PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS. CALIDAD INSTITUCIONAL Versión: 02

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1 1. OBJETIVO Realizar la planificación, estructuración y ejecución de las auditorías internas, con el objeto de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y los fijados por la Institución. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración y aprobación del programa de auditorías y termina con el seguimiento, cierre eficaz de las no conformidades y retroalimentación del SGC. 3. DEFINICIONES a. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo, la cual se puede obtener por medio de la observación, medición, ensayo / prueba u otros medios. b. INSPECCIÓN: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación con patrones. c. VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se ha cumplido los requisitos especificados. Esta confirmación puede comprender acciones tales como: La elaboración de cálculos alternativos, la comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado y la revisión de los documentos antes de su liberación. d. AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión o grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización para fines internos y pueden constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización. e. PROGRAMA DE LA AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. f. CRITERIOS DE LA AUDITORÍA: Conjunto de políticas y documentos tales como procedimientos, instructivos, guías o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. g. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora. Página 1 de 8

2 h. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA: Resultado de la auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. i. CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organización o persona que solicita la auditoria. j. AUDITADO: Organización que es auditada. Conjunto de personas o instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones que son auditadas. k. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Nota: El equipo Auditor es el conjunto de uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria. Un auditor del equipo auditor se designa como auditor líder o jefe del equipo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación. Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del mismo. l. AUDITOR LÍDER: Auditor competente para dirigir y efectuar las auditorias. Jefe del equipo auditor. m. CONFORME: Es el cumplimiento de un requisito. n. NO CONFORMIDAD: Es el incumplimiento de un requisito. o. HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada y comparada frente a los criterios de auditoría, con el fin de analizarlas y calificarlas para establecer si se tratan de no conformidades, observaciones o conformidades (que se quedan a nivel de simple hallazgo). p. OBSERVACIÓN: Hallazgo de auditoría, el cual indica una situación que conlleva una oportunidad de mejora o un riesgo potencial de constituirse en No Conformidad. q. PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. r. MEJORA DE LA CALIDAD: Parte de la gestión orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de calidad. s. COMPETENCIA. Atributos personales y aptitudes demostradas para aplicar conocimientos y habilidades. 4. ASPECTOS GENERALES a. Generalidades Las auditorías internas de calidad deben utilizarse como una herramienta de gestión que permita evaluar en forma objetiva e independiente un proceso o una actividad con el fin de determinar: Cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001: Cumplimiento de los requisitos legales. Página 2 de 8

3 Cumplimiento de los requisitos contractuales. Cumplimiento de los requisitos establecidos por la institución. La responsabilidad de la planeación y seguimiento de las auditorías internas del SGC es del. Las auditorias se planean de acuerdo al estado del SGC y a la importancia de las actividades por auditar, así como los resultados de auditorías previas. Durante la planificación de las auditorías, deben considerarse cambios relevantes que se hayan presentado en los procesos (ej.: cambios de sistemas de informáticos, rotación de personal, ), solicitudes de la Alta Dirección, desviaciones significativas que hayan generado impactos importantes sobre el SGC (especialmente de carácter negativo). Las Auditorías internas deben ser programadas con una frecuencia mínima de una vez al año, a menos que se considere necesario realizarlas con una periodicidad distinta, atendiendo a cambios significativos de algún proceso, solicitudes de la Alta Dirección o responsables de procesos, o cualquier situación que busque asegurar el grado de conformidad del Sistema y sus procesos. Las auditorías al SGC deben incluirse en el programa de auditorías de la Institución que elabora el y aprueba el Rector y/o Vicerrector Administrativo y Financiero. El personal calificado para auditor interno es todo aquel que haya realizado el curso de Auditor interno de calidad, según la Norma ISO 9001 y que cumpla con el perfil establecido por la Institución. Es requisito la participación del líder del proceso tanto en la reunión de apertura como de cierre de la auditoria. El equipo auditor puede estar conformado por uno o varios auditores internos o auditores externos que cumplan con los requerimientos planteados en este procedimiento. b. Selección de Auditores La asignación como auditor líder se realizara teniendo en cuenta la experiencia como auditor y el conocimiento del proceso a auditar. Para la selección de los auditores internos, se definen los siguientes criterios: Conocimientos Conocimientos de la Norma ISO Técnicas y procedimiento de auditoría de calidad. Educación. Profesional, ó estar cursando nivel universitario, tecnológico o técnico en cualquier área. Experiencia. Tener tres (3) meses de labores con la Institución. Cuando no se cumpla con este criterio, será equivalente el demostrar haber participado como auditor de calidad en al menos tres (3) auditorías de calidad a Sistemas de Gestión de, preferiblemente en el sector educativo. Página 3 de 8

