TÉRMINOS DE REFERENCIA

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA EVALUACIÓN OPERATIVA DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS EN UNIDADES EJECUTORAS DEL SECTOR EDUCACIÓN QUINCE IMPLANTADORES I. ANTECEDENTES El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), es un sistema de información complementario al Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el marco de las normas vigentes. Es un sistema integrado que abarca los procesos técnicos de abastecimiento, gestión patrimonial y programación en el marco del presupuesto por resultados. Está compuesta por 3 módulos: Módulo de Logística (SIGA-ML), Módulo de Patrimonio (SIGA-MP) y Módulo de PpR (SIGA-PpR). Tiene una estructura por sub módulos que permite que la implementación sea realizada por etapas. Se trata fundamentalmente de un sistema de gestión de logística y control patrimonial, el cual da soporte a las operaciones que realizan las Unidades Ejecutoras (UE) como parte de las funciones administrativas. Según la VII Encuesta Nacional de Recursos Informáticos y Tecnológicos de la Administración Pública ENRIAP 1, el 29.9% de las entidades del Estado dispone del Sistema SIGA; un 65.2% de ellas no cuenta con el SIGA y el restante 4.8% no respondió. En términos de variación, con lo registrado en el VI ENRIAP 2007 (29%), se puede concluir que las instituciones que han implementado el uso del SIGA ha crecido sólo en un 0.9% en dos años. En la perspectiva de una mejor operación por parte de las instituciones de los 3 niveles de gobierno y una adecuada integración con los Sistemas Transversales, se realizará la evaluación de los módulos del SIGA y su posible adaptación para el registro y control de inventarios y de activos fijos de las entidades públicas del ámbito SIAF y el correspondiente interface, así como la posibilidad de implantación fuera del ámbito SIAF, superando con ello las deficiencias de control que generan sucesivas observaciones del Órgano Superior de Control y sus órganos internos (Oficinas de Control Interno) y externos (Sociedades de Auditoría) al sector público. Así mismo, se espera mantener actualizada la información de la administración patrimonial del Estado y posibilitar su saneamiento en los casos en que se determine la necesidad de tal acción. Con la implementación progresiva del Presupuesto por Resultados desde el , el SIGA se constituía en un inmejorable sistema de apoyo operativo con valor transaccional con el que se podía realizar la programación presupuestal por punto de atención y unidad ejecutora para mejorar la asignación del dinero y favorecer una ejecución más eficaz (conseguir los productos y resultados buscados a nivel de la población beneficiaria) y eficiente (mayor calidad de gasto) de los recursos del Estado. Por esta razón, la Oficina de Informática e Estadística (hoy denominada Oficina General de Tecnologías de la Información) del MEF se desarrolló un módulo de programación para PpR dentro del SIGA. Sin embargo, sólo ha venido funcionando en las unidades 1 Encuesta realizada por Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática - ONGEI de la Presidencia del Consejo de Ministros PCM, entre febrero del 2009 y marzo del El objetivo principal fue el acopio y disposición de información sobre la infraestructura de recursos informáticos y tecnológicos de la Administración Pública, cuantificando y evaluando la capacidad del parque de computadoras, software base, redes, Internet, aplicativos informáticos, dispositivos periféricos y seguridad de la información. 1

2 ejecutoras del sector salud con los correspondientes Programas Estratégicos orientado a resultados. En este contexto, el Proyecto SIAF II tiene previsto financiar la preparación de estudios y discusiones sobre el funcionamiento del SIGA, para establecer un estándar a nivel de software, hardware, comunicación y seguridad, a fin de que el mismo pueda trabajar de forma integrada con el nuevo SIAF y sea una herramienta que apoye el presupuesto por resultados, en el marco de su implementación progresiva. Por lo tanto, para que el establecimiento de tal estándar no esté sesgado a las condiciones de un solo sector (salud), es que se ha previsto implementar en otros sectores de tal forma que una evaluación operativa subsecuente pueda recomendar estándares más objetivos y representativos del sector público. Debido que el sector educación cuenta con tantas unidades ejecutoras como el sector salud y además que es una de las principales prioridades en la vigente agenda de inclusión social, es que se incluyó en la Estrategia de Implementación del Proyecto que fuera aprobada a finales del 2011 por las autoridades del Gobierno Peruano y del Banco Interamericano de Desarrollo, que esta evaluación operativa considerara la implementación en unidades ejecutoras del sector educación. Los presentes términos de referencia están orientados a definir el alcance de los servicios de quince consultores que asumirán el rol de implantadores dentro del equipo que desde la DGPP evalúe la implementación operativa del SIGA-MEF en algunas Unidades Ejecutoras del Sector Educación, para obtener las recomendaciones para una implementación a mayor escala. El conjunto de estas actividades serán financiadas con cargo al Componente III - Institucionalización de instrumentos de Gestión Presupuestaria para mejorar la Calidad del Gasto, a la Actividad del POA III.3.1 Evaluación Operativa del funcionamiento del SIGA en unidades ejecutoras del sector educación. II. OBJETIVO Contratar a quince (15) consultores que se desempeñen como Implantadores dentro del equipo multidisciplinario que está organizando la DGPP para la implementación y funcionamiento por 18 meses del SIGA-MEF en 30 Unidades Ejecutoras del Sector Educación dependientes del Gobierno Nacional y Gobierno Regional. III. ALCANCE DE LOS SERVICIOS El Equipo multidisciplinario que la DGPP ha previsto que el Proyecto SIAF II contrate está conformado de la siguiente manera: Contratar un coordinador por 18 meses. Contratar 15 implantadores por 6 meses cada uno. Contratar 4 residentes por 12 meses cada uno. Se prevé que se requerirá contratar 15 especialistas en implantación del SIGA, los cuales en promedio se harán cargo de entre 1 y 3 Unidades Ejecutoras. El proceso de implantación tomará aproximadamente 6 meses y supone las tareas detalladas en el siguiente cuadro: Objetivos Tareas Productos 1.1 Realizar diagnóstico Estructura Organizacional 2 Diagnóstico situacional realizado

