Nuevas herramientas para la Gestión del proyecto con Presto 12: del Arquitecto Técnico al Project Manager.

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1 Nuevas herramientas para la Gestión del proyecto con Presto 12: del Arquitecto Técnico al Project Manager. Martes, 26 de Junio de 2012, 18h00 a 20h00. Contenido La dirección económica tradicional de la ejecución, basada en las certificaciones y otras tareas administrativas, con origen en la LOE y la normativa de obra pública, se puede ampliar con nuevas actividades que aportan valor al proyecto, proporcionan información real sobre la situación de la obra y permiten tomar medidas a tiempo para mantener bajo control el coste y el plazo final. Como resultado, el profesional puede ofrecer un servicio más completo al cliente, adoptando un perfil más cercano al del gestor de proyectos, o Project Manager. Las nuevas funcionalidades de Presto 12 permiten que los profesionales individuales o en pequeños estudios puedan incorporar las metodologías de control y seguimiento más avanzadas, propias de las grandes empresas del sector, dentro de un entorno informático familiar y asequible. Programa 1.- Intercambio controlado de certificaciones y otra información de la obra entre los distintos agentes. 2.- Gestión de órdenes de cambio y modificados. 3.- Métodos para el seguimiento continuo del coste y el plazo en base a las certificaciones 4.- Planificación económica como alternativa a la planificación técnica o temporal. 5.- Planificación financiera de la ejecución, necesidades de fondos y flujo de caja. 6.- Globalización: cuadros de precios en otros países y traducción automática de presupuestos. 7.- Normalización: ISO Guidance on project management y otros estándares y clasificaciones internacionales. 8.- El futuro: análisis cuantitativo de riesgos. Ponentes D. Fernando G. Valderrama Arquitecto. Arquitecto Técnico. MBA. Director general Soft SA. Lugar Auditorio Eduardo González Velayos - Maestro Victoria 3, Madrid Organiza Pág. 1

2 Presentación Hoy vamos a hablar de Presto, pero no de presupuestos, sino de la etapa que va desde que se termina el proyecto hasta que se termina la obra, en la que el aparejador o arquitecto técnico o ingeniero de edificación tiene mayores atribuciones y mayores competencias en el proceso constructivo, y también las mayores oportunidades de negocio. En general, me centraré en el punto de vista del profesional o gestor del proyecto, aunque comentaré también algunos procesos más específicos de la empresa constructora. La certificación clásica Al principio de Presto, como en todas las etapas iniciales de la informática, el objetivo de un programa es imitar el mismo proceso que se hace manualmente, en este caso, imitar el papel. Las certificaciones se consideran básicamente como un documento, un impreso en el que se garantiza que lo que se va a abonar está realmente ejecutado. Separación de mediciones y certificaciones En versiones antiguas de Presto, las certificaciones se introducían de forma completamente separada de las mediciones. Había dos tablas y dos ventanas, y ninguna relación entre unas líneas y otras. Se podía certificar una línea del presupuesto introduciendo un número de mes o fase, pero Presto simplemente la copiaba a la ventana de certificaciones, manteniendo dos líneas totalmente independientes. Este sistema representa bien el trabajo en papel, donde no existe una relación entre unos datos y otros, pero la informática tiene que ofrecer algo más. Si las mediciones del presupuesto y las Pág. 2

3 certificaciones son completamente independientes, no se puede extraer mucha información sobre la marcha de la obra, cuando la obra ejecutada no es idéntica al proyecto, como ocurre habitualmente en la construcción. Hemos certificado 50 de un presupuesto de 100, pero no sabemos si esos 50 representan la mitad del presupuesto o una parte corresponde a modificaciones, complementarios, aumentos o cualquier otro cambio. Con ese sistema sólo se puede realizar un seguimiento pasivo. He pagado 50 y certifico que se han construido 50, pero no sé si el resultado final será 100 o 140. No sé qué parte del proyecto hemos construido, qué queda por construir y qué cambios han surgido con posterioridad al proyecto. Integración entre mediciones y certificaciones Los usuarios más avanzados pedían ir más allá, mantener un vínculo directo entre lo presupuestado y lo certificado. Esto se introdujo en Presto 10 y versiones posteriores. Opcionalmente, una línea del presupuesto se puede certificar asignando el mes en el que se ha ejecutado, pero no se duplica, sino que se mantiene como una sola línea. Si la línea se ha ejecutado sólo en parte, se puede desdoblar fácilmente para indicar este tratamiento parcialmente. Integración opcional de mediciones y certificaciones Cuando salió Presto 10 nos sorprendió que algunos usuarios nos llamaran porque no querían certificar de esta manera. En realidad, Presto 10 permitía seguir trabajando como siempre, unas líneas pueden ser sólo del presupuesto y otras sólo de la certificación, con Pág. 3

