Mejores Prácticas para el uso del Correo Electrónico de Visual K. Google Apps

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1 2014 Mejores Prácticas para el uso del Correo Electrónico de Visual K Google Apps

2 Contenido 1 CORREO ELECTRÓNICO EFECTIVO 2 RECOMENDACIONES GENERALES Redacte un asunto simple y claro Elabore un correo para cada asunto Estructure correos fáciles de leer Escriba con palabras amables, sin términos ofensivos Sólo use archivos adjuntos cuando sea estrictamente necesario Cuide su ortografía y su gramática Identifíquese de manera clara y completa Evite enviar correos de carácter privado (personal) Diferencie un correo personal del correo institucional Revise su buzón de correo con frecuencia Responda oportunamente los mensajes 4 2 CÓMO ADMINISTRAR BIEN SU BUZÓN DE CORREO 4 3 POLÍTICA INSTITUCIONAL DE ENVÍO 4 1 de 5

3 1 CORREO ELECTRÓNICO EFECTIVO RECOMENDACIONES GENERALES 1 Las siguientes recomendaciones aplican para cualquier correo laboral o institucional que usted deba enviar, se sugiere prestar especial atención ya que estas normas son respetadas en múltiples ámbitos profesionales y de alcance internacional. 1.1 Redacte un asunto simple y claro Uno de los primeros datos que el destinatario observa es el asunto del mensaje (subject), lo cual le permite decidir cuales mensajes abrir y cuales desechar. Si desea que un mensaje sea leído con prontitud garantice que el asunto explique el contenido, o al menos cause curiosidad. Algunos ejemplos de asuntos: " Importante! Urgente!": (MAL) Lo que usted considera importante, no necesariamente lo es para el destinatario, cuando una persona recibe muchos mensajes mal clasificados como "urgente" tiende a ignorar a los remitentes que usan este tipo de asuntos. "Reunión": (MAL) Este asunto puede describir cualquier cosa acerca de una reunión, cancelación, cambios, pero no especifica nada relevante. "Preguntas programación reunión reporte bimestral": (BIEN) Un nivel de detalle de este estilo permite que el destinatario sepa inmediatamente sobre que trata el mensaje y seguramente responderá rápidamente. 1.2 Elabore un correo para cada asunto Escriba correos cortos, la mayoría de las personas leen un mensaje en forma parcial y responden rápidamente cuando encuentran la primera oportunidad de participar. Mientras más conciso sea su mensaje, mayor será la calidad de la respuesta. Si necesita tratar múltiples asuntos escriba un mensaje para cada uno, así cada asunto será tenido en cuenta por sus destinatarios y se le podrá hacer un mejor seguimiento. 1.3 Estructure correos fáciles de leer Un mensaje legible es preferible para el destinatario. El formato de escritura de un correo electrónico no requiere el formato de espacios típicamente asociados con una carta: Elimine las líneas de separación innecesarias entre párrafos. Use asteriscos para indicar *énfasis*. No escriba en MAYÚSCULAS SOSTENIDAS, en el ciberespacio una palabra o frase escrita en mayúsculas se entiende como un grito dirigido al destinatario y es desagradable. No escriba con solo minúsculas, las mayúsculas al inicio de un párrafo cumplen una labor importante de demarcación. Evite utilizar cambios de colores y múltiples tipos de letra. 1 Adaptado del documento "Writing Effective Top 10 Tips" de Dennis G. Jerz, profesor de la Universidad de Seton Hill, Greensburg, Pennsylvania (http://jerz.setonhill.edu/) 2 de 5

4 1.4 Escriba con palabras amables, sin términos ofensivos Cuando esté escribiendo un mensaje verifique que su estado emocional no lo afecte. Si se encuentra alterado por algo que acaba de recibir o por alguna situación externa, espere un momento y tranquilícese antes de escribir un mensaje para evitar agredir al destinatario. 1.5 Sólo use archivos adjuntos cuando sea estrictamente necesario Evite enviar archivos adjuntos a menos que sea estrictamente necesario, estos archivos toman más tiempo en descargar, pueden transmitir virus, adicionalmente el destinatario puede no tener el programa necesario para abrirlo. La compatibilidad de caracteres puede evitar que el archivo sea leído. Los archivos adjuntos ocupan espacio en su computador y tanto en el servidor como en el computador del destinatario, en vez de enviar un archivo comparta el link de Google Drive. 1.6 Cuide su ortografía y su gramática Antes de enviar un mensaje verifique la ortografía. Tenga presente que los sistemas de verificación de ortografía no corrigen todos los errores gramaticales, revise el mensaje detenidamente. Si es un comunicado institucional solicite a un colega que realice una revisión antes de enviarlo. Algunos estudios han demostrado que los mensajes llenos de errores gramaticales tienden a ser borrados inmediatamente. 1.7 Identifíquese de manera clara y completa Cuando este contactando a alguien, especialmente de fuera de la Empresa, incluya su nombre completo, ocupación o cargo, y cualquier identificación relevante en las últimas líneas del mensaje. Jamás utilice su apodo o abreviaturas de su nombre. Estos datos permitirán al destinatario contextualizar su mensaje. La mejor práctica es que todo mensaje incluya la firma institucional. No se le olvide. 1.8 Evite enviar correos de carácter privado (personal) No envíe a través de correo electrónico algo que no desee ver publicado a su nombre en algún lugar. El correo electrónico tradicional no garantiza que un tercero no tendrá acceso a lo que usted escribió, recuerde eso cada vez que envíe un mensaje. 1.9 Diferencie un correo personal del correo institucional No utilice lenguaje informal en los mensajes institucionales. Mantenga los niveles de respeto y restrinja los epítetos y expresiones coloquiales al marco personal, también evite "tutear" a personas desconocidas Revise su buzón de correo con frecuencia Para establecer relaciones de confianza duraderas con sus correspondientes, revise con frecuencia su buzón. Si usted tarda demasiado en responder, es decir más de 24 a 48 horas, el remitente puede suponer que está siendo ignorado. 3 de 5

