DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

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1 Página 1 de 5 DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO 7. Realización del producto 7.1 Planificación de la realización del producto La Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto, ha planificado la realización del servicio y es coherente con los requisitos de los otros procesos del S.G.C., por lo que se determina lo siguiente: a) Los objetivos de calidad (véase página 3 de la cláusula 5, inciso 5.4 del presente manual) y los requisitos para el servicio; b) La identificación de los procesos, documentos y recursos específicos para lograr la calidad requerida se describen en el Manual de Planeación de la Calidad. c) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y prueba especificas para el servicio así como los criterios para la aceptación del mismo; se define y se documenta en el MP01 Manual de Planeación de la Calidad, este documento se revisa anualmente o cuando se requiera para su adecuación a requerimientos específicos, se mantienen los registros correspondientes; lo cual asegura el cumplimiento con las especificaciones establecidas por la Dirección General y los usuarios. d) Los registros, son resguardados de acuerdo a lo descrito en el procedimiento Control de Registros con la finalidad de proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el servicio resultante cumplen con los requisitos. e) El resultado de esta planificación se presenta de acuerdo a la metodología de la institución descrita en los incisos anteriores. 7.2 Procesos relacionados con el usuario Actualmente la D.G.P.P.P., ha desarrollado y mantiene los procedimientos de: 210-PP-PO-001 Sistema de Estadísticas Continuas de Educación, 210-PR-PO-001 Propuesta para el crecimiento de la Educación Básica, 210-PR-PO-002 Propuesta para el crecimiento de la Educación Media Superior y Superior y 210-PR-PO-003 Proyecto Programa-Presupuesto, donde se establecen los siguientes puntos: Determinación de los requisitos relacionados con el servicio a) Los requisitos especificados por el usuario, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y los posteriores a la misma; b) Determinar los requisitos no establecidos por el usuario pero necesarios para el uso especificado; c) Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio; y d) Cualquier requisito adicional determinado por la institución Revisión de los requisitos relacionados con el servicio. La D.G.P.P.P ha determinado los procedimientos de: 210-PP-PO-001 Sistema de Estadísticas Continuas de Educación, 210-PR-PO-001 Propuesta para el crecimiento de la Educación Básica, 210-PR-PO-002 Propuesta para el crecimiento de la Educación Media Superior y Superior y 210-PR-PO-003 Proyecto Programa- Presupuesto en los que define los requisitos relacionados con el servicio al cliente antes de comprometerse a proporcionar un servicio (por ejemplo cambios en la documentación ), con el fin de asegurar que: a) Están definidos los requisitos del servicio b) Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente; y c) La institución tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.

2 Página 2 de 5 De acuerdo a lo anterior, se mantienen registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma. Así mismo, cuando el usuario no proporciona una declaración documentada de los requisitos o existe algún cambio en los requisitos del servicio, el personal de la Dirección confirma los requisitos del usuario antes de su aceptación y cuando se cambian los requisitos del servicio, la organización se asegura de que la documentación pertinente sea modificada y que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados Comunicación con el cliente La D.G.P.P.P., ha determinado e implantado las disposiciones eficaces para la comunicación con los usuarios relativas a la información sobre el servicio, consultas, recepción y/o modificaciones con el fin de transmitirlas a las áreas involucradas y la retroalimentación del usuario incluyendo sus quejas y sugerencias. 7.3 Diseño y desarrollo Actualmente no se llevan a cabo actividades de diseño y desarrollo de los servicios que se prestan debido a que ya se encuentran definidos por la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto. 7.4 Compras Proceso de compras De acuerdo con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Secretaría de Educación Pública, considera a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios DGRMyS- como un proveedor para el Sistema de Gestión de la Calidad, debido a que es la instancia responsable de llevar a cabo el proceso de compras de materiales y suministros, de gestionar los servicios básicos, los servicios de consultoría y capacitación y de impresión y publicación, así como del Programa Anual de Inversión (PAI) de la DGPPP. Capítulo 2000: Materiales y Suministros Con el fin de que la SEP logre eficientar el recurso presupuestal realiza compras consolidadas, es por ello, que de conformidad con el Programa Anual de Necesidades (PANE), la DGPPP compromete aproximadamente el 80% del recurso presupuestal que le fue asignado. El 20% restante del recurso, es para la compra directa cuyo responsable de su aplicación es la propia DGPPP, este monto es aplicable a la adquisición de productos y servicios que no impactan en el resultado del producto. Capítulo 3000: Servicios Generales Para los servicios de consultoría y capacitación, existen dos vías para su contratación. Cuando el monto es menor o igual a 50 mil pesos, la Coordinación Administrativa de la DGPPP podrá llevar a cabo esta acción, cuando el monto es mayor a la cantidad señalada, el requerimiento se deberá llevar a seno del Comité de Adquisiciones de la SEP para su autorización. Respecto de los servicios básicos (postal, telefonía convencional, telefonía celular, energía eléctrica, agua, entre otros), arrendamiento, mantenimiento y vigilancia, es competencia de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios contratar mediante licitación la prestación de los servicios mencionados. La DGPPP es responsable de dar seguimiento a la prestación del servicio.

