PROCEDIMIENTO RAPIDO PARA EMBARQUES MARITIMOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO RAPIDO PARA EMBARQUES MARITIMOS Objetivo General del Módulo: Explicar de una forma rápida y precisa los pasos elementales en la preparación de los documentos para realizar una exportación marítima, finalizando el proceso con la transferencia al modulo de puente contable para la generación de reportes y estadísticas. Pasos del Modulo y sus objetivos específicos 1-Cotizacion Este es un paso adicional en caso que el Cliente solicite un estimado para el envío de la mercancía. 2-Reserva En este paso se añade el numero de confirmación de la reserva con la naviera y además es generado el numero de archivo (numero de referencia del embarque). 3-Plan/Guía de Carga Plan de carga del contenedor que será embarcado. 4-Entrada de BL Generación de BL(s) e impresión de sus diferentes formatos. 5- Manifiestos En esta sección se generan los manifiestos. 6-Reporte de Análisis de Archivo Reporte para verificar la venta y los costos antes de transferir la información al módulo de Puente Contable. 7- Cierre de Archivos Se procede a cerrar el archivo que será transferido al Puente contable. 8- Transferencia al Puente contable Cierre del proceso aéreo con la transferencia de la información al módulo de Puente Contable. Exportación Marítima Guía de trabajo 1-Cotización. Durante este paso podrá ser generado una Cotización de costos para el manejo y transportación de la carga desde su Origen hasta su destino Final. Si esta es aprobada por el cliente, el BL podrá ser actualizado con la información contenida en la cotización, una vez sea introducido el numero de Cotización. Para crear una nueva cotización el usuario debe hacer clic en icono Nuevo que se encuentra localizado en el menú superior de cotización de exportación marítima dentro de la pestaña home. 1

2 Ventana # 1 Cotizacion Maritima Ventana # 2 2

3 2-Reservas Cuando seleccionamos este paso, si no es su primer Embarque Marítimo creado en el sistema, aparecerán en la pantalla una relación de todos los embarques generados hasta la fecha, los cuales se podrán organizar ascendente o descendentemente, con sólo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaña Export Ocean Bookings como se muestra en la ventana#3. Ventana # 3 Export Ocean Bookings La creación del Booking se inicia con la ventana #4 que se muestra a continuación en la siguiente página, haciendo clic en New ( ) dentro de la pestaña Home. Para este procedimiento rápido solamente llenaremos la información elemental para generar el # de Archivo. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) podrá auxiliarse de la misma para realizar búsquedas, adiciones, eliminaciones y actualizaciones de la información. 1-Reserva# 2-Cotizacion # 3-Tipo de Archivo Añadir # de reserva que ha entregado la naviera. Si existe una cotización que ha sido previamente aprobada por el cliente una vez que el usuario entre el numero de esta, el nuevo record será actualizado con la información que fue previamente añadida. Seleccionar el tipo de embarque ya sea Directo o Consolidado. 4-# de Archivo El sistema generara el # de archivo automáticamente o también el usuario puede seleccionarlo con ayuda del elemento lupa si este ha sido previamente creado. 5- Origen Esta sección será llenada con la información referente al punto de Origen. 6-Destino Esta sección será llenada con la información referente al Destino final. 7-Booking Reference Detalles de la reserva así como: Agente, números de referencia etc. 8-Carrier/Vessel/Voyage Naviera, Nombre de la embarcación, travesía. 9- Agent Información del Agente en Destino. 10-Departure/Arrival Fechas de salida y arribo de la embarcación. 11-Shipper Detalles del Embarcador. 12-Consignee Detalles de la persona o entidad consignataria de la carga. 13-Spot Information Seleccione dentro de las casillas aquellas que apliquen al Spot otorgado por la naviera. 3

4 Ventana #4 Reserva Marítima Nuevo Record ( ) Cont. Ventana # 4 1-Create Cargo Loader 2-Print 3-Save & Close Desde esta casilla localizada en la barra superior de la pantalla, el usuario podrá generar una Guía de Carga desde esta pantalla de Reservas. El usuario podrá utilizar esta opción para la impresión de la confirmación de reserva. Salva y cierra la información regresando a la ventana#3. 4

