GESTOR DE DESCARGAS. Índice de contenido

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1 GESTOR DE DESCARGAS Índice de contenido 1. Qué es DocumentosOnLine.net? Qué es el Gestor de Descargas? Instalación / Configuración Descarga de Documentos Búsqueda / Consulta de documentos descargados Envío de Documentos Actualización

2 1. Qué es DocumentosOnLine.net? DocumentosOnLine.net es una plataforma de distribución de documentos electrónicos, dirigida a empresas y profesionales que de forma periódica generan todo tipo de documentos, los cuales tienen que entregarlos a sus destinatarios. Ejemplos de casos de uso: Asesoría o Despacho profesional y sus clientes Empresa fabricante y su red comercial Administrador de fincas o Gestor de comunidades y los vecinos... Cualquier empresa que envíe de forma regular documentos a destinatarios con los que mantiene una relación de trabajo. Con este servicio se da un paso hacia el documento electrónico, se reduce el gasto de papel, se mejora el servicio prestado, y se ahorra tiempo. Las empresas que usan los servicios de DocumentosOnLine.net, automatizan el envío de documentos, y dedican el tiempo a otras tareas más productivas. La entrega de documentos se lleva a cabo de forma totalmente segura, encriptando los documentos con una clave diferente por cada destinatario, y registrando todos los envíos y descargas realizadas, cumpliendo de esta forma con la LOPD. El publicador de documentos recibe un acuse de recibo, cuando el documento es descargado por su destinatario, llevando de esta forma un seguimiento de los envíos realizados. Además el sistema también ofrece información sobre que documentos están pendientes de descarga, etc. DocumentosOnLine.net replica la estructura de carpetas y documentos del publicador en ordenador del destinatario, de forma automática y segura. DocumentosOnLine.net está compuesto por las siguientes aplicaciones: Gestor de envío de documentos Servidor de archivos en la nube Gestor de descargas de documentos El Gestor de envíos es el programa que usan los publicadores de documentos, y sobre los que trata este manual / tutorial, el Gestor de descargas es el programa que usa el destinatario de documentos, y el Servidor de Internet es el nexo de unión entre publicadores y destinatarios de documentos, es el lugar donde se almacenan todos los datos, y donde están siempre disponibles. Volver al índice 2

3 2. Qué es el Gestor de Descargas? El Gestor de descargas es el programa con el que se van a recibir los documentos enviados por los Publicadores de documentos. El Gestor de descargas se encarga tanto de la bajada de los documentos al ordenador local, como de la desencriptación de los documentos de forma transparente para el usuario. Un mismo Gestor de descargas puede recibir documentos de varios Publicadores, más adelante se explica este tema en detalle. Las acciones más importantes que se pueden llevar a cabo con el Gestor de descargas son: Gestión de buzones Con el Gestor de descargas se pueden recibir documentos de diferentes orígenes de datos o Publicadores, como por ejemplo, nuestro Asesor, nuestro jefe comercial, el administrador de nuestra comunidad de vecinos, un colaborador, etc. Por cada origen de datos daremos de alta un buzón en el Gestor de descargas. Descarga de documentos El Gestor de descargas se encarga de conectarse a cada uno de los buzones que tenga configurados, descargando y desencriptando los documentos que haya pendientes. Los documentos son guardados en una carpeta de nuestro ordenador, a modo de copia, respetando la estructura de carpetas y documentos que hubiera en la carpeta original del publicador. Consulta de documentos descargados El Gestor de descargas nos ofrece varias formas de ver los documentos que hemos descargado a nuestro ordenador. Podemos abrir directamente la carpeta de descargas y navegar por la estructura de carpetas en busca de un documento. Podemos acceder a un listado con los archivos de la última descarga realizada, desde donde podemos abrirlo directamente. Podemos acceder a un listado que muestra la cantidad de archivos que determinemos, desde donde podemos abrir el documento directamente. Podemos realizar búsquedas de documentos. (En el apartado 3

4 correspondiente se explica con más detalle todo lo referente a la búsqueda y localización de documentos) Envío de documentos Con el Gestor de descargas también podemos remitir documentos a los distintos publicadores con los que tenemos relación, usando el mismo sistema de seguridad que cuando ellos nos envían documentos. A cada publicador se le enviarán los documentos encriptados con su clave, además recibirán un correo electrónico avisándoles de que tienen documentos para descargar, igual que ocurre cuando ellos nos envían documentos a nosotros. Listado completo de acciones que puede llevar a cabo el Gestor de Descargas: Gestión de Buzones Descarga de documentos Desencriptación de documentos descargados Consulta / Listado de documentos descargados Búsqueda de documentos descargados Redescarga de documentos borrados o perdidos Administración de la carpeta de descarga de documentos Envío de documentos a publicadores Encriptación de documentos a enviar Notificación a publicador de que tiene documentos pendientes de descarga Volver al índice 4

