MANUAL DEL EXPOSITOR. Le sugerimos compartir esta información con su proveedor de montaje y personal de atención de su stand.
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- Santiago Vera Ferreyra
- hace 6 años
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1 MANUAL 29 Y 30 DE Abril 2013 DEL EXPOSITOR En este manual encontrará los pasos que le ayudarán a preparar lo necesario antes, durante y después del evento, para recibir y atender satisfactoriamente a los visitantes, así como a capitalizar de la mejor manera su participación. Le sugerimos compartir esta información con su proveedor de montaje y personal de atención de su stand. Dudas o comentarios, contacte al Comité Organizador aaguilar@quid.com.mx Tel. 01 (33) ext. 15 expo.casasyterrenos.com
2 DATOS GENERALES Lugar Sala D, Expo Guadalajara Fecha de exposición Sábado 19 y domingo 20 de mayo de 2018 de 10:00 a 20:00 horas Taquilla Sábado y domingo de 10:00 a 19:00 horas Montaje Stands con diseño propio Acceso a proveedores de montaje: viernes 18 de mayo de 10:00 a 22:00 horas Stands institucionales Acceso a expositores: viernes 18 de mayo de 12:00 a 22:00 horas Desmontaje Domingo 20 de mayo de 20:00 a 24:00 horas Salida de materiales: Puerta 5 (andenes de carga y descarga) Enviar formatos de montaje Lunes 30 de abril: aaguilar@quid.com.mx Entrega de Gafetes Viernes 18 de mayo 2018 (día de montaje, en Expo Guadalajara) de 10:00 a 20:00 horas
3 ÍNDICE CÓMO LLEGAR A EXPO CASAS Y TERRENOS (EXPO GUADALAJARA) PLANO DE DISTRIBUCIÓN DE STANDS SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Cobertura Riesgos adicionales Recomendaciones MONTAJE Horario Ingreso Reglamento de andenes de Expo Guadalajara Inventario de stand Espacio contratado Condiciones de montaje stands de doble altura Stand institucional Electricidad Ensamblaje Uso adecuado de las instalaciones Colocación de pendones Personal de montaje Seguridad Material adicional Retiro de herramientas Servicios adicionales a contratar DURANTE EL EVENTO Apertura al público en general Personal de atención Inauguración Publicidad y volanteo Servicios incluidos Contratiempos durante el evento Estacionamiento Recomendaciones DESMONTAJE Horario Andén de carga y descarga Liquidación de servicios adicionales Desmontaje general Servicios post evento FORMATOS a) Datos generales del expositor b) Stand Institucional c) Solicitud para introducir tanques de helio
4 CÓMO LLEGAR ero Cuauhtémoc Av. México Plaza del Sol tero Av. Mariano Otero Mateos Av. López Mateos Av. Cruz del Sur La Minerva Av. De las Rosas Av. Colón Av. Américas World Trade Center Juan Manuel Av. Hidalgo Morelos Av. Vallarta Av. Chapultepec Expo Guadalajara Av. La Paz Av. Niños Héroes Av. Colón Av. Enrique Díaz de León López Cotilla Santa Eduwiges Av. Federalismo Gobernador Curiel Calz. Lázaro Cárdenas Av. Alcalde Catedral Av. 16 de Septiembre Av. Juárez Parque Agua Azul C
5 PLANO DE STANDS Importante: - No obstruya los hidrantes - Considere las columnas SALIDA DE EMERGENCIA H SALIDA DE EMERGENCIA SALIDA DE EMERGENCIA Área de créditos 16 URNA Sesiones Informativas Sala Expositores Set TV H Guardería HH Entrada Salida Taquilla Bodega
6 SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL El Comité Organizador de EXPO CASAS Y TERRENOS al contratar el Área Centro en Expo Guadalajara es acreedor a un seguro de responsabilidad civil. COBERTURA Se cubre la responsabilidad civil general del asegurado, generada dentro de las instalaciones de Expo Guadalajara, a consecuencia de las actividades propias y relacionadas al giro de su negocio y/o participación como organizador o expositor dentro de las instalaciones de Expo Guadalajara. RIESGOS ADICIONALES Responsabilidad civil arrendatario. Responsabilidad civil por participación en ferias y exposiciones. Responsabilidad civil carga y descarga. Quedan asegurados los daños a vehículos terrestres ajenos, durante las operaciones de carga y descarga, ocasionados por grúas, cabrías y montacargas. También se cubren daños a tanques, cisternas y contenedores durante la operación de carga y descarga a consecuencia de implosión. Exclusiones: En adición a las exclusiones generales de la póliza se aplicarán las