ACCESS I LECCIÓN N 7

Transcripción

1 Creación de una tabla mediante el Asistente para tablas Después de haber creado una base de datos, debe crear algunas tablas para que contengan los datos de la base de datos. La forma más fácil de crear una tabla es utilizar el Asistente para tablas, que le guía en el proceso de creación de una tabla. El asistente proporciona dos categorías de tablas: Negocios y Personal. La categoría Negocios contiene plantillas para tablas normales como Clientes, Empleados y Productos. Entre las opciones de la categoría Personal se encuentran Inventario doméstico, Recetas, Plantas y Registro de ejercicios. Cada una de las tablas contiene muchos campos que puede utilizar para la tabla. Por ejemplo, en la tabla Direcciones, puede elegir campos como Nombre, Apellidos, CódPostal, TeléfonoDomicilio, TeléfonoTrabajo y DirCorreoElectrónico. Para agregar un campo a la tabla, haga clic en el campo que desee. El Asistente para tablas también le pide que seleccione una clave principal para la tabla. Una clave principal es un campo que identifica exclusivamente cada registro de la tabla. Por ejemplo, el número de la seguridad social de una base de datos de empleados puede servir como clave principal ya que identifica exclusivamente a un empleado; dos empleados no pueden tener el mismo número de la seguridad social. Para comprender el valor de una clave principal, piense en los empleados de Adventure Works. Es bastante probable que el complejo pueda contratar a dos personas con el mismo nombre, como John Smith. Con una clave principal, cada uno de los John Smith tiene su propio número de identificación de empleado. Uno puede tener el Id. de empleado H110 y el otro, M220. En cuyo caso, utilizaría el Id. de empleado en vez del apellido para realizar el seguimiento de los datos de cada John Smith. Cuando utilice el Asistente para tablas con el fin de crear una tabla, puede seleccionar los campos a partir de muchas tablas de ejemplo distintas.

2 En este ejercicio, va a crear una tabla denominada tblproveedores, que contendrá información sobre las compañías que proporcionan materiales y servicios a Adventure Works. 1 Haga doble clic en Crear una tabla utilizando el asistente. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para tablas. 2 En la lista Tablas de ejemplo, desplácese hacia abajo y haga clic en Proveedores. En la lista Campos de ejemplo aparecen los campos posibles, con el campo IdProveedor ya seleccionado. Haga clic en el botón >> (Agregar todo) para agregar todos los campos de la lista Campos de ejemplo a la lista Campos en la nueva tabla.

3 3 Haga clic en el botón > (Agregar). El campo IdProveedor se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y Access selecciona el campo NombreProveedor, como muestra la siguiente ilustración. 4 Haga clic en el botón > (Agregar). El campo NombreProveedor se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla. 5 Haga clic en Dirección y en el botón > (Agregar). El campo Dirección se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y Access selecciona el campo Ciudad. 6 Haga clic en el botón > (Agregar). El campo Ciudad se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y Access selecciona el campo CódPostal.

4 Si desea que aparezca el campo EdoOProv sobre el campo CódPostal en la tabla acabada, agregue el campo EdoOProv a la lista Campos en la nueva tabla antes de agregar el campo CódPostal. 7 Repita el paso 6 para agregar los campos CódPostal y País o región a la lista Campos de la nueva tabla. 8 Haga clic en Siguiente. Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas.

5 Si desea elegir manualmente la clave principal de la tabla, haga clic en la opción No, yo asignaré la clave principal. El siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas le ayudará a elegir la clave principal. 9 En el cuadro Qué nombre desea dar a la tabla?, elimine el texto existente, escriba tblproveedores y, a continuación, compruebe que está seleccionada la opción Sí, deseo que se me asigne una clave principal. 10 Haga clic en Siguiente Aparece el siguiente cuadro de diálogo del Asistente para tablas.

6 Si está activada la casilla de verificación Mostrar Ayuda acerca de cómo trabajar con la tabla, se abrirá la Ayuda de Access cuando esté creada la tabla. El campo IdProveedor es el campo de clave principal que creó Access. En la siguiente sección de esta lección se trata el tipo de datos Autonumérico. 11 Compruebe que está seleccionada la opción Introducir datos directamente en la tabla y que está desactivada la casilla de verificación Mostrar Ayuda acerca de cómo trabajar con la tabla. 12 Haga clic en Finalizar. La nueva tabla, tblproveedores, aparece en la vista Hoja de datos.

7 13 En la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla, haga clic en el botón Vista. La tabla aparece en la vista Diseño. Access coloca un icono de llave junto al nombre del campo IdProveedor para indicar que es el campo de clave principal. Los nombres de campo que aparecen de izquierda a derecha en la vista Hoja de datos se muestran de arriba abajo en la columna Nombre del campo. 14 Haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la tabla tblproveedores. La tabla se cierra. Observe que tblproveedores aparece en la lista de nombres de tablas de la ventana Base de datos.