5 3. Instalación / Configuración Para poder utilizar el Gestor de descargas necesitamos que un Publicador de DocumentosOnLine.net nos habilite una cuenta o buzón en su Gestor de envíos. Tras darnos de alta, recibimos los correos electrónicos correspondientes con los datos que necesitamos para configurar el Gestor de descargas. La instalación del Gestor de descargas la podemos realizar desde: Los enlaces a la instalación del programa que se incluye en los correos electrónicos que recibimos del sistema, como por ejemplo: al darnos de alta un Publicador al notificarnos que tenemos documentos para descargar etc. Directamente desde la página web en la zona de usuarios. Para instalar el Gestor de descargas sólo tenemos que seguir las indicaciones del programa de instalación hasta que finalice. Si durante la instalación necesitamos ayuda, se puede contactar con el departamento de soporte de DocumentosOnLine.net, siguiendo las indicaciones que hay en la Zona de Usuarios de la página web para que un técnico nos ayude con la instalación del Gestor de descargas. Una vez realizada la instalación del Gestor de descargas, nos aparece en el escritorio un icono o acceso directo al programa. Y también tendremos una llamada al programa dentro de Inicio, Programas (o todos los programas), DocumentosOnLine.net, Gestor de descargas. La imagen anterior corresponde a un ordenador con el sistema operativo Windows 5

6 XP, para sistemas operativos, tipo Windows Vista o Windows 7, puede cambiar el aspecto del menú. La primera vez que abramos el Gestor de descargas nos aparecerá de la siguiente forma: Como se puede ver en la imagen superior, tenemos un botón de descargar y otro para añadir buzones. La acción de descarga de documentos, no puede llevarse a cabo hasta que no se añada el primer buzón. Si pinchamos sobre el botón Descargar sin haber configurado ningún buzón, aparecerá un mensaje indicando que se tiene que configurar un buzón para descargar documentos. Los datos para configurar el buzón los recibimos por correo electrónico. Cuando un Publicador nos habilite un buzón de destinatario, recibiremos tres correos electrónicos: Un primer correo electrónico de bienvenida, con los datos de nuestra cuenta: Nombre para notificaciones 6

7 Un segundo correo electrónico con los datos de nuestro buzón: Código de buzón usuario Contraseña de descargas Gestor de descargas Un tercer orreo electrónico con la clave de desencriptación de documentos Los dos primeros correos los envía automáticamente el sistema cuando un Publicador realiza el alta de un Destinatario. El correo con la clave de desencriptación de documentos lo envía directamente el Publicador. Este dato no se almacena en el sistema, y sólo es conocido por el Publicador, sólo él puede comunicarnoslo. Añadir buzón Para añadir un buzón tenemos que picar en el botón Añadir Buzón y rellenar los datos que aparecen en el siguiente formulario: El proceso de alta comprueba que todos los datos sean válidos. Al picar en el botón de Aceptar, si todos los datos son correctos, se cierra el formulario y queda configurado el buzón, pero si nos aparece alguno de los siguientes mensajes, es porque algún dato no lo hemos introducido correctamente. Mensaje de error y dato al que corresponde: No existe ningún publicador con el código XXX >> Este mensaje nos indica que hemos introducido un Código de buzón erróneo. El usuario con el que pretende acceder no existe o su contraseña no es 7

8 válida >> Este mensaje nos indica que hemos introducido un de usuario que no corresponde o bien una contraseña de descargas que no es correcta. La clave desencriptación del buzón 'Nombre de Publicador (Nombre de Destinatario)', no es válida >> Este mensaje nos indica que no hemos introducido la Clave de encriptación correcta. Una vez que hayamos introducido los datos correctamente y piquemos en Aceptar, el Gestor de descargas tendrá el siguiente aspecto: Ya tenemos configurado nuestro buzón en el Gestor de descargas, y ya podemos proceder a la descarga de documentos. Volver al índice 8

