Manual de Usuario MexWebs Soluciones Web Globales S. de R.L. MEXWEBS Content Management System v2.0

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1 Manual de Usuario 2005 MexWebs Soluciones Web Globales S. de R.L. MEXWEBS Content Management System v2.0

2 MEXWEBS CMS v2.0 2 Índice ÍNDICE...2 MANUAL PARA EL MEXWEBS CMS V Qué es MexWebs CMS v2.0?... 3 Interfaz administrativa del MexWebs CMS v2.0 (Manager)... 4 Acceso a la interfaz administrativa y opciones generales... 5 Cuentas de acceso al Manager... 5 Privilegios de usuarios... 6 Caja de entrada al Manager... 6 Vista inicial del sistema... 8 Proceso de producción de nuevos documentos Editor XHTML Edición de documentos Archivar un documento Restaurar un documento Borrar un documento Sección de publicación Prioridad de la publicación Dominios, subdominios e idiomas Publicación de un documento Deshacer una publicación Sección de Recursos Lista de recursos Edición de un recurso Edición de una categoría... 26

3 MEXWEBS CMS v2.0 3 Manual para el MexWebs CMS v2.0 Qué es MexWebs CMS v2.0? MexWebs CMS v2.0 es un producto creado por Soluciones Web Globales S. de R.L. de C.V., para satisfacer las necesidades de mantenimiento y actualizaciones de un sitio web profesional, diseñado para poder mantener un sitio web con contenidos dinámicos únicamente con básicos conocimientos de computación, permitiéndole mantener la información de su sitio 100% actualizada sin necesidad de contratar un especialista, publicando incluso en varios idiomas, o varios sitios a la vez con el mínimo esfuerzo. MexWebs CMS v2.0 le proporciona el control absoluto sobre la información publicada, es la herramienta idónea para que usted publique toda la información en su sitio Web, documentos, imágenes, encuestas, formularios, noticias, foros, zonas restringidas con gestión de usuarios, documentos adjuntos descargables, RSS, motores de búsqueda, etc. Usted podrá crear, redactar, editar, publicar y corregir cualquier material que le interese mostrar en Internet a través de uno de sus sitios Web, tan sencillamente como crear un documento en Word. A continuación le proporcionamos una guía sobre el MexWebs CMS v2.0, sus posibilidades y formas correctas de uso.

4 MEXWEBS CMS v2.0 4 Interfaz administrativa del MexWebs CMS v2.0 (Manager) El MexWebs CMS v2.0 es un sistema distribuido de publicación en Internet, es decir, nuestro sistema de administración es completamente independiente del sistema de su sitio Web, la comunicación entre ambos, para lograr publicar la información en su sitio, se hace a través del protocolo FTP, un estándar de Internet (en el caso del GAP ambos sistemas se encuentran en el mismo servidor). MexWebs CMS v2.0, por su naturaleza, es un producto del cual se puede prescindir en cualquier momento, su sitio no se verá afectado de forma directa, el único inconveniente será que ya no podrá actualizar los materiales que ya había publicado con anterioridad utilizando nuestra interfaz administrativa, quedando un sitio web estático. A continuación ofrecemos un manual de usuario para el uso de la administración del MexWebs CMS v2.0.

5 MEXWEBS CMS v2.0 5 Acceso a la interfaz administrativa y opciones generales La interfaz administrativa no es más que un sitio Web, que nos permite manipular los contenidos (documentos, archivos, recursos, etc.) que queremos publicar en la Web, a través de la misma realizamos la publicación de los documentos hacia cualquier dominio o subdominio. En lo adelante nos referiremos a esta interfaz administrativa como Manager. Un dominio o subdominio representa un sitio Web en Internet donde queremos publicar alguna información, Ej. representa un dominio, y representa un subdominio del primero; Ambos sitios serán manipulados a través del Manager utilizando las respectivas cuentas de acceso, lo que le permitirá interactuar con cada dominio o subdominio. Esta interfaz ha sido desarrollada sobre Web, para que la persona que posea una cuenta de acceso solamente necesite una conexión a Internet y un navegador para realizar las actualizaciones de cualquier contenido sobre cualquier dominio o subdominio relacionado con dicha cuenta de acceso. Cuentas de acceso al Manager Cada sitio (dominio o subdominio) puede tener varias cuenta de acceso, permitiendo que varias personas (una por cada cuenta de acceso) puedan realizar actualización sobre el mismo. Dicho sitio puede estar en varios idiomas a la vez. Siempre existirá una cuenta de acceso principal, que contará con privilegios adicionales que explicaremos en detalles más adelante, a la persona que tiene esta cuanta la llamaremos Administrador. El acceso al Manager será de forma segura (SSL), y cada cuenta de acceso, contará con una clave secreta, y todas las operaciones que realice ese usuario dentro del Manager serán registradas en una bitácora a la que sólo tendrá acceso el Administrador.