4 c. Evaluación de Auditorias. Cada dos (2) años se realizará una evaluación de los conocimientos a todos los auditores de calidad de la Institución, para verificar su nivel de actualización respecto a los requisitos de la norma de referencia del SGC (ISO 9001). d. Criterio para selección de auditores externos. Para la selección de los auditores externos, se definen los siguientes criterios: Conocimientos Conocimientos de la NTC ISO Técnicas y procedimientos de auditoría de calidad. Educación. Nivel universitario con Certificado de realización del curso de auditoría interna de calidad. Experiencia. Tener mínimo un año de experiencia como auditor de sistemas de gestión de calidad. e. Responsabilidad Responsabilidades de Líder: Participar en la selección de otros miembros del equipo auditor. Preparar el plan de auditoría. Representación del equipo auditor ante el auditado. Liderar las reuniones de apertura y cierre Participar en la elaboración del informe final de auditoría. Entregar los soportes físicos de la auditoria al Grupo de Institucional cumpliendo con las normas establecidas en este procedimiento. Brindar soporte al equipo de auditores y al auditado aclarando inquietudes cuando se requiera. Responsabilidad de los auditores internos de calidad. Anotar todos los hallazgos al proceso auditado en el formato Lista de verificación. Colaborar con el y/o auditor líder para asegurar el éxito de la auditoria. Preparar oportunamente las auditorias y los informes correspondientes Hacer seguimiento y verificar la efectividad a las acciones correctivas que se deriven del informe de Auditoría Interna de. Garantizar la independencia e imparcialidad. Informar cualquier actividad que pueda incidir sobre sus actividades de auditor. Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria. Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria. Documentar los hallazgos de la auditoría, y reportarlos oportunamente. Confirmar las evidencias que soportan los hallazgos con el auditado. Asegurar su confidencialidad en sus actividades de auditoria. Comunicar de manera oportuna sus impedimentos o situaciones que le generen conflicto de intereses. Responsabilidad de los auditados. Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para la auditoria Página 4 de 8

5 Facilitar el acceso al sitio de la auditoria y a los documentos relevantes para auditoria Cooperar con los Auditores Internos de para asegurar el éxito de la auditoria Establecer e implementar en forma oportuna las acciones correctivas que se deriven del informe de auditorías. f. Programa de auditoria El es el responsable de diligenciar el programa de auditorías internas, en donde se muestran los auditores, los procesos a auditar y los responsables que van a participar y las fechas correspondientes. La frecuencia de realización de las auditorías depende de cada proceso y en particular de: Como el proceso afecta la satisfacción del usuario/beneficiario. Los cambios significativos en administración, organización, política, técnicas o tecnologías que puedan afectar el SGC. Los resultados de auditorías previas. Se realizara un (1) ciclo de auditoría internas de calidad en el año, si se requiere se pueden programar auditorías internas de calidad adicionales al programa inicial. g. Plan de auditoria Consiste en la organización de la auditoria que se le va realizar a cada proceso, la cual se diligencia con anterioridad a la fecha prevista. Las actividades que se desarrollan son: Preparación, aprobación y envío del plan de auditoría. Revisión de documentos. El auditor líder es el encargado de elaborar el plan de auditoria, el cual es enviado al coordinador de calidad para su aprobación, luego a los auditados con mínimo diez (10) días de antelación a la auditoria. Este debe incluir la siguiente información: Proceso a auditar y responsable. Equipo Auditor. Objeto de la auditoria, se describe el propósito de lo que se quiere lograr con la auditoria. Alcance de la auditoría. Criterios de auditoría. Riesgos de la auditoría Fecha de la auditoría. Hora de la auditoría. Lugar de la auditoría. Auditado responsable, se relacionan los cargos de los auditados. Revisión de los documentos, con el objetivo de preparar la hoja de verificación para la auditoria interna de calidad, al auditor líder le son entregados los documentos necesarios, como copia no controlada, por parte del. Página 5 de 8