9 4. Descarga de Documentos Cada vez que tengamos un documento nuevo o haya una actualización de algún documento que ya lo tengamos descargado en nuestro ordenador, recibiremos un aviso por correo electrónico. El aviso lo envía el sistema en nombre del Publicador, de forma que se recibe un correo electrónico con el logotipo del Publicador, una lista con los documentos que tenemos para descargar y las indicaciones de como realizar las descarga de los documentos. Para llevar a cabo la descarga de documentos, abriremos el Gestor de descargas y pulsaremos en el botón Descargar. Para abrir el Gestor de descargas podemos utilizar el acceso directo que habrá en el escritorio de nuestro ordenador, o elemento del menú Inicio, tal y como se ha explicado en el apartado anterior. Cuando desencadenemos una descarga, se llevan a cabo las siguientes acciones: Conexión con el Servidor de Internet de DocumentosOnLine.net Autentificación de usuario Descarga de archivos pendientes Desencriptación de los archivos descargados En el disco duro de nuestro ordenador se guardan los archivos descargados y desencriptados, manteniendo la estructura de almacenamiento original. Estas acciones se llevan a cabo por cada uno de los buzones que tengamos configurados en nuestro Gestor de descargas. Se pueden configurar varios buzones para poder recibir documentos desde distintos publicadores, por ejemplo: de nuestro Asesor, de nuestro Administrador de fincas, de nuestro Agente de seguros, etc. Durante el proceso de descarga de archivos aparece una ventana en la cual podemos ver como va evolucionando la descarga mediante barras de progreso, como podemos ver en la siguiente imágen. 9

10 Cuando finaliza el proceso de descarga, se muestra una ventana donde podemos ver la cantidad de archivos que se han descargado y desde podemos acceder a ver un listado de los archivos. Para ver la lista de archivos que se han recibido, picaremos sobre el botón Ver archivos. El listado que se muestra se puede ordenar picando sobre los títulos de las columnas. Si picamos una vez se ordenará de forma descendente y aparecerá una pequeña punta de flecha apuntando hacia abajo. Si volvemos a picar se invertirá el orden y el sentido de la punta de la flecha. Podemos utilizar cualquier columna para ordenar el listado. Por defecto se ordena utilizando el campo Fecha y Hora Descarga. 10

11 Este listado nos muestra los archivos descargados y la carpeta donde se han guardado (columna Ubicación). Para abrir el archivo podemos picar tanto en el botón Ver que hay al principio de cada fila, antes de la fecha, o bien sobre el nombre del documento. Para abrir la carpeta picaremos sobre el nombre de la carpeta. Este listado también está accesible desde el botón Ver última descarga. Este listado se actualiza cada vez que se realiza una nueva descarga. Cabe puntualizar que la acción de descarga de archivos, bajará los nuevos archivos, actualizará los que hayan sido modificados en origen, pero en ningún caso eliminará archivos. Una vez que los documentos se guardan en nuestro ordenador, sólo nosotros podemos eliminarlos. Si se eliminan en el origen de datos del Publicador, esta acción no se traslada a nuestro ordenador. Volver al índice 11

12 5. Búsqueda / Consulta de documentos descargados El proceso de descarga de documentos crea una copia de los documentos originales en nuestro ordenador, y también replica la estructura de carpetas en la que están organizados los documentos originalmente. Para acceder a los documentos, el Gestor de descargas nos ofrece varias posibilidades: 1. Abrir la carpeta donde están los archivos en nuestro disco duro. Se abrirá un Explorador de Archivos de Windows a la carpeta del publicador. 2. Mediante un Acceso directo a la carpeta. El cual podemos crear en el Escritorio de nuestro ordenador picando en el botón Crear acceso directo. 3. A través del listado de Ver última descarga. (esto se ha visto en al apartado anterior) 4. Utilizando el listado de Ver los últimos N archivos descargados. (el listado es el mismo que el de Ver última descarga, pero en vez de mostrar sólo los últimos archivos descargados, muestra la cantidad de archivos que indiquemos en la casilla) 5. Mediante el formulario de búsquedas al cual accederemos picando en el botón Buscar archivo descargado. Como hemos visto podemos acceder a los archivos descargados bien directamente abriendo la carpeta de nuestro disco duro, bien a través de listados donde aparecen todos los registros de descargas realizadas y a través de los cuales podemos acceder al archivo. Búsqueda de archivos Podemos realizar una búsqueda en el registro de descargas filtrando por un rango de fechas o por una palabra que este contenida en el nombre del documento. Para acceder al formulario de búsqueda, picaremos en el botón Buscar archivo descargado. La siguiente imagen muestra el formulario de búsquedas. Para visualizar los 12

13 calendarios desde y hasta, y el cuadro Texto a buscar, hay que picar en los cuadro de selección que hay a la derecha de cada pregunta. Podemos usar los dos criterios o solo uno de ellos. Una vez establecidos los criterios picaremos en el botón de Aceptar, y nos aparecerá un listado con el resultado de la búsqueda. El listado funciona de la misma forma que el listado que hemos visto en el apartado anterior de Ver últimas descargas, podemos ordenarlo picando en las columnas tanto de forma ascendente como descendente. Cómo localizar un archivo que no encontramos cuando lo buscamos directamente en la carpeta del disco duro? De todos los archivos descargados a nuestro ordenador, se mantiene una copia en el Servidor de Internet. Esta copia estará disponible mientras el Publicador tenga el documento a nuestra disposición. Si documento ha desaparecido de nuestro disco duro, podemos volver a descargarlo. Para ello tenemos que acceder al documento utilizando los listados que nos ofrece el Gestor de descargas. Podemos utilizar cualquiera de ellos: El listado de últimas descargas. 13

