Control Escolar de Normales

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1 Secretaría de Educación Sistema de Control Escolar de Normales 1 Dirección de Tecnologías de Información

2 ÍNDICE Portada Objetivo Página de Ingreso Guía rápida para escuelas normales que operan por primera vez el sistema de Control escolar Pantalla de Inicio MANTENIMIENTO Alumnos Grupos Materias Catálogos Captura Internet Utilerías OPERACIONES Reinscripciones/Reingreso Plan de estudios Captura de Calificaciones Ordinarios Regularizaciones Kárdex del Alumno Captura del Historial Maestro Materias Horarios CONSULTAS Y REPORTES Fichas de Datos Listas de Asistencias Listas de Capturas de Calificaciones Lista de Promedios Credenciales Calificaciones Constancia Simple

3 Lista de Calificaciones Constancias de Calificaciones Por Grupo Individual Cocurricular Cuadros de Evaluación Concentrado de Calificaciones Constancias de Regularización Por Grupo Individual Kárdex Registro de Escolaridad Inicio de Cursos Fin de Cursos Actualiza Situación Escolar Maestros Horarios Por Grupo Por Maestros Promedio / Promoción Estadísticas No. Alumnos por Semestres, Género y Edad Relación de Alumnos Locales y Foráneos Promedio por Asignatura Promedio por Asignatura y Período SALIR Cerrar Sesión Cambiar Ciclo Situaciones Especiales Contacto

4 OBJETIVO Contar con un Sistema de captura de información de estudiantes y de personal, con el propósito de concentrar y generar la información de control escolar acorde a la normatividad nacional y estatal establecida, que permita unificar la administración escolar de las Escuelas Normales de Coahuila de Zaragoza. 4

5 PÁGINA DE INGRESO Para ver la página de ingreso al Sistema de Control Escolar de Normales es necesario entrar a la página principal de la SEDU: Dar clic en Captura en Línea. 5

6 Al dar clic en Captura en Línea, muestra el sitio escolar de información, consulta y captura en línea, cuenta con un menú, dar clic en Educación Superior. Al dar clic en Educación Superior, muestra los Sistemas correspondientes al nivel, dar clic en Control Escolar Normales. 6

7 Al dar clic en Control Escolar Normales muestra la pantalla principal del Sistema. Otra opción para ingresar al sistema es proporcionar la página web en el navegador que es: Como requisito para poder visualizar correctamente la página es necesario tener instalado el Programa JAVA para poder visualizar el menú y el Programa Acrobat. 7

8 INGRESAR AL SISTEMA Nos pide tres datos para ingresar al sistema, elegir la escuela, clave (contraseña) y el ciclo escolar. Por default aparece el ciclo escolar vigente para actualización, los demás ciclos son de consulta solamente. Si existe un error en la clave de acceso nos presenta la siguiente pantalla: Si los datos de ingreso son correctos nos presenta la pantalla principal como se muestra a continuación: 8

9 GUÍA RÁPIDA PARA ESCUELAS NORMALES QUE OPERAN POR PRIMERA VEZ EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR. Se deben seguir en orden los siguientes pasos para operar el sistema por primera vez. 1. Actualizar información de la normal: Mantenimiento Catálogos Escuelas (Ver Página 33) 2. Dar de Alta a los Maestros: Mantenimiento Catálogos Maestros El catálogo de Maestros se captura una sola vez y después solo se capturan los nuevos ingresos. (Ver Página 36) 3. En el catálogo de Materias, se encuentran los planes de estudio oficiales de las diferentes Licenciaturas que ofrecen las Escuelas Normales de Coahuila. 4. Materias: Mantenimiento Materias (Ver Página 21) 5. Dar de Alta a los alumnos: Mantenimiento Grupos (Ver Página 18) 6. Generar el plan de estudios: Operaciones Plan de Estudios (Ver Página 58) 7. Capturar Evaluaciones: Operaciones Captura de Calificaciones Ordinarios (Ver Página 61) 9

10 PANTALLA DE INICIO El menú principal del Sistema de Control Escolar de Normales está integrado por las siguientes opciones: Inicio Mantenimiento. Operaciones Consultas y Reportes Salir 10

11 MANTENIMIENTO La opción de mantenimiento cuenta con el siguiente submenú: Alumnos Grupos Materias Catálogos Capturas internet Utilerías 11

12 Alumnos Este submenú nos da la opción de visualizar, editar y eliminar, información de un alumno que ha sido previamente capturado en el submenú de Grupos. Para realizar las acciones anteriores se tiene que dar clic en Alumno, y muestra en una nueva página la siguiente pantalla, la cual requiere conocer la matrícula del alumno. 12

13 Buscar Matrícula Alumno Si se desconoce la matrícula del alumno dar clic en el botón de Muestra la pantalla en la que se debe ingresar por lo menos dos de los tres campos Apellido Paterno, Materno y/o Nombre requeridos y dar clic en el botón En la parte inferior muestra los resultados encontrados, para seleccionar al alumno requerido dar clic en el botón Al dar clic en el botón, muestra la matrícula buscada. 13

14 Para visualizar la página con información del Alumno dar clic en el botón Al ingresar la matrícula en el campo requerido y dar clic en el botón muestra la pantalla en la que se puede visualizar lo siguiente: Foto del alumno Nombre del alumno Datos escolares y personales del alumno Acciones: Editar Borrar Padres Foto 14