siguientes exclusiones: Daños esperados o intencionales. Negociación de bebidas alcohólicas. Contaminación: emanación de humo, vapores, hollín, ácidos, etc. RECOMENDACIONES Es responsabilidad de los expositores el cumplimiento de sus obligaciones laborales con el personal que atiende su stand, por lo que se excluye de cualquier compromiso al Comité Organizador de EXPO CASAS Y TERRENOS en caso de accidentes, lesiones o cualquier otro problema de índole jurídico y laboral. Asimismo, los expositores serán responsables de lo que ocurra dentro de su (s) stand (s). En razón de todo lo anterior, se recomienda a todos los expositores y prestadores de servicios, tomen precauciones respecto a la cobertura de responsabilidad civil de su póliza de seguro empresarial para la industria o comercio, y que incluya su participación en ferias y exposiciones.
7 MONTAJE Este MANUAL deberá ser acatado íntegramente por los expositores y sus respectivos proveedores a efecto de llevar a cabo un montaje sin contratiempos. HORARIO Montaje institucional: Viernes 18 de mayo de 12:00 a 22:00 horas Montaje de stands con diseño propio: Viernes 18 de mayo de 10:00 a 22:00 horas Contratación de horas extras directamente con EXPO GUADALA- JARA, de acuerdo a políticas y precios del recinto. adicionales/servicios_adicionales.html Queda estrictamente prohibido el acceso a niños durante el montaje, así como fumar e ingerir bebidas alcohólicas dentro del área de exposición. INGRESO Andenes de carga y descarga, puerta 5. Personas de montaje, solicitar acreditación para maniobrar en piso de exhibición (presentar identificación y registrarse en puerta 5 con personal de seguridad). REGLAMENTO DE ANDENES DE EXPO GUADALAJARA 1) El andén será únicamente para carga y descarga de materiales. 2) El tiempo máximo de maniobras es el siguiente: Automóvil: 30 minutos Camioneta: 60 minutos Camión de 3 toneladas: 90 minutos Camión de 3 toneladas o más: 120 minutos 3) En el costo por tiempo excedido, son $100 pesos por 60 minutos. 4) EXPO GUADALAJARA se reserva el derecho de remover su vehículo si no acata el reglamento. 5) Al terminar la carga o descarga NO podrá dejar su vehículo frente al andén. 6) No podrá dejar su vehículo en los carriles de acceso (entre el portón de entrada al área de carga y descarga). 7) Respete los límites entre salón y salón. 8) Respete el límite de velocidad de 10 km/hr. Evite contratiempos, el Comité Organizador, no tiene concesiones ni ingerencia alguna en la aplicación de sanciones.
8 El Comité Organizador no se hace responsable por equipo o artículos no inventariados desde su ingreso INVENTARIO DE STAND El Expositor o el proveedor de montaje recibirá su hoja de INVENTARIO en la que debe registrar cantidad, características y condiciones del material y equipo introducido, conservará una copia, misma que debe presentar al finalizar el evento (domingo 20 de mayo a partir de las 20:00 horas), para poder retirar el material que ingresó. El equipo de cómputo fijo también deberá ser inventariado. ESPACIO CONTRATADO Al momento de ingresar, le recomendamos reportarse con el Comité Organizador para hacerle entrega formal de su stand, tal y como se haya solicitado (formato B). CONDICIONES DE MONTAJE PARA STANDS DE DOBLE ALTURA Es de suma importancia que todo Expositor que requiera estructura de doble piso o paredes de más de 3 metros de altura, envíe una copia del diseño estructural al correo: aaguilar@quid.com.mx Esto aplica únicamente a los stands que miden 3x6 y 6x6 metros. Los stands a doble piso deberán exhibir un letrero señalando la capacidad máxima estimada de personas, indicando en el texto la capacidad kg/m 2. IMPORTANTE: Todo stand que su parte posterior dé a un pasillo o stand, deberá presentar un acabado en BLANCO para no perjudicar a los Expositores colindantes. Queda estrictamente prohibido dejar bastidores sin cubrir o mamparas de otro color. EL STAND INSTITUCIONAL INCLUYE: Área alfombrada Mamparas divisorias de.96 x 2.40 metros Nombre de la empresa (25 caracteres, incluyendo espacios) Una mesa de 120 x 60 cm, con mantel Dos sillas Contacto doble Lámpara slimline NOTA: Cualquier mobiliario adicional tendrá cargo directo a cada expositor.