4 independencia total. Pero en Presto 10 habíamos dado prioridad a la manera integrada de certificar integrada y a primera vista parecía que no se podía hacer por separado, como antes. Sin embargo, el razonamiento de estos usuarios era interesante, ya que decían que la certificación y el presupuesto no se parecen en nada. Bien porque el presupuesto lo hace otro, o se hace para salir del paso y no refleja el proyecto, o no está orientado al proceso de ejecución, o hay tantos cambios entre proyecto y obra que no sirve como referencia. Esta actitud equivale a aceptar de antemano para todo el sector de la construcción que no se puede prever o planificar la que ocurrirá durante ejecución, que todo se decide sobre la marcha y saldrá lo que tenga que salir. Como no se puede comparar la situación en un momento dado con las estimaciones, tampoco se puede saber de qué manera terminará la obra, ni en coste ni en plazo. Nos propusimos incorporar un sistema de seguimiento basado en las certificaciones, de manera que fuera posible obtener muchos más resultados a partir de los mismos datos que se introducen habitualmente. Presupuesto por estados El primer paso es clasificar el presupuesto por estados de aprobación. El presupuesto inicial es negro, los modificados aprobados son verdes y los cambios del presupuesto pendientes de aprobación por el promotor o por la dirección de obra son rojos. Presupuesto por estados Sólo con esta separación obtenemos resultados mucho más informativos, porque sabemos cómo empezamos (negro), por dónde vamos (negro + verde) y tenemos una estimación de cómo Pág. 4

5 acabaremos, lo que llamamos presupuesto posible (negro + verde + rojo). Esto es útil incluso manteniendo la certificación por separado del presupuesto. El sistema de estados, además, permite realizar una gestión adaptada a la obra pública, donde el sistema del modificado o reformado aparece en todos los proyectos. Presto permite calcular, imprimir y gestionar todos los documentos administrativos necesarios, aunque no se use como herramienta de análisis. La certificación por estados La segunda fase es aprovechar el mecanismo de la certificación integrada con las mediciones, para quien desee ir más allá. Para ello, basta, como ya hemos visto, con indicar el número del mes sobre cada línea del presupuesto que haya sido ejecutada. Se trabaja algo más que en la certificación pasiva, pero como la línea contiene información sobre el estado de aprobación, obtenemos unos resultados muy detallados. Certificación tradicional, comparada con el presupuesto Presto separa la parte de la certificación que corresponde al presupuesto inicial (negro) y a los cambios aprobados (verde). En teoría, no podría haber certificación de cambios pendientes de aprobación, pero como en la construcción puede darse el caso, Presto la admite y la calcula. Estos resultados proporcionan datos muy interesantes, porque dan indicadores del avance de la obra, o proporción de obra ejecutada. Cuando existen cambios entre el proyecto y la ejecución, el avance no se puede obtener comparando lo pagado con lo presupuestado, porque tienen diferente base. Según eso, se terminaría la obra cuando la certificación alcanza el importe del presupuesto. Pág. 5

6 Certificación por estados de aprobación El avance se tiene que calcular comparando cantidades o importes de referencias similares, como lo certificado del presupuesto inicial frente a este presupuesto, o lo certificado del presupuesto aprobado frente a este presupuesto aprobado. El valor ganado Esta metodología, incorporada a Presto desde hace unos años, es una implementación del método de valor ganado, un procedimiento formalizado de seguimiento de costes y plazos completamente desconocido en la construcción española. En España siempre ha importado más controlar la diferencia entre ingresos y costes, lo que estamos ganando, en lugar de la diferencia entre previsiones y realidad, lo que ocurre frente a lo que dijimos que tenía que ocurrir. Los resultados del método del valor ganado se ven en este gráfico, generado por Excel con datos recibidos directamente de Presto. Gráfica del valor ganado para la dirección de obra Si comparamos directamente el coste actual con el importe planificado, estamos mezclando dos conceptos distintos. Por Pág. 6

