Queen Alarm Control de acceso y presencia

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1 Queen Alarm Control de acceso y presencia

2 Índice de contenidos 1. INTRODUCCIÓN INSTALACIÓN INICIAR EL PROGRAMA EL MENÚ CONFIGURACIÓN USUARIOS LICENCIA EMPRESA TERMINALES EMPLEADOS HORARIOS CALENDARIOS INCIDENCIAS ACCESO TARJETAS FICHAJES ASISTENCIA BACKUPS INFORMES...38

3 1. Introducción Bienvenido al Software de Queen Alarm. En primer lugar queremos darle las gracias por haber depositado su confianza en nosotros y esperamos que nuestro software sea de su agrado y cumpla con todas sus necesidades. Queen Alarm está compuesto de dos módulos, el módulo control de presencia y el módulo de control de accesos. Si necesita información adicional o tiene alguna consulta, no dude en ponerse en contacto con nosotros en: Tel

4 2. Instalación Antes de comenzar a utilizar el software, debe de realizar la instalación del software a través del programa de instalación que se le ha proporcionado. En cuanto pulse dos veces (doble click) sobre el icono de instalación se iniciará el proceso de instalación. El proceso de instalación es realmente sencillo, aunque en determinados sistemas requiere en alguna acción por su parte, como la introducción de la contraseña de administrador. Una vez que haya finalizado todos los pasos de la instalación se le solicitará que reinicie el ordenador, paso que deberá realizar para el correcto funcionamiento del aplicativo. 2.1 Iniciar el programa El instalador añade accesos directos al programa en el escritorio (ver imagen más abajo) y el menú de inicio. Para poder arrancar el programa deberá pulsar sobre el icono de la aplicación, que el instalador ha dejado en el escritorio.

5 Una vez ejecutemos la aplicación aparecerá la siguiente pantalla, donde deberá introducir los datos de acceso. Los datos de acceso por defecto para acceder al aplicativo son: Usuario: Contraseña: Una vez hayamos accedido con los datos anteriormente indicados nos aparecerá la siguiente pantalla, desde la que podremos acceder a cualquier sección de la aplicación. En el menú superior derecho se encuentran los apartados que hacen referencia al funcionamiento del programa en sí. Justo debajo, ocupando toda la pantalla, se encuentra el menú principal, desde el que se gestionan los distintos contenidos, como empleados, terminales, etc. El programa cancelará la conexión automáticamente tras 20 minutos de inactividad. Si lo desea podrá cerrar la conexión en cualquier momento, bien cerrando la ventana o pulsando desconexión en la parte derecha del menú superior. Nota: la primera vez que acceda al sistema, se le mostrará un asistente guiado para configurar los aspectos más comunes, como el nombre de la empresa, la creación de un horario o un calendario laboral por defecto.

6 3. El menú A continuación, aparecen detallados todos los elementos del menú de la aplicación, con una breve descripción de cada uno de ellos. Empresa : El área de empresa contiene toda la información de la sociedad, incluida información de las delegaciones y de los departamentos. Terminales: Desde aquí se podrá dar de alta los diferentes terminales de los que dispone la empresa. Empleados: Desde aquí podrá gestionar todos sus empleados, incluyendo datos personales, datos de la empresa, terminales de acceso del trabajador, calendario laboral Horarios: En la sección horarios podrá definir los distintos horarios que van a usar sus empleados. Calendarios: Desde aquí podrá definir todos los calendarios que desee. Incidencias: Área donde se podrán dar de alta las distintas incidencias que van a usar sus empleados a la hora de fichar, sirve para especificar los motivos de las diferentes ausencias causadas por asuntos personales, bajas médicas, salidas comerciales, etc Acceso: Desde aquí se determinan las diferentes franjas horarias de acceso que tienen los terminales. Tarjetas: mediante esta opción podémos crear un rango de tarjetas. Fichajes: mediante esta opción podrá ver los marcajes de sus empleados. Podrá además remarcar las ausencias de su personal utilizando la opción Mostrar ausencias. Asistencia: esta opción le mostrará en tiempo real los trabajadores que están dentro de la empresa y los que están fuera o no han fichado. Backup: La sección Backup es una herramienta desde la que podrémos realizar una copia de seguridad de toda la base de datos. Informes: esta opción le permite emitir los distintos informes y listados de la aplicación.

