FOCO GESTIÓN DE GRUPOS

Transcripción

1 FOCO GESTIÓN DE GRUPOS MANUAL DE USUARIO GESTIÓN DOCENTES MODALIDAD II

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN GESTIÓN DOCENTES BÚSQUEDA DE PETICIONES DE CAMBIO DE DOCENTES ALTA PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES MODIFICAR PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES ENVIAR PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES CONSULTAR PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES Pag 2 de 15

3 1. INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como objetivo explicar en detalle el funcionamiento del apartado Gestión de Docentes del Plan Modalidad II para usuarios con perfil Entidad. Un usuario con perfil Entidad tiene la función de poder dar de Alta, Modificar, Consultar y Enviar peticiones de cambio de docentes de grupo. Para explicar las operaciones que puede llevar a cabo en esta opción de la aplicación se explican en detalle en los siguientes apartados. En la parte superior de la pantalla (común a todas las pantallas de Gestión de Grupos para Entidad) se muestra la siguiente cabecera: Figura 1. Cabecera. Pulsando sobre el enlace Inicio (o el icono situado a su lado) retorna a la pantalla de selección de módulo (donde aparecen los módulos disponibles para el usuario). Pulsando sobre el enlace Contacto (o el icono situado a su lado) se abre una ventana emergente para realizar el envío de una FAQ. Pulsando sobre el enlace Tablón (o el icono situado a su lado) se redirige al tablón de noticias de la aplicación. Pulsando sobre el enlace Ayuda (o el icono situado a su lado) muestra el manual de ayuda concerniente al apartado bajo el que se está trabajando. Pulsando sobre el enlace Cerrar (o el icono situado a su lado) cierra la sesión del usuario retornando a la pantalla de validación del mismo para el acceso a la aplicación. Pag 3 de 15

4 2. GESTIÓN DOCENTES Para el acceso a la gestión de docentes, el usuario con perfil Entidad debe validarse en la aplicación y tras seleccionar el plan con el que quiere trabajar (en este caso Modalidad II) se le mostrarán los módulos a los que tiene acceso, una vez en dicha pantalla debe pulsar sobre el enlace del módulo de Grupos y accederá directamente al apartado del Comunicado de Inicio de Grupo. Después, deberá seleccionar la opción del menú lateral Gestión Docentes, accediendo a la Búsqueda de Peticiones de Cambio de Docentes de la Figura 1. Figura 1. Búsqueda de Peticiones de Cambio de Docentes para usuario Entidad. En esta pantalla se realiza la búsqueda de peticiones de cambio de docentes para los distintos grupos que tenga dados de alta la Entidad del usuario validado que este llevando a cabo las operaciones. En la parte inferior de la pantalla se encuentran los botones Alta, Modificar, Enviar, Consultar y Volver con los que se van a llevar a cabo las distintas operaciones que puede realizar el usuario sobre el las peticiones de cambio de docentes. 3. BÚSQUEDA DE PETICIONES DE CAMBIO DE DOCENTES Para realizar una búsqueda de peticiones de cambio de docentes, el usuario debe seleccionar los criterios de búsqueda que estime oportunos y pulsar el botón Buscar, los criterios de búsqueda disponibles para esta opción aparecen en la pantalla de la Figura 1 y son los siguientes: - Entidad: entidad del usuario validado. Pag 4 de 15