3 Objetivos Tareas Productos Situacional de la U.E Análisis de Procedimientos Administrativos Estructuración de Centros de Costo Estructuración de Tabla de Personal Estructuración de Tabla de Proveedores Evaluación y preparación de información para migrar tablas 1.2 Instalar Software SIGA 1.3 Implantar en la UE el Sub Modulo de Tablas Instalar el Software SIGA Registro de Centros de Costo Registro de tabla de Personal Registro de Tabla de Proveedores Software instalado Registro o migración 1.4 Implantar el Programación Registro de Techo Presupuestal Cuadro de Registro de Cuadro de Necesidades Necesidades Generado mediante el Registro de Cuadro de Necesidades sistema aplicación WEB Generación del Plan Anual de Obtención Requisiciones del P.A.O. PAO y PAAC generado. 1.5 Implantar el Pedidos 1.6 Implantar el Procesos de Selección 1.7 Implantar el Adquisiciones Registro de Pedidos programados y no programados Registro de Pedidos aplicación WEB Autorización de Pedidos Consolidado de Pedidos Registro de Gastos Generales Registros de Procesos de Selección Evaluación de los Procesos de Selección Adjudicación de postores Generación de Contratos Generación de Cuadro de Adquisición Generación de Órdenes de Compra Generación de Ordenes de Servicio Secuencia de Fase de Adquisiciones Pedidos implantado Procesos de Selección implantado Generación de O/C y O/S con interfase SIAF 3

4 Objetivos Tareas Productos Interface SIAF Registro de Inventario Inicial de Almacén 1.8 Implantar el Almacén 1.9 Implantar el Módulo de Patrimonio Generación de Entradas a Almacén Generación de Salidas a Almacén Transferencia Contable Movimiento de Kárdex y reportes Cierre de Mes y Anual Registro de Inventario Inicial Generación de Altas Institucionales Generación de Bajas Institucionales Asignación de Bienes Desplazamiento de Bienes Registro de Salidas de Activos Actualización de Información de Activos Reporte y consultas Almacén implantado Modulo de Patrimonio 1.10 Uso de Utilitarios 1.11 Implantar el Viáticos 1.12 Implantar el SNP Cierre de Periodo Interface S.B.N Utilización de Utilitarios Pedido de Viáticos Planillas de Viáticos Ordenes de Pasaje Generación de Contratos SNP Uso de utilitarios Viáticos SNP Específicamente se espera que los implantadores realicen las siguientes tareas: a) Coordinar con el Consultor contratado para hacerse cargo de la Coordinación y evaluación de la operatividad del SIGA en el sector educación, acerca del planificación y seguimiento de las actividades a cumplir. b) Realizar diagnóstico de las condiciones existentes en la Unidad Ejecutora y proponer recomendaciones para la implementación del SIGA. 4

5 c) Implantar los distintos módulos del SIGA en los equipos dispuestos en base a la coordinación con los funcionarios pertinentes. d) Capacitar a los usuarios (funcionarios de las unidades ejecutoras) de cada uno de los módulos del SIGA instalados. e) Elaborar informes parciales y un informe del resultado final de la implantación del SIGA en la Unidad Ejecutora, señalando las recomendaciones para alcanzar un mejor desempeño. f) Participar en la capacitación a los residentes a contratar. Cada uno de los quince implantadores contratados, deberá generar y entregar los siguientes productos: 1. Plan de trabajo detallando las actividades que van a realizar. 2. Informes Parciales mensuales ejecutivos que den cuenta del cumplimiento del plan de trabajo, los factores que impiden un mejor desempeño y las recomendaciones para atender tales factores. 3. Un Informe Final que dé cuenta de las actividades realizadas; el grado de cumplimiento del Plan de Trabajo; y las conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado. IV. ENTREGABLES Primer Segundo Tercer Cuarto Quinto A ser presentado como máximo a los 15 días de iniciada la consultoría, conteniendo el Plan de Trabajo descrito en el Numeral III Alcance de los servicios. A ser presentado como máximo a los 30 días de iniciada la consultoría, conteniendo la tarea a) señalada en la sección III Alcance de los servicios. A ser presentado como máximo a los 60 días de iniciada la consultoría, conteniendo el primer Informe Parcial (tarea e) correspondiente al avance en las tareas b), c) y d) y dando cuenta de la culminación de la implantación de al menos 1 submódulo de los 12 enumerados. A ser presentado como máximo a los 90 días de iniciada la consultoría, conteniendo el segundo Informe Parcial (tarea e) correspondiente al avance en las tareas b), c) y d) y dando cuenta de la culminación de la implantación de al menos 2 submódulos distintos al reportado en el entregable anterior, de los 12 enumerados. A ser presentado como máximo a los 120 días de iniciada la consultoría, conteniendo el tercer Informe Parcial (tarea e) correspondiente al avance en las tareas b), c) y d) y dando cuenta de la culminación de la implantación de al menos 3 submódulos distintos a los reportados en los entregables anteriores, de los 12 enumerados. 5

