I. FORMATO PARA EL PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS. RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: Policarpo González Gómez

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1 I. FORMATO PARA EL PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DEPENDENCIA O PROCESO AUDITADO: Personería Municipal FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA: Junio 30 de FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME: en borrador junio 30 de OBJETO DE LA AUDITORÍA Establecer la planeación, desarrollo ejecución seguimiento y evaluación de los programas en intervenciones ante juzgados, actuaciones Administrativas y recepción en direccionamiento que en cumplimiento de su misión se ejecutan para beneficio de los ciudadanos de Tabio 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos, corregir actualizar y/o modificar aquellos que en la actualidad no se ajustan a la secretaria e integrar los cambios del sistema de gestión de calidad 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Libro de correspondencia recibida se lleva de acuerdo con la información de archivo Libro de radicación de procesos disciplinarios Tablas de retención documental Libro de despachos comisorios 4. LOGÍSTICA DE LA AUDITORÍA Inicia el 30 de junio de 2011 a las 9:00 a.m y finaliza a las 10:30 a.m en la secretaria de la personería. 5. EQUIPO DE AUDITORÍA Esther Adriana Díaz Ossa Luz Angela Torres Mora 6. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS Policarpo González Gómez Olga Lucia Pineda Medina 7. PLAN DE ACTIVIDADES FECHA: HORA SUBPROCESO NUMERAL AUDITOR AUDITADO 9:00 a.m 8. APROBACIÓN AUDITOR PRINCIPAL JEFE PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA

2 II. FORMATO PARA EL ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA AUDITORIA INTERNA PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personería Municipal Fecha: junio 30 de 2011 Hora de inicio: 9:00 a.m Hora de terminación: 10:30 a.m Lugar: Personería Municipal 1. Asistencia. La reunión de Apertura contó con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por parte de la Empresa o Proceso Auditado: Policarpo González Gómez Olga Lucia Pineda Medina Por parte del Equipo de Auditoría: Esther Adriana Díaz Ossa Luz Angela Torres Mora Presentación. El auditor principal realizó la presentación de cada uno de los integrantes del equipo de Auditoría. El jefe del proceso llevó a cabo la presentación de los funcionarios que participarán en la Auditoría. Luego se explicó por parte del auditor principal el contenido del plan de trabajo en cuanto a los horarios de trabajo, responsables de las distintas actividades, ejecución de reuniones diarias de seguimiento para evaluar avance del trabajo e informar ajustes a la programación. 2. Propósito y objetivos de la auditoría: el auditor principal explicó a los asistentes el propósito principal de las auditorias a realizar, consistente en los siguientes cinco objetivos: Demostrar la conformidad del sistema de gestión auditado Identificar fortalezas del sistema de gestión Dar recomendaciones que propicien el mejoramiento del sistema de gestión Identificar riesgos que no están en el alcance del sistema de gestión Levantar, si es del caso, en última instancia no conformidades del sistema 3. Reunión de cierre e informe de auditoría. El día 30 de 06 a las 10:30 a.m se realizará la reunión de cierre para presentar los hallazgos y el informe definitivo se entregará el día 15 julio de Responsable del proceso auditado: DOCTOR POLICARPO GONZÁLEZ GÓMEZ

3 III. FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIÓN DE APERTURA PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personería Municipal Nombres y Apellidos Documento de Identidad Cargo Firmas Policarpo González Gómez Personero Olga Lucia Pineda Medina Secretaria Auditor interno : Esther Adriana Diaz Ossa Fecha : Junio 30 de 2011.

4 IV. FORMATO PARA EL INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personería Municipal FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA: Junio 30 de FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA: en borrador junio 30/ OBJETO DE LA AUDITORÍA Establecer la planeación, desarrollo ejecución seguimiento y evaluación de los programas en intervenciones ante juzgados, actuaciones Administrativas y recepción en direccionamiento que en cumplimiento de su misión se ejecutan para beneficio de los ciudadanos de Tabio 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos, corregir actualizar y/o modificar aquellos que en la actualidad no se ajustan a la secretaria e integrar los cambios del sistema de gestión de calidad 3. DOCUMENTOS REVISADOS Libro de correspondencia recibida se lleva de acuerdo con la información de archivo Libro de radicación de procesos disciplinarios Tablas de retención documental Libro de despachos comisorios 4. VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE LA AUDITORIA ANTERIOR 5. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS Policarpo González Gómez Olga Lucia Pineda Medina. 6. EQUIPO DE AUDITORÍA Esther Adriana Díaz Ossa Luz Angela Torres Mora 7. ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN Fortalezas y oportunidades de mejora - Anexo 1 Reportes de no conformidades - Anexo 2 8. CONCLUSIONES Ver Anexo 9. APROBACIÓN DEL INFORME AUDITOR PRINCIPAL JEFE PROCESO O DEPENDENCIA

