta o modificación del importe a utilizar. - Descripción: Explicación del importe. - Elemento PEP: Código PEP asociado a esta partida. Utilidades Dentro del menú de utilidades tenemos las siguientes consultas: o Totales y Límites por Capitulo: Se pueden utilizar los siguientes botones para navegar por la consulta: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 34

35 - Primera página: - Página anterior: - Página siguiente: - Ultima página: o Consulta de importes por fases: (Ver consulta en opción de menu: Dotación-Consulta de importes por fases). 4.2 VISUALIZAR LA DOTACIÓN Permite visualizar la dotación realizada para una selección dada. Los parámetros que nos solicita la pantalla, son los mismos que en la actualización: Entidad CP, ejercicio, versión y tipo de presupuesto (G/I), además de la clasificaciones. Se pueden ver los importes desglosados(comprometido, Libre Disposición y Plurianuales) pulsando sobre los botones correspondientes de la barra de botones. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 35

36 La pantalla que aparece después de introducir los parámetros es la siguiente: 4.3 PROYECTOS DE GASTO Esta opción está explicada en el anexo de Proyectos de Gasto (módulo PS del proyecto TAREA). Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 36

37 4.4 CONSULTA POR FASES Permite realizar una consulta con los parámetros de Entidad CP, ejercicio, tipo de presupuesto (G/I), versión, y clasificaciones. 4.5 CUADRE DE FINALISTAS Introducimos las opciones de Entidad, Ejercicio, Versión de trabajo, el fondo lo dejamos en blanco si queremos que muestre todos. También podemos marcar o todos los casos o sólo los gatos e ingresos que no estén cuadrados. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 37

38 Una vez que introducimos los parámetros, ejecutamos con el botón y aparece la pantalla: - En rojo veremos los gastos e ingresos descuadrados, es decir, no coinciden los gastos con los ingresos. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 38

39 4.6 COPIA DE DATOS ENTRE VERSIONES La copia de versiones se realizará desde el menú del Presupuesto, tal y como se muestra en la siguiente figura: Para poder copiar una versión deben existir ambas y estar adecuadamente parametrizadas, y la versión que utilicemos de modelo (versión) debe tener datos de presupuestos. Con esta opción se copian los datos de una versión en otra. Las primeras pantallas de introducción de datos piden el ejercicio de la versión modelo y la versión, tal y como se muestra a continuación: ORIGEN 1.- Solicita el tipo de Crédito que queremos copiar: - Crédito Inicial: Es el presupuestado con el módulo en otra versión o ejercicio. - Crédito Definitivo anterior: Es el Inicial + Altas de Crédito + Bajas de crédito. Solamente tiene efecto si se trata de un presupuesto ejecutado con el módulo de SAP IS/PS y si se trata de la versión de presupuesto 0. - Crédito Ordenado anterior: Es la fase de Obligado del ejercicio indicado y sólo si dicha fase se realizó en SAP en el módulo IS/PS. 2.- Se pide la Entidad, el ejercicio, la versión de Origen, y el tipo de presupuesto(g/i): Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 39

40 DESTINO Posteriormente se pedirán por pantalla los mismos datos para la versión destino. 3.- Se pide la Entidad, el ejercicio y la versión destino: Una vez introducidos estos datos, aparece la siguiente pantalla, donde observamos todos los parámetros seleccionados: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 40

41 Barra de botones Permite volver a seleccionar de nuevo las versiones modelo y destino para la copia, abandonando el tratamiento de las previamente seleccionadas. Datos de cabecera - En este apartado podemos observar el modelo (Origen) desde donde copiaremos, y el destino. En el ejemplo copiaremos desde la versión 4 del ejercicio 2002 a la versión 6 del mismo ejercicio. Selección En esta ventana se seleccionan aquellas clasificaciones que se quieren tratar en la copia de los importes de las partidas. Por defecto, si no se incluye ningún dato, se tomarán todas. No obstante, por la propia parametrización de los datos maestros, el campo de programa/proyecto es obligatorio, por lo que siempre habrá que introducir algún dato. El valor sirve para seleccionarlos todos. El funcionamiento es el siguiente: Como norma general, la copia de una versión se realiza sobre la otra, de modo que si una partida no existe en la versión destino se creará. Aquellas partidas que existan en la versión destino pero no en la de origen (o en la selección realizada para la copia) no serán modificadas. Si se selecciona un grupo de clasificaciones en la ventana de Selección, serán copiados en la versión destino los datos de aquellas partidas de la versión modelo que contengan dichas clasificaciones. Por tanto la copia de datos de versiones supone: La creación de partidas que no existen en la versión destino La copia de las partidas y sus importes. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 41