6 Sexto Final A ser presentado como máximo a los 150 días de iniciada la consultoría, conteniendo el cuarto Informe Parcial (tarea e) correspondiente al avance en las tareas b), c), d) y f) y dando cuenta de la culminación de la implantación de al menos 4 submódulos distintos a los reportados en los entregables anteriores, de los 12 enumerados. A ser presentado como máximo al finalizar el plazo contractual, conteniendo el Informe Final (tarea e) señalado en el Numeral III Alcance de los servicios, dando cuenta de la tarea f) cumplida en el mes que se da cuenta, así como de la culminación de la implantación de los sub-módulos pendientes de los 12 enumerados. El Informe debe incluir una sección de conclusiones y recomendaciones debidamente sustentadas. V. PLAZO El plazo para cada uno de 15 implantadores no será mayor de ciento ochenta (180) días, contados al día siguiente de la fecha de suscripción del contrato. VI. PERFIL Formación académica: Experiencia general: Experiencia específica: Profesional o técnico en las carreras de Ingeniería, Economía, Contabilidad, Administración o afines, con conocimiento de herramientas de computación. Experiencia laboral mínima de 3 años en entidades públicas o privadas, en áreas relacionadas al Abastecimiento, Logística o Control Patrimonial. Experiencia mínima de 02 años en unidades ejecutoras o entidades donde se ha implementado el SIGA-MEF o cualquier otro sistema equivalente. VII. COSTO Y FORMA DE PAGO El costo de los servicios de cada implantador, por concepto de honorarios profesionales por los servicios contratados y como toda retribución, incluidos los impuestos de ley, será la suma de S/. 27,000 (Veintisiete mil nuevos soles). El pago se realizará de acuerdo al siguiente detalle: S/. 4,500 (cuatro mil quinientos nuevos soles) luego de la presentación y aprobación del primer y segundo señalados en la sección IV.2, por parte del Jefe del Equipo Ejecutor del Proyecto y la UCPS. S/. 4,500 (cuatro mil quinientos nuevos soles) luego de la presentación y aprobación de cada uno de los Informes Mensuales Ejecutivos correspondientes al Tercer, Cuarto, Quinto y Sexto señalados en la sección IV.2, por parte del Jefe del Equipo Ejecutor del Proyecto y la UCPS. S/. 4,500 (cuatro mil quinientos nuevos soles) luego de la presentación y aprobación del Final señalado en la sección IV.2, por parte del Jefe del Equipo Ejecutor del Proyecto, la UCPS y el BID. 6

7 Las aprobaciones a cargo del Jefe del Equipo Ejecutor del Proyecto estarán referidas al cumplimiento de los aspectos técnicos y de la ejecución de los Servicios, en coordinación con la Dirección General de Presupuesto Público, en tanto que las que están a cargo de la UCPS estarán referidas al cumplimiento de los aspectos formales y administrativos, vinculados a la utilización de los recursos, necesarios para proceder a efectuar los pagos acordados. VIII. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN El control y seguimiento de las actividades estará a cargo del Especialista en el Área Funcional de Presupuesto del Equipo Ejecutor, en coordinación con los funcionarios de la Dirección de Presupuesto Temático encargados de coordinar con el sector educación. En función a este control y seguimiento, el Jefe del Equipo Ejecutor otorgará la aprobación de los entregables según lo señalado en la sección VII Costo y Forma de Pago. IX. LUGAR DE SERVICIOS El servicio será realizado en la ciudad donde funcionen las Unidades Ejecutoras a realizar la implantación del SIGA, para la cual ha sido contratado. Los desplazamientos entre las Unidades Ejecutoras asignadas, serán cubiertos por el mismo consultor con cargo a los honorarios otorgados. En caso sea necesario que asista a una reunión técnica vinculada a la implementación del SIGA, efectuará los viajes respectivos, para lo cual la UCPS, previa solicitud del Jefe del Equipo Ejecutor del Proyecto, asumirá el costo de los pasajes y viáticos, los que serán determinados sin exceder los máximos establecidos por la normativa aplicable y con sujeción a los procedimientos internos de la UCPS para los mismos efectos. A su regreso, el Consultor deberá presentar la justificación de sus gastos por concepto de viáticos, adjuntando la respectiva documentación sustentatoria y el correspondiente informe de viaje. Lima, agosto de