ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA

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1 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA

2 Introducción Esta estructura juega un papel importante para la utilizacion de los servicios de auditores internos por instituciones privadas y publicas, la funcion de auditoria interna, en casi todas las organizaciones, esta adquiriendo un papel mayor de reconocimiento y responsabilidad. El reconocmiento de la eficacia y el potencial de la Auditoria Interna ha elevado al auditor a un rango responsable e independiiente en la escala jerarquica de la division de funciones. CONSULTORIA.- TACTICAS, ESTRATEGIAS ASESORIA.- APOYO, AYUDA, SOLUCION Page 2

3 PAPEL RELEVANTE DE LA AUDITORIA INTERNA La auditoria Interna juega un papel relevante debido a: La creciente complejidad de los metodos contables, administrativos y de operacion. El cambio acelerado en las disposiciones legales que rigen la auditoria. Los acontecimientos politicos y sociales que repercuten en la economia de las organizaciones. Page 3

4 Ubicación del Departamento de Auditoria: La posicion del departamento debe ser relevante para asegurar un amplio margen de cobertura y asegurar acciones efectivas y recomendaciones de auditorias seguras. Debe estar en los primeros niveles de la organizacion, para que permita asegurar un amplio margen de cobertura. Caso contrario si se ubicara en el tercer o cuarto nivel, ya que no tendria la ascendencia suficiente para auditar, ser aceptado y respetado. Page 4

5 Ubicacion del departamento de Auditoria Interna A mayor nivel jerarquico, mayor peso tiene en la organización y mayor respeto y autoridad encontrara sobre los hallazgos u observaciones y aceptación a las recomendaciones o sugerencias. El departamento puede reportar a diferentes niveles pero siempre será dependiendo de la empresa, su tamaño y necesidades. Page 5

6 EJEMPLO Page 6

7 GRUPOS A QUIEN SIRVE Y COMO LES SIRVE?? Los miembros a quienes sirve la auditoria interna incluye a la dirección y al consejo de administración. Tienen la responsabilidad ante ambos de proporcionarles informacion acerca de lo adecuado y eficiente que es apropiado a la organización, su sistema de control interno y la calidad de ejecución. Page 7

8 EL MANUAL DE ORGANIZACION COMO FUENTE DE AUTORIDAD El departamento de auditoria interna forma parte integrante de la organización y funciona bajo las politicas establecidas por la dirección y el consejo de administración. El proposito de de autoridad y responsabilidad; aprobado por el consejo de administracion, debe estar acorde con los estandares para la practica profesional de la auditoria interna. establecidos Page 8

9 CUADRO DE RESPONSABILIDADES AUTORIDAD INDEPENDENCIA ESTANDARES ACCESO A REGISTROS ALCANCE Page 9

10 AUTORIDAD Por recomendación del presidente y con aprobación del Comité de Auditoria del Consejo de Administración se ha desarrollado el siguiente cuadro de responsabilidades. Page 10

11 ESTANDARES Se espera que el departamento de Auditoria Interna, mantenga altos estándares profesionales de conformidad con los estándares emitidos por los diferentes órganos. Page 11

12 ALCANCE El departamento de Auditoria Interna deba examinar y evaluar la adecuación y la eficiencia del control interno de la organización. Incluye la revisión de las políticas, procedimientos y ordenamientos legales; la salvaguarda de activos, el económico y eficiente uso de recursos y el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. Page 12

13 ACCESO A REGISTROS El departamento tendrá acceso a todos los registros, propiedades y personal de la organización matriz y de todas sus afiliadas. Page 13

14 INDEPENDENCIA Por estructura organizacional, relaciones y asignaciones se requiere que el auditor interno, mantenga la objetividad con respecto a otras áreas sujetas a su revisión. El presupuesto, plan anual y estructura organizacional serán revisados por el comité de auditoria. Page 14

15 REPORTES CONSEJO DE ADMINISTRACION RECURSOS HUMANOS AUDITORIA INTERNA REPORTANDO DIRECCION GENERAL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Page 15

