Técnicas de Auditoría BIENVENIDOS XIMENA BECHARA RAMÍREZ CONSULTORA EMPRESARIAL JUNIO 2008 OBJETIVOS DEL CURSO

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1 BIENVENIDOS XIMENA BECHARA RAMÍREZ CONSULTORA EMPRESARIAL JUNIO 2008 OBJETIVOS DEL CURSO Proporcionar el conocimiento necesario de los métodos y técnicas para la preparación de auditoria interna. Desarrollar habilidades que le permitan participar en la preparación de documentos y realización de auditorías internas. Proporcionarle herramientas y alternativas metodológicas para desarrollar actividades de auditoría. Contribuir al establecimiento de la competencia del equipo auditor Técnicas de Auditoría 1

2 Marco Conceptual Qué se entiende por auditoría? Qué se entiende por auditoría? Instrumento de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la organización, del sistema de gestión y de los procedimientos destinados a satisfacer las necesidades del cliente. Qué se entiende por auditoría? Situación real Referencia Lo que se va a auditar Comparar Criterio de auditoría Establecer si hay concordancia Informar resultado a quien solicita la auditoría 2

3 Las diferentes clases de auditoría Según quien solicite la auditoría Segunda parte Primera parte Proveedor Organización Cliente Segunda parte Organismo independiente Tercera parte Qué se entiende por auditoría interna? Aquella que es realizada por la propia empresa, o contratada por la misma, con el propósito de establecer la efectividad del sistema de gestión implementado Cuál es el propósito de la auditoría interna? Ayudar a entender a los responsables de los procesos auditados, dónde funciona el sistema de gestión y dónde no, así como los riesgos asociados. También es una fuente para identificar oportunidades de mejora. 3

4 Marco Conceptual Quiénes intervienen en el desarrollo de la auditoría? Quiénes intervienen en la auditoría interna? Cliente Auditor Auditado Organización o persona que solicita una auditoría Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría Organización que es auditada El administrador del proceso de auditoría (Líder) Quién es el auditor en la auditoría interna? Personal de la Empresa Personal Contratado Competente para llevar a cabo auditorías a sistemas de gestión 4

5 Quién es el auditor en la auditoría interna? EQUIPO AUDITOR Grupo Auditor Auditor Individual Pueden estar acompañados por: Experto técnico / Auditor en formación / Observador Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar. Quién es el auditor en la auditoría interna? Al conformar un GRUPO AUDITOR, se acostumbra nombrar un: Auditor Líder L o Auditor Principal Competente para dirigir y efectuar auditorías No es requisito indispensable Competencias de los auditores internos Calidad Conocimientos y habilidades específicas en los modelos de Gestión de la calidad Educación Experiencia Formación Habilidades 5

6 Habilidades (Atributos personales) Ejemplo Mente abierta: no tiene dificultad para considerar ideas alternativas o puntos de vista Diplomático: tiene tacto para concertar con las personas Objetivo: basa sus conceptos en evidencias reales Fuente: ISO/DIS Habilidades (Atributos personales) Ejemplo Versátil: tiene la capacidad de entender y adaptarse a diferentes situaciones Tenaz: persistente, enfocado en el logro de objetivos Analítico: obtiene conclusiones oportunas basado en razonamiento lógico y análisis Confianza en si mismo: se expresa y actúa con seguridad Fuente: ISO/DIS Taller: Conceptos de auditoría 10 minutos Conformar cinco equipos de trabajo Relacionar las definiciones con los nombres descritos en la parte superior del cuadro (ver anexo talleres) Un equipo seleccionado por el facilitador escoge un nombre y equipo para que presente la definición relacionada. Se rota hasta cubrir todas las definiciones. Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes 6

7 Fases de la Auditoría a Interna 1. Programación n General 2. Preparación 3. Ejecución 4. Documentación 5. Seguimiento Fase 1 Programación General Gestión del proceso de auditoría interna El programa de auditorías 7