14 El listado en el que podemos determinar la cantidad de archivos que queramos ver. El listado que aparece como resultado de una búsqueda. Una vez localizado el archivo, sólo tenemos que picar sobre el botón Ver, o sobre el nombre y el documentos se abrirá. En realidad lo que ha ocurrido es que el Gestor de descargas, como no lo ha encontrado en nuestro disco duro, lo ha buscado en el Servidor de Internet y lo ha vuelto a descargar, de forma que si ahora vamos directamente a la carpeta, veremos que el archivo vuelve a estar ahí. Para el caso en que hayamos perdido el archivo y mediante los listados no podamos acceder a él, nos aparecerá un mensaje comunicándonos tal situación. La siguiente imagen nos muestra el mensaje que aparecería para el caso en que no se pueda volver a descargar el archivo que hemos perdido. Si necesitamos el documento tendremos que volvérselo a pedir a nuestro Publicador, sólo él puede volver a poner el documento a nuestra disposición. Volver al índice 14

15 6. Envío de Documentos Mediante el Gestor de descargas también podemos enviar documentos al Publicador usando el mismo sistema de seguridad que cuando los recibimos. Normalmente usaremos este modo de envío a petición de Publicador, cuando nos solicite algún documento que no deba de viajar en abierto por Internet, tal y como ocurriría si se lo enviásemos por correo electrónico. Si el documento contiene datos los cuales son confidenciales lo mejor es que se envíe a través del Gestor de descargas, de esa forma el documento viaja por Internet encriptado y además el Publicador recibirá un aviso de que tiene un documento nuestro, al igual que ocurre cuando él envía nos envía documentos a nosotros como destinatarios. Para enviar documentos utilizaremos el botón Enviar archivo. Para el caso en que tengamos dados de alta varios publicadores en el Gestor de Descargas, hay que tener en cuenta que cada publicador tiene su propio botón de envío. Al picar en el botón Enviar archivo, se abrirá una venta del sistema operativo mediante la cual podremos seleccionar el archivo que queremos enviar. La ventana se abre siempre en la carpeta de Mis Documentos. Si el archivo lo tuviéramos en otra carpeta, localizar el documento yendo a la carpeta donde se encuentre. Una vez que lo tengamos localizado, seleccionar y picar en el botón Abrir. Al ser una ventana estándar del sistema operativo, en el botón pone lo que el sistema determina, por lo tanto para seleccionar el archivo picaremos en Abrir. Una vez seleccionado el archivo y pulsado el botón de Abrir, aparecerá una ventana de confirmación del envío en la cual nos dice que archivo se va a enviar y a que Publicador. Se aconseja comprobar esta información antes de pulsar en el botón Aceptar, para evitar realizar un envío erróneo. Para abortar el envío pulsar en el botón Cancelar. 15

16 Si pulsamos en el botón de aceptar se procederá al envío del archivo. El tiempo necesario para el envío estará en función del tamaño del archivo. Una vez que se se haya completado el envío aparecerá un mensaje diciendo que el archivo se ha enviado correctamente. En el caso de que el envío no fuera satisfactorio aparecerá el correspondiente mensaje de error. Si tras varios intentos no se puede llevar a cabo el envío de documentos al Publicador, contactar con el servicio técnico de DocumentosOnLine.net, siguiendo las instrucciones que hay en la Zona de Clientes, en la web: Volver al índice 16

17 7. Actualización Las actualizaciones del Gestor de descargas pueden llevarse a cabo de forma manual, o bien que lo pida el propio programa. Para el caso en que lo pida el propio programa no se podrán descargar archivos si no se lleva a cabo la actualización del Gestor de descargas. Para actualizar el programa de forma manual solo hay que picar en el enlace que aparece abajo a la izquierda con el nombre de Comprobar actualizaciones. Si el Gestor de descargas está actualizado aparecerá una ventana con el mensaje: El software está actualizado. Si por el contrario hubiera una nueva versión disponible, sólo hay que seguir las indicaciones del programa de instalación. Puede ocurrir que la actualización saque una ventana que pida Reparar, Modificar o Eliminar la instalación actual. En ese caso lo más conveniente es elegir la opción de Eliminar, y cuando termine el proceso de eliminación, volver a instalar el programa siguiendo las indicaciones del capitulo de instalación de este documento. Si necesita ayuda para la actualización del Gestor de descargas puede contactar con el servicio técnico de DocumentosOnLine.net. Para contactar con el servicio técnico vaya a la página web Volver al índice 17

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