6 h. Desarrollo de la auditoría 1. Reunión de apertura. Esta actividad es liderada por el auditor líder. Sus funciones son: Confirmar el plan de auditoría. Coordinar la forma como se realizarán las actividades de auditoría. Explicar los tipos de hallazgos que se pueden presentar durante la auditoría. Confirmar los canales de comunicación. Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar las preguntas. 2. Recolección de la información. Esta se puede realizar a través de: Entrevistas, preferiblemente en los puestos de trabajo de los auditados para tener mayor disponibilidad de documentos y registros y de observar la forma como llevan a cabo las actividades. Las preguntas utilizadas durante la entrevista deben ser claras y permitir a su vez respuestas que conlleven a la información requerida. Observación de actividades. Revisión de documentos. 3. Documentación del hallazgo. Con base en la revisión de la información recolectada se identifican hallazgos, los cuales son registrados por el auditor en el formato hoja de verificación. 4. Reunión interna de auditores. Se realizará antes de la reunión de cierre para concluir sobre el cumplimiento del objeto de la auditoría y resumir las principales fortalezas, aspectos por mejorar y los hallazgos (no conformidades y observaciones) encontrados. 5. Reunión de cierre. Es liderada por el auditor líder, en esta participa todo el equipo auditor y los auditados. Se debe comunicar: Fortalezas encontradas. Aspectos por mejorar encontrados. i. Elaborar informe Preparación del informe. El equipo auditor con base en la información recolectada en la hoja de verificación y a las conclusiones a las que se llegaron y acordaron en la reunión de cierre, elabora un informe de auditoría, el cual no debe tardar más de siete (7) días hábiles luego de finalizada la auditaría. El informe contiene como mínimo la siguiente información: Datos generales, como: fecha, objeto, alcance, criterios, riesgos de la auditoría y procesos auditados. Resumen de fortalezas y hallazgos (no conformidades y observaciones). Conclusiones de la auditoría El coordinador de calidad entregara el informe al Rector y/o representante de la dirección, quienes decidirán a quienes se les debe copiar Página 6 de 8

7 Las no conformidades documentados en los respectivos formatos se les entregaran a los líderes de proceso. Verificación plan de mejoramiento. Se puede realizar a través de una auditoría de seguimiento si se considera necesario. Las actividades de seguimiento al cierre eficaz de las acciones pertinentes, se registran en el formato de Plan de mejoramiento Institucional. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO La asignación como auditor líder GC-FO-011 Selección de se realizara teniendo en cuenta Formato de 1 Auditores la experiencia como auditor y el Auditores conocimiento del proceso a Internos auditar Evaluación Auditorias Criterio selección auditores externos. de para de Responsabilidad Programa Auditoría. de Cada dos (2) años se realizará una evaluación de los conocimientos a todos los auditores de calidad de la Institución, para verificar su nivel de actualización respecto a los requisitos de la norma de referencia del SGC (ISO 9001). Para la selección de los auditores externos, se definen los siguientes criterios: Conocimientos. Experiencia. se definen los siguientes criterios: Responsabilidad del Líder. Responsabilidad de los auditores internos de calidad. Responsabilidad de los auditados. El es el responsable de diligenciar el programa de auditorías internas, en donde se muestran los auditores, los procesos a auditar y los responsables que van a participar y las fechas correspondientes. N/A N/A N/A GC-FO-12 Programa de Auditorías Internas de Página 7 de 8

8 7 Plan de auditoria 8 Desarrollo de la auditoría 9 Elaborar informe 10 Verificación plan de mejoramiento. Consiste en la organización de la auditoria que se le va realizar a cada proceso, la cual se diligencia con anterioridad a la fecha prevista Se tienen en cuenta los siguientes aspectos: Reunión de apertura. Recolección de la información. Documentación del hallazgo. Reunión interna de auditores. Reunión de cierre. El equipo auditor con base en la información recolectada en la hoja de verificación y a las conclusiones a las que se llegaron y acordaron en la reunión de cierre, elabora un informe de auditoría, el cual no debe tardar más de siete (7) días hábiles luego de finalizada la auditaría. Se puede realizar a través de una auditoría de seguimiento si se considera necesario. Las actividades de seguimiento al cierre eficaz de las acciones pertinentes, se registran en el formato de Plan de mejoramiento Institucional. Equipo Auditor Auditor líder GC-FO-12 Programa de Auditorías Internas de GC-FO-12 Programa de Auditorías Internas de. GC-FO-15 Hoja de verificación para auditorías Informe de Auditoría CI-FO-003 Formato Plan Mejoramiento Institucional Página 8 de 8

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