Instructivo Gestor de Colecciones Coordinacio n Proyecto Curricular

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS SISTEMA DE BIBLIOTECAS REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD Instructivo Gestor de Colecciones Coordinacio n Proyecto Curricular OBJETIVO Gestionar la Colección del Proyecto Curricular registrada en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas RIUD. Asignando los permisos correspondientes sobre la colección a los autores y revisores que permitan la publicación de los documentos registrados. OBJETIVOS ESPECIFICOS Asignar permisos a los autores sobre la colección del Proyecto Curricular Asignar permiso a los revisores sobre la colección del Proyecto Curricular Realizar seguimiento sobre la colección del Proyecto Curricular ALCANCE: Dar las herramientas necesarias por medio de un instructivo para que el Coordinador del proyecto Curriculares puedan gestionar la colección el Repositorio Institucional RIUD desde la entrega de permisos a los autores para registrar el documento, los permisos para los revisores (Directores de grado) para que permitan aprobar o rechazar el documento para su publicación por la Biblioteca. DEFINICIONES Repositorio Institucional RIUD: Medio que permite la conservación, recuperación y difundir la memoria Institucional académica e investigativa. Repositorio: Un lugar para almacenar, generalmente por seguridad o preservación. Un repositorio Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 1 de 24

2 digital institucional es creado mantenido y autorizado por una institución o un grupo de instituciones, que recoge los contenidos digitales generados por la actividad de los miembros de esa institución, en este caso trabajos de grado, tesis, disertaciones, investigaciones etc. Administrador RIUD: Biblioteca - Responsable de supervisar, controlar y administrar funcionalmente las estructuras que componen el repositorio, así mismo puede editar comunidades, sub comunidades, colecciones, revisar métricas y metadatos, y otorgar permisos de gestión. Gestor de la Colección: Persona encargada de gestionar los permisos que tienen las colecciones como asignar los autores, los revisores y a la biblioteca como parte del proceso de publicación de los documentos cargados en el Repositorio Institucional RIUD Comunidades: El contenido del Repositorio Institucional está organizado en comunidades que pueden corresponder a entidades administrativas o como en el caso de Repositorio Institucional RIUD a un tipo general de documentos por ejemplo una comunidad es trabajos de grado Subcomunidades: Dentro de una comunidad puede existir un número ilimitado de Subcomunidades y colecciones en el caso del Repositorio Institucional RIUD las Subcomunidades son las cinco (5) Facultades de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, esta organización contribuye a la flexibilidad para acomodar las distintas necesidades de las comunidades al permitirles: que políticas se desean aplicar como por ejemplo: quienes contribuyen con contenido, si habrá proceso de revisión o quien podrá acceder Colección: Las colecciones pueden estar organizadas de acuerdo a un tema, un tipo de información, o cualquier otro método de organización que la comunidad considere útil para organizar sus artículos digitales, para el caso del Repositorio Institucional RIUD Una colección es el proyecto curricular por ejemplo: Arte Danzario. Revisor: Persona encargada de validar los contenidos cargados en el repositorio para su posterior publicación, en el caso del Repositorio Institucional RIUD un revisor es el director de trabajo de grado que avala que los documentos cargados sean los correctos (versiones finales, no borradores) Autores: Son las personas creadoras de una obra artística, literaria o científica en el caso del Repositorio Institucional RIUD son los estudiantes que cargan sus trabajos de grado en el repositorio o los investigadores que cargan sus artículos en el repositorio Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 2 de 24

3 Autoarchivo: Procedimiento mediante el cual el autor de la obra carga el documento en el repositorio registrando alguna información básica del mismo (metadatos) y aceptando las licencias de publicación requeridas. Fases del Autoarchivo en el repositorio Institucional: El flujo básico de un repositorio institucional que ha optado por la vía del autoarchivo, consta de las siguientes fases: 1. Fase de identificación y autentificación del agente: Identificación sencilla y rápida contrastando algún dato personal con la base de datos de la Universidad. Datos identificadores pueden ser el correo electrónico institucional. 2. Fase de Información legislativa e institucional: Antes de estar en disposición de subir los documentos, el autor deberá firmar un escrito en el que afirme conocer los derechos que le asisten y se comprometa a seguir las políticas del repositorio. El sistema ofrecerá toda la información legal e institucional al respecto. Identificador Handle: Sistema que permite la asignación de identificadores persistentes a los recursos de información u objetos digitales existentes en Internet (Artículos, imágenes, trabajos de investigación, etc.) URI: Identificador de recursos uniforme del inglés Uniform Resource Identifier DATOS DEL REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD Nombre Completo: Abreviatura: URL: Handle: administrador: Repositorio Institucional de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas RIUD repositorio@udistrital.edu.co Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 3 de 24

