C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 Versión vigente No. 05 Fecha: 18 / 10 / 10 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/9

2 1. Propósito: Llevar a cabo el acto de entrega y recepción de acuerdo a los lineamientos establecidos por la. 2. Alcance: Este procedimiento debe ser observado por el Contralor de la Universidad así como por los niveles jerárquicos a los cuales delegue autoridad para representarlo en actos de entrega y recepción y aplicado a los titulares salientes de las dependencias universitarias. 3. Responsabilidad y autoridad Contralor de la Universidad: Responsabilidad: Intervenir y, en su caso, delegar su representación en los actos de entrega y recepción de los directivos y servidores universitarios que dejan el cargo, empleo o comisión en la Universidad. Evaluar anualmente la competencia del Director de Responsabilidades. Autoridad: Delegar su representación en actos de entrega y recepción de los directivos y servidores universitarios que dejan el cargo, empleo o comisión en la Universidad. Posponer el acto de entrega y recepción cuando no existan las condiciones óptimas para llevarlo a cabo. Director de Responsabilidades: Responsabilidad: Establecer las acciones tendientes al cumplimiento del acto de entrega y recepción conforme al procedimiento establecido. 2/9

3 Informar al Contralor de la Universidad, los asuntos relativos al acto de entrega y recepción de los servidores universitarios que dejan el cargo, empleo o comisión en la Universidad. Autoridad: Participar, en representación del Contralor de la Universidad, en los actos de entrega y recepción de cargos, puestos y empleos de la Administración Universitaria. Posponer el acto de entrega y recepción cuando no existan las condiciones óptimas para llevarlo a cabo. : Responsabilidad: Autoridad: Verificar que el expediente y acta de entrega y recepción se encuentren en los términos establecidos por la. Informar al Director de Responsabilidades sobre los asuntos relativos al acto de entrega y recepción. Participar en los actos de entrega y recepción de cargos, puestos y empleos de la Administración Universitaria, determinados por el Contralor de la Universidad o en su caso por el Director de Responsabilidades. Posponer el acto de entrega y recepción cuando no existan las condiciones óptimas para llevarlo a cabo. 3/9

4 4. Normatividad aplicable: Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México. Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México. Acuerdo por el que se actualiza la estructura orgánico-funcional de la Administración Central de la UAEM de febrero de 2009 Manual de Organización de la. Manual de Entrega y Recepción. Norma ISO 9001: /9

5 5. Políticas El acto de entrega y recepción debe ser formalizado con la firma del acta de entrega y recepción de los servidores universitarios que intervienen en el acto. Las actas de entrega y recepción deberán ser verificadas por el Jefe del Departamento previo al acto de entrega y recepción para garantizar el correcto llenado de la misma. Los tres tantos del expediente de entrega y recepción, indicados en el procedimiento, deben contener la misma información. Al término de la firma de las actas el representante de la deberá verificar que contengan las firmas de los participantes en el acto. El titular saliente deberá hacer entrega física de las llaves, vehículos, equipo de radiocomunicación y/o telefonía celular y laptop al momento de la entrega y recepción. Al concluir los 30 días hábiles establecidos en el acta respectiva para verificar la información del expediente de entrega y recepción, el titular entrante deberá enviar oficio de conformidad a la, en caso de no hacerlo la dará por asentado que se recibió de conformidad. 5/9

6 6. Diagrama de bloque del procedimiento Procedimiento: Acto de Entrega y Recepción Unidad Responsable: CONTRALORÍA UNIVERSITARIA TITULAR SALIENTE TITULAR ENTRANTE INICIO 1 El auditor de la CU lleva listas las Actas de Entrega y Recepción (O y tantos necesarios), y solicita al coordinador del PER que el Expediente de Entrega y Recepción (EER) (O-1e) se tenga listo para proceder a realizar el Acto de Entrega y Recepción El auditor verifica que se tenga listo el EER; el Contralor de la Universidad o en su caso el representante designado; procede a realizar la lectura del acta de entrega y recepción e indica al Titular Entrante el periodo de 30 días hábiles para la revisión del expediente y al término firma el Acta, recaba firmas del Titular Saliente y Entrante, en su caso del representante del Rector y de los Testigos; conserva un tanto del Acta, turna los correspondientes a Titular Entrante, Saliente y representante del Rector; así mismo solicita al Titular Saliente haga entrega del EER (0-2e) 3 2 El coordinador del PER o el titular saliente prepara EER (O-2e) y espera que se realice Acto de Entrega y Recepción 5 4 El Titular Entrante recibe un tanto del Acta para su resguardo 6 El Titular Saliente recibe un tanto del Acta y conserva EER(1e); entrega al Titular Entrante EER (O) y a la CU EER(1e) 7 Recibe EER (1e) y conserva para su control El titular recibe EER (O) y conserva para su control FIN 6/9

7 7. Glosario Acta de entrega y recepción. Documento de alcance legal y administrativo, que precisa la información contenida en el expediente de entrega y recepción, otorgando validez al acto respectivo. Acto de entrega y recepción. Evento mediante el cual una autoridad o servidor universitario que concluye su función, renuncie o que por otra cualquier causa se separe de su empleo, cargo o comisión, hace entrega del despacho a su cargo, al personal que lo sustituye en sus funciones o a quien se designe para tal efecto. Expediente de entrega y recepción. Documento que integra formatos y anexos derivados del proceso de entrega y recepción. Manual de entrega y recepción: Documento administrativo que contiene los objetos, lineamientos operativos, procedimientos, formatos e instructivos y formato de acta, bajo los cuales se regula y lleva a cabo el proceso de entrega y recepción. Titular saliente. Órgano de autoridad y servidor universitario obligado a la entrega de la dependencia universitaria a su cargo. Titular entrante. Persona que recibe el cargo de la dependencia universitaria. 8. Anexos Formato de índice de entrega y recepción Formato de acta de entrega y recepción 7/9

8 9. Revisión Histórica Procedimiento: Acto de entrega y recepción Número de Fecha de Revisión Revisión Revisó (Puesto) 02 15/10/2007 Departamento de Entrega y Recepción 03 14/11/2008 Departamento de Entrega y Recepción 04 10/07/2009 Departamento de Entrega y Recepción 05 18/10/10 Departamento de Entrega y Recepción Reaprobado (Puesto) Dirección de Responsabilidad y Situación Patrimonial Dirección de Responsabilidad y Situación Patrimonial Dirección de Responsabilidades Dirección de Responsabilidades Descripción del Cambio -Se agregó el recuadro de Revisión Histórica -Se modificó el apartado de responsabilidad del Contralor de la Universidad. -Se agrego en Normatividad la Norma ISO 9001: Se agregaron políticas al procedimiento. -Se cambio la denominación de la Dirección de Responsabilidad y Situación Patrimonial por Dirección de Responsabilidades. -En normatividad se cambió la norma ISO 9001:2000 por ISO 9001:2008 -Se actualizó el Acuerdo por el que se modifica la estructura orgánicofuncional -Se actualizó el diseño de la documentación. - Se enlistaron los anexos correspondientes. En la política 2 se agrega previo al acto de entrega y recepción para garantizar, para detallar mejor la función del jefe del departamento. 8/9

9 Se agrega la política 6. Las actividades 1, 2 y 3 se modificaron, ya que la responsabilidad de contar con los tantos del acta de entrega y recepción es del auditor, ya no del coordinador o responsable de integrar el expediente en la dependencia. 9/9