5 1.11 Responda oportunamente los mensajes Una respuesta, por breve que sea, le permite al remitente saber que su mensaje ha sido recibido. Si carece del tiempo para responder con agilidad, procuré enviar un mensaje breve indicando que revisará el contenido más tarde. Pero no se quede sin responder. 2 CÓMO ADMINISTRAR BIEN SU BUZÓN DE CORREO Sus mensajes ocupan espacio en el servidor de correo y dicho espacio es limitado, por lo tanto se le sugiere seguir las siguientes recomendaciones para que su correo siempre funcione como debe. Todo es propiedad de Visual Knowledge y está sujeto a las políticas y normas que rigen la utilización de un recurso institucional. Por lo tanto tenga en cuenta que su uso es constantemente monitoreado y auditado. Todo debe ser utilizado primordialmente para propósitos institucionales. Visual K proporciona acceso a otros tipos de para uso particular y personal siempre y cuando los contenidos que por allí circulan no pongan en riesgo la integridad de sus sistemas de información y comunicación. Esto es constantemente monitoreado. Antes de presionar el botón de enviar verifique que la dirección del destinatario está correcta, la mayoría de los errores se presentan debido a direcciones mal escritas. Cuando necesite enviar un archivo adjunto fíjese en el tamaño del mismo antes de enviarlo. Procure comprimir los documentos para disminuir el tamaño y evitar confusiones con el antivirus en el servidor del destinatario. Evite que el nombre de los archivos adjuntos posea varios puntos (.) dentro del nombre, ya que esa característica corresponde a un gran número de virus. El tamaño máximo de un correo en nuestro sistema es de 25MB, mensajes que sobrepasen dicho tamaño nunca saldrán de su computador, agotando recursos del mismo y del servidor, y perjudicando a los demás usuarios. El espacio por usuario se limita a 30 Gigas compartidos entre Gmail y Google Drive Un correo masivo a varios destinatarios implica múltiples correos idénticos, lo cual afecta al servidor y a los demás usuarios, por favor evite enviar este tipo de correos a menos que sea imprescindible. Si su propósito de comunicación requiere indispensablemente esto, se le pide recurrir a utilizar un servidor de listas, servicio disponible en Visual K. Cuando un correo le es devuelto el mensaje de devolución indica cuál fue el problema. Si usted responde al mensaje de error en la entrega, su respuesta no llegará al usuario. 3 POLÍTICA INSTITUCIONAL DE ENVÍO Tenga en cuenta lo siguiente: Todo mensaje institucional debe ser enviado exclusivamente desde la plataforma de comunicación web de Visual K Usted deberá enviar la solicitud de envío correspondiente en formato electrónico pues no 4 de 5

6 se recibirá de ninguna otra forma. Sólo se enviarán mensajes masivos con texto o imágenes que no pongan en peligro la integridad del sistema de correo de Visual K. Tenga en cuenta que la mayoría de las veces su mensaje no será enviado sino que por el contrario será publicado en la página web de Visual K. USA 555 North Point Center East, Ste. 400, Alpharetta, GA 30022, United States of America Phone: Puerto Rico Urb. Altamira, Calle Aldebaran 596, San Juan, Puerto Rico TEL: +1(787) Guatemala Calz. Roosevelt zona 11, Edif. Tikal Futura, Torre Sol, Oficina 7D, Ciudad Guatemala PBX: + (502) El Salvador Ave. Las Amapolas, C. Los Castaños, No. 121, Colonia San Francisco, San Salvador PBX: + (503) Sobre Visual K VISUAL K es una empresa comprometida al éxito de sus clientes, optimizando su productividad y haciendo eficientes sus procesos, a través de software, servicios y tecnologías que proveen información actualizada e integrada. Visual K cuenta con muchos años acumulados de experiencia implementando sistemas exitosos en más de 150 empresas nacionales e internacionales 5 de 5

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