RENDICIÓN Y EXAMEN DE CUENTAS. Mayo 2010

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1 RENDICIÓN Y EXAMEN DE CUENTAS Mayo 2010

2 ESQUEMA GENERAL AUDITORÍA OBSERVACIONES RENDICIÓN DE CUENTAS EXAMEN DE CUENTAS REPAROS (JUICIO DE CUENTAS) PROCEDIMIENTOS DISCIPLINARIOS 2

3 Tema I LA RENDICIÓN DE CUENTAS 3

4 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Concepto legal Ley N , artículo 85 Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos públicos, rendirá a la Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que determina la ley. 4

5 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Principios Generales Juridicidad Eficiencia Probidad Transparencia Eficacia Control 5

6 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Características Integra Fidedigna Oportuna Coherente Contenga la totalidad de la información requerida para respaldar los montos utilizados durante el período sujeto a revisión Que la información contenida se ajuste al principio de juridicidad Que sea presentada de acuerdo al marco que la regule Que la información sea reciente Ejecución de los fondos percibidos guarde estrecha relación con los objetivos para los cuales les fueron entregados 6

7 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Marco Regulatorio LOC Organización y Atribuciones de la CGR Art/1 Título VI (Art/85 y ss) DL 1263/75 Ley Orgánica sobre Administración Financiera del Estado Art/ 51 Art/52 Res. 759/03 Fija normas de procedimiento sobre Rendición de Cuentas Normas especiales Contrato; Convenio; Acuerdo; Etc. Art/54 7

8 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Generalidades Encargado de rendir (en los SS.PP.: Unidades Operativas / en las MUN: D.A.F. / responsabilidades administrativas y políticas rendición y examen); Alcance (totalidad de operaciones); Contenido (comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, respaldos de los mismos); Almacenamiento (sede Unidad Operativa). 8

9 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Oportunidad de las rendiciones Regla general: dentro de los 5 días hábiles siguientes al mes que corresponda (mes vencido) Regla especial: la que contenga el acuerdo, convenio, contrato o documento donde se formalizó la transferencia o aquel que determine la normativa aplicable 9

10 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Disponibilidad de las rendiciones Deberán conformarse y mantenerse a disposición de la CGR Documentación tributaria de las organizaciones intermedias obligadas a rendir cuentas, podrán presentarse copias autentificadas por el S.I.I. (dictamen /07) 10

11 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Expediente de rendición Serie ordenada de documentos en soporte de papel o electrónico, que comprueban las cuentas correspondientes a una rendición específica. 11

12 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Documentación constitutiva Comprobantes de ingreso + justificación; Comprobantes de egreso + justificación; Comprobantes de traspaso + documentación auténtica o su relación o ubicación que demuestra operaciones contables distintas de las antes reseñadas (Ej.: ajustes contables depreciación acumulada); Informes mensuales de Variaciones de la Gestión Financiera (Agregado de Variaciones de la Gestión Financiera Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria Analítico de Variaciones de la Deuda Pública); 12

13 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Documentación constitutiva Estados presupuestarios y financieros (balance estado de resultados informes del SIGFE); Registros de personas jurídicas receptoras de fondos públicos (ley N ); Cualquier otra documentación que permita justificar los ingresos o inversión de fondos públicos. 13

14 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Soporte documentación Auténtico Papel Electrónico 14

15 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Documentación auténtica en soporte papel Documento auténtico = documento original (ley N ,artículo 95 DL 1.263, artículo 55) Documentos digitalizados se consideran copias Excepción: que una ley exprese lo contrario (boletas de compraventa en el DL 825/74; dictamen /08) 15

16 LA RENDICIÓN DE CUENTAS Documentación auténtica en soporte electrónico Requiere autorización y asegurar el acceso a los sistemas (res 759); Documentos en formato digital que cuenten con niveles de resguardo y seguridad que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información (ley ). 16

