MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE CONTROL HORARIO PHARAOH Versión 3.5

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1 MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE CONTROL HORARIO PHARAOH Versión 3.5

2 Índice Tabla de consulta rápida... 6 Características del Sistema Inicie el Pharaoh Introducción al Menú Registre el Pharaoh Controles, Botones y Barras de Herramientas Controles comunes Botones comunes Botón de búsqueda de Código de una Tabla o [F4] Calendario o [F4] Ingreso de Hora Control de registros Barra de Herramientas comunes Barra de Herramientas Principal Menús en profundidad Menú Configuración Configuración/Nacionalidades a. Agregar b. Modificar c. Eliminar d. Imprimir e. Generar Archivo Microsoft Excel f. Generar Archivo de Texto g. Zona de Búsqueda o filtro de información de una tabla h. Cerrar Configuración/Provincias Configuración/Localidades Configuración/Empresas Configuración/Plantas Configuración/Sectores Configuración/Grupos de Trabajo pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

3 Configuración/Convenios Configuración/Reglas de Control Configuración/Feriados Configuración/Novedades Configuración/Otras Novedades Configuración/Premios Configuración/Horarios Configuración/Rotaciones Configuración/Tipos de Horas Configuración/Guardias Configuración/Archivos Configuración/Reportes Configuración/Capturadores Configuración/Grupos de Capturadores Configuración/Parámetros A. Configuración/Parámetros Solapa General B. Configuración/Parámetros Solapa Liquidación C. Configuración/Parámetros Solapa Planificación Menú Operaciones Operaciones/Personal A.1 Operaciones/Personal Solapa Datos Personales A.2. Operaciones/Personal Solapa Empresa A.3. Operaciones/Personal Solapa Liquidación A.4. Operaciones/Personal Solapa Control y Procesos A.5. Operaciones/Personal Solapa Horarios A.6. Operaciones/Personal Solapa Acceso A.7. Operaciones/Personal Solapa Capturadores A.8. Operaciones/Personal Solapa Comedor B. Importar personal Operaciones/Asignación de horarios Operaciones/Asignaciones de Horarios/Por Legajo Operaciones/Asignaciones de Horarios/Por Sector Operaciones/Asignaciones de Horarios/Por Grupo pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

4 Operaciones/Citaciones Operaciones/Asignaciones de Guardias Operaciones/Transferir fichadas Operaciones/Ingreso de fichadas Operaciones/Fichadas Operaciones/Procesar Operaciones/Novedades Operaciones/Otras Novedades Operaciones/Horas Trabajadas Operaciones/Control General Operaciones/Cuentas Corrientes Operaciones/Cuentas Corrientes/Novedades Operaciones/Cuentas Corrientes/Horas Operaciones/Cuentas Corrientes/Planilla de Vacaciones Operaciones/Generar Liquidación Menú Informes Informes/Planilla horaria Informes/Horarios asignados Informes/Parte diario Informes/Fichadas Informes/Horas trabajadas Informes/Novedades Informes/Novedades Anuales Informes/Otras Novedades Informes/Premios Informes/Consulta anual Informes/Consulta Mensual Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Días de vacaciones pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

5 Informes/Notificación de vacaciones Informes/ Identificadores Asignados... Error! Marcador no definido Informes/Archivos Informes/Archivos/Personal Informes/Archivos/Novedades-Fichadas-Horas Informes/Archivos/Totales de Novedades y Horas Informes/Archivos/Consultas SQL Informes/Reportes Informes/Estadísticas Menú Mantenimiento Mantenimiento/Bases de Datos Mantenimiento/Usuarios Mantenimiento/Auditoria Mantenimiento/Depurar datos Mantenimiento/Cambiar Número de Legajo Mantenimiento/Licencia Menú Salir Salir/Acerca de Salir/Salir Modulo de captura automática Compactador de Base de Datos Access Configuración inicial básica Metodología Habitual Recursos.ini Cfgrp.ini Integración con Sueldos y Jornales Preguntas Frecuentes Apéndice 1. Vista Preliminar de Impresión Apéndice 2. Generador de Reportes pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

6 Tabla de consulta rápida Ítem Configuración y creación Alta, baja y modificación Informes Horarios Configuración/ Horarios Rotaciones Configuración/ Horarios Configuración/ Rotaciones Guardias Configuración/Guardias Asignación de horarios Asignación de Guardias Citaciones Legajos Controlar descanso Definir Capturadores Operaciones/Personal Mantenimiento/Cambiar Número de Legajo Operaciones/Personal Configuración/ Capturadores Configuración/Grupos de Capturadores Operaciones / Asignación de horarios Operaciones/Personal Operaciones/Control General Operaciones/ Asignaciones de Guardias Operaciones / Citaciones Operaciones/Control General Informes/Planilla horaria Informes/Horarios asignados Informes/Planilla horaria Informes/Horarios asignados Informes/Planilla horaria Informes/Horarios asignados Operaciones/Personal Traer fichadas de capturadores Procesar Operaciones/ Transferir fichadas Operaciones/Procesar Operaciones/Control General Fichadas Ausencias Licencias Suspensiones Accidente Vacaciones Operaciones/Ingreso de fichadas Operaciones/Fichadas Operaciones/Control General Configuración/ Novedades Operaciones/Novedades Operaciones/Control General Configuración/ Novedades Configuración/Convenios Operaciones / Personal Operaciones/Novedades Operaciones/Control General Operaciones/Cuentas Corrientes/Novedades Operaciones/Cuentas Corrientes/Planilla de Vacaciones Informes/Fichadas Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Parte diario Informes/Novedades Informes/Novedades Anuales Informes/Consulta anual Informes/Consulta Mensual Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Parte diario Informes/Novedades Informes/Novedades Anuales Informes/Consulta anual Informes/Consulta Mensual Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Días de vacaciones Informes/Notificación de vacaciones pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