9 ELECTRICIDAD Cada stand cuenta con un contacto doble de 110 voltios y la corriente proporcionada es de 110V/60 Hz, soportando aproximadamente 300 watts, (que equivale a una computadora portatil y una impresora). Si requiere conectar más de un aparato eléctrico, le recomendamos llevar consigo una extensión y/o un supresor de picos además de un regulador de corriente para sus computadoras. Si requiere iluminación extra para su stand y/o más corriente, deberá contratarla directamente con Expo Guadalajara. El Comité Organizador se reserva el derecho de desconectar lámparas, contactos o cualquier otro aparato que esté usando electricidad fuera de lo especificado; esto con el fin de prever accidentes. ENSAMBLAJE Cualquier tipo de display o stand deberá ir prefabricado y listo para ensamblaje. Queda prohibida la construcción dentro del salón, así como el trabajo de carpintería, herrería, esmerilado, soldadura y pintura. USO ADECUADO DE LAS INSTALACIONES No se permite perforar o dañar cualquier parte de las mamparas asignadas, alfombra o paredes, ni amarrar artículos de las columnas, abrir los centros de carga, abrir las cajas de contactos, clavar, atornillar, perforar o pegar cualquier material sobre pisos, muros, plafones y columnas. Cualquier daño o desperfecto será pagado por el Expositor. COLOCACIÓN DE PENDONES Se podrán colocar pendones colgantes del techo del recinto; la altura del recinto es de 7.2 metros. El pendón que desee colocar deberá tener un máximo de 2 metros de largo, sin rebasar el ancho de su stand. Será instalado de tal manera que no invada el espacio aéreo de otro Expositor y que no obstruya alguno de los pasillos. Si se trata de un elemento con base de apoyo en el piso, su altura máxima será de 5 metros. EXPO GUADALAJARA es quien colgará o sujetará objetos de la estructura, si lo requiere diríjase al Módulo de Servicios, donde le informarán el costo o bien visite su pagina: adicionales.html
10 PERSONAL DE MONTAJE Por razones de seguridad, se sugiere un máximo de 3 personas por stand trabajando en el montaje. SEGURIDAD El equipo de cómputo portátil deberá ser resguardado por personal de su propia empresa. El Comité Organizador no se hace responsable por la pérdida o robo de objetos personales y portátiles como: celulares, bolsos, llaves, etc. MATERIAL ADICIONAL Si requiere introducir tanques de helio, envíe la solicitud oportunamente al correo: aaaguilar@quid.com.mx, para su autorización. Tendrá que llevar lo necesario para sujetarlo y dejarlo firme en el sitio autorizado por Comité Organizador. QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO INTRODUCIR TANQUES DE GAS BUTANO. RETIRO DE HERRAMIENTAS Todo material o herramientas como escaleras, andamios, etc., deberá ser retirado al finalizar los horarios de montaje (Viernes a las 10:00 pm.) El Comité Organizador se reserva el derecho de retirar todo material de montaje que no haya sido retirado después de este horario. El sábado sólo se permitirá ingresar equipos de cómputo portátiles, folletería, globos y souvenirs de 8:00 a 9:30 am. SERVICIOS ADICIONALES A CONTRATAR Le informamos que Expo Guadalajara cuenta con tarifa anticipada en servicios complementarios. Aplica sólo en contratación de 15 a 20 días previos al evento. Le sugerimos aprovecharlo. Para mas información contactar directo al módulo de servicios: modulo@ expoguadalajara.mx, servicios_adicionales.html Tel exts y 2550 Horario de 8:00 am a 8:00 pm. Para el diseño de stands, equipos de sonido, edecanes, plantas y decoración, iluminación, souvenirs y mobiliario adicional, consulte al proveedor de su preferencia.