16 REPORTANDO AL CONSEJO DE ADMINISTRACION La función de auditoria debe ser planeada y dentro de esa planeación e intervención en asuntos emergentes que tal vez no fueron incorporados de manera especifica dentro del programa de auditoria. El jefe por su experiencia, capacidad y libertad puede decidir una intervención sin necesidad de que se autorice y al esperar desaproveche la oportunidad en la toma de decisiones. Page 16

17 REPORTANDO A LA DIRECCIÓN GENERAL Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicación en la organización del departamento de auditoria interna en la entidad. El principal responsable en y por una entidad u organización es el director general o gerente general habrá de responder por ella ante los accionistas, sus accionistas, su consejo de administración, fisco, personal. El jefe de Auditoria Interna proveerá al director general de un aspecto esencial: la información. Page 17

18 REPORTANDO A LA DIRECCION DE FINANZAS. Al director de finanzas le da facultades para administrar el capital, obviamente dentro de politicas, criterios y lineamientos acordes a los fines que persigue la propia entidad. A ese poder que proporciona el administrar dinero se le añade el poder que da el contar con información delicada y altamente relevante e importante que suministra la auditoria interna. El grupo de a.i. no deberá depender del director de finanzas, ya tiene suficiente con el poder que le da el administrar dinero. Page 18

19 RECURSOS HUMANOS. CARGO FUNCIÓN REPORTA A: DIRECTOR DE AUDITORIA.- Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, que incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades. GERENTE DE AUDITORIA.-Asistir al director en el cumplimiento de sus obligaciones, cubrir sus ausencias sobre base rotatoria entre los gerentes de auditoria. SUPERVISOR DE AUDITORIA.- Supervisar el cumplimiento de dos o mas auditorias en que concurra. ENCARGADO DE AUDITORIA.- Planea y conduce auditorias a las unidades administrativas y actividades de la organización y actúa como líder frente al grupo d auditores. AUDITOR AUXILIAR.- Asistir al encargado de la auditoria interna en la planeación del trabajo y en el desarrollo del enfoque aplicado a la auditoria. Page 19

20 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR GENERAL ASISTENTE DEL AUDITOR GENERAL SERVICIOS SECRETARIALES Y DE OFICINA PERSONAL ESPECIALIZADO GERENTE AREA A GERENTE AREA B GERENTE AREA C Page 20

21 ESTRUCTURA OPERATIVA Son los elementos básicos a considerar para el ejercicio de la Auditoria Interna, partiendo del programa de trabajo, los programas específicos de auditoria a aplicar e incluso el uso de índices y catalogo de marcas a utilizar en la elaboración de los papeles de trabajo, y los cuestionarios a emplear para evaluar los objetivos del control interno por ciclos de transacciones. Page 21

22 PROGRAMA DE TRABAJO Es un documento de planeación en el cual se consignan los trabajos a realizar, las unidades administrativas y actividades susceptibles de ser auditadas. En el diseño de este deberá considerar: Definición de prioridades. Requerimientos de la administración y otras áreas interesadas. Atención a auditores externos y auditores de gobierno. Espacios razonables de tiempo de fuerza de auditoría que reservan para atender emergencias o requerimientos no planeados. Page 22

23 PROGRAMA DE AUDITORIA Es una herramienta que sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria a efectuar a una unidad administrativa, actividad o rubro contable. Representa el especificar claramente los pasos y acciones a seguir para la consecución de la auditoria, incluyendo los procedimientos a aplicar, la extensión de su aplicación y su relación o conexión con los papeles de trabajo. Page 23