15 Editar Al dar clic en editar, muestra la pantalla en que se realiza la actualización de la información del alumno: Datos Escolares: información del alumno relacionada directamente con la escuela como es matrícula, carrera, situación escolar etc. Datos Personales: información del alumno como es nombre completo, fecha de nacimiento, curp, etc. Domicilio Local Domicilio Foráneo: sólo si aplica en este caso. Documentos Entregados: señalar la documentación entregada por el alumno. Acceso. Asignación de contraseña y autorización de consulta para ingresar al Sistema de Control Escolar para consulta de calificaciones. Al término de las actualizaciones correspondientes dar clic en el botón de lo contrario no se realizará la actualización. 15

16 Borrar Para eliminar un alumno, primero se deben eliminar las materias que tiene asignadas, para eliminarlas ir a Menú Captura de Calificaciones Kárdex del Alumno. Ya que se eliminaron las materias, se podrá Borrar el alumno, dando clic en el botón Al dar clic en el botón Borrar, muestra un mensaje Alumno Borrado Padres Al dar clic en padres, muestra la pantalla en que se realiza la actualización de la información de los padres del alumno como es el nombre, la ocupación, domicilio, teléfono, etc. Una vez realizados los cambios correspondientes dar clic en el botón lo contrario no se realizará la actualización. de 16

17 Foto Al dar clic en foto, muestra la pantalla en que se realiza el cambio de fotografía del alumno, es necesario dar clic en el botón Regresar., de lo contrario elegir el botón Después muestra una pantalla en la que se podrá elegir la ruta donde se encuentra la nueva foto, Dicha foto deberá ser un archivo en formato *.jpg. Deberá seleccionar la nueva foto y dar clic en el botón de cargar. 17

18 Grupos Este submenú nos da la opción de buscar un grupo por Carrera, Grado y Sección. Para realizar la búsqueda en la parte superior de la pantalla muestra una tabla que dice: Seleccione la Carrera, grado y la sección, al ingresar la información anterior en los campos correspondientes se debe dar clic en el botón de, mostrando en la parte inferior de la pantalla, el listado de los alumnos que integran el Grupo seleccionado. Acciones: Ver: muestra la información capturada del alumno. Editar : muestra la pantalla en que se realiza la actualización de la información del alumno Borrar Padres: muestra la pantalla en que se realiza la actualización de información correspondiente a los padres del alumno. Acta: muestra la información que se debe capturar para el Acta de Examen Profesional. Foto: muestra la pantalla en que se ingresa o cambia la fotografía del alumno. ** Las acciones están detalladas en el Submenú de Alumnos. 18

19 Grupos Inscripción Alumnos Nuevo Ingreso El submenú de Grupo, cuenta con la opción de Inscripción Alumnos Nuevo Ingreso. Deberá de seleccionar el grado y la sección. Para ingresar se da clic en el link que aparece en la parte media de la pantalla de Grupo se ve de la siguiente manera: Al dar clic en Inscripción Alumnos Nuevo Ingreso, muestra la pantalla en que se captura la información del alumno: Datos Escolares: información del alumno relacionada directamente con la escuela como es matrícula, carrera, situación escolar etc. Datos Personales: información del alumno como es nombre completo, fecha de nacimiento, curp, etc. Domicilio Local Domicilio Foráneo: sólo si aplica en este caso. Documentos Entregados: señalar la documentación entregada por el alumno. Acceso: contraseña y autorización de consulta para el Sistema de Control Escolar para alumnos. Al término de realizar las actualizaciones correspondientes dar clic en el botón de lo contrario no se realizará la actualización. 19

20 Grupos Versión para imprimir El submenú de Grupo, cuenta con la opción de Versión para Imprimir. Para ingresar se da clic en el link que aparece en la parte media de la pantalla de Grupo, se ve de la siguiente manera: Al dar clic en Versión para Imprimir, muestra la pantalla que contiene el listado de los alumnos del Grupo seleccionado. Para imprimir el listado, dar clic en el botón, muestra la pantalla de la impresora que se tiene configurada en la PC y dar clic nuevamente en el botón 20

21 Materias Este submenú nos da la opción de visualizar plan de estudios seleccionado, imprimir las materias de la carrera, además de agregar materias, las cuales normalmente son materias cocurriculares. En el recuadro de Selección de Carrera, se elige la Carrera y el Plan de Estudios, al dar clic en el botón de Estudios seleccionado., muestra las materias correspondientes a la Carrera y Plan Así mismo muestra las opciones de Ver, Editar, Borrar, las últimas dos permanecen activas cuando son materias Cocurriculares. Ver: muestra una descripción detallada de la materia seleccionada. 21

22 Editar: la opción de editar solo se activa con las materias agregadas, es decir con materias que no están establecidas en el plan de estudios original, y por ese motivo se incluyen en la opción Agregar Materias. Los campos que se pueden modificar son: Nombre de la Materia Grado Créditos Horas Materia Curricular: Si tiene seleccionado el campo NO = MATERIA COCURRICULAR Si tiene seleccionado el campo SI = MATERIA CURRICULAR 22

23 Materias Agregar Materias El submenú de materias, cuenta con la opción de Agregar Materias. Para ingresar se da clic en el link que aparece en la parte media de la pantalla de materia, se ve de la siguiente manera: Al dar clic en Agregar Materias, muestra la pantalla en la que se capturan los datos de la nueva materia. Es de gran importancia respetar el número consecutivo que se asigne en el campo materia. Para que la información sea ingresada al sistema correctamente se debe dar clic en el botón. 23

