ESPECIFICACIONES USO DEL CORREO, INTERNET Y RED INSTITUCIONAL

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1 1. OBJETIVO Realizar la estandarización de los criterios y protocolos de seguridad para la creación y uso del servicio de correo electrónico institucional, la utilización del internet y de los recursos de red, de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, para un adecuado funcionamiento y manejo de estos recursos de comunicación institucional CERO PAPEL 2. ALCANCE Este procedimiento aplica tanto para los administradores de la Gestión TIC S como para para todos los usuarios del servicio de correo, internet y recursos de red de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA. 3. DESARROLLO 3.1. Definiciones Cuenta Personal Institucional, es aquella que se identifica con el primer nombre y primer apellido, separados entre si por un punto y seguido de la identificación de la entidad, así: Cuentas por cargo Institucional, es aquella asociada a los cargos de los directivos de la institución Página 1 de 5

2 3.2. Sobre los Correos electrónicos El correo electrónico institucional debe ser usado como una herramienta tecnológica de apoyo para el desempeño de las funciones administrativas u operativas de cada funcionario de la Contraloría Departamental del Tolima. Por tanto, se deben seguir las siguientes reglas: El correo institucional no debe usado para: o Enviar mensajes ajenos al objeto institucional de la Contraloría Departamental del Tolima o Enviar correos de índole personal o Enviar correos masivos innecesarios, cadenas y publicidad comercial, material censurable, difamar o propagar rumores y comentarios indebidos u hostiles, y/o acciones fraudulentas El correo electrónico asignado será usado solamente para el envío/recepción de documentos relacionados con la actividad propia de la función institucional Al momento del retiro definitivo como funcionario de la institución, deberá hacer entrega formal (escrita) de la clave del usuario y del contenido del mismo. El nombre del usuario del correo electrónico es personal e intransferible, por lo cual el uso y manejo de éste y sus contraseña respectiva es responsabilidad absoluta del funcionario al que se le ha asignado La información transmitida mediante el correo electrónico personal institucional o por cargos, es responsabilidad única y exclusiva del funcionario al que le ha sido asignado El contenido de los mensajes de correo institucional, sólo tendrán validez jurídica, cuando de manera expresa mediante acto administrativo se confirme que la firma y medio electrónico tiene valor jurídico, por ello en la firma del mensaje electrónico además de los datos del remitente y de la institución deben ir los siguientes mensajes: Este correo y cualquier archivo anexo pertenecen a la Contraloría Departamental del Tolima, puede contener información confidencial o de acceso privilegiado y es para uso exclusivo del destinatario intencional a quién está dirigido. Sólo se considera el compromiso institucional de la Entidad cuando se confirme con la firma autógrafa del servidor público que esté facultado para ello mediante acto administrativo, por lo que las opiniones y expresiones personales expresadas en éste mensaje no son una posición oficial de la Entidad sino cumple este requisito. La utilización, copia, impresión, retención, divulgación, reenvío, distribución, difusión o cualquier otra acción tomada acción tomada sobre este mensaje y sus anexos queda estrictamente prohibido y puede ser sancionado legalmente. Si Usted ha recibido este correo por error, equivocación u omisión favor notificar inmediatamente al remitente y eliminar dicho mensaje con sus anexos. Recuerde: Página 2 de 5

3 Por favor no imprimir - Protejamos el ambiente!!!! Diariamente y de manera constante y permanente durante el día debe ser revisado el correo institucional, se da por hecho y sentado que el correo enviado a un funcionario es una notificación oficial que debe ser acatada y cumplida y que no le exime de responsabilidad por omisión. Los anexos y mensajes importantes para la gestión y desempeño de su cargo, deben ser guardado en carpetas en el equipo de computo a cargo con un debido orden y clasificación Solicitud, Creación y Asignación Las cuentas de correo son asignadas al momento del ingreso del funcionario mediante solicitud del jefe inmediato al proceso de Gestión Tic s, Gestión Tic s, luego de crear el respectivo correo, hace la entrega oficial al funcionario con la respectiva explicación del uso y reglas para ello Netiqueta Se entiende por Netiqueta, las convenciones que ordenan el comportamiento en el espacio virtual (correos electrónicos, redes sociales, blogs, foros, chat ) para la interacción y la participación. Para uso del correo electrónico institucional las recomendaciones y protocolo más usuales son: - En caso de copiar a otros correos diferentes de los destinatarios principales el mensaje utilizar CC, para mostrar a quienes ha sido copiado el mensaje institucional - Especificar el asunto del correo, que sea descriptivo y conciso, de tal manera que se oriente a los contactos destinatarios sobre el contenido del mensaje - Saludar y despedir, tal como se hace en un comunicado físico - Comentar o escribir alguna nota que oriente al destinatario sobre la gestión requerida con el archivo adjunto - Usar firma Institucional, nombre, cargo, identificación de la Entidad - Tener cuidado cuando se escriba la dirección del correo electrónico, asegurándose que se dirige a quien realmente debe ser el deseado - Utilizar las mayúsculas y minúsculas correctamente. Recuerde que escribir en mayúscula es dar la impresión de que se estuviera gritando, por ello no se recomienda escribir líneas y/o párrafos enteros en mayúscula, se considera de pésima educación Página 3 de 5

