Universidad Xicotepetl, A. C.

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1 1/9 1. Objetivo Dar a conocer los lineamientos para el adecuado control de los documentos del sistema de gestión de la calidad de la UNIVERSIDAD XICOTEPETL, A.C. 2. Alcance Todos los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la UNIVERSIDAD XICOTEPETL, A.C. 3. Definiciones: 3.1. Documentos Internos: Son aquellos que genera la UNIVERSIDAD XICOTEPETL, A.C. como consecuencia y para apoyo de la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad 3.2. Documentos Externos: Son aquellos generados fuera de la UNIVERSIDAD XICOTEPETL, A.C. que coadyuvan a la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad 4. Actividades 4.1 El Control Documental de la Universidad Xicotepetl, A.C. se realiza de la siguiente manera: La elaboración de cualquier documento controlado de origen interno la realiza el usuario conforme al procedimiento: Elaboración del Manual de Calidad, Procedimientos e Instructivos de Trabajo. El jefe

2 2/9 inmediato del usuario debe autorizar dicho documento y después de esto, es responsabilidad del usuario solicitar al Gestor del Sistema de Calidad mediante el Formato Solicitud De Alta, Modificación O Baja De Documentos según sea el caso, asegurándose de que se identifiquen los cambios en caso de que se esté modificando el documento. El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad después de verificar que el documento cumple con todos los requisitos debe convertir el documento en formato PDF para asegurarse de que el documento no pueda ser modificado, cortado, etc La distribución de los documentos es responsabilidad del Gestor del Sistema de Calidad, esta se inicia cuando se registra el alta, cambio o baja del documento en el Sistema de Gestión de Calidad depositado en la carpeta electrónica denominada DOCUMENTOS S.G.C. en Server UX y se procede a imprimir el registro de la denominada Lista Maestra de Documentos, para tener siempre la versión más actual. El Gestor del Sistema de Calidad, envía un correo electrónico notificando el alta, cambio o baja del documento de acuerdo a la Lista de Distribución del presente procedimiento (punto 8), cuando el usuario envía el acuse de recibo del correo electrónico se procede a llevar a cabo el registro Lista de Distribución asentando la fecha y hora de recibido, por último para tener la evidencia de que el documento se encuentra disponible en los puntos de uso, se procede a imprimirla con la finalidad de recabar las firmas de los usuarios notificados.

3 3/ Mediante este sistema se asegura que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos se debe retirar el archivo existente del sistema cuando se trate de modificación o baja, y en su lugar subir la nueva versión, o dar de baja dicho documento completamente. Para el caso de las copias impresas controladas que se manejen, se retirará la edición en uso, se sella el impreso con la leyenda de obsoleto y se remplaza con la última edición. Solamente se conservan las ediciones anteriores al documento actual, las posteriores se destruyen. 4.2 En el caso de los documentos de origen externo, los cuales son identificados y controlados, se cuenta con un registro Lista Maestra de Documentos Externos; los originales son resguardados por las personas quienes hacen uso de estos Se registran las Listas de Distribución de Documentos Externos En caso de que la persona asignada sea dada de baja o cambiada de puesto debe entregar los documentos externos al Gestor del Sistema de Calidad para su resguardo ó destrucción según sea el caso Se archivará la edición vigente del documento de acuerdo al punto Gestor del Sistema de Calidad imprimirá una copia de todo el Sistema.

4 5. Responsabilidades 4/9 5.1 El Gestor del Sistema de Calidad es el responsable de actualizar, ejecutar y mantener lo indicado en el procedimiento. 5.2 El Rector, Secretario Académico, Coordinadores y Jefes de Departamento deberán apoyar lo indicado en este procedimiento. 6. Referencias 6.1 En el punto de la Norma ISO 9001:2008

5 5/9 7. Anexos 7.1- Formato Solicitud De Alta, Modificación O Baja De Documentos A

6 6/ Lista Maestra de Documentos B

7 7/ Lista de Distribución C

8 8/ Lista Maestra de Documentos Externos D

9 7.5- Listas de Distribución de Documentos Externos E 9/9 8 Lista de Distribución Rectoría Gestoría de Calidad

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