24 Materias Versión para imprimir El submenú de materias, cuenta con la opción de Versión para Imprimir. Para ingresar se da clic en el link que aparece en la parte media de la pantalla de materias, se ve de la siguiente manera: Al dar clic en Versión para Imprimir, muestra la pantalla que contiene las Materias de la Carrera y Plan de Estudios seleccionado. Para imprimir el listado, dar clic en el botón, el cual está al final de la pantalla. Al dar clic en imprimir muestra la pantalla del administrador de la impresora de la computadora, dar clic nuevamente en el botón 24

25 Catálogo Este submenú nos da la opción de ver, editar, borrar y dar de alta información de cada uno de los siguientes Catálogos: Carreras Entidades Escuelas Maestros Horas Clase Para seleccionar el Catálogo, en la parte izquierda de la pantalla muestra los nombres de los cinco catálogos, dar clic en el catálogo deseado y presenta la pantalla con las acciones que tiene habilitadas. 25

26 Catálogo Carreras Muestra las Claves y Nombres de la Carreras, con las que cuenta la Escuela Normal seleccionada al inicio de sesión. Se podrá dar de alta una nueva Carrera y Ver la descripción detallada de cada carrera. 26

27 Catálogo Carreras Altas En esta opción se ingresa la siguiente información de la nueva Carrera: Clave Carrera Nombre Oficial Nombre Corto Créditos Duración Gdo / Sem. Modalidad Plan Para que la información sea guardada correctamente se debe dar clic en el botón 27

28 Catálogo Carreras Ver Muestra información de la carrera seleccionada, contiene lo siguiente: Clave Carrera Nombre Oficial Nombre Corto Créditos Duración Gdo / Sem. Modalidad Plan Nota: sólo se permite eliminar las carreras que haya agregado la escuela, las que están definidas por la DENAD sólo se podrá visualizar su información. La liga de muestra la pantalla inicial de Catálogos. 28

29 Catálogo Entidades Muestra las Claves y Nombres de las Entidades, dadas de alta en el sistema. Se podrá dar de Alta, Ver la descripción, Editar y Borrar las Entidades. La opción de Ver, muestra información detallada de la Entidad seleccionada. 29

30 Catálogo Entidades Altas En esta opción se ingresa la siguiente información de la nueva Entidad: Entidad Nombre de la Entidad Para que la información sea guardada correctamente se debe dar clic en el botón 30

31 Catálogo Entidades Editar En esta opción se modifica la información capturada de la Entidad. Entidad Nombre de la Entidad Para que la información sea guardada correctamente se debe dar clic en el botón 31

32 Catálogo Entidades Borrar En esta opción se elimina la información capturada de la Entidad, dar clic en el botón 32

33 Catálogo Escuelas Muestra las Claves y Nombres de las Escuelas Normales dadas de alta en el sistema. Se podrá dar de alta una Escuela, ver la descripción detallada de cada Escuela, editar la información de la Escuela Normal con la que se ingresó al sistema. La opción de Ver, muestra información detallada de la Escuela seleccionada. 33

34 Catálogo Escuelas Alta En esta opción se ingresa información detallada de la nueva Escuela, por ejemplo: Datos del Centro de Trabajo, Clave y Nombre Domicilio del Centro de Trabajo Datos del Director(a) de Educación Normal y Actualización Docente, Director(a) de la Escuela, Subdirector(a) Administrativo(a) y Oficial Mayor ** Actualizar constantemente los datos de las personas responsables de la firma de los documentos oficiales.. Para que la información sea guardada correctamente se debe dar clic en el botón 34

35 Catálogo Escuelas Editar En esta opción se modifica la información capturada de la Escuela. Datos del Centro de Trabajo, Clave y Nombre del Centro de Trabajo Domicilio del Centro de Trabajo Datos del Personal Administrativo, Nombre Director y Subdirector, Para que la información sea guardada correctamente se debe dar clic en el botón 35

36 Catálogo Maestros Muestra R.F.C y Nombre del Maestro, cuenta con las opciones de dar de Alta a un Maestro, ver la descripción detallada de cada uno de los Maestros, editar la información, y borrar Maestros. En este catálogo se debe dar de alta a todo el personal de la escuela, definiendo correctamente la función que desempeñan cada uno. La opción de Ver, muestra información detallada del Maestro seleccionado. 36

37 Catálogo Maestros Alta En esta opción se ingresa información de Maestro, por ejemplo: Datos Personales Datos Profesionales Para que la información sea guardada correctamente se debe dar clic en el botón 37

38 Catálogo Maestros Editar En esta opción se modifica la información capturada del Maestro Datos Personales Datos Profesionales Para que la información sea guardada correctamente dar clic en el botón 38

39 Catálogo Maestros Borrar Para eliminar un Maestro del Catálogo, se deben asignar las materias que impartía al Maestro que se hará cargo de las mismas, de lo contrario no se podrá eliminar. En esta opción se elimina la información capturada del maestro, dar clic en el botón 39

40 Catálogo Horas Clase Muestra el esquema de las horas clase de la Escuela Normal. (Horario) No. de Hora Hora de Entrada Hora de Salida Cuenta con las opciones de dar de Alta, Editar y Borrar una Hora Clase. 40