7 Ítem Configuración y creación Alta, baja y modificación Informes Licencias en Cta. Cte. Franco compensatorio. Jornadas reducidas. Llegadas Tarde Incumplimiento Salidas anticipadas Tolerancias Novedades por defecto Premios Otras Novedades Tipos de hora Horas en CTa. Cte. Feriados Francos Configuración/ Novedades Operaciones/Novedades Operaciones/Control General Operaciones/Cuentas Corrientes/Novedades Configuración/ Novedades Operaciones/Novedades Operaciones/Control General Operaciones/ Cuentas Corrientes/ Horas Configuración/ Novedades Operaciones/Novedades Operaciones/Control General Operaciones/Personal A Configuración/ Parámetros Solapa General Configuración/Premios Configuración/ Novedades Configuración/Otras Novedades Configuración/Tipos de Horas Operaciones/Personal Configuración/Tipos de Horas Configuración/ Novedades Configuración/ Feriados Configuración/ Convenios Configuración/ Tipos de Horas Configuración/ Horarios Configuración / Rotaciones Configuración/Tipos de Horas Informes/Parte diario Informes/Novedades Informes/Novedades Anuales Informes/Consulta anual Informes/Consulta Mensual Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Parte diario Informes/Novedades Informes/Novedades Anuales Informes/Consulta anual Informes/Consulta Mensual Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Parte diario Informes/Novedades Informes/Novedades Anuales Informes/Consulta anual Informes/Consulta Mensual Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Operaciones/Personal Informes/Premios Informes/General Operaciones/Otras Informes/Otras Novedades Novedades Informes/General Operaciones/Control General Operaciones/Horas Trabajadas Operaciones/Control General Operaciones/Horas Trabajadas Operaciones/Control General Operaciones/Cuentas Corrientes/Horas Operaciones / Asignación de horarios Operaciones/Control General Estadísticas Empresas Configuración/Empresas Operaciones/Personal Plantas Configuración/Plantas Operaciones/Personal Sectores Configuración/Sectores Operaciones/Personal Operaciones/Control General Secciones Configuración/Sectores Operaciones/Personal Operaciones/Control General Informes/Horas trabajadas Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Planilla horaria Informes/Horarios asignados Informes/General Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Planilla horaria Informes/Horarios asignados Informes/Fichadas, Novedades y Horas Informes/Estadísticas Informes/Parte diario pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

8 cierre Automático Bases de datos Depurar datos Licencia Ítem Configuración y creación Alta, baja y modificación Informes Grupos Configuración/Grupos de Trabajo Operaciones/Personal Operaciones/Control General Convenios Configuración/Convenios Operaciones/Personal Liquidación C. Configuración/ Parámetros Solapa Liquidación Operaciones/Generar Liquidación A Configuración/ Parámetros Solapa General Configuración/ Feriados Configuración/ Convenios Configuración / Novedades Configuración/Otras Novedades Configuración/Premios Configuración/Tipos de Horas Archivos Configuración/Archivos Informes/Archivos Informes/Archivos Reportes a Configuración/Reportes Informes/Reportes medida Usuarios Mantenimiento/Usuarios 1. Inicie el Pharaoh Auditoria Mantenimiento/Auditoria Mantenimiento/ Auditoria Fecha de A Configuración/ Parámetros Solapa General A. Configuración/Parámetros Solapa General 4. Modulo de captura automática Mantenimiento/Bases de Datos 5. Compactador de Base de Datos Access Mantenimiento/Depurar datos 1.2 Registre el Pharaoh pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

9 Características del Sistema Este Software toma los datos de uno o más relojes de asistencia que registran las fichadas de entradas y salidas del personal. Este personal tienen asignados horarios de trabajo fijos, rotativos, guardias u horarios excepcionales (citaciones) que, comparados con las fichadas (Procesar), le permite ver y controlar (agregar, modificar y eliminar) los siguientes datos: Fichadas. Ausencias: sin aviso, con aviso, con permiso, por mal tiempo, etc. Licencias por enfermedad, maternidad, etc. Franco (como horario o novedad) Franco compensatorio. Licencias en cuenta corriente limitadas al año. Ej.: Por estudio 10 al año. Vacaciones. Lleva registradas la cantidad tomada y las correspondientes según antigüedad Suspensiones. Llegadas tarde sin aviso, con aviso, con permiso, por enfermedad, por accidente, etc. con una tolerancia por legajo. Incumplimientos horarios. Tomar más tiempo de descanso o salidas del convenido, con una tolerancia por legajo. Ese tiempo de descanso es la suma de franjas de horas no trabajadas dentro del horario, solo si ficha cada entrada y salida. Salidas anticipadas sin aviso, con aviso, con permiso, por enfermedad, por accidente, etc. con una tolerancia por legajo. Jornadas reducidas. Puede ser Llegada tarde, incumplimiento o salida anticipada Premios fijos y de asistencia y/o puntualidad basados en cantidades de novedades. (Por Legajo) No controlar el horario para el personal jerárquico al cual solo se quiere saber si esta en la empresa. (Por Legajo) Controlar un descanso dentro del horario. (Por Legajo) Otra Novedades como: entrega de ropa de trabajo y seguridad personal, tickets, adelantos, comisiones, apercibimientos, notas en gral. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

