CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA LA DEFINICIÓN DEL PAÍS SEDE DE LAS CONFERENCIAS REGIONALES Y CUMBRES COOPERATIVAS

Transcripción

1 CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA LA DEFINICIÓN DEL PAÍS SEDE DE LAS CONFERENCIAS REGIONALES Y CUMBRES COOPERATIVAS El Consejo de Administración Regional de la ACI-Américas en su reunión del 2-3 de marzo de 2011, llevada a cabo en Santo Domingo, República Dominicana, acordó delegar en el Comité Ejecutivo la aprobación de los criterios a utilizar para la definición de los países sede de las conferencias regionales y cumbres cooperativas. En función de dicho acuerdo se definen los siguientes criterios: Criterios de carácter general 1.- La ACI-Américas es la entidad responsable de la organización de las conferencias regionales y cumbres cooperativas, eventos que se desarrollarán en coordinación con la(s) organización(es) anfitriona(s), llamada(s) a estos efectos contraparte(s). 2.- Ambas instancias definirán en forma conjunta los lineamientos generales sobre los que versará la temática y el contenido de dichas conferencias regionales y cumbres cooperativas. El tema principal, los temas de las diferentes conferencias magistrales, seminarios, talleres, etc., así como la imagen de dichos eventos deberán responder tanto a los intereses de las organizaciones cooperativas afiliadas a la ACI en América como a los del movimiento cooperativo del país anfitrión 3.- La ACI-Américas y la(s) contraparte(s) definirán de forma conjunta el importe de la cuota de inscripción de los participantes del país anfitrión, para lo cual se tomará en cuenta los gastos presupuestados, la cantidad de participantes y los patrocinios. La cuota de inscripción de los participantes de otros países será fijada por la ACI-Américas.

2 4.- El pago de las inscripciones nacionales se hará en la cuenta bancaria que a tales efectos y exclusivamente para ese fín establezca el país anfitrión. El pago de las inscripciones de participantes internacionales se hará en la cuenta bancaria que defina la ACI-Américas. 5.- Todos los gastos e ingresos a los que se hace referencia en este documento deben formar parte del presupuesto general del evento. 6.- A efectos de cubrir los gastos que la(s) contraparte(s) vayan teniendo en la preparación del evento, la ACI-Américas deberá tener la flexibilidad que se requiera a tales fines y hacer las transferencias necesarias al país anfitrión a medida que se cobren las inscripciones y patrocinios. Los detalles de este procedimiento se definirán en el respectivo convenio. 7.- La ACI-Américas y la(s) contraparte(s) deben velar por la sustentabilidad económica de los eventos, incentivando la máxima participación de cooperativistas nacionales e internacionales en el ámbito de su respectiva competencia. 8.- La ACI-Américas y la(s) contraparte(s) elaborarán un cuadro donde, una vez cubierta la parte de la ACI-Américas establecida por el Consejo de Administración de acuerdo al numeral 9, se asigna proporcionalmente el excedente a la ACI- Américas y a la contraparte, en función del número de participantes que cada una lleve por encima del mínimo presupuestado. Obligaciones de la(s) contraparte(s) 9.- Garantizar a la ACI-Américas como ingreso neto por la realización del evento la cantidad que el Consejo de Administración Regional establezca en el presupuesto general de la organización. En caso de que dicha cantidad no pudiera ser solventada de forma total o parcial con los remanentes del