41 Catálogo Horas Clase Alta En esta opción se ingresa información de la Hora - Clase, por ejemplo: No. de Hora Hora de Entrada Hora de Salida Para que la información sea guardada correctamente se debe dar clic en el botón 41

42 Catálogo Horas Clase Editar En esta opción se modifica la información capturada del Maestro No. de Hora Hora de Entrada Hora de Salida Para que la información sea guardada correctamente dar clic en el botón 42

43 Catálogo Horas Clase Borrar En esta opción se elimina la información capturada de la Hora Clase, dar clic en el botón 43

44 Capturas Internet Este submenú nos da la opción de escribir un mensaje para cada uno de los exámenes parciales, el mensaje se podrá observar en la página de Captura de Maestros Calificaciones. Para que la información sea guardada correctamente dar clic en el botón 44

45 Utilerías Exportar Alumnos El sistema proporciona la opción de exportar información en archivos de Formato de Excel, Se puede exportar información de Alumnos, Calificaciones y Archivo Certificación. El proceso de exportación de los archivos se realiza de una forma similar, en cada una de las opciones. Por ejemplo en Alumnos: 1. Dar clic en Exportar Alumnos 45

46 2. Nombrar el archivo en este caso se llamará ALUMNOS, el nombre del archivo debe ser de 20 caracteres como máximo, puede contener letras, números, espacios, guión bajo, guión medio, los acentos son permitidos. 3. Dar clic en consultar 46

47 A continuación nos presenta el listado de alumnos existentes y nos da la liga al archivo generado con información de los alumnos. 4. Dar clic en Archivo en Excel 47

48 5. Pregunta que se hará con el archivo, abrir o guardarlo. Si desea solamente visualizar la información se debe elegir Abrir. 6. Se da clic en guardar y se elige la ruta en donde se guardará el archivo. 48

49 Utilerías Exportar Archivo Certificación Para realizar la exportación del Archivo Certificación, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la carrera, ingresar grado y sección dar clic en el botón 49

50 2. Al dar clic en botón consultar pregunta que se hará con el archivo, abrir o guardarlo. Si desea solamente visualizar la información se debe elegir Abrir. 50

51 3. Se da clic en guardar y se elige la ruta en donde se guardará el archivo, en este ejemplo el archivo se llama ARCHIVO CERTIFICACIÓN y se guardará en el Escritorio. 51

52 Utilerías Fondos Al dar clic en la opción de Fondos muestra la pantalla que presenta los tipos de fondos que se pueden combinar para cambiar la apariencia del sistema, únicamente se eligen 2 estilos de fondo. Para realizar los cambios se debe realizar lo siguiente: Dar clic en el fondo deseado, el cual será el Fondo 1 Después dar clic en otro fondo, el cual será el Fondo 2 Dar clic en Guardar, los cambios se verán reflejados al ingresar nuevamente al sistema. 52

53 Utilerías Colores Al dar clic en la opción de colores muestra la pantalla que presenta la gama de colores que se pueden combinar para cambiar la apariencia del fondo del menú, botones del menú y fondo del cuadro informativo. Para realizar los cambios se debe realizar lo siguiente: Color 1, dar clic en el color deseado, el cual será el color del fondo del menú y cuadro informativo. Color 2, dar clic en el color deseado, el cual será el color de los botones del menú. Dar clic en Guardar, los cambios se verán reflejados al ingresar nuevamente al sistema. 53

54 OPERACIONES El menú Operaciones cuenta con el siguiente submenú: Reinscripciones Plan de Estudios Captura de Calificaciones Ordinarios Regularizaciones Kárdex del Alumno Captura del Historial Maestros Materias Horarios 54

55 Reinscripciones La reinscripción es semestral y se realiza de acuerdo con el calendario escolar que establece la Secretaría de Educación Pública. Reinscripción: 1. Seleccionar la carrera grado sección, dar clic en el botón 2. En la parte inferior muestra el listado de los alumnos de carrera, grado y sección seleccionado. 3. En el recuadro que dice REINSCRIBIR, capturar el nuevo Período, Grado y Sección. 4. Al dar clic en el botón se actualizarán los datos en la pantalla. 5. Al dar clic en el botón se cambian al nuevo Período, Grado y Sección. Cuando se realiza la reinscripción de alumnos al siguiente ciclo escolar, hay que tener en cuenta lo siguiente: a). Si ya se ha cambiado a los alumnos de un grupo al siguiente ciclo escolar, deberá ingresar al sistema con el nuevo ciclo escolar. b). Si sólo reinscribió a algunos grupos al nuevo ciclo, tenga en cuenta que quedaron algunos grupos en el ciclo anterior, y para poder accesar a la información, tiene que entrar al sistema con el ciclo escolar anterior. Esta aclaración se debe a que por default el sistema muestra el ciclo escolar nuevo. 55

56 Reingreso Para especificar cuando un alumno es de Reingreso, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Ir menú Mantenimiento Seleccionar Alumnos 2. Ingresar la matrícula del alumno 3. Dar clic en editar 4. En el campo de Situación Escolar, elegir Reinscrito 5. En el campo de Status, elegir ACTIVO 6. Dar clic en 56