10 Nota: Solo algunos relojes, molinetes o barreras pueden registrar si las fichadas son de entrada o salida, pero sin compararlas con un horario (aunque sea aproximado) le permitiría controlar las ausencias, horarios nocturnos, horas extra, etc. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

11 Además calcular y controlar (agregar, modificar y eliminar) los Tipos de horas: Horas a trabajar. (según horario) Horas trabajadas. (Según fichadas) Horas Normales Horas extra al 50%. Horas extra al 100%. Horas nocturnas. Horas en cuenta corriente para ser autorizadas todas, cierta cantidad o compensadas con Francos Compensatorios o Jornadas Reducidas Feriados trabajados y no trabajados. Francos trabajados. Adicionales. Para un mejor manejo de los horarios, tipos de hora e informes se pueden crear: Empresas Plantas Sectores Secciones dentro de los sectores Grupos Convenios de trabajo que incluyen los feriados del gremio y los días de vacaciones por antigüedad. Cada Legajo tiene asignado: Un número de legajo Un número de tarjeta, pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

12 Se pueden guardar los Datos personales como: Dirección Localidad Provincia Teléfonos Fecha de nacimiento Estado civil Los Datos de la empresa: Mensual o Jornal Fecha de ingreso y un historial del su paso por la empresa Opcionalmente: Una planta Un sector Una sección del sector Un grupo Un convenio de trabajo. Los datos del Control horario: Si controlar horario Si controlar Descanso dentro del horario Tolerancia para llegar tarde Tolerancia para incumplimiento de descanso Tolerancia para Salir antes Premios de asistencia Entrando como el Usuario Administrador le permite agregar, modificar y eliminar cualquier legajo, horario, guardia, fichada, novedad, tipo de hora, etc. Por otra parte, puede crear usuarios que solo puedan, por ejemplo agregar o modificar las novedades e imprimir el parte diario, y negar el acceso al resto de las propiedades. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

13 Posee una amplia variedad de informes de las horarios, fichadas, novedades, horas trabajadas, días de Vacaciones, notificación de vacaciones, estadísticas, etc. Los informes se pueden guardar y ver con un visor de reportes (Apéndice 1. Vista Preliminar de Impresión) de libre distribución. Puede exportar datos a archivos de Excel y texto plano (ASCII). Por último puede generar un archivo de texto plano (ASCII) con toda la información que necesite para entregar a programas de Sueldos y Jornales, definiendo un código para cada concepto que necesite usar en sueldos. Toda acción queda registrada en una auditoria para un correcto control del sistema. Para la primera instalación sugerida vea 6. Configuración inicial básica Para una operatoria diaria sugerida vea 7. Metodología Habitual pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

14 1. Inicie el Pharaoh Para iniciar el Pharaoh desde el Windows vaya a: Luego solo en el caso de que tenga más de una Base de datos ingresada, ve como primera pantalla la siguiente: Seleccione con doble clic la correspondiente Base de Datos y le aparece una pantalla de Ingreso de Usuario Este programa puede ser usado por diversas personas que tienen distintos niveles de permisos, para ver, agregar, modificar y/o borrar información. Originalmente tiene un solo usuario llamado Supervisor con todos los atributos. Ingrese el Usuario SUPERVISOR, deje vacía la Clave, haga clic con el Mouse en ve la ventana principal: y pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

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16 1.1. Introducción al Menú Los Títulos que ve en la parte superior forman el Menú Principal. Si acciona sobre cualquiera de los Ítem, este abre un submenú propio, que a su vez se puede desplegar en otros submenús. Tiene tres formas de acceder al menú y sus ítems. Por ejemplo para abrir Configuración: Haga clic con el botón derecho del Mouse en la palabra Configuración. Presione la tecla [Alt.] simultáneamente con la tecla de la letra subrayada [C]. Pulse, suelte la tecla [Alt.] y desplácese con las teclas de movimiento del cursor (izquierda / derecha para el movimiento horizontal y arriba / abajo para abrir el menú). Verá cada uno de estos menús, para que sirven y como se utilizan en 3. Menús en profundidad pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

17 1.2. Registre el Pharaoh Este es un proceso Fundamental, ya que si no registra el Pharaoh, solo lo puede usar en modo Demostración (DEMO) con las siguientes limitaciones: Solo permite trabajar con 5 Legajos Un uso máximo de 60 días, pasados los cuales deberá adquirir la licencia. Al ingresar la licencia (Registrar) habilita el sistema a usarlo con la base de datos elegida (Access, MS SQL, Oracle), la cantidad máxima de legajos que necesita y las opciones adicionales. Regístrelo de la siguiente manera debe ir al menú, aquí ve el número de serie, el Código de usuario y la clave del Registro: Número de Serie: Código de usuario: Clave: Es un único número asignado a cada CDROM de instalación del software. Este identifica a su ordenador. Y es el que tiene que pasar a su proveedor del software por mail o telefónicamente, para que le remita la clave de habilitación. En este lugar es donde debe ingresar el código de habilitación. Ingrese la Licencia y presione para registrar. IMPORTANTE: Las claves son por puesto de trabajo y son únicas en cada uno, por lo tanto haga este proceso por cada ordenador en el que se instale el producto. Cada paquete tiene una licencia para un puesto. En caso de que necesite mas puestos puede adquirir licencias de usuarios adicionales, las cuales tienen un costo menor que el de la primera. NOTA: La licencia puesta en un servidor, solo puede ser ejecutada una sola vez. Si desea ejecutar varios puestos concurrentes deberá adquirir una llave electrónica (con la cantidad de licencias que necesite) para habilitar esta posibilidad. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

