SeCS- Web. version texto provisorio

Transcripción

1 SeCS- Web Registr de Títuls y Cleccines de publicacines periódicas versin text prvisri September 2009

2 Tabla de cntenid Objetivs del capítul Intrducción Estructura de la instalación Administración de perfiles de usuari Creación/edición de usuaris Gestión de biblitecas Gestión de máscaras Ingres de tituls Ingres de TitlePlus Ingres de fascículs Servicis de estadísticas y reprtes Servicis de Mantenimient Catálg Clectiv Prtal de revistas nline Anexs Descripción de camps de la base TITLE Descripción de camps de la base TitlePlus Descripción de camps de la base MASK Descripción de camps de la base FACIC Descripción de camps de la base USERS Decripción de camps de la base LIBRARY Descripción de camps de la base HLDGS Adaptación gráfica, lgs, banners, estils Internacinalización de la aplicación Nrmas de catalgación ISBD Referencias Bibligráficas

3 Objetivs del capítul Este capítul tiene el prpósit de suministrar infrmación técnica para la peración y mantenimient de la aplicación SeCS-Web. La aplicación se usa para registrar ls títuls de publicacines periódicas de cualquier clase junt cn sus cleccines. Para la gestión de ingres de dats, generación de infrmes y servicis, es recmendable tener buen cncimient de la administración de cleccines de publicacines periódicas en las biblitecas, y las nrmas de descripción del ISSN. Ls elements de dats definids en la aplicación sn cmpatibles cn dicha nrma, y garantizan la calidad de ls dats tant en el ingres cm en la exprtación. Para las peracines de administración y mantenimient del sistema es recmendable tener un cncimient mínim de la arquitectura del CDS/ISIS, así cm cnciment de redes, servidres web y experiencia en Internet. El capítul da una descripción en detalle de tds ls cmpnentes que integran el SeCS-Web, para ls ds perfiles dispnibles: administradres y editres. Se asume que SeCS-Web está instalad y cnfigurad de acuerd a las instruccines de instalación que se distribuyen cn el paquete ABCD.

4 Intrducción SeCS-Web (Seriadas en Ciencias de la Salud) es la versión Web del sistema de gestión de cleccines de publicacines periódicas desarrllad pr BIREME. La metdlgía SeCS es usada para el cntrl autmátic de las cleccines de ls Centrs de la Red de Infrmación en Ciencias de la Salud de América Latina y el Caribe, que frman parte de la Bibliteca Virtual en Salud BVS/BIREME/OPS/OMS. SeCS permite cntrlar las cleccines de cada nd individual de la red y asimism mantener el Catálg Reginal de Revistas en Ciencias de la Salud. SeCS-Web tiene cm precedente la versión para MS-DOS, diseñada riginalmente en Aquella versión fue evlucinand prgresivamente a l larg de ls añs y recgiend la experiencia de centenares de biblitecas médicas que frman parte de la BVS. Esta experiencia acumulada enriquece la versión actual de SeCS para Web. SeCS fue adaptada pr BIREME para la Suite ABCD, pr l que permite ds perfiles de trabaj: perfil estándard para biblitecas que n frman parte de la red BVS (perfil pr defect); perfil extendid que cumple cn las necesidades adicinales para BIREME. Debe hacerse ntar que este segund perfil es necesari para cualquier bibliteca que desea generar adicinalmente Prtales de revistas electrónicas. Las bases de dats generadas pr SeCS-Web pueden cnsultarse cn la interfaz iah, que viene integrada en la suite ABCD. SeCS cumple varis bjetivs principales y secundaris de apy en ls servicis y prducts de la bibliteca, cm se presenta en la figura siguiente. Se cuentan entre ls principales: Gestión de la clección de publicacines periódicas de una bibliteca, en la frma tradicinal, que puede también incluir las publicacines electrónicas a las que tiene acces. La gestión incluye la descripción de existencias de la clección, así cm el cntrl básic administrativ de prveedres, suscripcines, canjes, etc. Gestión de catálgs clectivs de las cleccines de un cnjunt de biblitecas, que pueden indistintamente pertenecer a la misma insitución a diferentes institucines. Generación de Prtales de cnsulta de títuls prpis de la bibliteca junt cn cleccines electrónicas dispnibles en Internet, indistintamente de que la bibliteca sea n suscriptra de ess títuls. Entre ls bjetivs secundaris se destacan el apy a la catalgación de dcuments, prducción de prtales a text cmplet del tip SciELO y estudis biblimétrics. También ls prducts y servicis generads en SeCS pueden vincularse a tras aplicacines, cm servicis de alerta de nuevas publicacines, servicis de suministr de dcuments a pedid, vinculación a ls sistemas de préstams, canje de publicacines, etc.