57 Cambio de Adscripción En lo que se refiere a Inscripción/Reinscripción de los alumnos procedentes de otras Instituciones y que ya cuentan con la autorización de Cambio de Adscripción por parte de la DENAD, se registra en situación escolar como CA en el cuadro de ALTAS: Reinscritos y Cambios de Adscripción al reverso del Registro de Inscripción y de Evaluación, del semestre en el que ingresa. Para especificar la situación escolar de un alumno con Cambio de Adscripción, seguir los siguientes pasos: 1. Ir menú Mantenimiento Seleccionar Alumnos 2. Ingresar la matrícula del alumno 3. Dar clic en editar 4. En el campo de Situación Escolar, elegir Cambio de Adscripción 5. En el campo de Status, elegir ACTIVO 6. Dar clic en 57

58 Plan de Estudios Permite asignar a la Carrera el plan de estudios y maestro correspondientes 1. Seleccionar la Carrera, Plan, Grado/Sem, Sección dar clic en en la parte inferior, del lado izquierdo de la pantalla, muestra la lista de los Alumnos del Grupo y del lado derecho Materias Disponibles. 58

59 2. El recuadro de Materias Disponibles, muestra predeterminada la Clave, Materia, Grado/Semestre y se debe seleccionar al maestro que impartirá dicha materia. Nota: Los maestros que muestra el listado son los ingresados en el Catálogo de Docentes. 59

60 3. Al finalizar de Seleccionar al maestro para cada una de las materias se debe dar clic en el recuadro de Confirmar y clic en el botón. 60

61 Captura de Calificaciones Ordinarios Al dar clic en Captura de Calificaciones Ordinarios muestra la pantalla en la que se realiza la captura. 1. Al ingresar el Grado, Sección y Carrera, se activa el recuadro para Seleccionar la Materia, dar clic en el botón. 2. Al dar clic en Capturar muestra una tabla en donde se registran las evaluaciones parciales, las cuales varían dependiendo de las que defina cada escuela. 3. P1= Parcial 1 P2= Parcial 2 P3= Parcial 3 % Asist= Porcentaje de Asistencias. 61

62 Los campos de Final, Oport y Estatus se generan al capturar las calificaciones. Para que la información sea guardada correctamente dar clic en el botón Las oportunidades se tabulan de acuerdo al porcentaje de asistencias: De 100% a 85% = 3 oportunidades De 84% a 60% = 2 oportunidades Igual o menor a 59% = 1 oportunidad El estatus es A= Acreditado N/A= No acreditado 62

63 Captura de Calificaciones Regularizaciones Para realizar la Captura de Calificaciones de Regularizaciones, ingresar el Grado, Sección, Carrera, Regularización, Nombre de la Materia y dar clic en 63

64 Al dar clic en capturar muestra en la parte inferior de la pantalla, un cuadro donde, se enlistan los alumnos que tienen la oportunidad de los exámenes de regularización. Los campos a capturarse en este apartado son: Extra 1: En este campo se reporta la calificación del examen de regularización, el número de oportunidad y la fecha en que fue presentado el examen, respetando el formato de dd/mm/aaaa. Para que la información sea guardada correctamente dar clic en el botón 64

65 Captura de Calificaciones Kárdex del Alumno Kárdex del alumno permite: Capturar y/o modificar las calificaciones del alumno que reingresa o solicita cambio de adscripción Agregar Materias Imprimir el Kárdex Borrar materias. Para visualizar la pantalla de Kárdex, ingresar matrícula de alumno y dar clic en el botón. Si se desconoce la matrícula del alumno dar clic en el botón 65

66 Al ingresar a la pantalla de Kárdex muestra Nombre de alumno Carrera Liga de Agregar materias Liga de Versión para imprimir Campos para capturar calificaciones de resultados de exámenes parciales, extraordinarios y fechas. Botón de Eliminar Materia. Para que la información sea guardada correctamente dar clic en el botón ** Al dar clic sobre el campo de la clave de materia muestra el nombre de la misma. 66

67 Kárdex Nombre de alumno Liga de Agregar materias Para agregar materias ingresa: Datos de la Materia Información de Exámenes Parciales Información de Exámenes Extraordinarios Para que la información sea guardada correctamente dar clic en el botón 67

68 Kárdex Liga de Versión para imprimir Al ingresar a la liga de Versión para Imprimir, muestra la imagen del Kárdex que será impreso al dar clic en el botón. 68

69 Captura de Calificaciones Historial Para visualizar el Historial de un alumno se debe seleccionar la Carrera, ingresar el Plan y Matrícula del Alumno dar clic en botón 1. Aquí sólo aparecen Materias de semestres anteriores al que actualmente cursa el alumno. 2. Sólo aparecen Materias que previamente no hayan sido ya actualizadas o guardadas. 3. Para revisar y/o modificar la información capturada, ir al Kárdex del alumno. Si se desconoce la matrícula del alumno dar clic en el botón 69

70 Maestro Materias Horas Al ingresar al submenú Maestros Materias Horas, Muestra una pantalla que está dividida en tres bloques, uno de ellos muestra al Personal Docente y Directivo con Grupo (Sólo Activos), ordenado por RFC y mostrando del lado derecho las acciones que se realizan: Materias que imparte el maestro Imprimir horario completo del maestro 70