7 4. Configuración Los datos aquí mostrados son necesarios para el funcionamiento del programa. Por favor, no cambie ningún valor si no está completamente seguro de su repercusión.

8 5. Usuarios En este apartado se muestra la lista de usuarios que tienen acceso al programa. Por defecto se crea un usuario llamado administrador, que no se puede borrar, con acceso a la totalidad del programa. Para añadir un usuario pulse sobre el enlace añadir usuario. Se le mostrará la siguiente pantalla:

9 Rellene los campos y pulse el botón Guardar datos para crear el usuario. Si la casilla activo no está marcada, no se habilitará su acceso al programa. Si marca la casilla recibir notificaciones, este usuario recibirá en pantalla una notificación cada vez que un empleado realice un fichaje, con un retraso máximo de 1 minuto. Nota: el usuario sólo recibirá las notificaciones de los empleados que tengan habilitadas las notificaciones. Ver apartado Empleados de este manual más adelante. Podrá gestionar a qué partes del programa tiene acceso cada empleado. Marque las casillas de las secciones a las que desea dar acceso. Seleccione también si desea que el usuario tenga un acceso total a dicha sección (dar de alta, modificar, borrar) o solamente visualizar los datos.

10 6. Licencia En esta sección se muestra la información de licencia de su copia de Queen Alarm. En función de la licencia adquirida tendrá un control más o menos completo del programa. No olvide conectar la llave USB que se le proporcionó junto al software. La cantidad de empleados, o el total de conexiones simultáneas, por ejemplo, dependen únicamente de la licencia de la llave USB.

11 7. Empresa El primer botón que nos encontramos en la aplicación es el de Empresa, en este apartado podrá configurar todos los datos correspondientes a la sociedad. Para poder empezar a utilizar el programa debemos de rellenar todos los datos de la empresa, cuanto más información introduzca, más completos serán los que genere. Hay que destacar que es muy importante la insercción del logotipo ya que será la imagen que saldrá en todos los informes. Una vez rellenado los datos de la empresa, puede proceder a rellenar los datos de la delegación. Para ello deberá pulsar en el texto que indica Crear una nueva delegación. Acto seguido se abrirá una ventana donde rellenar todos los datos necesarios. En caso de que desee modificar una delegación desde la pantalla principal de empresa, pulse sobre el icono simbolizado con un lápiz y cambie los datos en la ventana que aparece. Para eliminar una delegación simplemente pulse sobre el icono que tiene una cruz.

12 Para crear un departamento siga los mismos pasos que para crear una delegación.pulse el texto Crear un nuevo departamento y a continuación rellene los campos solicitados. Para modificar o eliminar un departamento use los iconos que hay en la lista de departamentos, el lápiz para modificarlo y la cruz para eliminarlo.

13 8. Terminales Esta sección es una de las más importantes del sistema ya que le permite configurar los distintos terminales que van a estar trabajando con su aplicación. Si el terminal no se configura correctamente no será posible descargar los datos del mismo, ni traspasar datos de acceso entre los diferentes aparatos configurados. Al dar de alta un terminal, se le mostrará la pantalla de configuración: Rellene como mínimo el campo nombre, modelo y tipo de conexión (sólo Ethernet actualmente). Al seleccionar este último, le aparecerá el campo IP y puerto. Introduzca la dirección IP del terminal. Una vez complete estos datos podrá comprobar la conectividad pulsando en el botón Comprobar conexión.

14 Nota: Los tipos de acceso y módulos se activarán en función del modelo de terminal seleccionado.

15 En cuanto cree el primer terminal, aparecerá un listado con todos los terminales. En esta página del listado de terminales podrá determinar si el terminal tiene conexión, seleccionando la opción Mostrar información de conexión, momento en el cual al pulsar filtrar nos mostrará en el listado sin el terminal tiene conexión o no. Rellene el campo nombre y pulse filtrar para buscar un terminal en concreto.

