PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN. Norma NTC ISO 15189:2009. Norma NTC ISO 5906:2012

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1 Página 1 de 10 Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión Vicerrector Administrativo Aprobó: Vicerrector Académico Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007 Resolución N 1736 OBJETIVO ALCANCE Establecer las pautas necesarias para realizar las auditorías internas en la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con los lineamientos de la Institución y las normas aplicables según los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad. Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las auditorías Internas que se realicen a los procesos y elementos de los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad y a los Laboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditación de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC ISO 19011:2012 Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC OHSAS 18001:2007 Norma NTC ISO 17025:2005 Norma NTC ISO 15189:2009 Norma NTC ISO 5906:2012 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la política y además para definir y controlar una Organización con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración. Alcance de la Auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría. Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría. Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Líder, el Auditor y el Auditor en formación quienes llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos, si se requieren. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditor Líder: Persona externa o funcionario de la Organización que coordina y direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el perfil establecido. Auditor en formación: Persona que se encuentra en la fase de formación como Auditor y acompaña al Auditor en las Auditorías como parte de su formación. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la misma Organización. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

2 Página 2 de 10 DEFINICIONES Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la misma Criterios de la Auditoría: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditoría. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que sea verificable. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora. CONSIDERACIONES El Director de Control Interno y Evaluación de Gestión, debe definir el programa de formación para los Auditores Internos que contribuyan al fortalecimiento de sus competencias y desempeño, teniendo en cuenta los siguientes parámetros : a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestión establecido en la Norma NTC ISO numerales y el numeral 7 donde se orienta sobre la determinación de las competencias requeridas para el equipo auditor. La asignación del tiempo de auditoría requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor líder correspondiente junto con su equipo auditor, durante la preparación del Plan de Auditorías Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditoría, cada proceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditoría anteriores. El equipo auditor realizará el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditorías Internas y Externas; así mismo, el cierre de dichas acciones estará a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro: ACCIONES CORRECTIVAS Calidad Seguridad y Salud Ocupacional Ambiental Laboratorios RESPONSABLE DE CIERRE NC de Auditoría Interna: Auditor Interno que identificó la No Conformidad. NC de Auditoría Externa: Líder del Proceso Seguimiento Institucional. Líder del Proceso de Talento Humano Líder del Proceso de Gestión Ambiental Auditor Líder de Laboratorios

3 Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Revisión del estado de los Procesos, Subprocesos o Unidades del SGI-UIS o Laboratorios PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS 1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de Gestión adoptados por la UIS o de los Laboratorios, teniendo en cuenta los siguientes aspectos, según aplique: a) Grado de intervención de los requisitos críticos de norma en cada uno de los procesos, según la Matriz de interrelación de requisitos incluida en el Manual del Sistema de Gestión Integrado o Manuales de Calidad de los Laboratorios. b) Número de No Conformidades detectadas durante la auditoría anterior. c) Grado de intervención de determinado proceso en los demás procesos del S.G.I (transversalidad). d) Criticidad de los Riesgos. e) Número de Accidentes/Incidentes. f) Indicadores. g) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales. Director de Control Interno y Evaluación de Gestión y Auditor Líder - Informe de Auditorías previas. - Caracterizaciones de los procesos. - Matriz de Interrelación de Requisitos. Anexo 1 Manual del Sistema de Gestión Integrado MDI Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Propuesta Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de 2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad. Para la programación de las auditorías internas, es necesario considerar que todos los procesos, subprocesos, y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez al año. Director de Control Interno y Evaluación de Gestión y Auditor Líder - FSE.01 Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 3. Presenta al Comité del SGI el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de 3. Presenta al Comité del SGI el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Director de Control Interno y Evaluación de Gestión FSE.01 Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Requiere ajustes? Si 4. Realiza los ajustes correspondientes. No 4. En caso de requerirse, realiza los respectivos ajustes al Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión, de acuerdo a las observaciones efectuadas por Comité del SGI. Director de Control Interno y Evaluación de Gestión FSE.01 Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de 5. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de 5. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Comité del SGI FSE.01 Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Acta de Comité del SGI PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS 6. Elabora el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de 6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión (FSE.02), definiendo entre otros, los siguientes aspectos: Objetivo. Alcance. Equipo auditor. Fechas y tiempos de realización de auditorías. Auditor Líder y equipo auditor -FSE.02 Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 7. Aprueba y Comunica el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de 7. Aprueba y comunica el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión al líder del proceso, subproceso, jefe de unidad o director de laboratorio a auditar, según aplique. Cualquier modificación al Plan de Auditoría Interna debe ser acordada entre las partes antes de continuar con el proceso de auditoría. Director de Control Interno y Evaluación de Auditor Líder de Laboratorios -FSE.02 Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de 8. Consulta los documentos del SGI pertinentes. Comunicación del Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS 8. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollo de la auditoría. Auditor Líder y equipo auditor - Documentos y/o registros de los Procesos, subprocesos, unidades o Laboratorios auditados. 9. Prepara la documentación para la realización de auditorías internas de los Sistemas de 9. Prepara los documentos necesarios con base en la revisión de la información pertinente relacionada con sus asignaciones de auditoría. Entre dichos documentos se encuentran las listas de verificación creadas por cada auditor. Auditor Líder y equipo auditor -FSE.03 Lista de verificación. 10. Realiza reunión de apertura. Control de Asistencia a la reunión de apertura EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS 10. Realiza la reunión de apertura, en la cual se presenta el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión, y se resuelven las dudas existentes. Se dejando evidencia de la reunión en el registro FTH.33 Control de Asistencia. Equipo auditor -FSE.02 Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de - FTH.33 Control de Asistencia 3