3 Página 3 de 5 Con relación a los servicios de impresión y publicación, la DGPPP podrá contratar los servicios de los proveedores siempre y cuando el importe total no rebase los 50 mil pesos. Cuando el monto es superior a la cantidad mencionada la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios es la encargada de llevar a cabo la licitación correspondiente, que de acuerdo con el monto y las características del servicio solicitado puede ser licitación directa, de invitación restringida o pública. Capítulo 5000: Bienes Muebles e Inmuebles Al igual que en los otros rubros, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios lleva a cabo las gestiones para la adquisición de equipo informático y mobiliario que la DGPPP define en Programa Anual de Inversión (PAI). La DGPPP debe presentar en el Comité de Adquisiciones el oficio de inversión autorizado por la Oficialía Mayor de la SEP, tratándose de adquisición de equipo informático, éste debe estar validado de acuerdo con los estándares establecidos por la DGTEC. La DGPPP cuenta con criterios establecidos para la selección de los proveedores en el cuadro comparativo denominado Selección de Proveedores F02 MC05 (En el caso de las instancias que forman parte de la SEP no aplica la selección de proveedores). También han sido definidos los criterios para la evaluación y reevaluación de los proveedores a través del formato Evaluación del Proveedor (F01 MC05), los cuales evidencian la capacidad de los proveedores para proporcionar a la Institución los productos y/o servicios que requieren de acuerdo a los requerimientos establecidos y en su caso sirvan como base para la toma de decisiones o medidas derivados de estas. La DGPPP ha definido como proveedores a: Tipo de Proveedor Producto / servicio proporcionado Proveedores pertenecientes a la SEP DGTEC (Dirección General de Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo mayor a equipo Tecnología de la Información) de cómputo. DGRMyS (Dirección General de Servicio de compras. Materiales y Servicios) Otros proveedores Empresas que proporcionan Servicio de capacitación capacitación Empresas que proporcionan otros Otros servicios de acuerdo a las necesidades particulares que servicios surjan en los procesos. Se mantienen registros de las evaluaciones realizadas. En caso de no aprobar (no apto), se solicitará a través de los medios de retroalimentación definidos, el establecimiento de las acciones pertinentes. Así mismo con base en los resultados obtenidos y en los criterios definidos en el formato de Evaluación de Proveedores, se establecen las características para realizar la reevaluación de proveedores Información de las compras La Coordinación Administrativa de la DGPPP es responsable de identificar las necesidades de recursos materiales, servicios y de equipamiento que las áreas de esta institución demandan y gestionar ante las instancias correspondientes la realización de las compras. Mediante el formato de Requisición para Compra Directa o Servicio General y Requisición de Compra, se establecen los requisitos que son aprobados por los responsables de cada área, con el fin de asegurar la

