GESTIÓN DEL CORREO Y DOCUMENTACIÓN

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1 Gestión del Correo y Documentación Página 1 de 16 GESTIÓN DEL CORREO Y DOCUMENTACIÓN APROBADO POR: Nº DE REVISIÓN FECHA RESUMEN DE CAMBIOS / COMENTARIOS Encargados de Equipo 0 16/12/08 Creación del Procedimiento Encargados de Equipo 1 02/12/09 Encargados de Equipo 2 20/10/10 - Modificación del correo interno con acuse de recibo (impreso autocopiativo) - Eliminación de Parte extraordinario de trabajo - Revisión general - Inclusión del formato de Declaración de valor en aduana

2 Gestión del Correo y Documentación Página 2 de 16 ÍNDICE 1. OBJETO PERSONAL RESPONSABLE DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA TÉRMINOS Y DEFINICIONES DESARROLLO DIAGRAMA DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA CORREO DE ENTRADA CORREO DE SALIDA REGISTROS INDICADORES...16

3 Gestión del Correo y Documentación Página 3 de OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodología seguida por Conserjería de Servicios Generales, en las labores de gestión del correo y documentación. 2. PERSONAL RESPONSABLE Encargado de equipo Técnico Auxiliar de Servicios de Conserjería 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de Calidad de la UNIDAD CENTRAL DE, según la Norma ISO TÉRMINOS Y DEFINICIONES No se considera necesario. 5. DESARROLLO Este procedimiento puede ser que no se aplique en su totalidad a todo el personal de Conserjería de la Unidad Central de Servicios.

4 Gestión del Correo y Documentación Página 4 de DIAGRAMA GESTIÓN DEL CORREO Y DOCUMENTACIÓN 5.2. DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA CORREO DE ENTRADA Recepción y entrega: Una vez que se recoge o recibe el correo de entrada del Servicio de Correos, se selecciona y reparte a los destinatarios correspondientes. En caso de que el correo disponga de acuse de recibo, éste se entrega al destinatario para su firma y su posterior entrega al servicio de correos de la UGR CORREO DE SALIDA 1. RECEPCIÓN: El interesado entrega al personal de conserjería el correo que desea enviar. 2. PREPARACIÓN: Este se preparará de una forma u otra en función de si es Interno o externo.

5 Gestión del Correo y Documentación Página 5 de 16 A. INTERNO: - Se identifica al remitente en el sobre. - En el caso de que tenga Acuse de recibo se rellena el Impreso de Acuse de Recibo Interno, concretamente los siguientes campos: sección de origen, destinatario, centro y clase de envío. Este acuse de recibo es un impreso autocopiativo, una de las copias se recibe de nuevo junto con el correo de entrada cuando el destinatario lo ha formalizado. El personal de conserjería entrega el acuse de recibo de nuevo al remitente. La otra copia se la queda el Servicio de Correos. - Para documentación interna de carácter oficial como por ejemplo: firmas de rector, firmas del Gerente, se entrega en mano al lugar de destino junto con una Minuta que se firma y sella y guardamos una copia que el personal de conserjería entrega posteriormente al remitente. IMPRESO DE ACUSE DE RECIBO INTERNO

6 Gestión del Correo y Documentación Página 6 de 16 B. EXTERNO: i. Correo Ordinario: - Se identifica al destinatario. ii. Correo Certificado: - Se identifica al destinatario - Se coloca la Pegatina de Correo Certificado en el sobre y de despegan los dos códigos de barras pequeños del lateral de la pegatina. - Se rellena el Impreso M-11 que consta de original y copia a los que se les adhiere los códigos de barras pequeños que hemos despegado de la pegatina, uno a cada uno. - Si se van a enviar más de tres correos certificados, no se utiliza el Impreso M-11, sino que se rellena el Impreso de Relación de Certificados a los que se les adhiere los códigos de barras pequeños. IMPRESO DE RELACIÓN DE CERTIFICADOS PEGATINA DE CORREO CERTIFICADO IMPRESO M-11