5 - Num. Expediente: Caja de texto para introducir el número de expediente que tiene asignado el grupo sobre el que se quiere obtener las peticiones de cambio de docentes. Este criterio no distingue entre mayúsculas y minúsculas. - Año: Lista desplegable con los años para los que hay dados de alta Grupos. - Provincia: Lista desplegable con las provincias de Castilla La Mancha (Albacete, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara y Toledo). - Estado: Lista desplegable con los estados posibles para las peticiones de cambio de docentes (En elaboración, Enviada y Validada). Para realizar una búsqueda, se debe seleccionar al menos, un año del criterio Año o introducir un expediente en el criterio Num. Expediente, y pulsar el botón Buscar, el resto de criterios serán opcionales. En el caso de inicializar una nueva búsqueda se puede pulsar el botón Limpiar para resetear los criterios de búsqueda que previamente hayan sido modificados por el usuario (todos menos el criterio Entidad que estará deshabilitado). Al realizar la búsqueda se muestra en pantalla una lista de grupos que cumplen las condiciones de búsqueda introducidas por el usuario. En el caso de no encontrar ningún grupo que satisfaga las condiciones se mostrará un mensaje por pantalla notificando de ello al usuario. Tras realizar una búsqueda con resultados se muestran éstos en la pantalla como se ilustra en la imagen siguiente: Figura 2. Búsqueda de Peticiones de Cambio de Docentes tras realizar una búsqueda con resultados. Como se aprecia en la imagen anterior, los resultados de la búsqueda se muestran en una lista. Por cada grupo obtenido en la búsqueda se muestra la siguiente información: - Sel: Campo para seleccionar la petición. - Nº Expediente: Número de expediente del grupo. - Nº Petición: número asignado a la petición dentro del grupo. - F. Envío: Fecha de envío de la petición. Si no ha sido enviado todavía se mostrara -, en lugar de la fecha. - Estado: estado en el que se encuentra la petición. - F. Estado: Fecha en la que se produjo el último cambio de estado en la petición. 4. ALTA PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES Pag 5 de 15

6 Los usuarios con perfil Entidad son los encargados de dar de alta las peticiones de cambio de docentes con las que podrán solicitar la modificación de la relación de docentes que se aceptaron en el Comunicado de Inicio. Para ello, lo primero que se ha de realizar es desde la pantalla Búsqueda Peticiones de Cambio de Docentes (Figura 1), pulsar el botón Alta que se encuentra situado en la parte inferior de la pantalla. Tras esto, se abre la pantalla Alta de Petición de Cambio de Docentes (Figura 3) en la que deberá indicar el grupo al que quiere asociar la petición. El grupo debe pertenecer a la entidad y debe encontrarse en alguno de los siguientes estados APROBADO INICIO, INICIADO o FINALIZADO con el Certificado de Fin sin validar. En caso contrario, se mostrará un mensaje de error al usuario indicándolo. Figura 3. Alta de Petición de Cambio de Docentes Indicar Grupo asociado a la petición. Existen dos opciones para indicar el grupo a través de su número de expediente: 1. Introducir dicho nº de expediente directamente por teclado y pulsar el icono de la lupa. 2. Pulsar el icono de la lupa y seleccionar un grupo a través de la ventana de Búsqueda de Grupos para Peticiones de Cambio de Docentes (Figura 4). Para esto último, tendrá que introducir al menos los criterios obligatorios para la búsqueda de grupos (Nº Expediente y/o Año) y pulsar el botón Buscar. Después, seleccionar el grupo que se desee y pulsar Seleccionar. Figura 4. Búsqueda de Grupos para Peticiones de Cambio de Docentes. Pag 6 de 15

7 Una vez se ha indicado el grupo al que se le va a asignar la incidencia, ya sea de una forma u otra, se recarga la pantalla, mostrándose el formulario para dar de alta una petición de cambio de docentes. En él aparecerá el número de expediente del grupo que se ha indicado anteriormente seguido de un icono de una Goma (que sustituye a la lupa de antes) que servirá para borrar el formulario y volver a la pantalla de la Figura 3. Después del nº de expediente, este formulario se divide en varios apartados, que se explican a continuación. 1 Entidad (Figura 5) En este apartado se muestra la información relativa a la entidad solicitante de la acción formativa asociada al grupo. Figura 5. Formulario Alta Peticiones de Cambio de Docentes. Apartado 1: Entidad. 2 Grupo/Curso (Figura 6) En este apartado se muestra la información relativa al grupo asociado a la petición. Figura 6. Formulario Alta Peticiones de Cambio de Docentes. Apartado 2: Grupo/Curso. 3 Datos de la Petición (Figura 7) En este apartado se muestra la información relativa a la petición. Aquí, deberá completarse el campo descripción para indicar los motivos por los que se solicita la petición de cambio de docentes. Figura 7. Formulario Alta Peticiones de Cambio de Docentes. Apartado 3: Datos de la Petición. 4 Relación del Personal Docente (Figura 8) En este apartado se muestra la información relativa a los docentes de los módulos/unidades formativas del grupo. Los docentes que se muestran inicialmente, corresponden a los que se Pag 7 de 15