6 MEXWEBS CMS v2.0 6 Privilegios de usuarios En el proceso de creación y edición de los documentos, pueden intervenir todos los usuarios que agrupa un mismo cliente, de manera que este proceso puede ser paralelo para ganar en eficiencia y en rapidez. Todos los usuarios tendrían los mismos privilegios de redacción y publicación, a menos que el Administrador determine que sólo algunos de ellos tienen privilegios de publicación sobre el dominio o subdominio. Es importante notar que todos los procesos que agrupa el Manager pueden desarrollarse perfectamente con una sola cuenta de usuario, aunque el uso de varios usuarios agiliza el proceso de actualización del sitio Web y el proceso de organización del trabajo para un sitio en varios idiomas, o un sitio con actualizaciones periódicas. Caja de entrada al Manager La entrada al Manager se realiza a través de la dirección donde aparecerá una caja de identificación; El usuario debe especificar sus datos de acceso, para de esta manera activar sus privilegios (administrador, privilegios de edición, privilegios de publicación, etc.) Figura 1 Caja de identificación Los datos que debe especificar el usuario son: Usuario Nombre de usuario que se esta identificando ante el Manager.

7 MEXWEBS CMS v2.0 7 Clave Clave correspondiente. Dominio / Subdominio Dominio o subdominio que desea modificar. Los tres parámetros son sensitivos a las mayúsculas y las minúsculas, por tanto no es lo mismo admin que Admin. Tenga en cuenta también que el nombre de usuario debe estar registrado para acceder al dominio o subdominio especificado y tener algún tipo de privilegios de los mencionados anteriormente.

8 MEXWEBS CMS v2.0 8 Vista inicial del sistema En la vista inicial del sistema se muestra la lista de los últimos documentos creados y los últimos documentos publicados, para brindar acceso rápido a los documentos que más uso han tenido en las secciones más recientes. Figura 2 Página inicial del sistema

9 MEXWEBS CMS v2.0 9 A continuación especificaremos cada una de las opciones principales del menú principal del sistema: Búsqueda global Formulario para realizar búsquedas sobre todos los documentos del dominio o subdominio actual. Documentos Inéditos Listar los documentos que no han sido publicados hasta el momento, además agrupa el enlace Crear documento que muestra el formulario de creación de un nuevo documento. Documentos Publicados Lista todos los documentos que están publicados en al menos un sitio en Internet, puede ordenar la lista por ID, por título o por fecha para facilitar el acceso a un determinado documento, además podrá editar o publicar cualquiera de los documentos que estén en esta lista. Documentos Archivados Lista todos los documentos que están archivados, ya sea publicado o inédito, permitiendo restaurar los mismos para que puedan ser editados nuevamente, además a través de esta lista puede mandar a borrar de forma definitiva cualquier documento. Recursos Lista todos los recursos para el dominio o subdominio actual, nótese que estos recursos son compartidos para todos los usuarios del dominio o subdominio. Además esta opción agrupa los enlaces a adicionar nuevos recursos (subir archivos al Manager, que podrán ser usados como contenido, miniatura o ficheros adjuntos en cualquier documento del dominio o subdominio actual), también incluye la facilidad de adicionar nuevas categorías y subcategorías, lo

10 MEXWEBS CMS v que permite organizar el almacén de recursos de una forma lógica / jerárquica; por último muestra el enlace a la lista de recursos archivados (más detalles).

11 MEXWEBS CMS v Proceso de producción de nuevos documentos Una vez dentro del Manager, cualquier usuario podrá comenzar el proceso de creación de documentos, estos pueden estar redactados en varios idiomas, y usar los recursos (Imágenes / Videos / Ficheros Adjuntos de Microsoft Office / PDF / FLASH / etc.) compartidos entre los usuarios del dominio o subdominio.

