MANUAL DE USUARIO ASISTENTE ADMINISTRATIVO. Ventas Página 1 de 19

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1 MANUAL DE USUARIO ASISTENTE ADMINISTRATIVO Ventas Página 1 de 19

2 ÍNDICE 1. Introducción 1.1. Generalidades 1.2. Integración de Movimientos 2. Compras Entrada de Compra Compras a consignación Devolución compra Devolución compra consignación. 3. Inventarios 3.1. Orden Traspaso Salida Traspaso Recibo Traspaso Transferencias Entrada Defectos 4. Tesorería Apertura de caja Corte Parcial Caja Corte Caja Depósito. 5. Cuentas por Cobrar 5.1. Anticipo Cobro Aplicación de Nota de crédito. 6. Cuentas por Pagar Anticipo. 7. Gastos Requisición de suministros Solicitud de gastos de viáticos Comprobante de gastos de viáticos Caja chica Reembolso. 8. Caso práctico. Introducción Ventas Página 2 de 19

3 GENERALIDADES Las funciones de un asistente administrativo dentro de la empresa son críticas debido al manejo de información confidencial y ejecución de procesos que requieren conocimiento de diferentes áreas de la compañía. El ciclo que se ilustra a continuación muestra de forma rápida y esquemática los pasos a cubrir en el sistema de acuerdo a las funciones del asistente administrativo dentro de Harley - Davidson. Ventas Página 3 de 19

4 FUNCIONES DE DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO ANTECESOR MÓDULO DE COMPRAS SUCESOR Orden de Compra Entrada de Compra Entrada de Compra en CXC Recibo Traspaso (de sucursal) Recibo Traspaso (de importación) Compra Consignación Devolución Compra Consignación Aplicación de Nota de Crédito Factura (Ventas) MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR Pedido Anticipo Factura GASTOS Solicitud de Gastos de viáticos Comprobante Ventas Página 4 de 19

5 FUNCIONES DE DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO ANTECESOR MÓDULO DE INVENTARIOS SUCESOR Orden Traspaso Salida Traspaso Recibo Traspaso (de sucursal) MÓDULO DE TESORERÍA Apertura Caja Corte Parcial Caja Depósito Corte Caja MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR Pedido Anticipo Factura Factura Cobro Ventas Página 5 de 19

6 FUNCIONES DE DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO GASTOS Solicitud de Gastos de viáticos Comprobante Requisición de suministros (Ventas) Caja Chica Solicitud de cheque Reembolso Solicitud Anticipo Comprobante Anticipo Ventas Página 6 de 19

7 Movimientos COMPRAS Entrada de Compra Este movimiento es generado por el asistente administrativo y/o Gerente de Sucursal cuando artículos NO IMPORTADOS son recibidos en sucursal. En el movimiento Entrada de Compra requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Entrada Compra. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Cliente: Proveedor que surte la mercancía. Lista Precios: Precio Lista Agente: Clave del comprador Almacén: Almacén de donde se surtirá el artículo (Obligatorio) Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionados al movimiento. Descuento Global: Descuento que aplica al movimiento de acuerdo al proveedor. Factura / OC: Número de la factura del proveedor. Ventas Página 7 de 19

8 Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo y afecte al módulo de Cuentas por Pagar. El movimiento queda en estatus CONCLUIDO. Compra Consignación Este movimiento es generado por el asistente administrativo y/o Gerente de Sucursal cuando artículos consignados son recibidos en sucursal. (Ejemplo: Lentes) En el movimiento Compra Consignación requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Compra Consignacion Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Cliente: Proveedor que surte la mercancía. Lista Precios: Precio Lista Agente: Clave del comprador Almacén: Almacén de donde se surtirá el artículo (Obligatorio) Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionados al movimiento. Descuento Global: Descuento que aplica al movimiento de acuerdo al proveedor. Factura / OC: Número de referencia de la remisión del proveedor. Ventas Página 8 de 19

9 Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que el sistema asigne un número consecutivo automáticamente los artículos ingresados estén disponibles para su venta. Nota: Una vez que se facturen los artículos consignados se generará una Entrada de Compra en el módulo de compras y su respectiva cuenta por pagar al proveedor. Devolución Compra Este movimiento es generado por el asistente administrativo cuando se requiere generar una devolución de compra por mercancía defectuosa, intercambiada o en mal estado. Ventas Página 9 de 19