42 Control de proceso El control de proceso determina la forma de tratar los datos de los importes de las partidas y permite el flujo de importes entre partidas con distintas clasificaciones en las versiones modelo y destino, como se verá a continuación. Aparece los importe seleccionado por parámetros, en el ejemplo utilizamos los tres importes. El control de proceso tiene dos opciones principales: 1.- Estas dos opciones son excluyentes (sólo se puede seleccionar una de las dos): Sobrescribir. Esta opción hace que la copia sustituya los datos de la versión destino por los de la versión modelo. Sumar (Totalizar). Esta opción acumula en las partidas de la versión destino el importe que ya tuvieran más el importe que tengan en la versión modelo. 2.- Permite seleccionar cualquiera de las tres alternativas o ninguna: Realizar cambios en las clasificaciones: permite realizar modificaciones masivas en las clasificaciones de las partidas. El control de las modificaciones en las clasificaciones se realiza en cada una de las clasificaciones y hasta el nivel que se requiera. Revaluar/Devaluar: contempla la posibilidad de realizar incrementos o decrementos de los importes de las partidas a copiar, de modo que podrán aumentarse o disminuirse los créditos de las mismas por porcentajes y por cantidades fijas. Unificar importes: Permite agrupar importes bajo una partida única. A partir de este punto, en función de las selecciones efectuadas en la pantalla anterior (pantalla inicial de copia de datos de versiones), variará la secuencia de pantallas que irán apareciendo al validar la entrada, visualizándose sólo las marcadas para ser tratadas. Si se han seleccionado las opciones de Revaluación/Devaluación y también la de Edición de partidas, el orden será el siguiente: Primera pantalla: Cambio de datos entre versiones (opción de Realizar Cambios en las Clasificaciones) Segunda pantalla: Revaluación/Devaluación de la versión del presupuesto (opción de Revaluar/Devaluar) Tercera (y última) pantalla: Edición de partidas. Por cuestiones de claridad en la exposición, se explicará en primer lugar la tercera pantalla (edición de partidas). Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 42

43 Edición de los datos copiados. Antes de guardar los datos copiados en la versión de destino, el sistema muestra todas las partidas que se van a copiar en una pantalla como la que se puede ver a continuación. En los datos de cabecera se muestran los datos introducidos en la selección previa. Mediante la barra inferior de desplazamiento se pueden ver en la parte derecha de la ventana los importes de cada partida, como se ve a continuación: Los importes que aparecen aquí (libre disposición e importe total) son los que se han parametrizado para esta versión del presupuesto. Esta pantalla es la misma y con las mismas funcionalidades que la pantalla de introducir importes a las partidas vista en el apartado 4.1. Aquí se nos permite, por tanto, retocar las clasificaciones de las partidas, los textos o los importes antes de grabar los datos en la versión de destino. Para ello se utilizan los botones de la barra de botones, cuyas funciones se explican a continuación: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 43

44 Barra de botones Insertar una línea en blanco en la posición inmediatamente anterior a la entrada seleccionada previamente. Borrar la entrada marcada (seleccionada) previamente Duplicar la entrada seleccionada, para facilitar el trabajo de edición. Situar las entradas a partir de la última posición, para editar nuevas partidas. Marcar todas las entradas. Desmarcar todas las entradas previamente marcadas. Permite Revaluar o Devaluar las partidas o grupo de ellas, de los importes a copiar. Permite modificar el texto ampliado de la partida seleccionada. Muestra el desglose del Importe Comprometido. Muestra el desglose del Importe de Disposición. Muestra el desglose del Importe de Plurianuales. Cambio de datos entre versiones. Esta opción no es conveniente utilizarla. marcaremos esta opción. por lo tanto nunca Revaluación/Devaluación. Si en la primera pantalla de copia de versiones se ha marcado en control de proceso la opción de Revaluar/Devaluar, la ventana que aparecerá es la siguiente: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 44