8 Programa de Auditoría Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito específico. Usualmente incluye: objeto de la auditoría alcance global cronograma h Tema a auditar (proceso, área, requisito) h Auditados (responsables por el tema a auditar) h Cuándo auditar h Lugar Año: Objetivo General: El programa de auditoría Ejemplo Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Proceso Área Alcance Auditores Referencial El programa de auditoría El programa debe cubrir los elementos centrales del sistema de gestión, así como los procesos y funciones que tienen mayor incidencia en la implementación de los requisitos 8

9 El objetivo de la auditoría Da sentido a la auditoría y orienta los esfuerzos para evaluar los aspectos que son relevantes para la organización describe el estado final deseado es entendible es exigente pero alcanzable es medible El alcance de la auditoría Tiene como propósito definir límites para el desarrollo de la auditoría expresado en términos de: Procesos Áreas Documentos Numerales o secciones de un documento Registros Tiempo Con qué frecuencia hacer la auditoría? Un ciclo semestral Un ciclo anual Sistemas jóvenes Sistemas maduros 9

10 Información requerida para el programa Elementos del sistema de gestión con mayor dificultad en su implementación Actividades de alta incidencia en resultados, alto impacto y/o alto riesgo Resultados no satisfactorios de auditorías internas y externas (después del primer ciclo) Indicadores de desempeño de los procesos con resultados no satisfactorios Fase 2 Preparación Preparación de la auditoría interna Preparación de la auditoría 10

11 Estudiar la información pertinente Analizar y entender el objetivo de la auditoría Identificar la relación del objeto de auditoría con los objetivos de la organización Conceptualizar el objeto a auditar dentro del sistema de gestión Estudiar la información pertinente Identificar indicadores, cargos, áreas, normas, registros, procedimientos, especificaciones, instrucciones y comunicaciones, entre otros aspectos que se encuentren asociados al objeto de auditoría Informes de auditorías anteriores y eventos que puedan afectar el objeto de auditoría El Plan de auditoría Objetivo (para qué) Responde a las preguntas Qué se espera lograr con esta auditoría? Cuál es el resultado esperado?; Es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus conclusiones. Lo define: Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría Nota 1: Debe ser consistentes con el programa de auditoría. Nota 2: Puede complementarse con objetivos particulares de solicitudes realizadas por otros interesados. 11

12 El Plan de auditoría Alcance (a qué y hasta dónde) d Establece los límites de la auditoría en términos de: procesos, actividades, áreas, documentos, numerales o secciones de un documento, registros, cargos o roles, periodos de tiempo o una combinación de los anteriores. Lo define: Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría ó El auditor asignado Nota 1: Debe permitir que se obtenga la información y las evidencias suficientes para dar respuesta al objetivo de la auditoría. El Plan de auditoría Busca notificar al auditado: El objetivo de la auditoría El alcance de la auditoría Los procesos/ área a evaluar Personas (cargos) que atenderán la auditoría Los auditores Fecha, lugar y hora de la auditoría Duración prevista para esta actividad Personas (cargos) a quien entregar el informe El plan de Auditoría Contenido sugerido : Objetivo de la auditoria Alcance de la auditoria Documentos de trabajo (Criterios) Identificación de auditados y auditores Fecha y lugar de la auditoria Duración prevista para la auditoria Personas a las cuales entregar el informe final 12

13 El Plan de auditoría Ejemplo... objetivo de la auditoría Verificar cumplimiento de los requisitos exigidos por el modelo de gestión... alcance de la auditoría Registros emitidos en el último trimestre derivados de las actividades de operación Taller: Plan de auditoría 25 minutos Conformar cinco equipos de trabajo A cada equipo se le asigna un proceso/ área El facilitador selecciona los equipos que presentan los resultados para analizarlos con los demás participantes. GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN N Y ASISTENCIA 13

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