18 En caso de que cambie de puesto una licencia, debe primero darla de baja, antes de que haga la nueva instalación. Al momento en que pide la activación del nuevo puesto, envíe tanto el código de la baja, como el código de usuario nuevo. Si debe reinstalar el sistema operativo o cambiar de computadora debe trasladar la licencia, para ello debe: 1. Hacer un backup de la base de datos de Access si esta en la computadora local. Si quiere estar mas seguro puede hacer también una copia de toda la carpeta Pharaoh y sus subcarpetas. 2. Presione la licencia ya habilitada 3. Instalar el programa sobre la nueva computadora y restaurar la copia de seguridad Envíe los dos códigos de usuario (baja y alta) por mail y recibirá la licencia, ingrésela en los campos correspondientes y para habilitar la nueva Licencia. ADVERTENCIA: Es muy importante que no corra ningún programa desfragmentador de discos en la PC donde este instalada la licencia ya que esto puede ocasionar inconvenientes a la misma. Tampoco intente correr el Sistema (Que este compartido en Red) desde otra PC a través de la red, ya que inhabilita la Licencia. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

19 2. Controles, Botones y Barras de Herramientas 2.1. Controles comunes Los controles circulares le permiten seleccionar uno u otro. El control cuadrado le permite optar por SI o NO. El control desplegable le permite elegir uno de los ítems. Abra la lista haciendo un clic en la flecha de la derecha Botones comunes Permite confirmar la tarea a realizar y normalmente cierra la ventana de diálogo. / Permite anular la tarea a realizar y cierra la ventana de diálogo. Permite confirmar la tarea a realizar sin cerrar la ventana de diálogo Botón de búsqueda de Código de una Tabla o [F4] Permite seleccionar un registro (Ítem o línea) de una tabla, para ello muestra una lista de todos los registros disponibles. Por ejemplo: Elige la nacionalidad de una persona y ve lo siguiente: NOTA: El Código 0 (cero) indica ver todos los registros o ninguno asignado. Puede tipear el código de nacionalidad, presionar en, o la tecla de función [F4] y ve lo siguiente: Buscar: Zona de Selección Es la zona de ingreso de texto que filtra el listado en la zona de selección. Aquí ve los registros disponibles a seleccionar. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

20 Cerrar Cancela sin cambios. Elige un ítem haciendo doble clic sobre el triángulo marcador de la línea correspondiente y devuelve a la ventana anterior el código buscado y la descripción correspondiente. En el caso de selección de Legajos como el siguiente: Si ingresa en el segundo campo un valor menor al del primero, automáticamente se reemplaza por el valor del primer campo, para facilitar el ingreso de datos Calendario o [F4] En las ventanas que piden fechas, puede tipear la fecha o puede ingresar una seleccionándola en forma gráfica. Por ejemplo elige la fecha de nacimiento de una persona y ve lo siguiente: Tipeé la fecha (si solo pone el día, el programa le asigna el mes y año en curso o si pone el día y mes el programa pone el año en curso) o presione en o la tecla de Función [F4] y ve lo siguiente: para que can- Seleccione el año, el mes y hace doble clic en la fecha para que la seleccione, o celar. En el caso de ingreso de rango de fechas como el siguiente: Y si coloca la segunda fecha menor que la primera, automáticamente se pone el valor de la primera, para facilitar el ingreso de datos Ingreso de Hora Tipeé o seleccione la hora y los minutos por separado haciendo clic en las flechas correspondientes. Hacia arriba sube de a uno, hacia abajo disminuye. Todos los reportes e informes se visualizan en horas y minutos salvo el archivo de liquidación que es en horas y décimas. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

21 Control de registros Permite moverse por los registros de una tabla. Sus partes son las siguientes: Primer Registro Registro Anterior Siguiente Registro Último Registro 1ª Zona de Registro 2ª Zona de Registro Muestra el primer registro. Muestra el registro anterior. Muestra el registro siguiente. Muestra el último registro. Muestra el campo por el cual esta ordenado, puede ser el código, el número de legajo, la fecha, etc. Muestra un campo asociado a la 1ª zona, puede ser la descripción, el Apellido y Nombre, el día de la semana, etc. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

22 2.3. Barra de Herramientas comunes Muchas de las ventanas de diálogo poseen esta barra. Las funciones de los botones correspondientes se ven en Configuración/Nacionalidades 2.4. Barra de Herramientas Principal Esta barra solo tiene accesos directos o atajos a los elementos que hay dentro de los menús. En la imagen ve el nombre de cada uno de ellos. También puede ver el nombre de cada uno posicionando el puntero del Mouse sobre el botón, al cabo de esperar unos segundos aparece un recuadro con el nombre del botón, por ejemplo: pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

23 3. Menús en profundidad Aquí ve cuales son todas las opciones del menú y sus funciones Menú Configuración Para que comience a utilizar el Pharaoh de manera eficiente y sacarle el máximo provecho al software es muy importante que primero revise y configure las opciones de este menú, ya que el modo en que funciona el sistema depende de cómo se lo personalice. El menú Configuración, se compone de: A continuación veremos para que sirven, y como se configuran cada uno de estos. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