7 Gestión del Correo y Documentación Página 7 de 16 iii. Correo certificado/certificado urgente con acuse de recibo: - Sigue el mismo procedimiento que el Correo Certificado, pero además se le adjunta el Impreso de Acuse de Recibo de CORREOS relleno, pegado detrás del sobre. - Una vez formalizado en el destino se recibe de nuevo para entregarlo al remitente. IMPRESO DE ACUSE DE RECIBO DE CORREOS iv. Correo ordinario Urgente: - Sigue el mismo proceso que el Correo Ordinario, salvo que se le añade una Pegatina de Correo Urgente. PEGATINA DE CORREO URGENTE

8 Gestión del Correo y Documentación Página 8 de 16 v. Correo certificado urgente: - Sigue el mismo proceso que el Correo Certificado, pero se le añade una Pegatina de Correo Certificado Urgente. PEGATINA DE CERTIFICADO CORREO URGENTE vi. Correo certificado internacional: - Sigue el mismo proceso que el ordinario, pero se le añade una Pegatina de Correo Internacional. PEGATINA DE CORREO CERTIFICADO INTERNACIONAL vii. Mensajería: - Sigue el mismo proceso que el ordinario, pero se llama directamente a la empresa de mensajería. Cuando se entrega la mensajería, la empresa deja un resguardo de la recogida. - Posteriormente, en el propio Servicio se recibe el acuse de recibo devuelto.

9 Gestión del Correo y Documentación Página 9 de 16 viii. Paquetería: - Se envuelve el paquete. - En función del destino: o Destino nacional peninsular: Se identifica con una Pegatina para Paquetería Azul. o Destino nacional no peninsular (Ceuta, Melilla, Canarias y Baleares) y Andorra: Se identifica con una Pegatina para Paquetería Azul. Se rellena el impreso de Declaración de Valor en Aduana de color verde. Este impreso lo sella y firma CORREOS y se entrega una copia al personal de conserjería quien entregará la copia al remitente. o Destino internacional: Se rellena el impreso de Declaración de Valor en Aduana de color blanco. Este impreso lo sella y firma CORREOS y se entrega una copia al personal de conserjería quien entregará la copia al remitente. PEGATINA PARA PAQUETERÍA AZUL

10 Gestión del Correo y Documentación Página 10 de 16 IMPRESO DE VALOR EN ADUANA (NACIONAL NO PENINSULAR Y ANDORRA) IMPRESO DE VALOR EN ADUANA (INTERNACIONAL)

11 Gestión del Correo y Documentación Página 11 de FACTURACIÓN: a. En la aplicación informática Gestión del correo de servicios postales, se cumplimenta el albarán de Entrega de Correo correspondiente ya que este varia en función del tipo de envío: i. CARTAS ii. PAQUETERIA AZUL NACIONAL iii. PAQUETERIA INTERNACIONAL PRIORITARIO iv. PAQUETERIA INTERNACIONAL ECONÓMICO b. Para ello se debe poner la cantidad de correspondencia en función del tipo de destino, el peso y el tipo de correo. Posteriormente se imprimen dos copias del albarán, de las cuales una se adjuntará a la correspondencia y se entregará en el Servicio de Correos y otra se archivará en el área correspondiente. ALBARÁN DE CARTAS

12 Gestión del Correo y Documentación Página 12 de 16 ALBARÁN PAQUETERIA AZUL NACIONAL

13 Gestión del Correo y Documentación Página 13 de 16 ALBARÁN DE PAQUETERÍA INTERNACIONAL PRIORITARIO

14 Gestión del Correo y Documentación Página 14 de 16 ALBARÁN DE PAQUETERÍA INTERNACIONAL ECONÓMICO

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16 Gestión del Correo y Documentación Página 16 de REGISTROS Registro Fecha Revisión Resp. de archivo Albarán de entrega de correo 7. INDICADORES - - Tec. Auxiliar de Conserjería Lugar de archivo Conserjería Tiempo de archivo 2 años Indicador Forma de cálculo Responsable del cálculo Estándar Frecuencia del cálculo Errores en el albarán de entrega Nº de albaranes erróneos Tec. Auxiliar de Conserjería 2 Mensual