11 DURANTE EL EVENTO APERTURA AL PÚBLICO Sábado y domingo de 10:00 am a 7:00 pm. Se espera un flujo promedio de 250 personas por hora, que se podría duplicar en las horas pico. PERSONAL DE ATENCIÓN POR STAND Los stands deben contar con personal de atención al público de 9:45 a 20:00 horas los 2 días del evento, deberán llevar consigo su gafete. Se permitirá un máximo de 3 personas en stand de 3 x 3 metros, y de 6 personas en stand de 3 x 6. LOS ASESORES DEBEN PORTAR EN TODO MOMENTO SU GAFETE, DE LO CONTRARIO SERÁN RETIRADOS DEL STAND. INAUGURACIÓN Se llevará a cabo una breve ceremonia de inauguración, en la puerta de entrada de EXPO CASAS Y TERRENOS el sábado a las 12:30 horas, por lo cual se agradecerá la presencia de un representante de su empresa. PUBLICIDAD Y VOLANTEO Por respeto a todos los expositores, no se permite repartir, prospectar y colocar material publicitario fuera de su stand ni en los alrededores del recinto. Ninguna publicidad deberá mostrarse hacia otro stand colindante.
12 SERVICIOS INCLUIDOS Limpieza en pasillos y áreas comunes, le pedimos que la basura que se genere en el interior de su stand sea depositada en el pasillo a fin de que el personal de limpieza lo retire. Módulo de Atención al Expositor: es atendido por el Comité Organizador y podrá acudir en caso de necesitar apoyo durante el montaje, la exposición y el desmontaje. Expo Guadalajara tiene la concesión del área de alimentos, por lo cual queda estrictamente prohibido la introducción de alimentos. El comité organizador está ajeno a esta disposición. CONTRATIEMPOS DURANTE EL EVENTO Para requerimientos, dudas, sugerencias o comentarios de cualquier índole, se le pide acudir al MÓDULO DE ATENCION AL EXPOSITOR, ubicada en el ingreso. Esperamos resolver su problema favorablemente y con rapidez. Ante cualquier contingencia, la sala D cuenta con salidas de emergencia que a su vez le dirigen hacia las salidas de emergencia de Expo Guadalajara. Asimismo, se contará con elementos de seguridad, distribuidos principalmente en los accesos al salón y en los pasillos. Ni el Comité Organizador ni Expo Guadalajara se hacen responsables por daños, robos o pérdidas, ni daños causados por desastres naturales en los materiales utilizados o adquiridos por el Expositor o sus empleados; por lo que no asumen ninguna responsabilidad al respecto, siendo opción de cada Expositor, adquirir un seguro que proteja sus pertenencias. ESTACIONAMIENTO El Comité Organizador no puede otorgar cortesías ni descuentos para el estacionamiento, ya que las tarifas son establecidas por la concesionaria del recinto. Los expositores, agentes de ventas y participantes en EXPO CASAS Y TERRENOS podrán dejar sus automóviles en el estacionamiento pagando la cuota correspondiente por cada ingreso*. *Le invitamos a conocer las tarifas vigentes conforme lo establece la concesionaria de Expo Guadalajara. RECOMENDACIONES Por ningún motivo se podrán obstruir las salidas de emergencia, hidrantes, servicios y áreas comunes. Cualquier obstrucción causará llamada de atención y suspensión de actividades del stand. Se prohíbe fumar e ingerir bebidas alcohólicas durante el evento. No se permite introducir cámaras de video ni fotográficas. Para poder tomar fotografías de testigos de su stand, se les otorgará un gafete especial, puede solicitarlo al correo: aaguilar@quid.com.mx
13 DESMONTAJE DOMINGO 20 DE MAYO 2018 DE 20:00 A 24:00 HORAS único día y horario para realizar el desmontaje de su stand. Retire todo su mobiliario el día y la hora establecida, ni Expo Guadalajara ni Expo Casas y Terrenos se hacen responsables de material no retirado en horario de desmontaje. ANDÉN DE CARGA Y DESCARGA El área de carga y descarga se usará solamente para materiales. Los vehículos utilizados para tal efecto sólo podrán permanecer el tiempo permitido por Expo Guadalajara. (Leer el Reglamento de Andenes de Expo Guadalajara que se encuentra en la sección de montaje). LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS ADICIONALES Le recomendamos que todo el material contratado con otros proveedores, como sillas, mesas, manteles e internet, sean liquidados y entregados el día de desmontaje. Evite cargos por días no utilizados. DESMONTAJE DE MATERIAL Le pedimos revise que su material esté completo, el Comité Organizador no se hace responsable por daños o pérdidas. SERVICIOS POST EVENTO Posterior al evento, le haremos llegar una encuesta para evaluar la atención del Comité Organizador, así como su experiencia en EXPO CASAS Y TERRENOS. Su retroalimentación es importante a fin de mejorar nuestro servicio.