4 Página 4 de 5 presencia de los datos requeridos para una apropiada identificación del producto o servicio, incluyendo aspectos relativos a especificaciones y/o estándares aplicables, así como regulaciones gubernamentales y cuando se requieran requisitos de calificación de personal y del sistema de gestión de la calidad Verificación de los productos comprados La Institución se asegura de verificar los productos comprados a través del Departamento de Recursos Materiales, quién es responsable de inspeccionar los productos comprados en coordinación con el solicitante, así como el área de Control de Calidad de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. Cuando existe conformidad de las compras se firma y sella la factura, de lo contrario se informa al proveedor y a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios para que tome las acciones correspondientes a fin de asegurar la conformidad de los productos comprados las cuales están fuera del ámbito de competencia de esta Unidad Responsable. Tratándose de materiales de oficina, estos materiales se reciben en los almacenes generales dependientes de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios por lo que está fuera de la competencia de la DGPPP inspeccionar dichos materiales ya que es responsabilidad directa de la DGRMyS y solamente se limita esta actividad a la recepción de dichos bienes. 7.5 Producción y prestación del servicio Control de la prestación de servicio La D.G.P.P.P., mantiene los procedimientos de: 210-PP-PO-001 Sistema de Estadísticas Continuas de Educación, 210-PR-PO-001 Propuesta para el crecimiento de la Educación Básica, 210-PR-PO-002 Propuesta para el crecimiento de la Educación Media Superior y Superior y 210-PR-PO-003 Proyecto Programa- Presupuesto que describen la planeación y la prestación del servicio bajo condiciones controladas, las cuales incluyen la disponibilidad de información que describa las características del servicio, la disponibilidad de instrucciones de trabajo, la implementación del seguimiento y medición y la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega Validación de los procesos de la producción y de la prestación de servicio La D.G.P.P.P., no ejecuta procesos especiales; es decir, aquellos cuyos resultados no puedan ser verificados por medio de inspecciones y pruebas y/o donde las deficiencias del proceso surjan después de que el producto está en uso. Sin embargo, los puntos de control del proceso están reflejados en el plan de calidad de cada proceso básico Identificación y trazabilidad La institución asigna a cada servicio resultante una identificación que se relaciona con el año o ciclo escolar vigente, esta identificación es única y es el medio para dar seguimiento al servicio en cada uno de las etapas de los procesos que intervienen, así como para identificar el estado que guarda el servicio con respecto a los requisitos de medición y seguimiento, los medios están definidos en los procedimientos: 210-PP-PO-001 Sistema de Estadísticas Continuas de Educación, 210-PR-PO-001 Propuesta para el crecimiento de la Educación Básica, 210-PR-PO-002 Propuesta para el crecimiento de la Educación Media Superior y Superior y 210-PR-PO-003 Proyecto Programa-Presupuesto. La trazabilidad del servicio, se mantiene desde las entradas a los procesos y durante la realización del servicio hasta la obtención del resultado o salida de los procesos.

5 Página 5 de Propiedad del cliente Actualmente la D.G.P.P.P., no recibe bienes para ser utilizados en el proceso que sean propiedad de los clientes Preservación del producto La D.G.P.P.P., mantiene los procedimientos de: 210-PP-PO-001 Sistema de Estadísticas Continuas de Educación, 210-PR-PO-001, Propuesta para el crecimiento de la Educación Básica, 210-PR-PO-002 Propuesta para el crecimiento de la Educación Media Superior y Superior y 210-PR-PO-003 Proyecto Programa- Presupuesto, en los cuales se establecen las actividades relativas al control de los servicios proporcionados por la Institución, sin embargo, como los productos resultantes de los procesos son documentos (en papel y/o archivo electrónico) éstos deberán aplicar los controles definidos en el procedimiento gobernador OOM-CA-PG- 003 Control de Registros como son: identificación, legibilidad, que no se deterioren, ni se rompan, que estén protegidos contra: escritura, borrado o pérdida, virus, que se encuentren a salvo de humedad, fuego u otro agente que los pueda deteriorar y de fácil acceso para demostrar su conformidad y efectividad. Para el tratamiento de los cuestionarios 911 y formatos adicionales que se generan durante el proceso 210-PP- PO-001 Sistema de Estadísticas Continuas de Educación, así como las partes constitutivas de los mismos, la DGPPP cuenta con un área de almacenamiento que tiene señalamientos e identificación de los productos, diagrama de distribución (Lay out), reglas de estiba y/o almacenamiento, que están plasmadas en el formato de criterios de estiba y almacenamiento, además de medidas de seguridad como: colocación de extinguidotes, señalamiento de área de no fumar, ruta de evacuación y luces de emergencia, que garantizan la adecuada preservación del producto, mismas que se pueden verificar en el Registro de Verificación de Almacenamiento. 7.6 Control de los Dispositivos de seguimiento y medición. La D.G.P.P.P No utiliza dispositivos de seguimiento y medición necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio con los requisitos determinados. Cambios a esta revisión Número de revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 0 Enero de 2004 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. 1 Marzo de 2004 Modificación al nombre del procedimiento de Sistemas de Información Estadística por el de Sistema de Estadísticas Continuas de Educación 2 Mayo de 2004 Descripción de las actividades de los requisitos 7.4 (Compras), 74.1 (Proceso de Compras), (Información de las Compras) y (Verificación de productos comprados) 3 Noviembre de 2004 Descripción del área de almacenamiento de los cuestionarios 911 y formatos adicionales (7.5.5). CONTROL DE EMISIÓN

6 Página 6 de 5 Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Noviembre/ 2004 Noviembre/ 2004 Noviembre/ 2004