71 Materias que imparte el maestro Al dar clic en Materias que imparte el maestro muestra: El horario del maestro, y al dar clic en el icono se observa en la parte inferior, un recuadro para Capturar el Horario del Maestro, se captura dando clic en cuadro que corresponda en la hora y día. Para guardar la captura dar clic en el botón de 71

72 Imprimir Horario Completo del Maestro Al dar clic en el botón Imprimir Horario Completo del Maestro, abre un archivo en Adobe Acrobat, desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el horario del maestro. 72

73 CONSULTAS Y REPORTES El menú de Consultas y Reportes cuenta con el siguiente submenú: Fichas de Datos Listas de Asistencias Listas de Capturas de Calificaciones Lista de Promedios Credenciales Calificaciones Constancia Simple Lista de Calificaciones Constancias de Calificaciones Por Grupo Individual Cocurricular Cuadros de Evaluación Concentrado de Calificaciones Constancias de Regularización Por Grupo Individual Kárdex Registro de Escolaridad Inicio de Cursos Fin de Cursos Actualiza Situación Escolar Maestros Horarios Por Grupo Por Maestros Promedio / Promoción Estadísticas No. Alumnos por Semestres, Género y Edad Relación de Alumnos Locales y Foráneos Promedio por Asignatura Promedio por Asignatura y Período 73

74 Fichas de Datos Para realizar consulta e impresión de la Ficha de Datos, realizar lo siguiente: 1. Ingresa la matrícula del alumno dar clic en el botón, muestra los datos capturados del alumno. 2. Para la impresión dar clic en el botón que se encuentra en la parte inferior de la página. Si se desconoce la matrícula del alumno dar clic en el botón 74

75 Listas de Asistencias Para realizar consulta e impresión de Lista de Asistencia, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la carrera, capturar Grado / Semestre y Sección, se pueden incluir o no los alumnos que se han dado de baja, dar clic en el botón 2. En la parte inferior aparece el listado del la Carrera, Grado y Sección consultado dar clic en el botón de 75

76 Listas de Captura de Calificaciones Para realizar consulta e impresión de Listas de Capturas de Calificaciones, realizar lo siguiente: 1. Capturar Grado / Semestre y Sección, seleccionar la carrera, materia y se pueden incluir o no los alumnos que se han dado de baja, dar clic en el botón 2. En la parte inferior aparece el listado, para la impresión de la Lista dar clic en el botón de 76

77 Lista de Promedios Para realizar consulta e impresión de Listas de Promedios, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la carrera, Capturar Semestre Actual, Sección, del Semestre al Semestre, dar clic en botón 2. En la parte inferior el promedio de los alumnos. 77

78 Credenciales Para realizar consulta e impresión de Credenciales, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la carrera, Capturar Semestre Actual, Sección, dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprimen las credenciales de los alumnos. ** La imagen de la credencial se puede modificar con la autorización de la DENAD. 78

79 Calificaciones Constancia Simple Para realizar la impresión de la Constancia Simple, realizar lo siguiente: 1. Capturar nombre de la persona responsable de darle validez a la constancia, el cargo que desempeña, la fecha, e ingresar la matrícula del alumno, dar clic en 2. En la parte inferior aparece la Constancia Simple, para la impresión dar clic en el botón, el cual está al final de la página. 79

80 Calificaciones Lista de Calificaciones Para realizar consulta e impresión de Lista de Calificaciones, realizar lo siguiente: 1. Capturar Grado y Sección, seleccionar Carrera, Materia y Parcial, dar clic en el botón de 2. En la parte inferior aparece la Lista, para la impresión dar clic en el botón, el cual está al final de la página. 80

81 Constancias de Calificaciones Por Grupo Para realizar consulta e impresión de las Constancias, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la carrera, Capturar Semestre Actual, Sección, seleccionar el período, capturar la fecha, seleccionar las firmas dar clic en botón 2. Abrirá un archivo del programa Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprimen la Constancias del alumno. 81

82 Constancias de Calificaciones Individual Para realizar consulta e impresión de la Constancia, realizar lo siguiente: 1. Capturar matrícula del alumno, fecha, seleccionar las firmas dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime la Constancia del alumno. 82

83 Constancias de Calificaciones Cocurricular Para realizar consulta e impresión de la Constancia, realizar lo siguiente: 1. Capturar matrícula del alumno, fecha, seleccionar las firmas dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime la Constancia del alumno. 83

84 Cuadros de Evaluación Para realizar consulta e impresión de los Cuadros de Evaluación de calificaciones parciales, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar Carrera, capturar Grado y Sección, seleccionar la Evaluación, podrá elegir el Orden de la información (nombre o promedio) y Tipo (si desea ver la información en pantalla seleccionar Tabla o si desea imprimir elegir Reporte) y presionar el botón. 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el Cuadro de Evaluación del alumno. 84

85 Concentrado de Calificaciones Para realizar consulta e impresión del Concentrado de Calificaciones parciales y evaluación final por materia, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la carrera, capturar Grado / Semestre y Sección, dar clic en el botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el Concentrado de Calificaciones de todas las materias. 85

86 Constancias de Regularización Por Grupo Para realizar consulta e impresión de Constancias, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la carrera, capturar Grado / Semestre, Sección, Ingresar la fecha día, mes, dar clic en el botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime la Constancia. 86

87 Constancias de Regularización Individual Para realizar consulta e impresión de Constancias, realizar lo siguiente: 1. Capturar la matrícula y fecha, dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime la Constancia. 87

