PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE MEDIOS IMPRESOS SEDES REGIONALES

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1 Página 1 de 7 Revisó: Directora de Comunicación Institucional. Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 26 de 2013 Resolución No. 273 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la realización de periódicos utilizados como medio de apoyo para mantener informada a la Comunidad Universitaria de la sede regional y Público en general del acontecer de la Universidad. Aplica desde la investigación, recepción y generación de información hasta la entrega de los periódicos a la Comunidad Universitaria de la sede regional y público en general. NORMATIVIDAD Ley 48 de 1975: Por la cual se autoriza la adhesión de Colombia a los siguientes Instrumentos Internacionales: "Convención Universal sobre Derechos de Autor, sus Protocolos I y II" y "Convención Internacional sobre la Protección de los Artistas, Intérpretes o Ejecutantes, los Productores de Fonogramas y los Organismos de Radiodifusión". Ley 44 de 1993: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944 (en materia de Derechos de Autor). Manual de calidad ediciones UIS DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS COLABORADORES: Son las personas de la comunidad (estudiantes y docentes) que envían artículos para la publicación en los períodicos. ARCHIVO: Es el lugar donde se almacena la información que quizás luego será utilizada para conveniencia de alguien o de muchos. CRONOGRAMA: Programación semanal de las actividades del grupo de prensa. MACHOTE: Es un montaje preliminar en papel que sirve como indicativo para el trabajo de diseño. MONTAJE: Es la diagramación de los archivos textuales y fotográficos que se han recibido.

2 Página 2 de 7 ARCHIVO DIGITAL: documentación de los periódicos en CD. ARTE FINAL: Resultado del proceso de organización, composición y diseño de los periódicos. MATERIAL GRÁFICO: Fotografías y gráficos que se utilizan para ilustrar los artículos y demás desarrollos informativos. ARTÍCULO: Texto periodístico de corta extensión en el cual se informa sobre algún tópico atinente a la vida universitaria o de la sociedad. EDICIÓN: Proceso de corrección lingüística y de estilo que se realiza sobre los textos que integran los periódicos Institucionales. DISTRIBUCIÓN: proceso de entrega del producto final al lector. EJEMPLARES: Es el número de periódicos que se imprimen para ser distribuidos. CI: Comunicación Institucional REVISTA: Publicación impresa de circulación periódica cuya temática puede ser especializada o variada. CONSIDERACIONES El periódico debe tener como mínimo tres revisiones: en contenidos, diseño y arte final. El montaje final del impreso de las sedes regionales debe tener el aval de la Subdirectora Administrativa del IPRED. En la sede Barrancabermeja se produce revista.

3 PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE MEDIOS IMPRESOS SEDES Página 3 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio 1. Socializa el cronograma y los temas. 1. Socializa en comité editorial el cronograma, temas a tratar y responsables de la investigación y desarrollo del material necesario para la realización del impreso. Comité editorial sedes Cronograma de impresos sedes regionales -FCI Realiza Convocatoria 2. Realiza convocatoria a todas las personas y grupos interesados en publicar artículos, para dar a conocer la fecha límite de recepción de los mismos. regionales 3. Produce el material gráfico y escrito. 3. Investiga los temas y produce el material gráfico y escrito que contendrá la edición. 4. Recibe y organiza el material 4. Recibe y organiza el material escrito y gráfico elaborado por las personas o grupos de la comunidad universitaria. 5. Selecciona el material 5. Selecciona el material que hará parte del contenido impreso. Coordinadores de sedes 1

4 Página 4 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Revisa el material informativo 6. Realiza la primera revisión del material informativo antes de entrar en diseño y diagramación. Comité editoral sede regional 7. Corrige el texto 7. Corrige los textos de acuerdo con las observaciones realizadas. Profesional CI sedes No Textos aprobados? Si 8. Inicia diseño y diagramación del impreso 8. Inicia proceso de diseño y diagramación del impreso. Nota: la División de Publicaciones UIS realiza el diseño y diagramación del impreso de las Sedes Socorro y Barrancabermeja. Manual de Identidad Visual Corporativa 9.Imprime el primer arte Machote 9. Realiza la impresión del primer arte. Nota: el diseñador de la División de Publicaciones envía por correo electrónico el diseño del impreso a las Sedes Socorro y Barrancabermeja. 2

5 Página 5 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Revisa el diseño y arte informativo 10. Realiza la revisión del diseño y se hace la segunda revisión del estilo del impreso. Coordinador Editorial sede regional. 11. Realiza correcciones 11. Incorpora ajustes al diseño y diagramación. Nota: las sedes Socorro y Barrancabermeja envían al diseñador de División de Publicaciones UIS el impreso para que proceda a incorporar las respectivas correciones. No Diseño y estilo aprobados? Si 12. Imprime el machote del impreso Imprime el machote del impreso 12. Realiza la impresión del arte final del impreso. Nota: el diseñador de División de Publicaciones envía el impreso corregido a las sedes Socorro y Barrancabermeja para su aprobación. 13. Revisa el machote y lo aprueba Revisa el montaje final y lo aprueba Comité editorial sede regional. Subdirectora Adminitrativa del IPRED

6 Página 6 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Solicita impresiones 14. Solicita por correo electrónico cotización a la División de Publicaciones, y después el Coordinador de sede autoriza el gasto de impresión. Nota: en Barbosa el Coordinador envía la solicitud a la Subdirectora Administrativa del IPRED para la autorización del gasto de impresión. Profesionales CI sedes Coordinador sede regional. 15. Recepciona los impresos institucionales 15. Recibe material impreso institucional para su distribución y circulación. Profesionales CI sedes 16.Etiqueta impreso 16. Etiqueta el impreso para su distribución. Nota: en la sede Barrancabermeja la Secretaria Coordinación de Sede etiqueta las revistas. Profesionales CI sedes Secretaria de Coordinación de sede 17. Distribuye los impresos Fin 17. Distribuye el periódico a la Comunidad Universitaria, colegios y entidades públicas y privadas de sus municipios y se envían algunos ejemplares a la Sede Central. Nota: Las sedes regionales Barbosa y Socorro envían el periódico al Centro Nacional del ISSN-ICFES, Biblioteca Nacional de Colombia, Biblioteca del Congreso, universidades nacionales, autoridades regionales y medios de comunicación. En la sede Barrancabermeja la Secretaria de Coordinación de Sede distribuye las revistas a través del mensajero Profesional CI sede regional. Secretaria de Coordinación de sede.

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 FECHA DE APROBACIÓN Febrero 26 de 2013 Creación del Documento DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS