Procedimiento de Reintegro de Fondos de Proyectos. PR-EJE Fecha versión:

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1 Fecha emisión: OBJETIVO Describir las actividades para recibir, revisar y registrar los reintegros de fondos de los proyectos, que entregan las entidades ejecutoras de los programas del FOSIS, cuando existan recursos no rendidos o gastos no aprobados formalmente por FOSIS y el servicio haya solicitado el reintegro de fondos..- ALCANCE Se aplica a todos los proyectos en ejecución de los programas de la oferta programática del FOSIS, que son implementados por terceros y que han tenido transferencia de recursos en Modalidad de Desembolso de Anticipo. Se exceptúan los proyectos con ejecutores beneficiarios, debido al rol que le cabe al beneficiario en la preparación y gestión de la documentación. Abarca desde la recepción de la documentación de un reintegro hasta su contabilización. 3.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Resolución N 30 11/03/015, Contraloría General de República, que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas..- DEFINICIONES ADL = Agente de Desarrollo Local. SGI = Sistema de la Inversión. DGP = Departamento de Programas. DAP = Departamento de Administración y Procesos DAF = Departamento de Administración y Finanzas SIGFE = Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado. Revisado por Aprobado por Roxana San Martin Aravena Gestor Nacional Proceso de Ejecución Juan Luis Salgado Jefa del Departamento de Procesos (S) COPIA NO CONTROLADA CUANDO ESTE IMPRESA Y SIN TIMBRE ORIGINAL. Página 1 de 7

2 Fecha emisión: DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 Documentos de Entrada: Documentos Resolución vigente que aprueba Anexo N 3, de los Contratos de Inversión Programática del FOSIS, denominado Instructivo de Rendiciones de Cuentas, para licitaciones programáticas. Bases de la Licitación Regional. Formulario de Reintegro Ubicación Intranet/De Interés/Licitaciones /Contratos tipo /Anexo Rendición de cuentas, versión publicada SGI/Menú Principal/Licitaciones o asignación directa/consultas/informe de Documentos adjuntados/año/región Intranet/ De interés/proceso de Ejecución../Reintegro 5. Generalidades: Los reintegros de fondos corresponden a recursos que el ejecutor: No puede justificar como gastos aceptados y contabilizados por FOSIS o corresponden a recursos no utilizados, de acuerdo a lo indicado en el instructivo de rendición de cuentas vigente. De existir saldos no aclarados o no rendidos, se solicitará al ejecutor el reintegro de los fondos, los cuales deberán realizarse a través de transferencia bancaria o depósito bancario a nombre de FOSIS, en la cuenta señalada por el Servicio y por los medios establecidos por la región. 5.3 Recepción, revisión y registro de reintegros de fondos El ADL o supervisor de proyecto solicita al ejecutor de proyecto, por medio de correo electrónico el reintegro de fondos, obteniendo el saldo por rendir del sistema SGI. Se debe entender que esta acción se realiza una vez que las rendiciones que el ejecutor ha entregado han sido revisadas y en el caso de los gastos que cumplen con los requisitos estos han sido aprobados y contabilizados. El ADL debe informar el monto, la fecha límite del reintegro y el Nº de la cuenta bancaria FOSIS, correspondiente (información que debe ser provista por Jefatura DAF o funcionario correspondiente) 5.3. El ejecutor tiene dos formas de ingresar la documentación a FOSIS: 1.- Envía por correo electrónico el Formulario de Reintegro junto con la boleta de depósito o la documentación de transferencia electrónica al ADL o supervisor de proyecto.- Ingresa por Oficina de Partes y/o su referente en provincias o territorios, el Formulario de Reintegro, en duplicado, incluyendo en cada una, copia de la boleta de depósito bancario o la transferencia bancaria respectiva. En ambos casos es Página de 7

3 Fecha emisión: necesario que la documentación contenga de manera clara y legible: código de proyecto, la cuenta a la cual se han transferido o depositado los fondos y el monto En el caso que la documentación sea entregada por oficina de partes y/o su referente en provincias o territorios se debe registrar en la planilla de registro de reintegros de proyectos e incorpora la fecha de recepción en los duplicados del Formulario de Reintegro y la entrega a más tardar al día hábil siguiente al Departamento de Programa (ADL o supervisor de proyecto a cargo del proyecto o al profesional asignado para recepción de la documentación). Si la documentación es entregada a un profesional del Departamento de Programas distinto al ADL o supervisor de proyectos, tiene un plazo de 5 días hábiles, desde la entrega de la documentación por oficina de partes, para entregarla al ADL o supervisor de proyecto. El ADL o supervisor de proyecto revisa la documentación de acuerdo a lo siguiente: Verifica que el Formulario de Reintegro contenga la información requerida para aprobar y contabilizar el reintegro. En el caso que la documentación sea entregada vía mail, imprime dos copias, revisa y firma el formulario y en el caso de entrega por oficina de partes, revisa la existencia de los duplicados del Formulario de Reintegro y de las copias de boleta de depósito o documentación de trasferencia bancaria, respectivas. Verifica que el monto del reintegro coincida con el monto que la institución ha solicitado reintegrar (para el caso de cierre administrativo de proyecto, debe corresponder a gastos no aceptados y contabilizados, al cierre administrativo de un proyecto, esta verificación se realiza de acuerdo a la información otorgada por SGI). Verifica que en la boleta de depósito bancario o la documentación de la transferencia electrónica haya sido realizada a nombre de FOSIS y al número de cuenta y banco, informado por el ADL Si el reintegro está incorrecto, el ADL o supervisor de proyecto, informa al ejecutor, vía mail u otro medio estipulado por la región y solicita se rectifique la situación identificada, en un plazo fijado por el ADL o supervisor de proyecto, que se encuentra relacionado a los plazos de vencimiento de la garantía de anticipo y a los plazos de cierre administrativo. En los casos que el monto sea mayor o menor al saldo, es necesario comunicar además al jefe DAF, para que tome las acciones necesarias. Por ejemplo en el caso de montos mayores al saldo, pueda reintegrar la diferencia a la cuenta del ejecutor. Página 3 de 7