7 ejemplo, un menor coste actual puede ser debido tanto a un ahorro como a un retraso. El valor ganado, en el modelo implantado en Presto para el uso del gestor del proyecto, es la parte del importe ejecutado que corresponde al presupuesto inicial. El valor ganado sí puede compararse con los otros dos valores. La comparación del valor ganado con el coste real es la desviación en coste (qué ha costado la obra ejecutada respecto a lo presupuestado para ella) y la comparación del valor ganado con el importe planificado es la desviación en plazo (qué parte de la obra está ejecutada respecto a lo planificado). Las dos desviaciones, que están mezcladas al comparar el coste y la planificación, se separan, informando si hay aumento de coste y disminución de plazo o cualquier otra combinación. Estimaciones del coste final La ventaja de utilizar un método universal es que tiene una terminología y un significado estándar. El presupuesto inicial es el BAC (Budget At Completion) y la estimación final, que se va actualizando de vez en cuando, es el EAT (Estimate At Completion). Hay varias formas de realizar esta previsión, más o menos conservadoras, en función de la marcha de la obra hasta el momento. Se puede suponer que la desviación en coste se mantendrá durante la ejecución restante, que disminuirá o incluso que aumentará, si además hay desviación en plazo. Valor ganado para la dirección de obra La utilización del método es una referencia normalizada, pero no impide que se realicen estimaciones personales sobre la situación de la obra. Si estas estimaciones difieren mucho de los resultados numéricos, será necesario analizar con detalle a qué se debe esa diferencia. El valor ganado es sólo una de las posibilidades de la utilización de Presto en la etapa posterior al proyecto, pero es quizás la que mejor explica la potencia de un sistema informático específico para la Pág. 7

8 construcción tal y como es en España y al mismo tiempo integrado en una cultura común, universal y normalizada, que los profesionales se van a encontrar si trabajan en el exterior, donde es muy habitual. El modelo económico completo El método del valor ganado descrito es una adaptación realizada en Presto, específica para el punto de vista del gestor del proyecto. Presto incorpora también la variante estándar, desde el punto de vista de la empresa constructora, donde los ingresos equivalen a los costes del promotor y los costes son sus costes reales de suministro y ejecución. Modelo económico completo de Presto El modelo económico completo de Presto recoge la gran complejidad de la construcción, al mismo tiempo que propone un sistema fácil de gestionar con la información que se maneja habitualmente en una obra. Comparación de ofertas Vamos a repasar otras posibilidades de Presto, por el orden en que aparecen durante la ejecución de la obra. Comparación de ofertas: media y desviación estándar Pág. 8

9 La comparación cuantitativa de ofertas es un servicio profesional que puede ir mucho más allá de determinar el importe más bajo. Presto proporciona varios procedimientos. Los promedios y las desviaciones estándar en horizontal permiten detectar riesgos, como unidades de obra mal definidas, que tienen precios excesivamente diferentes. Comparación de ofertas: valores acumulados La curva de financiación, que se obtiene de forma simplificada acumulando los importes en el orden del presupuesto, permite detectar ofertas que siendo económicamente buenas son financieramente malas, o contienen un alto riesgo de abandono de la obra. Se puede realizar un análisis financiero más preciso, como veremos más adelante. Análisis de riesgos económicos El análisis cuantitativo de riesgos es una mejora futura de Presto que resulta cada vez más necesaria. Esta técnica aplica a las cantidades o los precios del presupuesto valores probabilísticos en lugar de valores fijos. Comparación de ofertas por el método de MonteCarlo Pág. 9