5 INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO 0. Encabezado Dependencia o proceso auditado: Señale el área o proceso auditado. Responsable de la dependencia o proceso: Escriba el nombre del funcionario que dirige el área o proceso auditado. Auditor Principal: Indique el nombre del auditor principal Fechas de realización de la auditoría: Escriba las fechas de inicio (reunión de inicio) y terminación de la auditoría (reunión de cierre) Fecha de entrega de informe: Indique la fecha de entrega del informe definitivo al área o proceso auditado. 1. Objeto de la Auditoría: Describa el objetivo de la auditoría. 2. Alcance de la Auditoría: Describa el alcance físico de la auditoría. 3. Documentos Revisados: Señale los documentos del proceso que se utilizaron durante la auditoría. 4. Verificación de las acciones correctivas y preventivas de la auditoría anterior: Consigne que se revisó la implantación y documentación de las acciones correctivas y preventivas derivadas de la auditoría anterior. 5. Funcionarios Entrevistados: Nombres y cargos de los entrevistados. 6. Equipo de Auditoría: Nombres y cargos de los integrantes del Equipo auditor. 7. Estado del Sistema de Gestión: Se registran las fortalezas, oportunidades de mejora y no conformidades detectadas en el sistema auditado. Si se considera conveniente, se indica que ellas se señalan en anexos al informe. 8. Conclusiones: Opinión del equipo auditor sobre el Sistema de Gestión en lo correspondiente al cumplimiento del objetivo de la auditoría y cualquier otro comentario que considere procedente. 9. Aprobación: Las firmas del auditor principal y del responsable de la dependencia o proceso auditado evidencian que la información consignada corresponde a lo realizado y encontrado durante la auditoría de calidad.

6 V. FORMATO DE REPORTE DE NO CONFORMIDADES PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personería Municipal FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA: Junio 30 de 2011 FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA: en borrador junio 30/2011. PARTE 1 REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD 1. Nombre del emisor 2. Cargo del emisor 3. No conformidad # de # 4. Hallazgo: Falta equipo fotográfico para la visitas. La impresora no es la adecuada Falta vehículo para desplazarse a las respectivas visitas del municipio Faltan suministros necesarios para la oficina Falta recursos para viáticos para el personero Los equipos no tienen licencias No tienen implementos de aseo y cafetería Los equipos no están plaqueteados No se realiza mantenimiento en el exterior de la oficina Falta cartelera para documentos Las fotocopias y transporte lo pagan directamente de su sueldo Solicitar por escrito consulta de dotación de la secretaria de la personería Se requiere más apoyo humano para las actividades propias de la Personería. 5. Acción tomada: PARTE 3 VERIFICACIÓN 6. La acción tomada fue eficaz? Sí No 7. Si no fue eficaz diga la razón: 8. Firma del responsable del proceso: 9. Fecha:

7 VI. FORMATO PARA REGISTRAR FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA PROCESO O DEPENDENCIA: Personería Municipal FECHA: Junio 30 de FORTALEZAS: Le dan un cambio positivo a la Personería Municipal, en su planta física y administrativa Esta el consultorio Jurídico de las Universidades Imagen Institucional Depura de las funciones propias de la personería direccionando a la comunidad Se ha dado mejor atención al usuario, rápida eficiente y pronta Hacen copias de seguridad OPORTUNIDADES DE MEJORA: Contar con los elementos que necesita la personería para mejorar el servicio Crear el centro de conciliaciones ya que sería de gran apoyo para el municipio y es un servicio gratuito para toda la comunidad Contar con un vehículo y cámara fotográfica Cambiar una silla que está deteriorada en la oficina Crear el cargo se sustanciador en la oficina