8 encuentran asociados al grupo en ese momento. Sobre ellos, podrán realizarse los cambios que se deseen para solicitar su aceptación a través de la petición. En el ejemplo de la Figura 8 se muestran módulos y las unidades formativas que los forman y los tutores están vinculados a las unidades formativas. Esta estructura se da en aquellos grupos asociados a los nuevos certificados de profesionalidad (también puede tener módulos sin unidades formativas, en este caso los docentes se asocian a nivel de módulo). En el resto de grupos siempre se vinculan los docentes a nivel de módulo, por lo que aparecerán los enlaces alta docente y buscar docente en el título del módulo formativo. Pag 8 de 15

9 Figura 8. Formulario Alta Peticiones de Cambio de Docentes. Apartado 4: Relación del Personal Docente. Pag 9 de 15

10 5 Relación del Personal Docente de Formación Complementaria (Figura 9) En este apartado se muestra la información relativa a los docentes de la formación complementaria del grupo. Los que se muestran inicialmente, corresponden a los que se encuentran asociados al grupo en ese momento. Sobre ellos, podrán realizarse los cambios que se deseen para solicitar su aceptación a través de la petición. Figura 9. Formulario Alta Peticiones de Cambio de Docentes. Apartado 5: Relación del Personal Docente de Formación Complementaria Tanto para el apartado 4 como para el 5, la forma de proceder es la misma a la hora de realizar los cambios que se deseen sobre la relación de docentes. Por un lado, se pueden incorporar nuevos docentes a los módulos/unidades formativas o formaciones complementarias dándoles de alta o cargando alguno previamente dado de alta mediante los enlaces de la Figura 10 situados a la derecha del título de cada módulo/unidad formativa/formación complementaria. Figura 10. Botones Alta/Búsqueda Docentes Cuando el usuario pulsa el botón Alta Docente, aparece una ventana emergente con unos campos que debe completar para dar de alta el docente (Figura 11). Los campos nombre, nif y primer apellido son obligatorios para poder dar de alta el docente. Figura 11. Alta Docente/Tutor Tras introducir los datos y pulsar el botón Guardar el tutor queda dado de alta y los datos del docente aparecen asociados al módulo/unidad formativa/formación complementaria en el cual se pulsó el enlace alta docente (ver Figura 8 y Figura 9). Para el caso de introducir un NIF ya utilizado en la aplicación se avisará de ello al usuario no realizando el alta del tutor (ya que existe un tutor previamente dado de alta en la aplicación con el mismo NIF). Pag 10 de 15

11 Si por el contrario el usuario quiere cargar un tutor ya dado de alta, ha de pulsar el botón Buscar Docente, y tendrá que realizar una búsqueda con el único criterio que es el NIF del Docente ( Figura 12). Figura 12. Búsqueda de Docentes/Tutores En esta pantalla el usuario tiene la opción de incluir el tutor en el módulo/unidad formativa/formación complementaria desde la que se pulsó el botón mediante el botón Seleccionar. Si prefiere incluirlo en todos los módulos, unidades formativas (si las tiene) y formaciones complementarias, sólo debe pulsar dicho botón el botón Incluir en todos de la parte inferior. Cuando el docente ya está seleccionado por el usuario, se incluye en el módulo/formación complementaria correspondiente con los siguientes datos: Figura 13. Barra Información Docentes En dicha barra observamos (de izquierda a derecha): - El icono que al pulsar desasocia el docente del módulo. - Nombre y Apellidos del Docente. - NIF del Docente. - Teléfono del Docente (aparecerá un - si no se encuentra guardado ese dato para el docente). - Modalidad: lista desplegable con las posibles modalidades que puede impartir un docente en el módulo/unidad formativa/formación complementaria. Pag 11 de 15