5 3-Plan/Guía de Carga Durante esta sección el usuario podrá generar una guía de carga del contenedor agrupando varios Recibos de Bodega si así lo requiere. Ventana# 5 1-Status El estatus del Plan de Carga será actualizado automáticamente por el sistema basado en el estatus de la documentación del envío. 4-Container Haga clic derecho para añadir detalles del contenedor, una nueva ventana de detalles se mostrara en su Details pantalla. Esta será explicada en Cont. Ventana #5. 5- Inland Carrier Incluye información del transportista terrestre. 5

6 Cont.Ventana # 5 Detalles del Contenedor Dentro de esta ventana será incluido los detalles del contenedor que será usado para la carga además de los recibos de bodega que serán incluidos en el cargamento. 1-Equipment Type 2-Load Warehouse Receipts 3-Cargo details 4-Vehicle details 4-Hazardous Materials Tipo de Contenedor así como: # de contenedor, # de sello, # de Orden etc. Haciendo clic en esta sección una nueva ventana se mostrara donde, haciendo uso del elemento lupa, el usuario podrá seleccionar los Recibos de Bodegas que serán cargados en el contenedor. Véase ventana a continuación para mas detalles Dentro de esta sección se mostrara la información del Recibo de Bodega que ha sido añadido. Si la carga es un vehículo el usuario debe usar esta pestaña donde se mostraran los detalles del vehículo añadido previamente al Recibo de Bodega En caso que la mercancía que se está transportando sean materiales peligrosos o se necesite de algún tratamiento especial, el usuario podrá utilizar esta pestaña para incorporar la información, clic derecho para añadir el UN # y su descripción. 6

7 Ventana# 5.a Cont. Ventana #5 *** Los iconos enumerados en la ventana anterior se encuentran localizadas en el menu superior de la pantalla Plan de Carga del modulo de Exportación Marítima. 1-SED 2-Create House 3-Create Master 4-Print En caso que el embarque requiera SED, el usuario podrá hacer clic en este botón para completar la declaración en una nueva ventana. Desde la pantalla de Plan/Guía de Carga podrá ser generada la documentación del embarque. Acceso directo para la creación del máster o en caso que sea un embarque directo aparecerá un icono para el DBL. Impresión de formatos que pueden ser generados desde la guía de carga. 7

8 4 Entrada de Conocimiento de Emabarque Cuando seleccionamos este paso, si no es su primer BL creado en el sistema, aparecerán en la pantalla una relación de todos los Conocimientos de embarque generados hasta la fecha, los cuales se podrán organizar ascendente o descendentemente, con sólo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaña Export Ocean BLs como se muestra en la ventana#6. Window #6 Conocimiento de Embarque Si el usuario genera el BL en esta sección, con solo adicionar el # de Archivo previamente creado en el paso # 2, el BL que está siendo creado se actualizara con la información incluida en el archivo. El numero de archivo podrá ser adicionado manualmente + tab o el usuario podrá utilizar el elemento lupa ( ) para su búsqueda. Ventana # 6 Conocimiento de Embarque - Nuevo Record ( ) 8

9 Cont.Ventana#6 1-BL Class Seleccionar de la casilla desplegable la clase del documento que está siendo creado según aplique: Embarque directo-dbl, Consolidado- MBL o HBL. 2-BL Type Seleccione de la casilla desplegable si el embarque será Prepaid o Collect. 3-File # Durante esta sección el usuario podrá adicionar el número de archivo si este ha sido previamente generado. 4- Carrier/Vessel/Voyage Naviera, Embarcación y número de Viaje. Fechas de salida y arribo. 5-Value 6-Country of Origin 7-Forwarding Agent 8-Shipper 9-Consignee 10-Agent En esta sección será incluida información del valor del vehículo, generalmente usados para con propósitos de seguranza. País de Origen, código de aduana y número de IT. Detalles del forwarding Agent o Co-loader así como el porciento aplicable a la comisión de este según aplique. Embarcador. Consignatario. Información de contacto del Agente en destino. 9