8 VII. FORMATO PARA EL REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNIÓN DE CIERRE PROCESO O DEPENDENCIA: Personería Municipal Fecha: Junio 30 de 2011 Hora de inicio y de terminación: 9:00 a.m 10:00 a.m Lugar: Personería Municipal 1. Agradecimientos Se agradeció al dueño del proceso y a los funcionarios de la dependencia auditada por la disponibilidad de los recursos físicos y logísticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y por la puntualidad y disposición del personal que fue requerido en las evaluaciones que fueron realizadas. 2. Asistencia. La reunión de cierre contó con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por parte de la dependencia auditada: Policarpo González Gómez Olga Lucia Pineda Medina Por parte del Equipo de Auditoría: Esther Adriana Díaz Ossa Luz Angela Torres Mora 3. Hallazgos significativos El auditor principal presentó los hallazgos más representativos de todo lo encontrado 4. Acciones correctivas El responsable del proceso enviará el Plan de Acciones Correctivas y Preventivas al Auditor Principal el día15 de 06 de 2011 según formato que se anexa al presente documento. 5. Informe de la auditoría Finalmente se informó que se procederá a la entrega del informe final de la auditoría al área el día 15 de junio de Auditor Principal. Jefe Proceso auditado

9 VIII. FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIÓN DE CIERRE DE LA AUDITORIA PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personería Municipal Nombres y Apellidos Documento de Identidad Cargo Firmas Policarpo González Gómez Personero Olga Lucia Pineda Medina Secretaria Auditor interno : Esther Adriana Diaz Ossa Fecha : Junio 30 de 2011

10 X. FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personería Municipal EQUIPO DE LA AUDITORIA: Esther Adriana Díaz Ossa Calificación PLANEACIÓN DEL TRABAJO Los objetivos, alcance y programa de la auditoría fueron entendidos y X acordados antes de iniciarla El enfoque para la auditoría fue comunicado efectivamente X La auditoría se detalló en un cronograma y con tiempos apropiados X Total planeación del trabajo EJECUCIÓN DEL TRABAJO Se notificó suficientemente sobre el trabajo requerido por los auditores X La auditoría fue realizada eficiente y eficazmente en un tiempo adecuado X La auditoría interna siguió el trabajo fundamentado en la oportunidad y el X valor agregado El acuerdo sobre objetivos y alcance se logró X La interrupción de las actividades diarias fue minimizada tanto como fue X posible durante la auditoría Se realizaron las reuniones de apertura y cierre de la auditoría y fueron X ellas claras y necesarias Total ejecución del trabajo RESULTADOS Los hallazgos fueron comunicados a un nivel apropiado de una manera X oportuna Las recomendaciones son significativas, relevantes y son fuentes útiles de información Los informes fueron publicados en una manera oportuna TOTAL RESULTADOS DEL TRABAJO EN GENERAL Cuál es su evaluación global del desempeño de la Auditoría Interna? La Auditoría Interna realizada encajó con sus exigencias y expectativas? Usted cree que la Auditoría Interna es una función valiosa en esta Empresa? TOTAL GENERAL DEL TRABAJO Comentarios: (Diligenciado por el responsable del proceso o dependencia) X Conclusiones: (Diligenciado por la dependencia encargada de la auditoría)

11 XI. FORMATO PARA LA REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL RESULTADO FINAL DE LA AUDITORIA INTERNA NOMBRE DE LA EMPRESA: Personería Municipal PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Personería REQUISITOS EVIDENCIAS HALLAZGOS Observación de la secretaria Audita Falta equipo fotográfico para la visitas. La impresora no es la adecuada Falta vehículo para desplazarse a las respectivas visitas del municipio Faltan suministros necesarios para la oficina Falta recursos para viáticos para el personero Los equipos no tienen licencias No tienen implementos de aseo y cafetería Los equipos no están plaqueteados No se realiza mantenimiento en el exterior de la oficina Falta cartelera para documentos Las fotocopias y transporte lo pagan directamente de su sueldo Solicitar por escrito consulta de dotación de la secretaria de la personería Se requiere más apoyo humano para las actividades propias de la Personería.

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