5 Estructura de la instalación Secs-Web viene integrad dentr de la estructura general de ABCD, aunque pdría instalarse cm un módul independiente, l que requeriría la mdificación de alguns parámetrs de instalación. Las bases de dats principales y auxiliares se encuentran en el directri <hst>/bases/secs-web/ En el subdirectri principal están las bases de dats generales para el sistema: TITLE, MASK, USERS, LIBRARY, etc. cm se muestra en la figura de la izquierda. Ls dats específics de las existencias de la clección se encuentran baj subdirectris para cada bibliteca de la red. El directri pr defect, asignad a la bibliteca central, única bibliteca, se llama main. En cada subdirectri existen tres bases de dats: FACIC, TitlePlus y HLDGS, cm se muestra en la figura de la derecha. La cnsulta pr parte del públic se hace a través de la interfaz general iah; ls frmats de salida se encuentran en ls subdirectris <hst>/bases/secs-web/pfts/<lang>, dnde <lang> crrespnde a cada idima de la instalación; y ls parámetrs de acces para iah se encuentran en el directri general <hst>/bases/par usad pr ABCD. La prgramación de SeCS-Web está en <hst>/htdcs/secs-web/ Para la internacinalización, slamente es necesari traducir ls siguientes archivs <hst>/htdcs/secs-web/<lang>/help_lang_??.php <hst>/htdcs/secs-web/<lang>/language_??.php

6 Administración de perfiles de usuaris SeCS dispne de ds tips de usuaris cn diferentes niveles de derechs y funcines bien diferenciadas. El administradr del sistema puede crear usuaris, biblitecas, mdificarls y eliminarls. Perfil Habilitad a Administradr Crear usuaris y mdificar perfiles Crear biblitecas Crear y editar registrs en la base TITLE Crear y editar máscaras en la base MASK Servicis Exprtación/imprtación de registrs de TITLE entre sistemas SeCS y trs sistemas cm ISSN. Mantenimient de blques, archivs invertids, etc. generación de listads y estadísticas. Generación del Prtal Editr Crear y editar registrs en la base Title Plus Servicis Exprtación de registrs de TITLE entre sistemas SeCS y trs sistemas cm ISSN. Mantenimient de blques, archivs invertids, etc. generación de listads y estadísticas. ABCD viene pre-cnfigurad cn ls siguientes usuaris y cntraseñas. Será respnsabilidad del Administradr cambiarlas pr tras. Usuari Cntraseña Derechs admsecs admsecs Administradr edtsecs edtsecs Editr Al ingresar se slicitará el nmbre y seña del usuari. Si hay más de una bibliteca registrada, deberá también indicar la bibliteca en la que va a trabajar. El idima de trabaj debe seleccinarse en la página de ingres.

7 Creación/edición de usuaris En la pantalla inicial, en la sección Utilitaris seleccine la pción: Gestión de usuaris Seleccine a cntinuación la pción Insertar usuari, editar/brrar usuari en la pantalla a la derecha, y se presentará una planilla de ingres cm la que se muestra abaj. El Administradr n pdrá ser brrad, y tiene derechs sbre tdas las biblitecas

8 El administradr pdrá seleccinar el tip de acces (perfil) para una varias biblitecas, insertándlas una pr una. Previamente a la asignación de un peradr a una bibliteca, ésta deberá crearse. El sistema viene cnfigurad cn una sla bibliteca cn nmbre pr defect Main Library y asignada al directri MAIN.