6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Desarrollo de auditorías en el sitio. 11. Recolecta y verifica la información de los procesos, subprocesos, unidades o laboratorios que le sean asignados, a través de la revisión de documentos y registros, observación directa y entrevistas al personal; confrontándolo con los criterios de auditoría para generar los hallazgos según corresponda, diligenciando el Formato Lista de Verificación FSE.03. Equipo Auditor -FSE.03 Lista de Verificación. Lista de Verificación NOTA: Durante la auditoría, el auditor líder puede reunirse periódicamente con el equipo auditor para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar trabajo entre los auditores, según se requiera. 12. Informa al líder del proceso, subproceso, jefe de unidad o director de laboratorio los principales hallazgos. 12. Informa al líder del proceso, subproceso, jefe de unidad o director de laboratorio y al personal involucrado los principales hallazgos una vez terminada la auditoría. Equipo Auditor 13. Prepara el Informe de Auditoría. Informe de Auditoría Interna de los Sistemas de 14. Realiza reunión de cierre. 13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditoría, diligenciando el Formato FSE Realiza la reunión de cierre presidida por el auditor líder y las personas responsables de los procesos, subprocesos, unidades o laboratorios auditados, para presentar el Informe de Auditoría haciendo énfasis en: a) Los hallazgos de la auditoría. b) Las conclusiones de la auditoría. Esta información se presenta para que sea comprendida y reconocida por el auditado. Nota1: El director de Control Interno y Evaluación de Gestión podrá asistir a las reuniones de cierre. Auditor Líder junto a su equipo auditor Auditor Líder -FSE.03 Lista de Verificación. -FSE.04 Informe de Auditoría Interna. FSE.04 Informe de Auditoría Interna. 4 Nota2: En caso que el auditado presente alguna observación frente al informe, será revisado por el auditor interno y el auditor Líder. Si es aceptada realiza el ajuste pertinente, de lo contrario en la reunión de cierre justifica la no aceptación.

7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de 10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 SEGUIMIENTO Y MEJORA 15a. Procedimiento de Acciones Preventivas/ Correctivas PSE.02 15b. Realiza evaluación de desempeño. 15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/ Correctivas PSE.02 15b. Realiza la Evaluación de Desempeño a los miembros del equipo auditor. Auditor Líder Líder del Proceso/ Subproceso Jefe de Unidad Director de Laboratorio - PSE.02 Procedimiento Acciones Preventivas / Correctivas - FSE.08 Evaluación de Desempeño del Auditor Interno. 16. Analiza resultados obtenidos de la Evaluación de Desempeño. 16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluación de Desempeño del Auditor Interno para ser comentados con el equipo auditor y presentar reporte al líder de proceso de Seguimiento Institucional. Auditor Líder y equipo auditor - FSE.08 Evaluación de Desempeño del Auditor Interno. 17.Evaluación de desempeño al auditor líder 17. Realiza la evaluación de Desempeño al Auditor líder, con su respectiva retroalimentación. Líder Proceso Seguimiento Institucional - FSE.20 Evaluación de Desempeño del Auditor Lider. 18. Análisis de la Evaluación de desempeño 18. Analiza conjuntamente con el auditor líder el reporte de la Evaluación de desempeño aplicada al equipo auditor con el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el proceso Líder Proceso Seguimiento Institucional - FSE.08 Evaluación de Desempeño del Auditor Interno. FIN