4 Fecha emisión: Si el reintegro está correcto el ADL o supervisor de proyectos ingresa la información del reintegro al SGI, y firma el Formulario de Reintegro y entrega al/la Contador(a) Regional o funcionario DAF El/la Contador(a) Regional o funcionario del DAF revisa el Formulario de Reintegro, verifica que el monto esté acreditado y disponible en la cuenta corriente Si encuentra errores, devuelve los antecedentes al ADL o supervisor de proyectos para que analice las objeciones y proceda según lo indicado en el numeral Si el reintegro está correcto el contador (a) Regional funcionario DAF firma el Formulario de Reintegro 5. Contabilización del reintegro 5..1 El Contador Regional o funcionario DAF procede a registrar el reintegro en el SIGFE, contabilizándolo en "Otros ingresos", cuando el presupuesto es de fondos de años anteriores o en la cuenta presupuestaria que corresponde cuando son fondos del año en curso. Emite el comprobante de contabilización. 5.. Ingresa en el Sistema de Cuadratura, el ID de la transacción registrada en el SIGFE Archiva una copia del Formulario de Reintegro y boleta de depósito o documentación de transferencia electrónica, el comprobante contable y envía al ADL o supervisor de proyecto la documentación: una copia del formulario de reintegro y boleta de depósito o documentación de transferencia electrónica, el comprobante contable. 5.. Una vez recibida la documentación el ADL o supervisor de proyectos comunica por medio electrónico u otro medio estipulado por la región al ejecutor la aprobación y contabilización del reintegro. Página de 7

5 Fecha emisión: CONTROL DE REGISTROS Identificación del registro Mail del ADL solicitando el reintegro de los fondos al ejecutor Planilla de registro de reintegros de proyectos, cuando corresponda. Mail o documento que informe al ejecutor sobre situación a corregir. Reintegro aprobado. Formulario de Reintegro y documentos soportantes y comprobante de contabilización SIGFE. Comprobante de contabilización de SIGFE. Tiempo retención y Almacenamiento Protección Recuperación disposición y después de su Departamento de cierre administrativo, Programas. \\ona\comun\registr o_ Administrativo_Oficin Carpeta Encargado Año Anterior y a_de_partes_region protegida con oficina de vigente, después ales / Región---/ permiso de partes. eliminar. Planilla de registro usuario. de reintegros de proyectos. Departamento de Programas. Sistema de Gestión de Inversiones, módulo Supervisión de Proyectos, opción Consulta, Informe de Reintegros. Departamento de Programas. Archivador Reintegros de Proyectos en la oficina del Contador Regional, ordenados cronológicamente por comprobante SIGFE Password de acceso al Sistema, según perfil de usuario Contador Regional y después de su cierre administrativo, Permanente, respaldar la base de datos. y después de su cierre administrativo, Año calendario luego en bodega de la Página 5 de 7

6 Fecha emisión: Identificación del registro Comunicación al Ejecutor informando aprobación del reintegro. Almacenamiento Protección Recuperación Carta u oficio: Departamento de Programas Correo electrónico: Digital: En carpeta Reintegros/ año, que se encuentra en la Bandeja de salida del Outlook de ADL o supervisor de proyectos a cargo. Tiempo retención y disposición y después de su cierre administrativo, Mientras no se efectúa el cierre administrativo del proyecto. 7.- TABLA DE MODIFICACIONES Versión Nº Pág. Modificada Motivo del cambio Fecha Aprobación 1 En 5.1 Documentos de Entrada, se incorpora cuadro con identificación del documento y ubicación Recepción, revisión y registro de reintegros de fondos: Incorporación de la planilla. Se modifica el plazo para el ingreso y entrega de la rendición al ADL o profesional de programas Recepción, revisión y registro de reintegros de fondos: Se identifica 3 medio de verificación de los datos para verificar el monto del reintegro. 1 Definición de Reintegro alineada con anexo de contrato nº3 Instructivo de Rendición de Cuentas Cambio de marco legal como 1 documento de referencia de RS 759 a RS 30. Actualización de documentación de entrada. Definición alineada con anexo de contrato nº3 Instructivo de Página 6 de 7

7 Fecha emisión: ,3, y Rendición de Cuentas Incorporación de modalidad de trasferencia bancaria. Incorpora acción de informar el monto a reintegrar. Incorpora formulario de reintegro para facilitar la cadena de revisiones. Incorpora medio electrónico como válido para la recepción de la documentación. Especifica revisiones que deben ser realizadas por el ADL o supervisor de proyecto. Incorpora forma de resolver la incidencia. 8.- ANEXOS Página 7 de 7