88 Kárdex Para realizar consulta e impresión del kárdex parcial o completo, realizar lo siguiente: 1. Capturar la matrícula, seleccionar semestre, seleccionar si se desea mostrar encabezado la firma, definir el número de renglones e ingresar la fecha, dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el kárdex. 88

89 Registro de Escolaridad Inicio de Cursos Para realizar consulta e impresión del Registro de Escolaridad, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la Carrera, ingresar Grado, Sección y Fecha de Inscripción / Reinscripción, dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el Registro de Escolaridad. 89

90 Registro de Escolaridad Fin de Cursos Para realizar consulta e impresión del Registro de Escolaridad, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la Carrera, ingresar Grado, Sección y Fechas requeridas, dar clic en botón (Las fechas que se deben registrar en el sistema, son las que proporciona la DENAD, como fechas oficiales de Inscripción/Reinscripción, Acreditación/Certificación y Regularización) 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el Registro de Escolaridad. 90

91 Registro de Escolaridad Actualiza Situación Escolar Después de concluir la impresión y cierre de los Registros de Evaluación del semestre anterior, y antes de Reinscribir a los alumnos al siguiente semestre deberá Actualizarse la Situación Escolar, para que aparezca correctamente al momento de imprimir los Registros de Inscripción del semestre actual. Para realizar consulta e impresión del Registro de Escolaridad, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la Carrera, ingresar Grado, Sección, dar clic en botón 91

92 Maestros Horarios Por Grupo Para realizar consulta e impresión Horario por Grupo, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la Carrera, ingresar grado, sección, fecha y lugar, dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el Horario por Grupo. 92

93 Maestros Horarios Por Maestro Para realizar consulta e impresión del Horario por Maestro, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la Carrera, ingresar grado, sección, fecha y lugar, seleccionar las firmas, dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el Horario por Maestro. 93

94 Maestros Promedio / Promoción Para realizar consulta e impresión del Oficio de Promoción, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la Carrera, ingresar grado, sección, fecha y lugar, seleccionar las firmas, dar clic en botón 2. Abrirá una pantalla en Adobe Acrobat desde el cual y al dar clic en file print, se imprime el Oficio de Promoción. 94

95 Estadísticas No. Alumnos por semestre, género y edad Para realizar consulta e impresión de la Estadística, realizar lo siguiente: 1. Ingresar Fecha, dar clic en botón 2. En la parte inferior aparece la Estadística, para la impresión dar clic en el botón de, el cual está al final de la página. 95

96 Estadísticas Relación de Alumnos Locales y Foráneos Para realizar consulta e impresión de la Estadística, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar Carrera, ingresar grado, seleccionar Municipio de la Escuela y Municipio del Alumno, dar clic en botón 2. En la parte inferior aparece la Relación de Alumnos, para la impresión dar clic en el botón de, el cual está al final de la página. 96

97 Estadísticas Promedio por Asignatura Para realizar consulta e impresión de la Estadística, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar Carrera, ingresar Grado y Sección,dar clic en botón 2. En la parte inferior aparece el Promedio por Asignatura, para la impresión dar clic en el botón, el cual está al final de la página. 97

98 Estadísticas Promedio por Asignatura y Período. Para realizar consulta e impresión de la Estadística, realizar lo siguiente: 1. Seleccionar Carrera, ingresar grado y sección, dar clic en botón 2. En la parte inferior aparece el Promedio por Asignatura y Período, para la impresión dar clic en el botón, el cual está al final de la página. 98

99 SALIR La opción de salir cuenta con las siguientes opciones Cerrar Sesión Cambiar Ciclo 99

100 Cerrar Sesión Es de gran importancia dar Cerrar Sesión, después de realizar las modificaciones al Sistema de Control Escolar, ya que con ello se evita la pérdida de Información y Saturación del Sistema al cerrar el sistema de forma segura. 100

101 Cambiar Ciclo Al dar clic en Cambiar Ciclo, muestra los ciclos anteriores a los que puede tener acceso para consulta o corrección de algún error, ya que se seleccionó el ciclo, dar clic en el botón el botón, mostrará un mensaje que indica a que se ha cambiado, y al dar clic en ya se estará trabajando en el ciclo escolar seleccionado. 101