10 Movimiento: Devolución de Compra Moneda: Moneda en cual se realiza el movimiento (pesos o dólares) Concepto: En este caso siempre se utilizará el concepto Devoluciones sobre compra Proveedor: Clave del proveedor que origina la devolución. Almacén: Almacén correspondiente al movimiento (por sucursal). En este movimiento se indica el artículo que se va a regresar al proveedor o bien se mantendrá en cuarentena en caso de ser defectuoso. Situación: Pendiente por Autorizar: La Asistente ingresará a la situación para solicitar la autorización de la devolución. Autorizada: El Gerente de sucursal validara esta devolución para autorizarla. Para concluir este movimiento solo es necesario afectarlo y generará un número consecutivo y la nota de crédito al proveedor. Devolución Compra Consignación Este movimiento es generado por el asistente administrativo y/o Gerente de Sucursal cuando artículos consignados son devueltos al proveedor. (Ejemplo: Lentes) Ventas Página 10 de 19

11 Movimiento: Dev. Compra Consig. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Cliente: Proveedor que surte la mercancía. Lista Precios: Precio Lista Agente: Clave del comprador Almacén: Almacén de donde se surtirá el artículo (Obligatorio) Condiciones de Pago: Condiciones de pago relacionados al movimiento. Descuento Global: Descuento que aplica al movimiento de acuerdo al proveedor. Factura / OC: Número de referencia de devolución del proveedor. Una vez que se ingresados los datos, se da click en el botón de Situación para cambiar a Pendiente por Autorizar y se da clic en el botón Guardar para que el encargado de Mercancías Generales autorice la devolución al proveedor. INVENTARIOS Orden Traspaso Este movimiento es generado por el asistente administrativo cuando se requiere generar un traslado de mercancía entre sucursales. Ventas Página 11 de 19

12 Movimiento: Orden Traspaso Moneda: CUALQUIER MOVIMIENTO QUE SE GENERE EN EL MÓDULO DE INVENTARIOS SE REALIZA EN PESOS. Tipo de Cambio: Siempre se utiliza Pesos por lo que el tipo de cambio es 1 en todos los casos. Almacén: Clave del almacén origen (del cual saldrá la mercancía) Almacén Destino: Clave del almacén destino (a donde se enviara la mercancía) Concepto: En este caso siempre se utilizará el concepto Traspaso entre sucursales Al afectar este movimiento nos genera un número consecutivo y el movimiento quedará en estatus Pendiente. Es necesario afectarlo nuevamente para generar una Salida Traspaso y confirmar que efectivamente esta saliendo la mercancía. Este mismo nos genera un movimiento Transito el cual se concluye al generar el Recibo Traspaso. Situación: Mercancía Recibida: En este movimiento es necesario afectar la situación de mercancía recibida como validación de este proceso. Este movimiento se concluye al afectar el Recibo Traspaso, generándonos un número consecutivo del mismo y afectando nuestras existencias en inventario. Transferencias Este movimiento es generado por el asistente administrativo cuando se requiere generar un traslado de mercancía de la misma sucursal pero a diferente ubicación, es decir, del almacén general a piso. Ventas Página 12 de 19

13 Movimiento: Transferencia Moneda: CUALQUIER MOVIMIENTO QUE SE GENERE EN EL MÓDULO DE INVENTARIOS SE REALIZA EN PESOS. Tipo de Cambio: Siempre se utiliza Pesos por lo que el tipo de cambio es 1 en todos los casos. Almacén: Clave del almacén origen (del cual saldrá la mercancía) Almacén Destino: Clave del almacén destino (a donde se enviara la mercancía) Concepto: En este caso siempre se utilizará el concepto Transferencia entre almacenes misma sucursal Para concluir este movimiento solo es necesario afectarlo y generará un número consecutivo automáticamente, afectando la ubicación de mi inventario. Entrada Defecto Este movimiento es generado por el asistente administrativo para ingresar mercancía defectuosa proveniente de una devolución de compra. Ventas Página 13 de 19