16 Al pulsar desde el listado de terminales el botón Sincronizar fecha/hora aparecerá una lista de terminales que podemos seleccionar. Los seleccionados se actualizarán con la fecha y hora actuales del sistema. Desde el listado de terminales, pulsando el icono de edición (lápiz) del terminal, accederá a la edición del mismo, pantalla desde la cual podrá modificar su configuración, sincronizar la fecha/ hora, comprobar la conectividad de éste e importar los marcajes almacenados en el mismo. Los marcajes del terminal se traspasan al software de Queen Alarm cada minuto. Este proceso podrá realizarse manualmente en caso de perder la conectividad con el terminal.

17 Para ello descargue los datos almacenados en el terminal a un pen drive (lápiz USB). Para ello siga las instrucciones del terminal. Cuando haya completado la descarga de marcajes, inserte el pen drive en su ordenador y pulse sobre el enlace Importar marcaje de USB. Le aparecerá la ventana siguiente donde seleccionar el fichero con los marcajes y el terminal del cual fueron descargados.

18 9. Empleados Este es uno de los apartados más importantes de la aplicación y también uno de los más laboriosos ya que debe de definir los horarios y calendarios laborables de cada empleado. Al dar de alta el primer empleado, nos aparecerá una ventana con tres pestañas: Empleado, Datos personales y Datos empresa.

19 En la pestaña Empleado deberá rellenar los datos marcados como obligatorios e indicar si desea que se emitan notificaciones cada vez que haga un fichaje, en cuyo caso los usuarios configurados para recibir notificaciones recibirán un aviso por pantalla. Desde el area Empleado también puede asignar o borrar las huellas del empleado, descargar datos de los terminales y exportar huellas. Pulse asignar/borrar huellas para registrar las huellas dactilares mediante un escáner, que deberá tener conectado al equipo. Seleccione el dedo del que desea importar la huella dactilar y pulse Capturar huella Cuando la huella es capturada aparecerá un icono ok en el dedo correspondiente, indicando que ya se ha registrado. Si desea borrarla pulse el botón derecho del ratón encima de la huella deseada y seleccione borrar huella del menú emergente. Una vez que pulse aceptar en esta ventana, pulse de nuevo el botón guardar en la pantalla de empleado para guardar toda la información y enviarla a los terminales asociados al empleado. La pestaña de Datos Personales, incluye todos los datos personales que hacen referencia al empleado.

20 En la pestaña Datos de Empresa, dispondrá de toda la información que hace referencia a los datos laborales del empleado. Hay que tener en cuenta que existen determinados campos como por ejemplo Categoria contrato, Forma de pago que son editables a través del botón Editar. Esto quiere decir que

21 si no está la opción deseada en el control, puede crearla en ese mismo instante a través del botón Editar. Mantenga el ratón sobre el icono del menú empleado y seleccione campos adicionales para crear campos extra que no traiga de serie el software: El listado de empleados funciona igual al de resto de listados, dispone de un área donde filtrar la información de los empleados, y a través de los botones que hay en cada empleado a la derecha, modificar sus datos o eliminarlo. Cuando edite un empleado creado previamente, aparecen cinco pestañas en vez de las tres que se mostraban en el momento de darlo de alta. Éstas le permitirán completar la información que se guarda del empleado, como los campos adicionales que haya creado previamente, o su calendario propio (por defecto todos los empleados usan el calendario genérico)

22 Seleccione la pestaña Terminales para asignarlo o borrarlo de los terminales que elija. Incluso podrá cambiar los privilegios del empleado para esos terminales, teniendo dos posibilidades: administrador del sistema y empleado. Pestaña Calendario Laboral : Para modificar el calendario del empleado, pulse en el botón Generar calendario nuevo y a partir de este momento se creará uno específico para él.