10 Por ejemplo, se indica en cada unidad de obra su probabilidad de variación o aumento de medición entre el proyecto y la ejecución. Se generan cantidades aleatoriamente, pero dentro del margen de variación indicado, y se recalcula el presupuesto. Es necesario hacer un gran número de cálculos, obteniendo un histograma de valores posibles del presupuesto con su grado de probabilidad. Cuando se aplica a la comparación de ofertas, este sistema detecta las ofertas más económicas y las más arriesgadas de una manera que es imposible realizar a simple vista. También se puede aplicar para analizar el impacto de las variaciones de los precios de suministro, desde el punto de vista de la empresa constructora. Planificación económica La periodificación de las unidades de obra en el tiempo, o planificación económica, es un recurso muy potente de Presto, en el que se basan muchos de los resultados que describiremos a continuación. Esta planificación es generalmente mensual, aunque se puede usar otro período de tiempo. No requiere el nivel de detalle de una planificación técnica por diagrama de barras, que está orientada a la programación de la ejecución, no a los ingresos, referida a días y que contiene muchas actividades sin coste, como la obtención de licencias y permisos. Presto también puede generar un diagrama de barras y, en este caso, los dos sistemas son complementarios, pudiendo generarse uno a partir del otro. El diagrama de barras, en todo caso, puede mostrar las unidades de obra situadas en las fechas que corresponden a su planificación económica. El resultado es un sistema de integración de costes y tiempos que no se puede conseguir con ningún otro programa. Planificación económica: valores numéricos en tabla y en barras Para el gestor del proyecto, la planificación económica puede contener sólo certificaciones previsionales, asignando las unidades Pág. 10

11 de obra al mes o meses en que previsiblemente se van a ejecutar. Es posible incluso generar un reparto simplificado del gasto en el tiempo en base a una curva de tipo "S", suficiente para realizar análisis rápidos en las fases iniciales del proyecto. En el caso del promotor de viviendas, se pueden planificar tanto los ingresos previstos por ventas como los costes, como veremos más adelante. Desde el punto de vista de la empresa constructora, se puede añadir una planificación de costes, incluyendo los indirectos y proporcionales, para comparar con los ingresos. En fases iniciales del proyecto, Presto puede estimar estos costes directamente a partir de las certificaciones previsionales y el resultado se puede refinar a medida que se necesita mayor detalle. Planificación financiera El análisis de la financiación de la ejecución es un recurso nuevo de Presto 12, que permite obtener los fondos que hay que aportar al proyecto en cada momento, o los que genera. Para el gestor del proyecto, el análisis de la financiación puede aplicarse de forma simplificada a la comparación de ofertas, incorporando un ingreso final por el importe del edificio terminado, emulando el método de abono denominado alemán. También se puede realizar un análisis más preciso a partir de la planificación económica y la financiación real, como veremos más adelante al analizar la rentabilidad de promociones. Desde el punto de vista de la empresa constructora, este análisis detallado es crucial. Con Presto se puede realizar un análisis de financiación muy preciso incluso en fases iniciales del proyecto. El procedimiento parte de un presupuesto de ingresos, con su estimación de costes, que en las etapas iniciales puede ser el resultado de un margen global, y su planificación económica. Estos datos, que se conocen antes de iniciar una obra, son suficientes para obtener las necesidades de financiación si existe una herramienta de cálculo que realice los numerosos cálculos implicados. A partir de planificación de unidades de obra, Presto calcula las cantidades y las fechas en que son necesarios los suministros y los recursos, y sus costes, de forma simplificada o con todo detalle, si se dispone de descomposiciones. Los términos de pago se pueden asociar por naturalezas (materiales, mano de obra y maquinaria), o por grupos de compra, por proveedores o suministro a suministro. Pág. 11

12 Facturas y vencimientos de la ejecución Una vez bien introducidos estos datos, la obtención del flujo de fondos es inmediata y exacta. Presto crea facturas previsionales para todos los ingresos y todos los costes y genera sus vencimientos, asignados a sus fechas exactas en función de los términos de pago, con sus abonos y cobros de retención fiscal y de garantía y sus devoluciones, los impuestos soportados y los repercutidos. Se obtiene directamente el flujo de fondos, que indica las necesidades de financiación en cada momento, el VAN para una tasa de inversión predefinida y la TIR, o rentabilidad del proyecto, que permite compara diferentes alternativas entre sí. Se pueden realizar todo tipo de simulaciones, modificando cualquier parámetro y obteniendo inmediatamente el resultado. Por ejemplo, alterar los términos de pago del promotor o de los proveedores, o eliminar el margen para calcular la rentabilidad del proyecto que se debe exclusivamente a la gestión financiera del IVA. Presto regenera inmediatamente las facturas, los vencimientos y los resultados financieros. Necesidades de fondos sin financiación Pág. 12