24 Configuración/Nacionalidades IMPORTANTE: En esta opción se explicara en detalle como se hace para agregar, modificar, eliminar, imprimir, generar archivos y buscar información. La forma de hacerlo es exactamente igual en todas las tablas del sistema, por lo tanto se explicaran en este punto y en el resto del manual se hará referencia a este punto. Ingrese los distintos tipos de nacionalidades con la cual se puede trabajar, esta información está relacionada con el personal a. Agregar Agregue un nuevo registro de la tabla con un clic en el botón y ve: En esta ventana ve dos campos a llenar: Código Es un único número que identifica la nacionalidad a ingresar, debe ser un número distinto a todos los ya ingresados Descripción Texto que identifica de la nacionalidad. Una vez creados o modificados los campos con la información que desea, haga clic en y la nacionalidad se habrá actualizado. El botón cumple la misma función y pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

25 además cierra la caja de diálogo. En el caso de haber entrado solo para ver o por equivocación puede salir de esa ventana sin hacer cambio alguno hace clic en o b. Modificar Modifique un registro ya creado de la tabla con un clic en el botón y ve: En esta ventana ve dos campos a llenar: Código Descripción Número que identifica la nacionalidad Texto que identifica de la nacionalidad. El campo Código no lo puede modificar, ya que es un identificador único y no lo puede repetir. Por ejemplo: Tiene un legajo al cual le asigno la nacionalidad Chilena que tiene el código 20. Si modifica el campo Descripción del código 20 que le corresponde a Chile y le pone por ejemplo Paraguay, entonces en el legajo cambia su nacionalidad de Chile por Paraguay c. Eliminar Elimina el registro que tengamos seleccionado, si lo presiona, ve lo siguiente: Acepta el borrado del registro / Cancela el borrado del registro. Si entra solo para ver o por equivocación hace clic en o y sale de esa ventana sin hacer cambios. NOTA: En el caso que haya alguna una o varias tablas que dependan del registro que quiere eliminar, el sistema advierte que no lo puede borrar porque hay información cargada. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

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27 3.1.1.d. Imprimir Puede Imprimir los datos, informes, etc. Antes de imprimir hace una vista previa la cual se detalla en el Apéndice 1. Vista Preliminar de Impresión e. Generar Archivo Microsoft Excel Exporte la lista a un archivo Microsoft Excel. Nombre del Archivo Cerrar Nombre del archivo XLS a generar. Puede dejar el nombre asignado o lo puede cambiar a conveniencia. NOTA: El archivo se guarda en la ubicación preestablecida (Según 8. Recursos.ini) Acepta el nombre del archivo y lo genera. Cancela la generación del archivo. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

28 3.1.1.f. Generar Archivo de Texto Esta es otra de las herramientas genéricas y funciona igual que la herramienta Generar Archivo Microsoft Excel con la diferencia que en ves de exportar a una planilla de Microsoft Excel lo exporta a un archivo de texto. (.TXT) Nombre del Archivo Cerrar Nombre del archivo TXT a generar. Puede dejar el nombre asignado o lo puede cambiar a conveniencia. NOTA: El archivo se guarda en la ubicación preestablecida (Según 8. Recursos.ini ) Acepta el nombre del archivo y lo genera. Cancela la generación del archivo g. Zona de Búsqueda o filtro de información de una tabla Muchas ventanas de diálogo muestran tablas que pueden contener gran cantidad de registros, por lo que resulta útil mostrar solo uno o varios con la ayuda de la zona de búsqueda. En la parte superior hay dos o más campos para llenar, estos sirven solo para buscar o filtrar un dato en la lista que ve en la zona inferior de la pantalla. En este caso, puede buscar tanto por código como por descripción. Si busca por código se posiciona con el cursor en el recuadro código y escribe el número de código requerido. Cuando no recuerda el número puede buscar por Descripción, se posiciona en el recuadro correspondiente y escribe la que este buscando. A medida que encuentra coincidencias con las letras que van ingresando, la lista muestra solamente estas. Por ejemplo: Buscando la Nacionalidad, tipeé la [c] como primer letra de la descripción y obtiene: Chileno y Colombiano. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

29 3.1.1.h. Cerrar Cierra la ventana en uso (011)

30 Configuración/Provincias En este punto configura las Provincias. Por la metodología vea Configuración/ Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica la Provincia. Texto descriptor del código de la provincia. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

31 Configuración/Localidades En este punto configura las Localidades. Por metodología vea Configuración/ Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica la localidad. Texto descriptor del código de la localidad. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

32 Configuración/Empresas En este punto configura las distintas empresas que pueda tener. Por metodología vea Configuración/ Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica la empresa. Texto descriptor del código de la empresa. Al Agregar o Modificar una Empresa ve lo siguiente: pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

33 Aquí registra los datos de la Empresa: Código Razón Social Tipo CUIT Domicilio / Numero / Piso / Dpto. Código Postal Provincia Localidad Teléfono Mail Contacto Observación Es un número único distinto a todos los ya ingresados, que identifica la Empresa. Texto descriptor de la Empresa. Seleccione Interna o Externa. CUIT correspondiente Datos del Domicilio Código Postal según Configuración/Provincias según Configuración/Localidades Números de Teléfono Dirección de mail Contacto o Responsable Libre pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

34 Configuración/Plantas En este punto configura las distintas plantas, edificios y/o sucursales que pueda tener. Por metodología vea Configuración/Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica la Planta. Texto descriptor del código de la Planta. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

