GESTIÓN DOCUMENTAL INICIO. 1.Planear la gestión documental. Experto G3-7 Secretaría General. Gestor G11 Secretaria General.

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1 GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GD-C-01 Versión: 3 1.Planear la gestión documental. Gestor G11 Secretaria General. Procedimiento Comités- DE- P Producir documentos. Responsables de generar comunicaciones. oficiales en las Dependencias. Procedimiento recepción de comunicaciones oficiales-gd- P-05 Procedimiento trámite de comunicaciones oficiales internas- GD-P-06 o el procedimiento envió de comunicaciones oficiales-gd-p-03 Procedimiento Consulta y préstamo de documentos-gd-p Gestionar y tramitar documentos. Responsables de gestionar y tramitar comunicaciones oficiales en las Dependencias. 4.Organizar documentos. Procedimiento Organización de documentos en el Centro de Custodia de Archivos de Gestión-GD-P-08 5.Transferir documentos de archivo. Procedimiento Transferencias Documentales-GD-P-09 6.Aplicar actividades técnicas para la disposición de documentos. Jefes de Dependencia. 7.Aplicar acciones para la preservación de documentos de archivo a largo plazo. Jefe de Dependencia. 8.Valorar documentos. Comité de Desarrollo Administrativo. Jefes de Dependencia. preventivas, correctivas y de

2 ENVÍO DE COMUNICACIONES OFICIALES Código: GD-P-03 Versión: 2 1.Proyectar comunicación/ respuesta. Jefe dependencia. 2.Verificar cumplimiento de criterios para tramite de la comunicación. Cumple con que la comunicación está radicada, clasificada, incluida en expediente, marcada como impresa y la coincidencia de dirección en el SGD y la comunicación física.? 3.Digitalizar la comunicación. 4.Alistar documento para envío. 5.Efectuar seguimiento a la entrega de comunicaciones.

3 RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Código: GD-P-02 1.Recibir comunicaciones y verificar la competencia de la Agencia. la Comunicación está dirigida a la Agencia.? 2.Registrar y radicar Comunicación. La Comunicación es un alcanze? Eliminar 3.Alistar la Comunicación. 4.Digitalizar e imprimir certificado electrónico de la Comunicación.. 5.Realizar Inventario de control comunicaciones recibidas. 6.Distribuir comunicaciones.

4 TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Código: GD-P-01 Versión: 2 1.Proyectar comunicación interna o documento de archivo. Jefe dependencia. 2.Verificar cumplimiento de criterios para el recibo de la comunicación interna o documento de archivo. la comunicación o documento de archivo esté radicado y/o anexado, clasificado e incluido en un expediente.? 3.Digitalizar la comunicación. 4.Entregar comunicación interna o documento de archivo físico al CCAG. preventivas, correctivas y de

5 CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS Código: GD-P-05 1.Solicitar préstamo de documentos de archivo. Jefe de Dependencia. Colaboradores de las dependencias autorizados. 2.Validar los datos de la solicitud. El expediente está disponible en el CCAG o Archivo Central? 3.Entregar documentos. 4.Devolver Expedientes. Jefe de Dependencia. 5.Efectuar seguimiento a la devolución de expedientes.

6 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL CENTRO DE CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN - CCAG Código: GD-P-06 1.Recibir las comunicaciones físicas de entrada, salida, memorandos y documentos de archivo. 2.Organizar físicamente los documentos de archivo en expedientes..

7 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Código: GD-P Elaborar cronograma de transferencias primarias. Gestor G11 2.Preparar transferencia primaria.. 3.Enviar transferencia primaria al Archivo Central. Técnico Asistencial. 4.. Preparar transferencia secundaria. 5.Enviar transferencia secundaria al Archivo Histórico..

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