102 SITUACIONES ESPECIALES 1. Registros de Escolaridad de fin de cursos (Situación Escolar al final del semestre). 102 La situación escolar es calculada por el sistema en base al número de materias acreditadas y no acreditadas por el alumno, no se debe de modificar la situación del alumno en el catálogo de alumnos, al menos que sea por una baja temporal o definitiva voluntaria. Por normatividad de 3 a 4 materias reprobadas el alumno causa baja temporal, 5 o 6 materias es baja definitiva. Sin embargo en los últimos semestres es necesario cambiar estos parámetros, al momento de generar el registro de escolaridad, debido a que en 7mo y 8vo semestre los alumnos cursan menos materias. 2. Registros de Escolaridad de fin de cursos. (Materias de semestres anteriores) Para que se reflejen en los registros de escolaridad de fin, las materias que un alumno adeuda o acreditó en un semestre o 2 semestres al actual debe de considerar lo siguiente: a) Ir al kárdex del alumno y actualizar el estatus de la materia que desea se refleje en el registro de escolaridad de fin con los siguientes estatus: b) Poner estatus E2 a la materia, cuando dicha materia sea un semestre anterior al actual. c) Poner estatus E3 a la materia, cuando la materia corresponda a dos semestres hacia atrás del semestre actual. d) Poner estatus E0 cuando el alumno agotó sus oportunidades de acreditar una materia sin aprobarla y por lo tanto es Baja definitiva. 3. Registros de Escolaridad de fin de cursos. (Bajas temporales y Definitivas). a) Cuando un alumno se da de baja voluntariamente, hay que ir al catálogo de alumnos y actualizar la situación escolar a BD-Baja Definitiva o BT-Baja Temporal, según corresponda. Y ponerle estatus Activo. Esto es para alumnos del semestre actual, con esto le indicamos al sistema que el alumno se dio de baja en el semestre actual, y al momento del reporte aparezca junto con todos los alumnos del grupo. b) Para alumnos que se dieron de baja en el semestre anterior, pero que por normatividad deben de seguir apareciendo en el registro de escolaridad del semestre actual, deben de tener situación BT-Baja Temporal, y estatus Inactivo. Con esto se le indica al sistema que es un alumno que debe de aparecer en el apartado de bajas, al reverso del registro de escolaridad.

103 4. Registros de Escolaridad (Fecha de inicio del Semestre). Cuando se genera un registro de escolaridad se le pide que ingrese la fecha de inicio del semestre (con el formato dd/mm/aaaa). Esta fecha sirve para comparar esta fecha de inicio, contra la fecha de los exámenes de regularización; y calcular la situación escolar al inicio del semestre. Esto significa que si un alumno regularizó una materia después de la fecha de inicio del semestre, en el apartado de antecedentes del registro de escolaridad, esta materia aparecerá como reprobada, aún y cuando el alumno haya acreditado la materia. Esto es porque la acreditó después del inicio del semestre. De tal manera que usted puede ingresar una fecha de inicio del semestre con el fin de acomodar de forma correcta los antecedentes de alguna(s) materia(s) de los alumnos. 5. Registros de Escolaridad de fin de cursos. (Actualizar la situación escolar). Después de que se hayan impreso los registros de escolaridad de fin de cursos, es necesario actualizar la situación escolar de los alumnos en base a las materias acreditadas y no acreditadas durante el semestre, esto es necesario para poder imprimir de forma correcta los registros de escolaridad de inicio del siguiente semestre. El proceso debe ser realizado previamente a la reinscripción de los alumnos al siguiente semestre, y sólo debe de proceder a actualizar cuando está seguro(a) de que ya no es necesario imprimir registros de escolaridad de fin del semestre actual. El proceso se realiza en el menú de Consultas y Reportes/Registro de Escolaridad/Actualiza situación escolar. Nota: también puede actualizar la situación escolar de cada alumno en el catálogo de alumnos, esto por si surgiera un error inesperado o fuera necesario actualizar de uno por uno la situación escolar de los alumnos. 6. Cambio de ciclo escolar. Cuando se reinscriben a los alumnos al siguiente ciclo escolar hay que tener en cuenta lo siguiente: a). Ha cambiado a los alumnos de un grupo al siguiente ciclo escolar, por lo tanto, la siguiente vez que ingrese al sistema, deberá ingresar con el ciclo escolar nuevo. b). Si sólo reinscribió a algunos grupos al nuevo ciclo, tenga en cuenta que quedaron algunos grupos en el ciclo anterior, y para poder accesar a la información, tiene que entrar al sistema con el ciclo escolar anterior. Esta aclaración se debe a que por default el sistema muestra el ciclo escolar nuevo. 103

104 7. Reinscripciones. (Errores comunes) a). Cuando se realiza la reinscripción de un grupo completo con frecuencia suceden errores de captura en el ciclo escolar a reinscribir. Ej. Desea Reinscribir el grupo de 2do. Semestre sección A ciclo escolar , al 3er semestre sección A del ciclo , pero se equivocó al teclear el nuevo ciclo y le puso , entonces sucede que cuando ingrese al sistema con el nuevo ciclo, aparentemente no hay ningún alumno en el grupo. Esto por que el sistema compara el ciclo con el que ingresó al sistema con el ciclo capturado en cada uno de los alumnos, y como existe error de captura no coinciden los ciclos. La única forma de corregir este error, es ir al catálogo de alumnos y alumno por alumno corregir el ciclo escolar. DUDAS O ACLARACIONES Contacto DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN NORMAL Y ACTUALIZACIÓN DOCENTE. Nombre: PROFRA. ÉRIKA ROCIO MALDONADO CEPEDA. SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA. Tel. (844) Ext Correo electrónico: SUBDIRECCIÓN DE ACTUALIZACIÓN. Nombre: PROFRA.ELIZABETH HOYOS DEBLE. SUBDIRECTORA DE ACTUALIZACIÓN. Tel. (844) Ext Correo electrónico: NOTA: Las sugerencias de modificación para el sistema serán recibidas siempre y cuando se apeguen a la Normatividad vigente y deberán solicitarse mediante oficio a la DENAD, para su valoración y trámite ante el Departamento de Normatividad y Auditoría de Sistemas. SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS ING. JOSÉ LUIS CORTEZ PADILLA Tel. (844) Ext Correo electrónico: 104

105 MANUAL ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD Y AUDITORÍA DE SISTEMAS Fecha de elaboración Noviembre de 2011 Última actualización Mayo

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