12 MEXWEBS CMS v Crear un nuevo documento Figura 3 Creación de un nuevo documento

13 MEXWEBS CMS v Para crear un nuevo documento es preciso especificar una serie de datos que son indispensables para la creación del mismo. En este caso esta la fecha y el título del documento; en el caso de la fecha se utiliza por defecto la fecha actual, aunque posteriormente podrá ser modificada en el formulario de edición de documentos que será descrito en lo sucesivo. Los demás campos que muestra este formulario son opcionales, además posteriormente podrán ser modificados, junto a otros parámetros más específicos a través del formulario de edición de documentos. Editor XHTML En el proceso de creación y edición de los documentos, el Manager cuenta con un potente Editor, que le permitirá a los usuarios hacer uso de las facilidades que nos brinda el lenguaje XHTML para la preparación de los documentos, todo como si fuera tarea de niños, usando un editor al estilo Microsoft Word, incluso con facilidades de cortar y pegar desde el mismo Microsoft Word manteniendo el formato del texto pegado. Figura 4 Editor XHTML

14 MEXWEBS CMS v En el proceso de edición de un determinado documento, haciendo uso del editor, los usuarios podrán adjuntar imágenes al cuerpo del mismo, ajustar su tamaño, su alineación, incluso su texto alternativo, así como adjuntar ficheros en forma de enlaces para descargar, para ello hará uso necesario de los ficheros que están en el almacén de recursos del dominio o subdominio. Este Editor genera código XHTML que cumple con todas las normas actuales de accesibilidad y compatibilidad entre los distintos Navegadores de Internet. Edición de documentos Además de contar con el Editor XHTML que acabamos de describir, en el proceso de edición se especifican una serie de datos para cada documento, algunos de ellos autogenerador por el sistema, y otro que deben ser definidos por el usuario. Es importante tener en cuenta que es posible editar un documento que ya ha sido publicado con anterioridad en algún dominio o subdominio; en este caso, el documento mantendrá su estado publicado aunque este estará marcado como No Sincronizado, lo que indica que debemos volver a publicar el mismo, para lograr la sincronización entre el Manager y los sitios donde este documento fue publicado. A continuación ofrecemos los detalles de cada uno de los datos que tiene un documento:

15 MEXWEBS CMS v Figura 5 Formulario de edición de documento

16 MEXWEBS CMS v ID (*) Identificador del documento dentro de su dominio o subdominio. GUID (*) Identificador global único, que identifica el documento dentro de todo el universo de documentos publicados con el MexWebs CMS. Fecha La fecha de creación del documento, esta fecha solo puede ser modificada en los documentos que no están publicados en ningún dominio o subdominio. Estado o tipo de documento (*) Cada documento esta en un estado de los tres posibles (Documento inédito, documento publicado, documento archivado). Autor (*) Nombre de usuario de la persona que creo el documento a través del manager. Título El título de publicación del documento que se esta creando o editando. Categorías Lista de categorías donde puede ser publicado el documento. Cada documento podrá ser publicado en varios sitios públicos (dominios y/o subdominios), además en varias categorías, por ejemplo, una noticia podría aparecer en la sección "GAP en los medios" y Notas de prensa, por tanto podemos marcar más de una categoría de publicación. Miniatura Imagen en miniatura que define el documento, utilizada para mostrarla junto al texto resumen. Normalmente se usa una imagen de menos de 100 píxeles de ancho, aunque podemos dejarla en blanco. La miniatura constituye un artificio interesante, pues da la posibilidad al internauta de ver que contiene el material a través de un resumen con una imagen asociada. Archivos Adjuntos Lista de archivos que serán adjuntados al documento, y que podrán ser descargados como recursos adicionales.

17 MEXWEBS CMS v Resumen Breve resumen sobre el contenido del documento, utilizando cuando le lista una seria de documentos en cualquiera de los sitios. Usualmente este texto se muestra con la miniatura definida para el propio documento. Contenido o cuerpo Contenido del documento en formato HTML, generado por el Editor XHTML. Este contenido puede contener cualquier recurso, ya sea imagen, enlace, PDF, Documento de Office, etc. que este en el almacén de recursos del dominio en cuestión. Dato adicional Este dato podrá ser usado para especificar algún dato sobre el documento, pero debe estar de antemano planificado su uso en los distintos sitios donde se publicarán los documentos que lo especifiquen. Usualmente no se usa. El uso de este campo, ha sido diseñado por nuestros especialistas para brindarle extensibilidad al sistema, previendo que indistintamente cada cliente tiene necesidades específicas, que podrían ser solucionados usando este campo en el proceso de montaje del sitio Web público, como por ejemplo, búsquedas sobre los ISBN de los documentos, muy utilizado en los procesos bibliotecarios. Fuente Este campo puede especificar la fuente del documento que se esta creando, en caso que este no sea inédito. Por ejemplo, en el caso de una noticia, se puede especificar de que medio de prensa internacional fue extraída. Nota: los campos que están seguidos por un (*) son autogenerador o controlados por el propio Manager, y por tanto no podrán modificarse por los usuarios del sistema. En el caso de las acciones que se pueden realizar sobre un documento, tenemos las siguientes: Figura 6 Acciones sobre un documento