9 Gestión de Biblitecas En la pantalla inicial en la sección Utilitaris seleccine la pción: Gestión de biblitecas Seleccine a cntinuación la pción Insertar bibliteca, editar bibliteca en la pantalla a la derecha, y se presentará la planilla de ingres que se muestra abaj El Códig de la Bibliteca (segund camp) será el nmbre del directri asignad en la estructura de SeCS-Web. Ese códig debe respetar la sintaxis de nmbres de archivs y directris del sistema perativ. El sistema viene predefinid cn valr pr defect MAIN para la primer bibliteca. Este nmbre n puede ser mdificad. Si la bibliteca n existe, el prgrama creará el directri cn el nmbre de códig asignad, y dentr de ese directri, creará además tres bases de dats vacías: TitlePlus,FACIC,HLDGS

10 Gestión de Máscaras Una máscara es l que representa la peridicidad de publicación de fascículs de una revista, así cm la cantidad de vlúmenes y fascículs en el perid de un añ. El Sistema ya dispne de una base de dats de máscaras predefinidas, llamada MASK. Sin embarg, es psible crear nuevas máscaras, en el cas de n identificar una máscara que represente la peridicidad de una determinada clección. La pción de crear editar máscaras es exclusiva del administradr. Al seleccinar la pción, el sistema le mstrará una lista cn las máscaras predefinidas. ABCD se distribuye cn una clección de más de 180 máscaras predefinidas en prtugués. Las descripcines pueden ser editadas traducidas si es necesari. A partir de esta pantalla, es psible editar una máscara existente brrarla. El nmbre de una máscara sól se pdrá editar brrar si n está siend usada para describir la clección de una revista. Editar máscara: función usada para hacer la edición en una máscara predefinida. La edición puede ser tant en la nta de explicación de la máscara, en el códig de identificación de la máscara, cm en la representación gráfica de ls fascículs. Nueva máscara: Esta pción está en la página inicial del Administradr. También está dispnible en la lista de máscaras cm Insertar Máscaras

11 Al slicitar la creación de una nueva máscara, vendrá una plantilla vacía. Es psible crear una nueva máscara desde el principi, usar cm mdel una máscara ya existente que sea aprximada a l que se requiere. Creación de una nueva máscara Cm ejempl, vams a crear una máscara para representar una peridicidad regular mensual, cn 4 vlúmenes al añ y 3 fascículs pr vlumen. Ls vlúmenes tienen numeración siempre creciente, en cambi ls fascículs cmienzan pr el 1 al cmienz de cada añ. La primera parte de la definición de la máscara es la representación de ls vlúmenes/fascículs del períd de un añ cmplet de publicación de la revista. Después de definir el primer fascícul las principales pcines sn las siguientes: Insertar: agrega una línea al final de la plantilla cn el par de númers crrespndientes a vlumen/fascícul Brrar: elimina la línea indicada Genere tdas las líneas necesarias para representar un períd cmplet de un añ. Las próximas etapas de creación de la máscara incluyen: Tip de secuencia de ls vlúmenes y fascículs: FINITO - para secuencia fija, INFINITO para secuencia creciente. Nta de explicación de la máscara: debe ser bjetiva, incluir la peridicidad, la cantidad de vlúmenes pr añ y la cantidad de fascículs pr vlumen, además de explicitar la secuencia. Nmbre de la máscara: debe utilizarse el mism sistema de nmenclatura que permita facilitar la identificación de una máscara en el mment del registr de cleccines: primer la letra que identifica la peridicidad, segund la cantidad de vlúmenes pr añ y pr últim la cantidad de fascículs pr vlumen. La señal de + debe utilizarse para indicar una secuencia INFINITA de fascículs. Pr ejempl, el nmbre M4V3F+ significa una revista mensual, cn 4 vlúmenes pr añ, 3 fascículs pr vlumen, dnde la numeración de ls fascículs es creciente sin limites.

12 Llene crrectamente ls camps y la nueva máscara estará creada y prnta para ser utilizada en el registr de cleccines. Al final del prces la plantilla cmpleta será cm la figura siguiente. Las letras indicadas para especificar la peridicidad sn adaptadas de la nrma ISSN para frecuencias de una clección, que se muestran en la tabla siguiente. Frecuencia Letra Frecuencia Letra Anual A Bimestral B Bimensual S Diari D Bisemanal C Irregular K Mensual M Quincenal Z Cuatrimestral T Semestral / bianual F Semanal W Tres veces pr mes J Tres veces pr semana I Trimestral Q Trienal H Otras frecuencias Z (puede incluir descncida) Bienal G Descncida U La pcin Basada en la máscarara permite la cpia de una representación de vlúmenes/fascículs de una máscara ya existente en el banc de dats. Esta función facilita la creación de la nueva máscara y se recmienda su us. Pulsand el ícn seleccine la máscara que más se aprxima de la máscara que se está creand, edite las diferencias y sálvela cn un nmbre aprpiad.