23 La creación del nuevo calendario para el trabajador se hace en base a semanas. Se debe de seleccionar el rango de fechas y horarios para cada día de la semana y entre las dos fechas seleccionadas se aplicarán los horarios elegidos. Si pulsa añadir semana, entre las fechas seleccionadas se irán alternando los horarios de las diferentes semanas que añada. Podrá crear de esta manera turnos de trabajo rotativo. Ejemplo: seleccione fecha de inicio y fin de un año completo (1 enero 31 diciembre) Añada 3 semanas y seleccione en cada una un horario distinto (por ejemplo, horario de mañana, tarde y noche respectivamente) de lunes a viernes. Nota: Deberá crear los horarios previamente En el caso que desee modificar los horarios, hágalo desde la sección del menú Horarios.

24 10. Horarios Mediante esta opción, podrá crear los distintos horarios que van a llevar los empleados de su empresa. Recuerde que no tiene límite de horarios, y que si lo desea puede utilizar solamente un horario para todos sus empleados. Alta horario libre. Alta horario fijo intensivo.

25 Las pausas en ningún momento son obligatorias. Si se permiten, en los informes no saldrán como marcajes no permitidos, en caso de que se hagan. El tiempo a descontar por falta de marcajes indica un periodo de tiempo en el que se deja de trabajar pero no hace un fichaje de salida (ej.: comer en la propia oficina). Se descuenta del tiempo total trabajado en los informes. Alta horario turno partido. Listado de horarios.

26 11. Calendarios En este apartado creará las diferentes plantillas en función de los horarios comunes de los distintos empleados. La forma de trabajar es la misma que en casos anteriores. Al entrar le aparece un listado con los horarios que ya ha creado y con dos botones, uno para crear un nuevo calendario u otro para modificarlo. Se recomienda crear las plantillas lo más genericas posibles, para que así sean asignables a la mayoría de los empleadoss y de esta manera, sólo sea necesario especificar las diferentes vacaciones de cada uno.

27 Cuando cree un calendario, se aplicará a todos los empleados que coincidan en delegación y departamento y no dispongan de uno propio. Se creará automáticamente una asignación por semanas del año completo con el horario seleccionado, que podrá cambiar posteriormente. Si no se especifica departamento se asignará a todos los empleados de la misma delegación. Si no se especifica delegación se asignará a todos los empleados de la empresa. Si ya dispone de un calendario para el año, por ejemplo, 2009, podrá crear el de 2010 copiando el año anterior. Cree un calendario para el año 2010 y selección copiar año anterior. En la lista saldrán todos los calendarios que coincidan en delegación y departamento con el que acaba de crear.

28 Seleccione guardar como plantilla para, de esta manera, poder crear calendarios en base a éste ( Cargar plantilla ). Podrá refinarlos posteriormente.

29 12. Incidencias En este apartado deberá crear las distintas ausencias que quiere usar cuando fichen sus empleados. Por supuesto, no es obligatorio usar incidencias a la hora de fichar, pero si recomendable para poder así llevar un mejor control de las ausencias de personal. Lo más importante de este apartado es decidir si la incidencia debe de ser contada como trabajada o no. Esto significa que si marcamos la incidencia Desayuno como trabajada, todas las horas que dediquen los empleados a esa incidencia se contarán como horas trabajadas. Si la incidencia cuenta como trabajada, en los cómputos horarios se contará el tiempo de incidencia como trabajada. Si ésta es remunerada o no, es a nivel informativo solamente. No se refleja en ningún computo. La indicencia 00 está creada por defecto y no se puede borrar o modificar. Corresponde a un fichaje de trabajo

30 13. Acceso En este apartado podrá restringir o personalizar el acceso que sus empleados tienen en un determinado terminal de control de acceso. Este apartado no estará disponible si no cuenta con una licencia a tal efecto. Cree franjas y asígnelas a un terminal desde el apartado Alta franja horaria. Creación de franjas horarias. Elija un nombre y asigne, de lunes a viernes, las horas o rangos de horas en los que se permite el acceso. Sólo se podrán seleccionar terminales de ser de tipo acceso. Nota: en todo momento puede consultar las frajas que ha creado desde Listado frajas horarias Nota: No es necesario crear la misma franja varias veces, una para cada terminal. Elija una franja existente y podrá copiarla a otros terminales. Cuando haya creado las franjas horarias, cree o edite un grupo existente, y asígnele, para cada terminal individualmente una de las franjas. De esta manera, todos los empleados asignados a dicho grupo, tendrán las restricciones de la franja que elija, en el terminal que elija. Vea imagen a continuación.