14 FORMATOS a) Generales del Expositor Fecha límite de entrega: Lunes 30 de abril 2018 DATOS DE LA EMPRESA EXPOSITORA Nombre comercial Contacto Teléfono Celular Número (s) de stand (s) DATOS DE LA EMPRESA DE MONTAJE Empresa Contacto Teléfono Celular NO CONTRATÉ EMPRESA DE MONTAJE
15 FORMATOS b) Stand Institucional Fecha límite de entrega: Lunes 30 de abril 2018 DATOS DE LA EMPRESA Nombre de la empresa Número (s) de stand (s) Persona que solicita Firma Cada stand institucional incluye el siguiente mobiliario: MARQUE LO QUE REQUIERE Una mesa de 120 x 60 cm. con mantel Dos sillas Lámpara slimline Contacto doble Alfombra DESCRIBA EL NOMBRE QUE DESEA EN SU MARQUESINA (MÁXIMO 25 CARACTERES CON ESPACIOS)
16 FORMATOS c) Solicitud para introducir tanques de helio Fecha límite de entrega: Lunes 30 de abril 2018 Nombre de la empresa Contacto Número (s) de stand (s) Teléfono Fecha Cantidad de tanques Hora de entrada Hora de Salida SOLICITA Nombre y firma AUTORIZA Nombre y firma SEGURIDAD Y/O COMITÉ ORGANIZADOR Al autorizar el ingreso del tanque de helio, sólo podrá permanecer sobre una plataforma de manera en la puerta de carga y descarga de la exposición. No podrá ingresar ningún tanque de helio si no envía previamente este formato.
17 Registro de inventario Este formato debe presentarse en original y copia, el viernes 18 de mayo 2018 (Andenes de carga y descarga, puerta 5, sala D) EXPOSITOR EMPRESA DE MONTAJE Número de stand (s) ENTRADA Fecha Hora Nombre y firma del responsable Nombre de Contacto Celular Tel. de oficina ENTRADA Fecha Hora Nombre y firma del responsable Nombre y firma de seguridad Nombre y firma de seguridad ENTRADA SALIDA CONCEPTO CANTIDAD OBSERVACIONES CANTIDAD OBSERVACIONES Bocinas y tripié para bocinas Botarga Cañón para proyección Copiadora DVD Computadora de escritorio Impresora Lona / Posters Mantel Maqueta Mesa Televisión, Plasma Alfombra, tapete Sillón Silla Lámpara Exhibidor Display Maceta Planta artificial Otros Otros
18 Registro de empresas de montaje Este formato debe presentarse en original y copia, el viernes 18 de mayo 2018 (Andenes de carga y descarga, puerta 5, sala D) Empresa de Montaje Nombre de contacto Número de acompañantes Hora de ingreso al montaje Teléfono de oficina Celular Nombre y número de stands de la (s) empresa (s) a la (s) que le montará PERSONAL DE SEGURIDAD Nombre y firma EMPRESA DE MONTAJE Nombre y firma
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