24 SISTEMAS DE INDICES. INDIZACIÓN.- Es el hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legado de auditoria. Los indices deben ser anotados con lapiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoria. INDICE A B C U W AA BB EE HH LL RR SS CONCEPTO CAJA Y BANCOS CUENTAS POR COBRAR INVENTARIOS ACTIVO FIJO CARGOS DIFERIDOS Y OTROS DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS POR PAGAR PASIVO A LARGO PLAZO RESERVAS DE PASIVO CREDITOS DIFERIDOS CAPITAL Y RESERVAS VENTAS 10 COSTO DE VENTAS 20 GASTOS GENERALES 30 GASTOS Y PRODUCTOS FINANCEROS Page 24

25 MARCAS DE AUDITORIA Son símbolos utilizados para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuados los cuales reportan los siguientes beneficios: facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias partidas. Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado. Las marcas de auditoria pueden variar de acuerdo al auditor. Page 25

26 AUDITORES ANDINOS LTDA. CLIENTE: AUDITORIA A: MARCA SIGNIFICADO Confrontado con libros Cotejado con documento µ Corrección realizada Comparado en auxiliar Sumado verticalmente Confrontado correcto ^ Sumas verificadas «Pendiente de registro Ø S SI No reúne requisitos Solicitud de confirmación enviada Solicitud de confirmación recibida inconforme SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada SC S Y Solicitud de confirmación recibida conforme Totalizado Conciliado Circularizado Inspeccionado Page 26

27 CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO El propósito de evaluar y estudiar el control interno por ciclos de transacciones obedece a la conveniencia de agrupar a éstas un ciclo de operaciones relacionadas a fin de no perder su propia dinámica individual, enfoque que no se da cuando se trata de revisar una actividad o transacción en forma aislada o independiente. Page 27

28 CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO Al final de este análisis se espera que el auditor o el encargado de la evaluación y el cumplimiento de los controles, pueda tener una clara visión de la entidad y su comportamiento frente al rubro en este análisis del disponible. La información que se recopile de éste examen es vital para la toma de decisiones del auditor y por ende de la gerencia. Page 28

29 ESTANDARES GENERALES Y ESPECIFICOS PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE AUDITORIA INTERNA ESTANDARES GENERALES Y ESPECIFICOS PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE AUDITORIA INTERNA INDEPENDENCIA: -POSICION ORGANIZACIONAL -OBJETIVIDAD. - CAPACIDAD PROFESIONAL: -CONOCIIENTOS, HABILIDADES Y DISCIPLINAS,. -SUPERVISIÓN. -CUMPLIMIENTO CON ESTANDARES DE CONDUCTA. -CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DISCIPLINAS. -RELACIONES HUMANAS. -EDUCACIÓN CONTINUA ALCANCE DEL TRABAJO: -CONFIABILIDAD E INTEGRIDAD. -CUMPLIMIENTO CON POLITICAS, NORMAS, PROCEDIMIENTOS. -SALVAGUARDA DE ACTIVOS. -ECONOMIA Y EFICIENCIA DE RECURSOS. Page 29

30 ESTANDARES GENERALES Y ESPECIFICOS PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE AUDITORIA INTERNA ESTANDARES GENERALES Y ESPECIFICOS PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE AUDITORIA INTERNA EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA: - PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA. -EXAMEN Y EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS. -SEGUIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA: -PROPOSITO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. -PLANEACIÓN. -POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. -ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO PERSONAL. -AUDITORES EXTERNOS -CONTROL DE CALIDAD. Page 30

31 ENFOQUE INTEGRAL DE LA AUDITORIA INTERNA SINERGIA AUDITAL.- Existen ciertas bases de estudio, análisis y conocimiento que el auditor inteno debe tener de la entidad a auditar. FRONTERA AUDITAL.- No existe frontera perfectamente definida que identifique en una revisión de auditoria interna donde inicie y donde termine la auditoria administrativa, operacional y financiera. REVISIÓN DE LOS RESULTADOS DE OPERACIÓN.- Los resultados de operacion de una entidad se deben consignar een los estados financieros. Una de las fases de revisión de la auditoria financiera implica la revisión de las transacciones u operaciones y que son registradas en las cuentas llamadas se resultados. Page 31