31 Desde este mismo apartado, podrá seleccionar qué empleados están asociados a este grupo. Para vincular empleados a un grupo de forma global, elija del menú Acceso, el apartado Empleados : Seleccione el grupo que desee en la columna grupo y pulse Actualizar grupos. A partir de este momento, cada empleado tendrá activadas las franjas asociadas a su grupo. Nota: no puede haber empleados sin grupo. Por defecto se asignan al grupo 1.

32 Seleccione Grupos dentro del menú Acceso para ver todos los grupos que haya creado, así como editarlos y eliminarlos. Listado de grupos. Nota: Si por ejemplo, un empleado pertenece al grupo 2, y borramos dicho grupo, se asignará al grupo 1 automáticamente.

33 14. Tarjetas Desde este apartado podrá crear tarjetas de forma individual, o por rangos, de la forma que se muestra en la siguiente imagen: Podrá asignar una o más tarjetas a cada empleado desde el apartado Empleados

34 Listado tarjetas. 15. Fichajes Gestione desde aquí los fichajes de sus empleados. Los fichajes aparecen ordenados por fecha y hora.

35 En la parte superior del listado, seleccione los filtros que desee para crear un listado personalizado. Si la casilla mostrar ausencias está activa, se añade información sobre los marcajes no realizados, mostrada de color rojo, según la leyenda. Añada marcajes manualmente pulsando Añadir marcaje manualmente, en la parte superior izquierda del listado.

36 Podrá editar posteriormente un marcaje manual pulsando sobre la fecha edición (última columna del listado). Desde este apartado, como en el apartado de terminales visto anteriormente, también se puede importar los marcajes descargados manualmente de un terminal en concreto en un pen drive (llave USB)

37 16. Asistencia Esta opción le permite conocer la asistencia de sus empleados en tiempo real. Consulte los listados de los empleados trabajando, ausentes (todo el día hasta ahora), trabajando cuando no les corresponde (no autorizados), los que llegan tarde o demasiado pronto. Consulte de un vistazo los horarios correspondientes a cada empleado en una fecha concreta.

38 17. Backups (copia seguridad) Desde este apartado podrá cambiar la frecuencia en la que se realizan copias de seguridad del sistema. Pulse abrir carpeta para acceder a las copias de seguridad. Recupere una copia seleccionando el fichero que desee y pulse recuperar, o bien pulse el botón generar para crear una copia de seguridad actualizada.

39 18. Informes Desde esta pantalla podrá generar los distintos informes de la aplicación. Seleccione un tipo de informe con los criterios que elija en la parte superior y pulse el botón Generar informe, o bien Exportar para guardarlo en formato Excel. Una vez generado el informe, tendrá la opción de imprimirlo. Pulse añadir informe manual para crear un tipo de informe personalizado. Podrá elegir las fechas, columnas, etc. del informe, y guardarlo para un acceso más fácil a los tipos de informe más comunes de su empresa.

40 Los criterios cambian en función del tipo de informe seleccionado, por lo que deberá seleccionar el tipo de informe antes de realizar ningún otro cambio. Tenga en cuenta que cuando acceda a un informe manual, no se aplicarán los criterios de filtro de la página general, sino los que aquí elija. Nota: Los informes personalizados estarán disponibles solamente si su licencia lo permite. Pulse el enlace seleccionar columnas y elija al menos 1 columna de entre las disponibles. Pulse el botón guardar informe cuando esté todo listo para finalizar.

41 Ejemplo informe de accesos terminal.

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