8 Página 8 de 10 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento Octubre 03 de 2008 Marzo 11 de 2009 Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminación de las Actividades No. 16, y 19 por inclusión del PSE. 02 y de las actividades 17 y Abril 15 de Septiembre 21 de 2009 Inclusión de la consideración relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditorías externas. Inclusión en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluación de Desempeño del Auditor Líder como documento de referencia. 06 Mayo 24 de 2011 Cambio del nombre del procedimiento. Inclusión de la Normas NTC ISO 9001:2008. NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025, actualización de la NTC GP 1000:2009. Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestión. Inclusión de los Laboratorios en el Alcance. Ajuste en la definición de Sistema de Ajustes en las consideraciones en los literales a y d, referente a la inclusión de laboratorios, unidades y Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad. Inclusión de los Laboratorios / Directores en las actividades No. 1, 7, 11 y 12; inclusión del Auditor Líder como responsable de la actividad No. 7, modificación de la Actividad No. 10 con el reemplazo del Acta de Reunión de Apertura por el Registro FTH.33, inclusión del Director de Laboratorio como responsable de la Actividad No. 15b. Inclusión de los Sistemas de Gestión en la Actividad No. 1, así como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental. Ajustes en las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, relacionados con la inclusión de los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad y los líderes de proceso/subproceso y jefes de unidad. Inclusión del Perfil de Auditor Interno, como Anexo del Procedimiento PSE Mayo 22 de 2013 Actualización de la Norma NTC ISO 19011:2012 y NTC 15189:2009. Pág. 1, 9 y 10 Ajuste en el perfil del auditor interno lo referente a formación en la Norma ISO 15089: Noviembre 21 de 2013 Inclusión de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de normatividad y en el perfil del auditor. 09 Enero 20 de 2014 Ajuste definiciones y consideraciones 10 Marzo 25 de 2014 Se ajusto al el nuevo nombre del formato de Informe de Auditorías FSE Junio 11 de 2014 Se cambió el responsable de la actividad 12 a Equipo Auditor.

9 Página 9 de 10 ANEXOS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PERFIL DEL AUDITOR PLANEACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y MEJORA - Elaborar conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de Auditorías Internas de Calidad (FSE.02) - Planear y desarrollar las tareas asignadas por el Auditor Líder. - Realizar la reunión de apertura, en la cual se presenta el Plan de Auditorías Internas de Calidad, y se resuelven las dudas existentes, dejando evidencia de los participantes, en el Formato FTH33. Control de Asistencia - Realizar seguimiento a las acciones correctivas que son resultado de la auditoría. INTERNO - Asistir y participar en las reuniones programadas por el Auditor Líder. - Consultar los documentos pertinentes para el desarrollo de la Auditoría. - Ejecutar la Auditoría. Recolectar y analizar las evidencias de Auditoría que sean pertinentes y suficientes para obtener conclusiones - Participar en las Actividades de Evaluación del desempeño de los Auditores en Formación. - Preparar los documentos necesarios para la realización de las auditorías. Entre los que se encuentran las listas de verificación. - Verificar que la documentación esté a disposición y sea comprendida por el auditor en formación. - Elaborar y entregar al Auditor Líder el Informe de Auditoría con sus respectivos soportes en los tiempos establecidos. - Realizar los ajustes y correcciones a los que haya lugar al informe de Auditoría. - Implementar las acciones de mejora que resulten de su evaluación de desempeño. - Participar en las capacitaciones y/o entrenamientos como Auditor. -Apoyar el Proceso de formación de los auditores en formación en cada una de las etapas del procedimiento, según corresponda.

10 Página 10 de 10 ANEXOS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PERFIL DEL AUDITOR PLANEACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y MEJORA - Asistir y participar en las reuniones programadas por el Auditor Líder. -Consultar los documentos pertinentes para el desarrollo de la Auditoría. - Participar en la Reunión de apertura, Auditoría en sitio y Reunión de Cierre. - Participar en las capacitaciones y/o entrenamientos como Auditor. AUDITORES EN FORMACIÓN - Conocer el Plan de Auditorías Aprobado. - Preparar los documentos necesarios con base en la revisión de la información pertinente relacionada con sus asignaciones de Auditoría según orientaciones del Auditor Interno. -Participar en la elaboración del Informe de Auditoría como soporte para el Auditor Interno. - Implementar las acciones de mejora que resulten de su evaluación de desempeño.

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