18 MEXWEBS CMS v Salvar Salva los cambios realizados sobre el documento, y continua en está misma página de edición. Clonar Genera un documento exactamente igual al que se esta editando, ofreciendo la posibilidad de generarlo con un nuevo nombre. Esta opción de encarga de asociar automáticamente el nuevo documento con la miniatura, los archivos adjuntos y las categorías de publicación. Archivar Archiva un documento que no será modificado en lo sucesivo, pero que en un futuro puede modificarse nuevamente, entrando en la sección de documentos archivados, y restaurando el mismo. Borrar Elimina el documento permanentemente y por tanto esta información no podrá ser recuperada, se recomienda usar la opción de Archivar. Publicar Entra a la sección de publicación, donde podrá efectuar la publicación del documento hacia los dominios, subdominios e idiomas que desee. Pre-visualizar Ofrece una vista previa del documento que se esta editando, permitiéndonos ver como quedará una vez se publique en alguno de los dominios o subdominios. Esta opción muestra el documento con un estilo genérico en alguna medida de la vista que se defina en los dominios o subdominios. Continuar Salta hacia la última lista de documentos o recursos que se visualizo antes de entrar a la edición del documento en cuestión. Es importante tener en cuenta que cada vez que realicemos alguna modificación en alguno de los campos que describimos anteriormente, es preciso presionar el botón Salvar antes de realizar cualquier otra acción, y de esta forma el sistema guardara los cambios realizados.

19 MEXWEBS CMS v Archivar un documento Es muy probable que una vez publicado un documento, este no requiera actualización periódica, o incluso, en ocasiones, podemos asegurar que el documento nunca más será modificado, en este caso podemos archivar el documento. Figura 7 Archivar documento Cuando un documento es archivado, este pasará a un estado temporal, que tiene como principal ventaja, que este documento no estará a la vista, como los demás documentos, facilitando la edición de los restantes documentos. Además el documento podrá ser restaurado en cualquier momento que alguno de los usuarios del dominio o subdominio lo desee, y pasará al estado que tenía este documento antes de ser archivado. Restaurar un documento Una vez archivado un documento, este no podrá ser editado, y por tanto, no podremos actualizarlo, ni publicarlo hacia ningún sitio. Para ello debemos utilizar la opción de Restaurar el documento, esta opción, como su nombre nos indica, restaura el documento hacia el último estado donde este estuvo, ya sea Inédito o Publicado.

20 MEXWEBS CMS v Borrar un documento Normalmente un documento que ha sigo publicado en algún sitio puede ser eliminado por una razones, y es cuando el documento a caducado, o su contenido ya no cumple objetivo alguno en dicho sitio, y por tanto se decide eliminarlo por completo de los dominios, subdominios e idiomas donde ha sido publicado, e incluso eliminar del Manager, así como algunos de los recursos que este documento utiliza; en este caso, se puede utilizar la variante de archivar el documento, y de esta manera el documento podrá ser reutilizado / editado en el futuro, además esta acción no elimina el documento de ninguno de los sitios donde el mismo ha sido publicado con anterioridad, permitiéndole a los internautas seguir contando con dicha información en el sitio Web. Figura 8 Borrar documento No obstante, usted podrá eliminar el documento si lo desea, teniendo en cuenta que la información que el mismo contenía no podrá ser recuperada en lo sucesivo. En el caso de los recursos que dicho documento utiliza, usted podrá seleccionar que hacer con cada uno de ellos (mantenerlos archivarlo eliminarlo) en dependencia de los planes futuros que usted tenga para estos recursos, y si algún otro documento utiliza alguno de esos recursos.