4 - Cuide la gramática y la ortografía - Utilice símbolos como asterisco, comillas y guiones para hacer y/o dar énfasis en su escrito - Sea breve en su mensaje, siempre teniendo en cuenta hacerse comprender y que suministra la información necesaria para la gestión - Cuando conteste un mensaje haga referencia a éste pero no incluya el texto antes recibido o s originales, borre los mensajes referidos a su respuesta, y sea especifico con su respuesta - Enviar el mensaje en texto plano, no enviar mensajes en formato html este se identifica por que el programa del correo electrónico ofrece opciones de edición extra como negrilla, color, tamaño - Antes de enviar el mensaje, lea y revise cuidadosamente lo que ha escrito, para verificar si contiene exactamente lo que pretende expresar o si la interpretación y percepción del destinatario es la que se busca con lo redactado (recuerde que no se puede ayudar con su expresión corporal y pueden surgir inadecuadas percepciones, se puede herir o irrespetar fácilmente), 3.3. Sobre el uso general del Internet El funcionario de la Contraloría Departamental del Tolima para el uso del servicio de internet, deberá tener un comportamiento de acuerdo a los principios éticos establecidos para los servidores públicos, y considerar lo siguiente: - Abstenerse de realizar cualquier actividad intencional que afecte el funcionamiento de la conectividad de la Entidad, de las redes, canales de comunicación, sistemas y equipos, al propagar virus informáticos, compartir o divulgar información confidencial (datos, claves, números de teléfonos y de identificación personal de los funcionarios o directivos, de manera que viole los principios de transparencia y derecho a la información pública), dejar accesos abiertos a terceros, entre otros - Abstenerse de realizar actividades que contravengan la seguridad de los sistemas o que generen interrupciones de la red o de los servicios informáticos de la Entidad, entre las que se encuentran: o acceder a datos cuyo destinatario no es el asignado, o ingresar a una cuenta de un servidor o de una aplicación para la cual no está autorizado. o falsificar información de enrutamiento y de configuración de los equipos, o y todo aquello que signifique acciones que afecten alguna vulnerabilidad de los sistemas (capturar tráfico de red, inundar de pings la red, realizar spoofing de paquetes, ataques de negación de servicios DoS o falsificar información de enrutamiento y de configuración de equipos) Página 4 de 5

5 - Abstenerse del uso de comandos o programas o el envío de mensajes de cualquier tipo con el propósito de interferir o deshabilitar una sesión de usuario a través de cualquier medio, local o remoto (Internet o cualquier sistema de red) - Evitar la transferencia de cualquier tipo de archivos, a través de servicios de chat - Evitar bajar música y/o videos - Abstenerse de participar en juegos de entretenimiento en línea y/o chat - Reportar a Gestión Tic s cualquier tipo de irregularidad o abuso de estos servicios, para evitar que esto le vuelva a suceder o que le ocurra a otros funcionarios - Verificar que todos los archivos que se copien a su computadora no contengan virus - Navegar y consultar en internet, única y exclusivamente para los fines propios del desempeño de las responsabilidades asignadas a su cargo - No usar el internet en actividades lucrativas o comerciales de carácter personal o privado - No acceder a páginas de contenido sexual o pornográfico, o cualquier material que atente contra los principios morales y sociales - Los líderes de procesos tienen la potestad de solicitar a Gestión Tic s reportes o informes de navegación en internet de los funcionarios a cargo, según lo consideren necesario. - Se hace bloqueo de los sitios que contienen pornografía, chats, juegos, entretenimiento, redes sociales, azar y apuestas, entre otras Página 5 de 5

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