3 evento, la totalidad o la diferencia en su caso deberá ser solventada por la(s) contraparte(s) Contribuir al evento con un número mínimo de participantes nacionales a convenir entre las partes, pero al menos que sea equivalente al 30% del total de participantes previstos en el presupuesto, para que el evento pueda garantizar lo estipulado en el numeral 8. Para lograr esta meta, el país anfitrión puede tener como incentivo una cuota de inscripción menor a la de los demás países, de acuerdo a lo mencionado en el numeral Promover y llevar a cabo la venta y contratación de stands y patrocinios en el país anfitrión y coordinar lo correspondiente al nivel internacional en base a las políticas definidas por la ACI-Américas Efectuar los pagos necesarios al hotel sede y demás proveedores Proporcionar el personal de apoyo necesario para la organización y desarrollo de la conferencia (inscripciones, edecanes, etc.), en función del presupuesto acordado con la ACI-Américas Aplicar los mecanismos y medios necesarios para lograr una adecuada difusión, promoción y comunicación del evento en el país anfitrión y coordinar lo necesario con la ACI-Américas para lograr lo mismo a nivel internacional Coordinar toda la logística necesaria para la realización del evento y llevar a cabo la contratación de los medios audiovisuales y los servicios que se requieran de otros proveedores para asegurar el éxito del evento en coordinación con la ACI-Américas Cubrir el patrocinio de los materiales (maletines, portafolios, lapiceros, recuerdos, etc.) que serán entregados a los participantes o en su defecto gestionar el patrocinio con otras

4 organizaciones de afuera del país en coordinación con la ACI- Américas. 17- Instalar y operar durante el evento los stands de información y recepción de los participantes en el aeropuerto y en el hotel sede Organizar las actividades turísticas previas, durante y después del evento, mediante una o varias agencias de viajes Definir y contratar las garantías de atención médica para cualquier emergencia que pudiera presentarse en el transcurso del evento Facilitar al personal de la ACI-Américas una oficina con acceso a servicios de comunicación durante las visitas de trabajo previas a las conferencias regionales y cumbres cooperativas. También facilitará el transporte a los hoteles, instituciones cooperativas y otros lugares que sean necesarios visitar como parte de la organización del evento. Aspectos adicionales con los cuales la contraparte pueda contribuir 21.- Patrocinio de financiamiento para el hotel sede, expositores, pasajes, audiovisuales, almuerzos, cena, refrigerios, etc Eventual financiamiento de grupo de participantes o apoyo financiero general para el evento. Criterios para la selección del país sede La ACI tendrá en cuenta, al seleccionar el país sede de las conferencias regionales y las cumbres cooperativas, lo siguiente: 23.- Es requisito sine qua non que la(s) organización(es) anfitriona(s), o al menos una de las organizaciones anfitrionas en

5 el caso de ser varias, debe ser miembro pleno de la ACI- Américas Contar con el apoyo y compromiso de la mayoría de las organizaciones cooperativas del país afiliadas a la ACI para la organización y celebración del evento, en caso de que haya más de una afiliada a la ACI en el país Contar con la infraestructura y capacidad necesaria de salones, auditorio, etc, para eventos de al menos 600 personas Contar con la infraestructura adecuada de hotelería y servicios de acuerdo al número de participantes Contar con la infraestructura adecuada de transporte aéreo y terrestre Requisitos complementarios: 28.- Además de valorar el grado de cumplimiento de los requisitos básicos señalados en el punto anterior, por parte de ACI-Américas se tomarán en cuenta los siguientes aspectos: a) La ubicación geográfica del país y de la ciudad sede, que facilite el traslado de los participantes en condiciones económicas favorables. b) La experiencia y el grado de cumplimiento de compromisos en eventos similares anteriores, de las organizaciones cooperativas del país. c) El grado de participación de las organizaciones cooperativas del país, en los últimos 5 eventos anteriores, ya sean de Conferencias o Cumbres, organizados por la ACI-Américas. d) El tipo de apoyos gubernamentales y de las organizaciones cooperativas del país, ofrecidos para garantizar la sustentabilidad y éxito del evento.

6 e) Los compromisos y ofrecimientos generales del país sede, que pudieran superar los requisitos básicos y complementarios establecidos en este documento. Criterios a aplicar en caso de igualdad de propuestas 29.- En caso de que las propuestas de dos o mas interesados en organizar una conferencia regional o cumbre sean similares en términos presupuestarios en lo que se refiere a participantes garantizados, costo de participantes nacionales, patrocinios, financiamiento adicional y finalmente en el resultado económico previsto, la ACI-Américas tendrá en cuenta los siguientes factores; Cantidad de organizaciones miembros de la ACI en el país y su grado de representatividad El país no ha organizado ninguna conferencia regional o cumbre cooperativa de la ACI-Américas anteriormente. Participación activa de la(s) organización(es) contraparte(s) en la ACI-Américas