4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN No POLITICA RESPONSABLE Asignación de privilegios sobre la colección del Proyecto Curricular 1. Administrador de Repositorio Institucional RIUD (Biblioteca) Autorizar al Autor el registro de documentos en la colección Deberá previamente recibir un correo desde una cuenta de correo institucional 1.Gestor de la Colección 2. Autor parte del Autor Autorizar a los revisores sobre la colección para aprobación o rechazo del documento registrado por los autores y del cual es Director 1.Gestor de la colección Deberá previamente recibir un correo desde una cuenta de correo institucional (@**.udistrital.edu.co)por parte del Revisor 2. Revisor (Director de trabajo de grado) Control y seguimiento de la Colección 1.Gestor de la Colección **. Corresponde a los diferentes subdominios de correo electrónico de la Universidad Distrital Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 4 de 24

5 Procesos administrativos Gestor Colección Como Gestor de Colección debe: Otorgar los permisos a los Autores (estudiantes) para registrar sus documentos (trabajos de Grado y Tesis) en el RIUD. Ver Numeral 7. Otorgar los permisos a los Revisores (Directores de Grado) para verificar los documentos registrados por los Autores. Ver Numeral 14. Retirar los permisos a los Autores una vez se encuentren publicados sus documentos en el RIUD. Ver Numeral 13. Retirar los permisos a los revisores una vez se encuentren publicados sus documentos en el RIUD. Ver Numeral 18. Realizar seguimiento de los documentos registrados en su colección AGREGAR USUARIOS A LA COLECCIÓN 0. Pre-requisitos: Por parte del Autor Previamente deberá haberse registrado y activado su cuenta de Usuario en el RIUD Informar a la Coordinación del Proyecto Curricular su intención de registrar su trabajo de grado en la colección de su Proyecto Curricular. Por parte del Revisor Previamente deberá haberse registrado y activado su cuenta de Usuario en el RIUD Informar a la Coordinación del Proyecto Curricular su intención de aprobar el trabajo de grado del cual es Director y que será registrado por el Autor en la colección de su Proyecto Curricular Pasos para agregar Autores y Revisores a la colección del Proyecto Curricular en el Repositorio Institucional RIUD 1. Ingreso Repositorio Institucional RIUD Ingresar a link Ir al menú Servicios que se encuentra en la parte superior derecha. Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 5 de 24

6 2. Despliegue el menú de SERVICIOS y haga clic en Mi RIUD Utilice su cuenta de Repositorio: Ingresar el usuario: correo institucional del Proyecto Ingresar la clave: xxxxxxx 3. Despliegue el menú LISTAR Ingrese a COMUNIDADES, en este menú se encuentra las COMUNIDADES Y COLECCIONES que hacen parte del Repositorio Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 6 de 24

7 4. Comunidades y Colecciones Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 7 de 24

8 1 Comunidades Habilitadas: 1 Libros Tesis y Disertaciones Trabajos de grado 2 Sub comunidades: 2 Las Sub comunidades son las Facultades de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas: Facultad de Artes Facultad de Ciencias y Educación Facultad de Ingeniería Facultad de Medio Ambiente y Recursos naturales Facultad de Tecnología Politécnica/ Tecnológica 3 Colecciones: 3 Las colecciones son los Proyectos Curriculares de cada Facultad por ejemplo: Especialización en Teleinformática Ingeniería catastral y Geodesia Ingeniería de Sistemas Nota: En las colecciones es donde se incluirán los trabajos de grado en frente de cada colección hay un número en paréntesis que indica cuantos trabajos de grado contiene cada colección Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 8 de 24

9 5. Como gestor de la colección deberá seleccionar su Proyecto Curricular En el siguiente ejemplo se escogerá el proyecto curricular de Licenciatura en Biología Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 9 de 24

10 6. Seleccionando con un clic sobre la colección (Ejemplo: Licenciatura en Biología) se desplegara la siguiente página Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 10 de 24

11 7. Para seguir con el proceso deberá seleccionar en el menú de la parte superior derecha la opción EDITAR. La siguiente imagen muestra el menú Procedimiento de Envió de la colección Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 11 de 24

12 REGISTRO DE AUTORES EN LA COLECCIÓN En esta página solo se intervendrá la casilla de la parte superior derecha PROCEDIMIENTO DE ENVIO en el campo Autores dando clic en editar. 8. Seleccionando el campo editar de Autores se podrá asignar usuarios a una colección, podrá seleccionar un usuario registrado en el Repositorio para que sea asociado a la colección. Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 12 de 24