35 Configuración/Sectores Configure los distintos Sectores de la empresa y a su vez las Secciones de cada Sector. Por metodología vea Configuración/Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica al Sector. Texto descriptor del código del Sector. Al Agregar o Modificar un Sector ve lo siguiente: pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

36 Sector Descripción Sección Descripción Este es el código que identifica el Sector a ingresar, debe ser un número irrepetible. Texto que identifica el Sector Este es el código que identifica a la Sección dentro del Sector Texto descriptor del código de la Sección. Una vez llenos los campos de Sector y Descripción, debe decidir si va a crear secciones. De no querer dividirlo en secciones pulsa simplemente. Para agregarle Secciones debe presionar crear pero no se sale de la ventana., de esa manera graba el Sector que acaba de Para configurar las secciones se presentan los botones de, y Y al o una Sección ve lo siguiente: pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

37 Sección Descripción Este es el código que identifica la Sección a ingresar o modificar, debe ser un número distinto a todos los ya ingresados. Texto descriptor del código de la Sección. Al una Sección se ve como c. Eliminar pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

38 Configuración/Grupos de Trabajo Maneje los Grupos como quiera, para subdividir el personal, por lo que le resulte mas útil y conveniente. Por ejemplo: los grupos para las rotaciones de horarios, las empleadas en amamantamiento para un cálculo diferencial de horas, etc. Por metodología vea Configuración/Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica el Grupo. Texto descriptor del código del Grupo pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

39 Configuración/Convenios En este punto define los Convenios de Trabajo y de estos los días de Vacaciones y Feriados del Gremio. Por metodología vea Configuración/Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica el Convenio. Texto descriptor del código del Convenio. Al Agregar o Modificar un Convenio ve una ventana con dos solapas: Código Descripción Este es el código que identifica el Convenio a ingresar, debe ser un número distinto a todos los ya ingresados. Texto descriptor del código del Convenio. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

40 3.1.8.A. Configuración/Convenios Solapa Días de vacaciones según antigüedad Días Trabajados Años / Meses Días Si la antigüedad es menor a 6 meses informa 1 día por cada x trabajdos. Especifica hasta cuantos años y meses debe tener de antigüedad para determinada cantidad de días de vacaciones. Cantidad de días de vacaciones para la condición anterior. Al o los Días de Vacaciones según Antigüedad ve lo siguiente: Años / Meses Días Cantidad máxima de años y meses para la condición Cantidad de días correspondientes a la condición pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

41 Debe ingresar cuantos días de vacaciones le corresponde dependiendo de la antigüedad. Por ejemplo: hasta 5 años le corresponden 14 días de vacaciones, hasta 10 años le corresponden 21 días de vacaciones. Si quiere agregar estos dos ejemplos debe poner en el campo Año 5, Meses 0 y en Días 14, presione. Luego volver a presionar sobre y llene con los otros datos deseados. Al Días de Vacaciones se ve como c. Eliminar B. Configuración/Convenios Solapa Feriados Aquí define el o los feriados que corresponden a todo el personal que sean del gremio o convenio de trabajo determinado. Fecha Descripción Fecha del Feriado por Convenio Texto que identifica al Feriado. Se presentan los botones de, y Al o un Feriado presenta una ventana: pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

42 Fecha Fecha del feriado de convenio. Vea Calendario o [F4] Descripción Texto descriptivo del feriado. Código para Mensuales / Jornales Por Feriado / Feriado Trabajado Estos códigos serán informados para la liquidación de sueldos correspondiente a los Mensuales / Jornales. Estos códigos serán informados para la liquidación de sueldos correspondiente a los Feriado / Feriado Trabajado. Al un Feriado por Convenio se ve como c. Eliminar Reglas de Control En este punto define las reglas de control. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

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44 Planificación Tope: Es el tope de horas semanales para controlar la carga. Cta. Cte. de Horas Según si el personal es Mensual o Jornal se puede configurar: Entre que días del periodo se toma la Cta. Cte. Que hacer con el saldo restante de un periodo. Pasar de periodo: el saldo es pasado al periodo siguiente. Liquidar el saldo: de acuerdo a si el saldo es positivo o negativo lo liquida con el concepto de pago o descuento. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

45 Configuración/Feriados En este punto define los Feriados generales a todo el personal (Nacionales, Opcionales, Empresariales) y los códigos a notificar al sistema de liquidación, que pueden ser: Feriados Trabajados, No Trabajados, para Mensuales y/o Jornales. Se pueden notificar en horas (Cantidad a trabajar ese día según el horario correspondiente) o días. Metodología Ver Configuración/Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Fecha Descripción Traslado Fecha original del feriado. Nombre del feriado. Fecha, que por ley u otro motivo, a la cual se traslada el feriado, utilizada para los cálculos. Generar Feriados Con esta opción puede generar todos los feriados del año que desee (También los de Convenio, según Configuración/Convenios, aunque conviene revisarlos) con los códigos y tipos del año anterior, con excepción de Jueves y Viernes Santo, estos los debe cargar manualmente. Al pulsar se ve lo siguiente: Seleccione el año a generar los feriados y luego pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