13 Como están a disposición del usuario todos los recursos de Presto y el proceso es completamente transparente, se pueden realizar modificaciones en cualquier punto intermedio, como alterar las facturas generadas automáticamente y regenerar los vencimientos. En fases más avanzadas de la contratación se puede planificar la financiación en base a los contratos, proveedores, precios y condiciones de pago reales. Rentabilidad de promociones El análisis de rentabilidad de las promociones es un nuevo módulo de Presto que se basa en los dos recursos anteriores, la planificación económica y el análisis financiero. Ingresos y gastos periodificados Por una parte, Presto proporciona un modelo integral de los costes, teniendo en cuenta todos los tipos de gasto previsibles, periodificados en el tiempo y asignados a los agentes de la edificación correspondientes, con sus términos habituales de pago. Por otro lado genera las necesidades de fondos, y se pueden aplicar diferentes condiciones de financiación, aislada o conjuntamente, combinando recursos propios, préstamos hipotecarios y líneas de crédito, obteniendo sus los costes financieros de cada caso y sus rentabilidades. Intercambio de información Hasta ahora, Presto ha sido una herramienta muy optimizada para el trabajo con obras aisladas, con muchas posibilidades de exportación e importación pero de alcance más bien global. Presto 12 incluye opciones específicas, selectivas y controladas para la integración de datos entre agentes. Se pueden insertar en un presupuesto otros presupuestos, mediciones, datos de planificación y certificaciones, bajo control total del usuario que los recibe. El usuario envía la información dentro de una obra normal de Presto, Pág. 13

14 sin necesidad de realizar ninguna exportación o archivo intermedio, excepto eliminar la información que no desea transferir. El usuario que la recibe decide qué tipo de información incorporar. Por ejemplo, puede ser sólo la certificación actual. Presto le informa del impacto exacto de esta información en su presupuesto. Se visualizan las unidades de obra afectadas, su estado anterior y actual, el importe que representan los datos a transferir y cualquier otra diferencia entre la obra actual y la información recibida. El proceso distingue los estados de aprobación del presupuesto, ya comentados, de manera que permite transmitir órdenes de variación, que pueden ser nuevas líneas de presupuesto o cambios de estado entre líneas existentes. Los cambios pueden ser aprobados o no por el que recibe la obra. Ventana de comprobación de la información recibida La información, una vez filtrada y editada como se desee, se puede importar total o parcialmente. El sistema es bidireccional, de manera que la obra se puede devolver al otro agente para que realice el mismo proceso, a la inversa. La integración de datos es un método simple y auditable de comunicación multilateral entre agentes, más cómodo que los sistemas centralizados de información, pesados y rígidos, que se perciben como mecanismo de control entre las partes pero no sirven para proporcionar la información que cada uno necesita. Por tanto, es mucho más difícil implantarlos. Esta integración también se aplica ahora para importar mediciones, como las que provienen de programas de CAD, de manera que se tiene una información mucho más útil de su impacto. Consolidación de información La integración de la información de todos los presupuestos de un mismo usuario, por zonas o por clientes, se puede realizar con un módulo específico, Presto Integrador. Pág. 14

15 Se pueden integrar diferentes conjuntos de datos, desde los importes de los presupuestos a los conceptos utilizados con sus precios, los agentes de la edificación, proveedores y entidades del sistema de control de calidad. La integración de datos periodificados en el tiempo se realiza en base a las fechas, ya que las fases pueden ser diferentes, y se obtiene un calendario completo de la situación global de la ejecución de todas las obras, con todos los importes certificados, previstos, ejecutados, etc., visibles a nivel de obra, de grupo o de toda la empresa. Integración de obras: valores globales y valores periodificados Son accesibles todas las posibilidades de Presto, por lo que se pueden mantener varias alternativas de cada presupuesto, realizar estadísticas de costes, totalizar el estado de cuentas con los proveedores o usar como obra maestra de referencia para precios de conceptos y unidades de obra o como base de datos de proveedores. Seguimiento de la calidad Todos los temas comentados hasta ahora son del ámbito económico, pero Presto también proporciona un entorno común y normalizado para el establecimiento de una política de calidad, que incluye seguridad y salud, control de la calidad como tal, gestión ambiental y uso y mantenimiento de la obra terminada. Pág. 15