13 El Sistema cpia la representación de ls vlúmenes/fascículs y permite a partir de ahí la edición, inclusión y/ eliminación de líneas para adecuar la representación a la máscara que se está creand. En el cas del ejempl, la máscara actual M4V3F requiere adaptarse a una frecuencia cn fascículs crecientes infinits M4V3F+. Entnces mdifique la pción de fascículs a Infinit, cambie el nmbre de la máscara, y dcumente en la Nta de explicación.

14 Ingres de Tituls Pagina sin hacer tdavía Ingres de Title Plus Pagina sin hacer tdavía Ingres de fascículs - Registr de clección de una revista Pagina sin hacer tdavía

15 Servicis de estadísticas y reprtes En la pantalla inicial, en la sección Utilitaris seleccine la pción: Infrmes estadístics Ls servicis dispnibles crrespnden al perfil del usuari. El administradr puede perar sbre cualquier bibliteca, ls editres slamente sbre las biblitecas que tiene asignadas. Previamente a slicitar un reprte deberá seleccinarse la bibliteca. Lista de infrmes dispnibles (versión 0.9, prvisina) - Títuls cn Clección Crriente - Títuls sin Clección Crriente - Títuls cn Clección Cerrada - Títuls sin Clección - Númer de Títuls Registrads - Ttal de Fascículs Registrads - Fascículs : duplicads ausentes (rdenads pr prveedr) - Ttal de títuls pr acess eletrónic gratuit/libre - Ttal de títuls pr acess eletrónic cndicinad y/ cntrlad - Ttal de títuls cn slamente 1 fascícul en el catálg - Ttal de títuls sin Clección en el catálg - Ttal de títuls pr Dnación - Ttal de títuls pr Permuta - Ttal de títuls pr Cmpra - Lista rdenada pr Númer de Identificación - Ttal de cleccines registradas pr biblitecas del catálg clectiv - Ttal de títuls registrads pr las biblitecas del catálg clectiv

16 Servicis de Mantenimient de bases de dats En la pantalla inicial, en la sección Utilitaris seleccine la pción: Mantenimient de bases de dats Ls servicis dispnibles crrespnden al perfil del usuari. El administradr puede perar sbre cualquier bibliteca, ls editres slamente sbre las biblitecas que tiene asignadas. Hay funcines que sn exclusivas del administradr. Imprtar títuls a la base TITLE Imprtar Fascículs Desblquear base de dats Invertir base de dats

17 Catálg Clectiv (aún n implementad en release 0.9) SeCS permite administrar las cleccines de revistas de un cnjunt de biblitecas y generar catálgs clectivs de existencias, cn presentacines tant a nivel del cnjunt cm a nivel de biblitecas individuales. Se tienen varis escenaris diferentes Una institución que tiene una bibliteca central y biblitecas departamentales, cm pdría ser el cas de una universidad. Una red de biblitecas que cmparten un mism servidr central, aunque pertenecen a diferentes institucines, cm pdría ser el cas de la Red de Biblitecas Médicas de BIREME. Biblitecas independientes que cperan a un catálg cperativ, cm pdría ser el cas de un Catálg Clectiv Nacinal de Ciencias. Ls ds primers cass se grafican en la figura anterir. Hay una sla base de definición de Tituls, Máscaras y Usuaris que sn de cmpetencia del Administradr que se muestra en el nivel superir de la figura. La primera bibliteca bibliteca central se llama pr defect MAIN. En el nivel inferir se encuentran las descripcines de existencias y dats administrativs para cada bibliteca pr separad, que sn de respnsabilidad de ls editres y peradres. Si el Administradr tiene perfil múltiple pdrán entnes perar sbre las existencias de su bibliteca. El catálg clectiv se mantiene actualizad en tiemp real. Cuand un dat se agrega en cualquiera de las seccines (un títul, un nuev fascícul, etc.) el resultad está dispnible en la interfaz de cnsulta, sea a nivel individual de la bibliteca, cm en el clectiv. La interfaz realiza una cnsulta transversal a tdas las bases HLDGS/FACIC cn el Identificadr únic del títul y recupera la infrmación cnslidada cm se ve en la figura de la izquierda.