10 Cont. Window # 6 Window # Marks & Descriptions 2-Cargo Details 3-Vehicle 4-Lodaded on Container Marcas y números del contenedor que está siendo cargado. En esta segunda pestana podrán ser añadidos los detalles de la carga, el usuario debe hacer clic derecho en la zona señalada. Si la carga que será exportada es un vehículo el usuario podrá hacer clic en esta sección. Una nueva ventana de detalles para vehículo se mostrara en la pantalla. Seleccione de la casilla desplegable el contenedor que ha sido cargado, para añadir los detalles del contenedor que serán mostrados el usuario deber realizar la adición mediante la pestaña #3 ( Container) 10

11 Ventana #6.2 Ventana #6.3 11

12 Cont. Window #6 Export Ocean Bill of Lading 1-Charge Details Se reflejan los cargos a cobrar en el Embarque Marítimo luego de hacer clic derecho Inmediatamente se muestra una nueva ventana Nuevos Detalles de Facturación, donde auxiliándose con la lupa ( ) se seleccionara el Billing Code. Cualquier actualización del Billing Code deben ser realizados por el Departamento Contable. 2-Billing Code Con ayuda de la lupa se selecciona el servicio a cobrar 3-Bill Type Prepaid, pagado en origen / Collect, cancelado en destino. 4-Bill Party Responsable de la cancelación de los costos (Shipper/Consignee/Other). 5- Billing Se refleja la venta. De seleccionar Other en el Bill Party, debemos llenar el Cliente auxiliándose con la lupa ( ), Persona o Agente que cancelará en destino la venta. 6- Cost Se reflejan los costos. De seleccionar Other en el Bill Party, debemos llenar el Proveedor del Servicio auxiliándose con la lupa ( ), a quien se le pagará en origen. Además se deben poner las referencias para el pago. Finalizamos esta ventana con OK. 8-Invoice Esta opción le permite al usuario generar una factura para aquellos cargos a cobrar. 9-Print Esta opción se encuentra localizada en el menú superior del BL, una vez que el usuario la seleccione se mostrara una nueva ventana para detalles de Impresión de formatos. 10-Labels Esta opción localizada en el Menú superior permite al usuario la Impresión de Etiquetas una vez que creado el BL. *** Una vez que el usuario adicione la información correspondiente durante la creación del BL debe hacer clic en el icono Save localizado en el Menú Superior para la debida actualización del Conocimiento de Embarque. 12

13 Cont. Window # 6 *** Dentro del Icono Task localizado en el menú superior el programa provee la opción de generar una solicitud de SED si así lo requiere el embarque. 5- Manifesting Esta es una variante que ofrece el sistema para generar el Manifiesto ya que el manifiesto también puede imprimirse desde la sección de Impresión localizado en el Menú superior del BL. Ventana # 7 Una vez que el usuario haga clic en la sección señalada la ventana a continuación se mostrara en la pantalla. 13

14 6- File Analysis Report Este reporte facilita chequear la venta y los costos antes de transferir la información al módulo de Puente Contable. En caso de existir algún error se vuelve al paso #4(Entrada de Conocimiento de Embarque), se busca el número de File y se realizan los ajustes correspondiente para finalmente volver a regresar a este punto, Reporte de Análisis de Archivos y revisar nuevamente. Ventana #8 File Analysis Report 14

15 7- Close File Ventana #9 1-File 2-New Status 3-Change Status Con la ayuda del elemento lupa seleccione o entre manualmente el número del archivo que se desea cerrar, luego de presionar la tecla TAB los Bl(s) incluidos en el Archivo serán mostrado en la ventana. Seleccionar del cuadro desplegable el Nuevo estatus que le será asignado al Archivo, debe tener en cuenta que para ser transferido al Puente Contable, su estatus debe ser Cerrado. Luego de seleccionar los documentos a los que le será aplicado el Nuevo estatus, hacer clic en Cambiar Estatus para hacerlo efectivo. 8 - Transfer to Acct Bridge. Se cierra y se transfiere toda la información del embarque aéreo al modulo de Puente Contable. Window #10 15