13 9. A continuación se desplegara la siguiente página donde se deberá seleccionar los usuarios registrados que desee sean autores de la colección, en el campo Seleccionar Usuarios Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 13 de 24

14 10. Una vez seleccionado el botón Seleccionar Usuarios se desplegara la siguiente página Introducir correo electrónico del Autor para añadir al grupo de autorizaciones En esta ventana emergente podrá seleccionar el usuario que depositara el documento en la respectiva colección, para este ejemplo en la colección Licenciatura en Biología, el paso para seleccionar es haciendo clic en el botón Añadir. También podrá para mayor facilidad de ubicación del usuario consultar por nombre o correo en la casilla Consultar a continuación un ejemplo: Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 14 de 24

15 En el anterior ejemplo se digito la palabra repositorio recuperando el sistema: ID Correo Electrónico Apellidos Nombres Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 15 de 24

16 11. Una vez seleccionado el usuario con el botón Añadir podrá cerrar esta ventana emergente con el botón Cerrar, y aparecerá nuevamente la siguiente página: Usuario seleccionado para otorgar permiso de registro de trabajo de grado Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 16 de 24

17 12. El usuario queda asignado haciendo clic en Actualizar grupo (como se ve en la siguiente imagen) No olvide dar clic en actualizar grupo, con este último paso ya otorgo el permiso de registro al Autor Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 17 de 24

18 13. Para borrar un usuario basta con seleccionarlo y hacer clic en el botón Borrar Selección Seleccionar Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 18 de 24

19 REGISTRO DE REVISORES EN LA COLECCIÓN En esta página solo se intervendrá la casilla de la parte superior derecha PROCEDIMIENTO DE ENVIO en el campo Aceptar/Rechazar -paso Revisores. Cada Gestor debe agregar a su Colección los Revisores (Directores) que validaran y aprobaran o rechazaran los documentos registrados por los Autores; independientemente de que los revisores estén autorizados en otras colecciones NOTA: POR DEFECTO DEBERA MANTENERSE EL USUARIO PERTENECIENTE A LA COORDINACION DEL PROYECTO CURRICULAR-POR LO TANTO EL GESTOR DE LA COLECCIÓN NO DEBERA ELIMINAR DICHA CUENTA DEL GRUPO DE REVISORES 14. Agregar revisores de documentos a la Colección del Proyecto Curricular dando clic en editar Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 19 de 24

20 15. En esta página podrá buscar y seleccionar el Director de trabajo de grado quien validara el documento registrado (versión final y anexos) y aprobara o rechazara Como Revisor por defecto siempre debe estar la cuenta perteneciente a la Coordinación del Proyecto Curricular Selección de revisor Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 20 de 24

21 16. Búsqueda y selección de Revisor Buscar Director de Grado Una vez identificado el Director dar clic en Añadir En esta ventana emergente podrá seleccionar el Revisor, para este ejemplo en la colección Licenciatura en Biología, el paso para seleccionar es haciendo clic en el botón Añadir. También podrá para mayor facilidad de ubicación del usuario consultar por nombre o correo en la casilla Consultar. Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 21 de 24

22 17. El usuario queda asignado haciendo clic en Actualizar grupo (como se ve en la siguiente imagen) Director Asignado para revisión Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 22 de 24

23 18. Borrar Usuario En caso de requerir eliminar el usuario que se ha asignado al grupo de revisores del Proyecto Curricular, utilice la opción Borrar Selección y posteriormente hacer clic en Actualizar Grupo Seleccionar Borrar Actualizar Si se presenta algún inconveniente con el proceso comuníquese al Sistema de al correo (repositorio@udistrital.edu.co) Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 23 de 24

24 Nota: 1. Para las modalidades de grado que no requieran un trabajo escrito como: Espacios Académicos de Posgrado Espacios Académicos de Profundización Deberán informar a biblioteca para la expedición de los Paz y Salvos respectivos. 2. Es de vital importancia que al momento de otorgar los permisos, se concedan estos permisos simultáneamente al Autor y Revisor para esto tanto el Autor y Revisor deben estar registrados previamente en el Repositorio Institucional-RIUD con sus correos institucionales. 3. Lo anterior porque si el Autor registra su documento antes que el Revisor este registrado y tenga la autorización, el documento no lo podrá ver el revisor, lo cual implica un reproceso para el Autor que se le tendrá que devolver el documento para que haga un reenvió para que así lo pueda visualizar y proceda a su aprobación o rechazo. Sistema de Universidad Francisco José de Caldas Página 24 de 24