12 - Actividad del Docente: lista desplegable con las actividades que puede realizar un docente en un módulo en función de la modalidad seleccionada. Sólo se habilita este campo cuando se selecciona una modalidad. - Fecha de Inicio y Fin del docente. - Horas: horas que impartirá el docente en el módulo para la modalidad y actividad seleccionadas. La fecha de inicio y fin de los docentes debe estar entre la fecha de inicio y fin del grupo. Para un módulo/unidad formativa/formación complementaria se pueden asociar más de un docente pero hay que tener en cuenta que a la hora de enviar, la suma de las horas de los docentes para un módulo/unidad formativa/formación complementaria no puede superar las horas del módulo/unidad formativa/formación complementaria. En el apartado de envío de las peticiones de cambio de docentes se explica con más detalle, las comprobaciones que se realizan con respecto a las horas de los docentes en función del tipo de modalidad de la acción formativa asociada al grupo. Por otro lado, se pueden desasociar docentes de módulos/formaciones complementarias haciendo uso del icono Goma que aparece a la izquierda de cada docente. Si se desasocia un docente de todos los módulos, unidades formativas o formaciones complementarias en las que aparece, el docente se desasociará del grupo. En el caso de que el docente que se quiere desasociar disponga ya de cuestionarios de evaluación para ese grupo, no se permitirá realizar la última desasociación que haga que el docente ya no tenga nada que ver con el grupo y se mostrará un mensaje de error al usuario. Por último, las modificaciones con respecto a la relación del personal docente de módulos, unidades formativas o formaciones complementarias pueden consistir también en modificar la modalidad, actividad u horas de los docentes. Siempre teniendo en cuenta las restricciones arriba comentadas con respecto a la suma de las horas y que es obligatorio que estén cumplimentados todos los datos del docente (modalidad, actividad y horas) para poder guardar la petición. 6 Tutores del Grupo (Figura 14) En este apartado se muestra la información relativa a los tutores del grupo. Los que se muestran inicialmente, corresponden a los que se encuentran asociados al grupo en ese momento. Sobre ellos, podrán realizarse los cambios que se deseen para solicitar su aceptación a través de la petición. Figura 14. Formulario Alta Peticiones de Cambio de Docentes. Apartado 4: Relación del Personal Docente de Formación Complementaria La forma de proceder en este caso es muy similar con respecto a la relación de docentes de módulos y formaciones complementarias. La única diferencia radica en que en este caso los tutores sólo tendrán el campo Actividad que deberá ser completado obligatoriamente para poder guardar la petición. Como no disponen de horas, las restricciones relativas a éstas no aplican. Pag 12 de 15

13 Al final del formulario, se encuentra la botonera con 2 botones: Volver y Guardar. Pulsando sobre el botón Volver, se regresa a la pantalla de la Figura 1 sin registrar la petición. Si se pulsa el botón Guardar, se guardan los datos de la petición, dándose de alta la misma. A partir de este momento, la petición ya puede ser accedida desde la búsqueda de peticiones pudiéndose: Modificar, Consultar y/o Enviar. Cabe destacar que para que se produzca correctamente el guardado de la petición es necesario que se hayan cumplimentado todos los datos obligatorios del formulario como son: la descripción y los datos de los docentes (actividad, modalidad y horas) o tutores (actividad). Además, se tendrá en cuenta también a la hora de realizar el guardado de la petición que el grupo no tenga otra petición en proceso y el estado en el que se encuentre el grupo al que se asocia la petición. Si el grupo no se encuentra en estado APROBADO INICIO, INICIADO o FINALIZADO con el Certificado de Fin de Grupo no validado, se indicará al usuario la imposibilidad de guardar la petición debido a este motivo. Y, por último, no podrá haberse asignado a un módulo, unidad formativa o formación complementaria a un mismo docente con la misma modalidad y actividad. Al igual que con los tutores no podrá haberse asignado como tutor de un grupo a un mismo docente con la misma actividad. 5. MODIFICAR PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES Se accede a la modificación del formulario de las peticiones de cambio de docentes desde la pantalla de búsqueda de Peticiones de Cambio de Docentes de la Figura 1. Sólo se pueden modificar aquellas peticiones que se encuentren en estado En Elaboración. Si se intenta modificar una petición en un estado distinto se muestra un mensaje al usuario indicando que no se puede realizar la operación. Para modificar una petición de cambio de docentes, se debe seleccionar una petición de la lista obtenida tras realizar la búsqueda, que se encuentre en estado En Elaboración y pulsar el botón Modificar. Al realizar dicha operación se muestra una pantalla con un formulario similar al del alta con los datos que previamente se hayan guardado para la petición. Se pueden modificar los mismos datos que se podían introducir en el Alta y las restricciones que aplican son las mismas. 6. ENVIAR PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES En este apartado se explica como enviar una petición de cambio de docentes para que sea validada por el gestor/gestores correspondientes. Para enviar una petición de cambio de docentes, se debe acceder a la pantalla Búsqueda de Peticiones de Cambio de Docentes (Figura 1 y Figura 2) y realizar una búsqueda, seleccionar una petición en estado EN ELABORACIÓN y pulsar el botón Enviar. A la hora de realizar el envío de la petición puede que éste no llegue a completarse debido a alguna de las siguientes restricciones que será notificada al usuario mediante un mensaje de aviso. - Se debe haber asignado al menos un docente para cada módulo/unidad formativa del grupo. - La suma de las horas de los docentes de un módulo/unidad formativa debe ser igual a las horas del módulo/unidad formativa. - Se debe tener asignado al menos un docente para cada formación complementaria. - La suma de las horas de los docentes de cada formación complementaria deben ser iguales a las horas de la formación complementaria. - El estado del grupo al que se asocia la petición ha de ser APROBADO INICIO, INICIADO o FINALIZADO con el Certificado de Fin de Grupo no validado. Pag 13 de 15