18 A su vez, es psible seleccinar una bibliteca individual del resultad clectiv y analizar su clección en frma detallada. Para el cas de biblitecas independientes, el catálg clectiv deberá tener prcess de mantenimient fuera de línea, de acuerd a las cnsideracines siguientes. Seleccine ls títuls de revistas indizads en la base TITLE ficial del Catálg Clectiv. Ls registrs crrespndientes a títuls n registrads serán descartads. Si una bibliteca desea que las existencias de un títul en particular se incrpren al Catálg Clectiv, deberá slicitar que ese títul sea ingresad previamente a la base TITLE ficial y asignad un númer de identificación. Genere ls archivs de salida para enviar, SIN EXTENSION. El sistema generará ds archivs: un cn la extensión.001 y tr cn la extensión.002. Ls ds archivs deben ser enviads al Administradr de TITLE quien l derivará al editr respnsable de esa bibliteca en particular (que puede ser el mism administradr). Se ingresan y se generan ds bases de dats: FACIC y HLDGS. En este cas n es necesaria la base TitlePlus.

19 Prtal de revistas nline (aún n implementad en release 0.9) El Prtal de revistas nline, registra la descripción bibligráfica de revistas tant en papel cm electrónicas, explicitand además sus mds de acces. N es necesari que la bibliteca tenga existencias en su clección de tds ess títuls, que tenga acces pr suscripción. Pr ejempl pueden registrarse las revistas nline de acces libre, cm sn las que frece SciEl. La cnsulta pdrá usar una interfaz especializada cm se muestra en la figura de abaj, diferente al iah general de ABCD. Para este prduct de infrmación slamente es necesaria la base TITLE, siend innecesaria la infrmación de FACIC/HLDGS, etc. Es altamente recmendable que el Prtal esté vinculad al Catálg Clectiv, a las existencias de la bibliteca individual, para cmpletar el prduct de infrmación cn ls servicis asciads.

20 ANEXOS Descripción de camps de la base TITLE Descripción de camps de la base TitlePlus Descripción de camps de la base MASK Descripción de camps de la base FACIC Descripción de camps de la base USERS Decripción de camps de la base LIBRARY Descripción de camps de la base HLDGS Adaptación gráfica, lgs, banners, estils Internacinalización de la aplicación Nrmas de catalgación ISBD

21 Referencias Bibligráficas 1. BIREME. Manual de descriçã bibligráfica. Sã Paul, jun Internatinal standard bibligraphic descriptin (ISBD)/ recmmended by the ISBD Review Grup; apprved by the Standing Cmmittee f the IFLA. Catalguing Sectin. Preliminary cnslidated ed. München : K.G. Saur, vl. (lse-leaf); 32cm. (IFLA series n bibligraphic cntrl ; vl.31). ISBN Internatinal Organizatin fr Standardizatin. ISO : Infrmatin and dcumentatin Rules fr the abbreviatin f title wrds and titles f publicatins. 4. Internatinal Organizatin fr Standardizatin. ISO 8601:2004: Data elements and interchange frmats - Infrmatin interchange - Representatin f dates and times : Writing f calendar dates in all-numeric. Genève: ISO, Internatinal Organizatin fr Standardizatin. ISO : Cdes fr the representatin f names f cuntries and their subdivisins Part 1: Cuntry cdes. 6. Internatinal Organizatin fr Standardizatin. ISO : Cdes fr the representatin f names flanguages Part 2: Alpha-3Cde. 7. Internatinal Organizatin fr Standardizatin. ISO : Infrmatin and dcumentatin Internatinal standard serial number (ISSN). 8. List f title Wrd abbreviatins. Titles f serials and ther cntinuing resurces. Paris : ISSN Internatinal Centre, ISSN Internatinal Centre. ISSN manual. Catalguing part ISSN Internatinal Centre, Paris : 2003