46 Al Agregar o Modificar un Feriado vemos lo siguiente: Fecha Descripción Es la fecha real del feriado. Texto descriptor del feriado. Traslado Tipo No informar si se Trabajo Código para Mensuales / Jornales Por Feriado / Feriado Trabajado Informar en horas Es la fecha a la cual se traslada el feriado. Con esta se hace el control. Usado para el cálculo del tipo de Horas ( Configuración/Tipos de Horas). Seleccione entre: Nacional Opcional Empresarial Si la persona fue a trabajar en el feriado y generó horas por feriado trabajado no lo informa. Estos códigos serán informados para la liquidación de sueldos correspondiente a los Mensuales / Jornales. Estos códigos serán informados para la liquidación de sueldos correspondiente a los Feriado / Feriado Trabajado. Si tilda esta opción informa el feriado en cantidad de horas, de lo contrario en cantidad de días. Los días en que se informa el Feriado: Todos los días En Laborales En No Laborales En Hábiles En No Hábiles pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

47 Configuración/Novedades Aquí define las distintas posibilidades a informar, que indican o justifican, las diferencias entre las fichadas de un legajo y su horario asignado de trabajo. Por metodología vea Configuración/Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción ID Tipo Este es el código que identifica la novedad. El texto que identifica la novedad Es un identificador para la novedad, aparece en el Informes/Consulta anual y Informes/Consulta Mensual. Es el tipo de novedad de que se trata Al agregar o modificar una Novedad ve una ventana con dos solapas, la primera: pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

48 A. Configuración/Novedades Solapa Características Código Descripción Tipo Identificador Color Códigos de Liquidación Mensuales / Jornales Este es el código que identifica la novedad a ingresar, debe ser un número distinto a todos los ya ingresados. Texto descriptor de la novedad. Es el tipo de novedad de que se trata. Los disponibles son: Llegada Tarde Incumplimiento Salida Anticipada Ausencia Licencia Accidente Vacaciones Suspensión Es un identificador para la novedad, aparece en el Informes/Consulta anual y Informes/Consulta Mensual. Color que le asigna a la novedad, para ver en las consultas y reportes. Estos códigos serán informados para la liquidación de sueldos de Mensuales y Jornales. Puede poner hasta dos códigos distintos por cada uno pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

49 Informar en Horas Informa en Días u horas. Calcular horas como presencia: Al configurar en algunas novedades este campo, y eso mismo en las reglas de horas que se desea, cada vez que se cargue una novedad de estas, el sistema realizará el cálculo de las horas también configuradas para tal fin, como si la persona hubiera fichado en su horario normal. Ejemplo: Si la persona tiene un horario de 09:00 a 18:00 En el cálculo de las reglas de las horas normal esta definido de calcular presencia. En la novedad Accidente, también esta definido calcular presencia. Un día la persona no vino, el sistema le generó Ausente sin aviso, si esa novedad se cambia por Accidente, a parte de cambiar la novedad dispara las reglas de las horas normal, simulando como si hubiera fichado la entrada y la salida a las 09:00 y 18: B. Configuración/Novedades Solapa Controles Si necesita generar una Novedad adicional o Cantidad de una Novedad que dependa del día de la semana y/o feriado, aquí configura estos tipos de Novedad adicionales y sus factores. Por ejemplo: En el caso de Ausencia por enfermedad se pueden generar adicionales como ser: Jueves 1 vez adicional por enfermedad. Viernes 1,5 veces adicional por enfermedad. Feriado Nacional 3 veces adicional por enfermedad pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

50 Suspender Tarjeta Calcular horas como presencia Descontar de días Informar Feriados Tipo de Control Cantidad anual Desde el mes / hasta Tope de carga Con esta opción hace que el sistema le informe al reloj que al legajo al cual se aplica no le permita fichar el día signado. IMPORTANTE: Solo funciona bien teniendo configurada la transferencia automática, de no ser así no tiene sentido usar esta opción ya que las comunicaciones con el reloj se producen a destiempo. Conjuntamente con las reglas de tipos de horas (según Configuración/Tipos de Horas) le permite ante una ausencia, licencia o accidente que se genere automáticamente uno a varios Tipos de hora (como si hubiera fichado en su horario normal) la cantidad de horas del día definida en su horario según Configuración/Horarios. Descuenta el día, de los días trabajados para el calculo de los días de vacaciones, en caso de menos de 6 meses de antigüedad. Informa el feriado si la novedad esta cargada, caso contrario no lo informa. Define si usar Cuenta Corriente de Horas o de Novedades: Ninguno. Franco compensatorio (para Cuenta Corriente de horas). Compensa la cantidad de horas de una jornada, según su horario, con la misma cantidad de horas de Extras acumuladas. Jornada Reducida (para Cuenta Corriente de horas). Compensa una cantidad de horas libre, con la misma cantidad de horas de Extras acumuladas. Esta novedad debe ser de tipo Llegada tarde, Salida anticipada, o Incumplimiento. Para compensar horas debe tener previamente horas a cuenta. Cuenta Corriente de Novedades Como por ejemplo: Vacaciones (basadas en la antigüedad) y Licencia por Examen (10 anuales) Máximo valor al año de la novedad acumulada y controlada en la cuenta corriente de Novedades. Se habilita al seleccionar el tipo de control correspondiente. Rango de meses para el control de la novedad en cuenta corriente. Es la cantidad que controla al querer cargar una novedad en un rango de fechas C. Configuración/Novedades Solapa Causas Si se necesita controlar distintos causales para la novedad, por ejemplo en caso de enfermedad, Gripe, angina, etc. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

51 D. Configuración/Novedades Solapa Novedades Adicionales Si necesita generar una Novedad adicional o Cantidad de una Novedad que dependa del día de la semana y/o feriado, aquí configura estos tipos de Novedad adicionales y sus factores. Por ejemplo: En el caso de Ausencia por enfermedad se pueden generar adicionales como ser: Jueves 1 vez adicional por enfermedad. Viernes 1,5 veces adicional por enfermedad. Feriado Nacional 3 veces adicional por enfermedad pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