14 Movimiento: Entrada Defecto Moneda: Moneda en cual se realiza el movimiento (pesos o dólares) Almacén: Almacén de defectos correspondiente a la sucursal. Para concluir este movimiento solo es necesario afectarlo y generará un número consecutivo del movimiento y afectará las existencias de nuestro almacén de defectos. TESORERÍA Reembolso ( Tesorería) Este movimiento es generado por el Responsable de la caja chica cada vez que reciba el cheque o efectivo por concepto de Reembolso de la caja chica. Ventas Página 14 de 19

15 Movimiento: Reembolso Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Cuenta: Clave de la cuenta de caja chica. Concepto: Reembolso de caja chica. Cajero: Clave del empleado responsable de la caja chica. Centro de Costos: Se ingresa el centro de costos al que pertenece el responsable de caja chica. Importe: Se captura el importe que se recibió como reembolso de caja chica. Forma de pago: Efectivo / Cheque (forma de pago en que se recibió el reembolso). Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta y queda en estatus CONCLUIDO. Apertura de Caja ( Tesorería) Este movimiento es generado por el Asistente Administrativo cuando empiezan operaciones durante el día. Se genera una salida de efectivo del Fondo de Caja de Ventas y una entrada de fondos a cada una de las cajas de venta de la sucursal. Ventas Página 15 de 19

16 Movimiento: Apertura Caja Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Cuenta: Clave de la cuenta de fondo de ventas. Cuenta Destino: Clave de la cuenta que se abrirá. Concepto: Apertura caja sucursal. Cajero: Clave del empleado responsable de la caja de ventas. Centro de Costos: Se ingresa el centro de costos al que pertenece el cajero. Importe: Se captura el importe que se está trasladando de una cuenta a otra. Forma de pago: Efectivo. Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta y queda en estatus CONCLUIDO. Corte de Caja Parcial ( Tesorería) Este movimiento se realiza por el Cajero, sin embargo es bajo supervisión del Asistente Administrativo. Dependiendo de los depósitos que se realicen en los diferentes bancos y de las monedas recibidas como pago de los clientes, se realizarán Cortes Parciales de Caja. Una vez que quede únicamente el saldo que se dejará como Fondo de Caja de Venta se realiza un Corte Caja para que el saldo de la Caja de Ventas sea cero. Ventas Página 16 de 19

17 Movimiento: Corte Parcial Caja. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Cuenta: Clave de la cuenta de dinero de caja de ventas. Cuenta Destino: Clave de la cuenta bancaria donde se depositará. Concepto: Corte de Caja. Cajero: Clave del empleado responsable de la caja de ventas. Centro de Costos: Se ingresa el centro de costos al que pertenece el cajero. Importe: Se captura el importe que se está trasladando de una cuenta a otra. Forma de pago: Desglose de las formas de pago que se tienen al corte. Referencia: Número de cheque o ficha de depósito entregada por el cliente. Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta y queda en estatus CONCLUIDO. Corte Caja ( Tesorería) Este movimiento se realiza por el Cajero bajo supervisión del Asistente Administrativo después de todos los Cortes Parciales de Caja y es para dejar el fondo de caja de ventas. Ventas Página 17 de 19

18 Movimiento: Corte Caja. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Cuenta: Clave de la cuenta de dinero de caja de ventas. Cuenta Destino: Clave de la cuenta de fondo de caja de ventas. Concepto: Corte de Caja. Cajero: Clave del empleado responsable de la caja de ventas. Centro de Costos: Se ingresa el centro de costos al que pertenece el cajero. Importe: Se captura el importe que se está trasladando de una cuenta a otra. Forma de pago: Desglose de las formas de pago que se tienen al corte. Referencia: Número de cheque o ficha de depósito entregada por el cliente. Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta y queda en estatus CONCLUIDO. Solicitud Este movimiento es generado por quien solicite anticipos de viáticos. Ventas Página 18 de 19

19 Movimiento: Solicitud Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Acreedor: Clave del empleado solicitante Clasificación: GASTOS DE VIAJE Concepto: Motivo del gasto Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo. El movimiento queda en estatus Pendiente. Comprobante Este movimiento es generado por la persona que realice la comprobación de gastos. Movimiento: Comprobante Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Acreedor: Clave del empleado solicitante Clasificación: GASTOS DE VIAJE Concepto: Motivo del gasto Situaciones: Dentro de este movimiento se debe de ingresar a la situación: En espera de Autorización. Esta situación permitirá que una vez que el Gerente de Administración revise los comprobantes físicamente de su visto bueno como autorización. Ventas Página 19 de 19