32 PRECISIÓN DEL OBJETIVO DE AUDITORIA EVALUACION, INFORME Y SEGUIMIENTO ESTUDIO GENERAL APLICACIÓN DE PRUEBAS ANALISIS DE LA FUNCIÓN DE AUDITAR AUDITORIA INTERNA INTEGRAL CONOCIMIENTOS TEORICOS ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN ANALISIS FACTORIA ANALISIS SOCIOLÓGICO INTERNO Page 32

33 METODOLOGIA METODOLOGIA PARA LA EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA INTEGRAL. Metodologia sugerida para la ejecución de la auditoria interna integral es la conjugación de las desarrolladas en la teoría y en la pràctica de las auditorias ADMINISTRATIVA, OPERACIONAL Y FINANCIERA, contemplan las siguientes etapas.

34 1.- PRECISION DEL OBJETIVO DE AUDITORIA Requerir al solicitante o a quien ordena un trabajo de auditoria interna objetivos claros y precisos de los que busca o espera de la intervención. En pocas palabras se debe saber exactamente que se quiere o espera entre solicitante y auditor.

35 2.- ESTUDIO GENERAL Es la apreciación sobre la fisonomia o características generales de la empresa, de sus estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias. Se debe hacer con cuidado y diligencia.

36 3.- ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN A AUDITAR Llevar a cabo un análisis especifico de la unidad administrativa, actividad o función a auditar. Este incluirá la evaluación de la estructura organizacional, evaluación de puestos, análisis de procedimientos de operación, análisis de formas de papelería en uso.

37 4.- ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Constituye una de las actividades más relevantes del trabajo de auditoria interna ya que es uno de los elementos de la administración por el que se debe ejercer mayor vigilancia el auditor interno representa la cobertura de los servicios de este profesional atendiendo a los propios objetivos que conlleva el control interno.

38 5.- ANALISIS FACTORIAL En esta etapa, el auditor interno identificará los factores externos e internos que concurren, afectan o inciden en los resultados de operación de la entidad para llegar al conocimiento particular de cada factor, con el objeto de determinar su contribución favorable o en contra en el resultado de las operaciones realizadas.

39 6.- ANALISIS SOCIOLOGICO INTERNO Es necesario llevar a cabo un análisis sociológico interno para evaluar el comportamiento del personal que interviene en la función sujeta a auditoria

40 7.- VERIFICACION DE LA INFORMACIÓN Consiste en verificar la cantidad, calidad, veracidad y procedencia de la información recopilada base para ser verificada y/o auditada. Se puede realizar en dos vertientes VERIFICACION SOBRE LA MARCHA ( Una vez conluidas las etapas anteriores) Y VERIFICACION PRUEBAS DE AUDITORIA.( Determinada información obtenida pasará a ser incorporada en el programa de auditoria que corresponda para su revisión formal)

41 8.- CONOCIMIENTOS TEORICOS Y PRÁCTICOS DEL AUDITOR El auditor debe conocer la teoría y la práctica de las fases o elementos del proceso administrativo, los objetivos de cada ciclo de operaciones, y el sistema de contabilidad y registro así como la información que de el emana con su complementaria administrativa y operacional.

42 9.- APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORIA Al llegar aquí el auditor cuenta con un volumen considerado de información sobre la cual aplicará las pruebas de auditoría con base en programas específicos de revisión.

43 10.- EVALUACION Proceso mediante el cual se compara lo que esta sucediendo o se esta haciendo en la función sujeta a auditoria,así como la calidad de acción y resultados alcanzados contra lo que debe ser o lo ideal a hacer.

44 11.- INFORME Formulación discusión previa y presentación del informe de auditoria integral

45 12.- SEGUIMIENTO Como etapa final los auditores deberán hacer un seguimiento sobre los hallazgos reportados que requieran alguna acción para asegurarse que la administración ha solucionado oportuna y adecuadamente las observaciones de auditoria

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