14 - Si el grupo tiene el tipo de acción con Prácticas no laborales en empresa, se comprueba que se haya incluido al menos un tutor para la petición del grupo con el tipo de actividad Tutor de prácticas no laborales. Si el grupo tiene alumnos solo de prácticas no se puede continuar con el proceso, mientras que si no tiene, solo se avisará al usuario y se puede continuar con el proceso. - Si se ha seleccionado algún tutor con el tipo de actividad Tutor de prácticas no laborales, se comprueba que ese tutor además sea docente del grupo, es decir que imparta algún módulo/unidad formativa o formación complementaria (esta comprobación sólo se hace para grupos asociados a Nuevos Certificados de Profesionalidad). - Si el grupo es de modalidad Distancia, Teleformación o Mixta no se puede enviar sin tener al menos el grupo un tutor o docente asociado. Cuando se realiza el envío de la petición (una vez que se cumplen todos los criterios) se envía un acuse de recibo a la Entidad y se envía una notificación al Gestor Provincial asociado al grupo para que tramiten la validación de la petición. 7. CONSULTAR PETICIÓN DE CAMBIO DE DOCENTES Para consultar una petición de cambio de docentes, se debe acceder a la pantalla Búsqueda de Peticiones de Cambio de Docentes (Figura 1 y Figura 2) y realizar una búsqueda. Se selecciona una petición en cualquier estado y se pulsa el botón Consultar. Se abre la pantalla Consulta de Petición de Cambio de Docentes. Esta pantalla es igual que la pantalla alta y modificación, sólo que se ven todos los datos del formulario en modo sólo lectura. Si la petición tiene escritos, es decir, ha sido validada (o no) por un gestor evaluador, se mostrará un nuevo apartado con la Relación de Escritos (Figura 15). Figura 15. Relación de Escritos del Personal Docente. Como se observa en la Figura 15, para cada docente del curso se muestra su nombre y apellidos, las horas totales en el curso y un enlace (escrito) que abre una ventana con un fichero pdf donde se muestran las validaciones que el gestor evaluador ha asignado a ese tutor para cada módulo. Por otro lado, si anteriormente la petición ha sido No validada, se mostrará al final del formulario otro apartado con las causas de no validación de la misma (Figura 16). Figura 16. Causa de No Validación. Pag 14 de 15

15 Si, por el contrario, la petición ya ha sido validada se mostrará en este mismo apartado el campo Validado por el Técnico en modo lectura. Figura 17. Validado por el Técnico. Finalmente, en la parte inferior de la pantalla hay dos botones: Imprimir y Volver. Si se pulsa el botón Imprimir, se abrirá una nueva ventana con el formulario en pdf. Si se pulsa el botón Volver, se regresa a la pantalla Búsqueda de Peticiones de Cambio de Docentes. Pag 15 de 15