16 Seguimiento de incidencias a través de Internet Por un lado, Presto permite integrar el seguimiento de la calidad con el seguimiento de los costes, ya que toda la información se organiza dentro de la misma estructura del presupuesto, si se desea, y de la agenda de obra, y se puede incorporar documentación gráfica, fotografías, contratos, garantías y otros documentos. Por otra parte Presto Repasos, que se diseñó para gestionar la entrada de incidencias tras la entrega de viviendas a través de Internet, se ha convertido en un sistema completo de seguimiento de calidad en condiciones de movilidad, ya que permite dar de alta registros de no conformidad de cualquiera de las facetas de QMASS y gestiona automáticamente el flujo de trabajo entre los agentes hasta su resolución completa. Traducción automática Para terminar, quiero dedicar un apartado especial a la globalización. El sistema de traducción de presupuestos ha sido la novedad de Presto que ha causado más impacto en los últimos años, ya que representa una ayuda muy importante para los profesionales que trabajan en el extranjero. Obra en polaco y en español Pág. 16

17 Presto se basa en los servicios de traducción de Google. Aunque no sea perfecta, la traducción de una obra que recibimos en un idioma desconocido permite entenderla y presupuestarla perfectamente. El propio programa Presto también está disponible en los idiomas más habituales. Cuadros de precios internacionales Una petición recurrente de los últimos años ha sido la de disponer de cuadros de precios en otros idiomas. Muchas veces los profesionales no apreciamos lo que tenemos en nuestro país hasta que no comprobamos que en otros lugares no existe algo parecido. AllCostData Este ocurre con los cuadros de precios, de los cuales España es el mayor productor del mundo. Sin embargo, los distintos los autores no han sabido o no han querido traducirlos o adaptarlos a otros países. Recientemente, hemos conseguido un acuerdo para preparar un cuadro estándar universal en inglés, que es una buena base para trabajar allí donde no haya otro tipo de referencia. El acceso es gratuito en Internet y está disponible en formato Presto. Además, nos comprometemos a soportar la integración con cualquier otro cuadro de precios de difusión pública del que disponga cualquiera de nuestros usuarios. Soporte de estándares Existen muchas normas y estándares internacionales que en España desconocemos y que son fundamentales para la mejora de la construcción, para el intercambio de información y para aprovechar todo el potencial de los nuevos medios digitales. La norma ISO 21500, sobre gestión y dirección de proyectos, que establece un marco general de conceptos y de terminología, va a ser traducida al español y aprobada al mismo tiempo que el original Pág. 17

18 internacional en inglés. Esto es un gran indicador de un cambio, puesto que otras muchas normas del mismo nivel no han sido nunca ni siquiera traducidas. Certificación de un presupuesto realizado con MasterFormat 16 En Presto hemos incorporado todas los recursos necesarios para la normalización, como la clasificación de grupos de coste DIN 276, que se recomienda en muchos países europeos para presentar los presupuestos de obra pública. También se incluyen las clasificaciones de alcance mundial MasterFormat y UniFormat que, a diferencia de nuestros cuadros de precios, no imponen una codificación de partidas, textos y precios, que son responsabilidad de cada proyectista, pero sí un paraguas común de estructura de capítulos que permite que todas las obras sean comparables entre sí y que los profesionales localicen rápidamente la ubicación de una unidad de obra en cualquier presupuesto. Del aparejador al gestor del proyecto Nuestro deseo es que Presto sea una herramienta que aporte valor al desarrollo del proyecto, y más en esta fase de la ejecución, en la que los aparejadores, arquitectos técnicos, ingenieros de edificación o como se llamen en el futuro tienen las más amplias capacidades y competencias, y posibilidades de negocio, y que pasemos de la aplicación pasiva de las costumbres basadas en la normativa, muchas veces obsoleta, al seguimiento activo de la obra orientada a la satisfacción del cliente y a la mejora del proceso constructivo. Muchas gracias Fernando Valderrama Madrid, 26 de junio de 2012 Pág. 18