17 Tema II EL EXAMEN DE CUENTAS 17

18 EL EXAMEN DE CUENTAS Definición Examen sistemático (intencionado) de la documentación que respalda las operaciones relacionadas con los recursos materiales, humanos, financieros y económicos de una entidad pública. Objetivos Comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad. 18

19 EL EXAMEN DE CUENTAS Aspectos abarcados Jurídicos Contables Pruebas de validación 19

20 EL EXAMEN DE CUENTAS Revisión de aspectos jurídicos Ajuste a la normativa vigente; Cumplimiento de los objetivos institucionales; Ajuste a las clasificaciones presupuestarias; Que los gastos cuenten con autorizaciones de funcionarios competentes; Que se acredite con documentación original del período examinado. 20

21 EL EXAMEN DE CUENTAS Revisión de aspectos contables Exactitud cuantitativa de las operaciones; El correspondiente registro. 21

22 EL EXAMEN DE CUENTAS Pruebas de validación Verificación de la efectividad y veracidad de las operaciones rendidas y revisadas. 22

23 EL EXAMEN DE CUENTAS Remesas entre unidades operativas de un mismo ente Regla general: revisión en la sede de la unidad receptora; Regla especial: acceso a los sistemas automatizados de información en que se almacene la información. 23

24 EL EXAMEN DE CUENTAS Transferencias entre Servicios Públicos Otorgante rinde la transferencia con el comprobante de ingreso emitido por el Receptor (especificando origen del aporte); Inversión de la transferencia (se incorpore o no al presupuesto de quien recibe) se examina en la sede del Receptor o acceso a los sistemas automatizados; Receptor debe enviar mensualmente al Otorgante un informe de inversión (detallando el monto recibidos en el mes, la inversión realizada y saldo disponible para el mes siguiente) 24

25 EL EXAMEN DE CUENTAS Transferencias al sector privado Acreditación: Comprobante de ingreso de entidad receptora, firmado por quien lo recibió; Obligación aportante: Exigir rendición (financiera y técnica) de cuentas de los fondos entregados; Revisar la cuenta para determinar la correcta inversión de los fondos y el cumplimiento de los objetivos planteados; Mantener los antecedentes a disposición de la CGR. 25

26 EL EXAMEN DE CUENTAS Observaciones recurrentes Falta de documentación de respaldo; Omisión de firmas de personas competentes; Presentación extemporánea del expediente de rendición; Documentación de respaldo que no corresponde al período de revisión; Documentación improcedente; Documentación adulterada. 26

27 Tema III CAUCIONES (FIANZAS) LEY , TÍTULO V (ARTÍCULOS 68 Y SIGUIENTES)

28 CAUCIONES Todo funcionario que tenga a cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Cargos deben estar identificados en la organización; Responsabilidad solidaria jefaturas si no velan por el cumplimiento de la obligación; 28

29 CAUCIONES Pueden consistir en seguros, fianzas y otras garantías que determine el reglamento que dicte el Presidente de la República (ley N de 2002), que fijará las modalidades, el monto y las condiciones de aquéllas, así como su cancelación y liquidación. Inherente al cargo y no genera fondo; Libre elección de compañía aseguradora. 29

30 FIANZAS Tipos de pólizas de fidelidad funcionaria Valores fiscales (manejo de fondos); Conducción (a cargo de vehículos fiscales); Permanencia (académicos de Ues públicas que salen en comisión de estudios). 30

31 FIANZAS Tramitación de la póliza de fianza Ingreso de la propuesta para registro CGR (plazo de vigencia de la póliza); Remisión de propuesta a la compañía de seguros; Compañía emite póliza y la remite a la CGR para su aceptación; Comunicación al ente público empleador comunicando la aceptación. 31

32 FIANZAS Valores involucrados Descuento mensual por trabajador: entre 0,52% y 0,7% del sueldo base; Cobertura general: hasta 24 meses de sueldo (sueldo base); Cobertura pólizas de conducción: hasta 12 meses de sueldo; Cobertura pólizas permanencia U. de Chile: cubren un monto aproximado de MM$23. 32

33 FIN 33

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