21 MEXWEBS CMS v Sección de publicación Prioridad de la publicación En cuanto al campo prioridad de la publicación, especificáremos el orden en que deben aparecer los materiales si se quiere organizar la información del sitio público, aunque por defecto nuestro sistema organiza los documentos publicados a través de la fecha de creación del mismo. Sólo cuando se publica un documento con una prioridad mayor o menos que el valor por defecto (100), el sistema organizará por prioridad, y los que tengan igual prioridad los organiza por la fecha de creación. Figura 9 Publicar documento / Deshacer publicación En este caso podemos ofrecer un orden lógico a los documentos dentro de una temática específica, por ejemplo: en una misma temática, estarán organizados de más recientes a

22 MEXWEBS CMS v más antiguos, pero en un determinado momento queremos que un documento importante sea siempre el primero a pesar del tiempo que lleva publicado, pues esta posición la manipulamos usando las prioridades, en este caso una prioridad mayor que la usada con el resto de los documentos. En fin, esta prioridad la podemos pasar por alto, y nunca usarla, de modo que los documentos aparecerán en el orden de publicación, en orden ascendente o descendente en dependencia de lo especificado en el sitio público. Dominios, subdominios e idiomas En este proceso, los usuarios especifican en que dominio o subdominio será publicado el documento, así como el idioma en que aparecerá el documento, y el orden de aparición del mismo. Es importante señalar que un determinado documento puede incluso estar publicado en varios dominio, subdominio e idiomas a la misma vez. Una vez publicado un documento, este mantendrá una historia que nos permitirá saber en que dominios, subdominios e idiomas fue publicado, posibilitando la actualización posterior de dicho documento hacia los lugares donde ya se ha publicado. Publicación de un documento Una vez que ordenemos publicar un documento, el sistema tratará de subir el documento hacia cada uno de los dominios, subdominios e idiomas seleccionados usando el protocolo FTP. El resultado de la operación será mostrado por separado para cada sitio seleccionado, y automáticamente el documento quedará enlazado con cada uno de los sitios donde se ordeno publicar, de esta manera, en sucesivas actualizaciones tendremos visible la lista de sitios donde el documento fue publicado. Deshacer una publicación Es probable que se decida eliminar un determinado documento de todos o algunos de los dominios, subdominios o idiomas donde fue publicado, en este caso se utilizará la opción

23 MEXWEBS CMS v Deshacer publicación en la sección de publicación. Esta opción eliminará vía FTP el documento del sitio seleccionado, en caso que se elimine de todos los sitios donde el esta publicado, entonces el documento pasará a la categoría de documento indito, o sin publicar, donde podremos continuar con su edición / modificación, además podremos archivarlo o eliminarlo de forma definitiva del Manager.

24 MEXWEBS CMS v Sección de Recursos El almacén de recursos agrupa todos los archivos de cualquier tipo que están relacionado con alguno de los documentos del dominio o subdominio actual, dígase: Documento de Microsoft Office Documento PDF Archivo multimedia (mp3, avi, wmv, wav, flash, etc.) Imágenes (bmp, jpg, png, gif, tiff, etc.) Etc. Estos recursos podrán ser enlazados tanto como miniatura, como archivo adjunto o utilizarlo como un simple enlace o una imagen en el cuerpo del documento, todas estas acciones se llevan a cabo a través del formulario de edición de documentos descrito anteriormente y el Editor XHTML. Lista de recursos Figura 10 Lista de recursos

25 MEXWEBS CMS v Edición de un recurso A través de este formulario podemos modificar un archivo o recurso, cambiarle el nombre, sustituirlo por un nuevo archivo o una nueva versión manteniendo la asociación del archivo con los documentos, cambiarle el tipo de archivo, moverlo de categoría o subcategoría y archivarlo, para que no este disponible a través del Editor XHTML, y así ganar en organización y rapidez a la hora de localizar un determinado archivo o recurso. Figura 11 Edición de un recurso Los archivos o recursos estarán enlazados con los documentos, en una relación muchosmuchos, de esta manera un archivo puede estar enlazado con muchos documentos, y muchos documentos pueden estar usando el mismo archivo. La asociación con los documentos se puede observar a través de la caja que lista los documentos que utilizan el recurso.

26 MEXWEBS CMS v Edición de una categoría Una categoría o subcategoría puede ser editada, y podemos moverla junto a todos los archivos que ella agrupa hacia categoría o subcategoría, cambiarle el nombre, he incluso moverla hacia una nueva subcategoría especificada. Estas acciones no tienen repercusión alguna sobre los documentos que utilicen cualquier recurso que contenga la categoría que estamos editando. Figura 12 Editar una categoría o subcategoría

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