52 Novedad (Domingo Sábado / Feriado) Factor Novedad predefinida para ese día de la semana. Múltiplo de valor de la Novedad para ese día de la semana. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

53 Configuración/Otras Novedades Puede registrar la Fecha, el Legajo y una cantidad o monto en dinero, de otra clase de Novedades que no están relacionados directamente con el control horario, y si con los Legajos, como: Ticket de comida, pagos, adelantos de sueldos, comisiones, entrega de útiles escolares, ropa de trabajo, certificados, cambios de tarjeta, apercibimientos, sanciones, notas, horas de capacitación, etc. Además puede ponerle códigos de liquidación para informarlo al programa de sueldos. Por metodología vea Configuración/ Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica a la Otra Novedad. Texto descriptor del código de la Otra Novedad. Al agregar o modificar Otra Novedad se puede ver: Código Descripción Este es el código que identifica la novedad a ingresar, debe ser un número distinto a todos los ya ingresados. Texto descriptor del código de la novedad. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

54 Códigos de liquidación para Mensuales / Jornales Color Informar Estos códigos, que pueden ser hasta dos, serán informados para la liquidación de sueldos. El color con que imprime la novedad, en las consultas y reportes Esta opción es importante al crear el archivo de liquidación, para que lo informe correctamente. Seleccione de: Valor (Ej.: 2 tickets) Horas (1,5 Horas de Capacitación) pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

55 Configuración/Premios Aquí define los distintos premios por asistencia que quiera controlar. Cada premio es un valor, (que puede corresponder a un porcentaje), que consta de un valor inicial al Premio Ganado (por ejemplo 100), al cual se le pueden descontar determinados valores (10, 20,100) dependiendo de las condiciones impuestas (Dos Ausencias, Tres Llegadas Tarde, Treinta minutos de Salida anticipada, etc.). Por metodología vea Configuración/Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción Este es el código que identifica el Premio. Texto descriptor del código del Premio. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

56 Al Agregar o Modificar el Premio se puede ver: Código Descripción Este es el código que identifica al premio, debe ser un número distinto a todos los ya ingresados. Texto descriptor del código del Premio. Valor Inicial Código para Mensuales / Jornales Valor máximo que informará en caso de ganar el premio. A medida que se cumplan las condiciones, se descontaran de este valor. Los códigos de liquidación son los que serán informados para la liquidación de sueldos. Condiciones Se presentan los botones de, y Novedades Se presentan los botones de y Para definir el control del premio se deben dar cualquiera de las distintas condiciones. pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

57 Al o una Condición presenta la ventana: Condición Tipo Cantidad Código enumerativo de la condición a detectar. Es el tipo de control que puede ser: Cantidad de una Novedad (Ausencia, tarde, etc.) Horas de una Novedad. (Horas tarde, horas salida anticipada, etc.) Horas o Cantidad que debe cumplir la condición para descontar el premio. Valor a Descontar El valor a descontar del inicial en caso de que se cumpla la condición. El 100 indica todo el premio. Al una Condición se ve como c. Eliminar Al una o más Novedades a cumplir por cada condición ve: Novedad Escriba el código o seleccione la novedad según Configuración/Novedades que controla el premio. Al una Novedad se ve como c. Eliminar pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

58 Configuración/Horarios En este punto define los distintos horarios a utilizar. El ideal es que ponga todos los horarios posibles (incluidos los de Rotaciones) aquí de antemano. Por metodología vea Configuración/ Nacionalidades. Zona de Búsqueda. Ingrese el código o la descripción a buscar, y vera en la grilla inferior la primer coincidencia. Código Descripción ID Este es el código que identifica al Horario. Texto descriptor del código del Horario. Identificación corta del horario que lee en los informes. Los Horarios son aquellos rangos de horas en los cuales se les considera horas normales de trabajo del Personal pharaoh@awardsupport.com.ar (011)

59 Al agregar o modificar un Horario se ve: Código Descripción Identificador Color Día (Domingo Sábado / Feriado) Entrada / Salida (Para cada día) Descanso Hs. del Día Límite del día Este es el código que identifica el horario a ingresar, debe ser un número distinto a todos los ya ingresados. Texto descriptor del código del horario. Es un identificador para el horario, este aparece en el informe de planillas horarias. Es el color que se le asigna al horario, de esta forma en las consultas y reportes estas aparecen pintadas con ese color Configure que días son laborales (Con Tilde) y cuales no. Ingrese la hora de Entrada y de Salida del día de la semana en el horario. La diferencia entre ambas determinan las horas a trabajar. Importante: Ponga siempre a todos los días y feriado ambas horas, aunque el día no sea laboral. Ya que si un Legajo asignado a este horario, ficha en ese día no laboral el sistema sepa como asignar las fichadas que recibe. Tiempo máximo que se puede tomar como descanso, tomando todas las entradas y salidas (Fichadas) dentro del horario, para el calculo de incumplimiento. Ingrese la cantidad de horas del día de la semana que se tomarán en cuenta en las Novedades (para Jornales) de por ejemplo: las del tipo ausencias o licencias. Sirve para determina que porcentaje del tiempo entre la salida de un día y la entrada del otro corresponde a uno u otro, de esta forma el sistema sabe a que día pharaoh@awardsupport.com.ar (011)