110º período de sesiones. Roma, de septiembre de Los servicios de traducción en la FAO I. INTRODUCCIÓN

Transcripción

1 Agosto de 2005 S COMITÉ DE FINANZAS 110º período de sesiones Roma, de septiembre de 2005 Los servicios de traducción en la FAO I. INTRODUCCIÓN 1. En su 109º período de sesiones, el Comité de Finanzas reconoció la importancia de los servicios de traducción en la Organización y recomendó que la Secretaría proporcionara más información sobre la financiación de dichos servicios y los mecanismos financieros existentes con objeto de garantizar a los miembros resultados óptimos. El Comité expresó preocupación por la posibilidad de que las restricciones presupuestarias pudieran afectar negativamente a las consignaciones para los servicios de traducción. Con objeto de facilitar un nuevo examen de este tema en su siguiente período de sesiones, en septiembre, el Comité pidió que el mecanismo de facturación interna en vigor se evaluara y comparara con la financiación centralizada, tomando en consideración la práctica y experiencia de organismos similares de las Naciones Unidas y la necesidad de que los servicios de traducción se gestionen y financien de manera adecuada". 2. En respuesta a la petición del Comité de Finanzas, la Secretaría informa a continuación sobre las medidas adoptadas desde 1996 para mejorar la eficacia de costos de sus servicios de traducción. Además, remitió un cuestionario a varios organismos de las Naciones Unidas, a fin de evaluar sus prácticas de financiación y el tamaño de sus servicios de traducción en la actualidad, a saber: el OIEA, la OMI, la UIT, la Oficina de las Naciones Unidas en Nueva York, la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, la Oficina de las Naciones Unidas en Nairobi, la UNESCO, la Oficina de las Naciones Unidas en Viena, la OMS y la OMM. En el anexo I figuran las respuestas a dicho cuestionario junto con un resumen de información adicional facilitada por los organismos que respondieron al cuestionario. 3. Asimismo, se establecieron contactos con otras organizaciones internacionales importantes para ampliar el alcance de la encuesta: la Comisión Europea, el Parlamento Europeo, el FMI, la OCDE, el Banco Mundial y la OMC. Hasta el momento, las respuestas a este cuestionario han sido escasas. Por razones de economía se ha publicado un número limitado de ejemplares de este documento. Se ruega a los delegados y observadores que lleven a las reuniones los ejemplares que han recibido y se abstengan de pedir otros, a menos que sea estrictamente indispensable. La mayor parte de los documentos de reunión de la FAO se encuentran en el sitio de Internet W/J5963/s

2 2 II. LA SITUACIÓN EN LA FAO 4. El mecanismo de facturación interna aplicado en la FAO consiste en una facturación post factum, según unas tarifas aprobadas, de servicios centralizados. Este mecanismo se aplica a una serie de servicios prestados dentro de la Organización, incluidos la interpretación, la formación informática, la formación lingüística y la asignación de ordenadores personales. Por lo que se refiere a la traducción, las tarifas se establecen cada bienio sobre la base del volumen de traducción previsto y de la previsión de los costos, a fin de poder cerrar las cuentas con un saldo igual a cero. 5. La publicación del documento Propuestas para la aplicación de un nuevo marco financiero para las publicaciones y documentos de la FAO 1 llevó a la supresión de la Dirección de Publicaciones (GIP) y a la separación de los servicios de edición y traducción. Posteriormente, la facturación interna, que se había aplicado a todos los servicios de la GIP, se suprimió para los servicios editoriales. En el Informe sobre la Ejecución del Programa de Labores y Presupuesto para se recordaba que la decisión de suprimir la GIP se había tomado para: a) reducir los costos cargados a las direcciones por servicios que tendrían que seguir siendo proporcionados internamente; b) ampliar la contratación externa a todas las actividades en que pudiera obtenerse un producto de calidad aceptable a un costo inferior; c) dar flexibilidad en la elección a las direcciones que son responsables de los documentos. 6. No obstante, desde el punto de vista de la Organización, en seguida resultó evidente que no era viable ni deseable concentrarse exclusivamente en el factor del costo. Dar a las direcciones libertad absoluta para contratar a traductores externos que ofreciesen las tarifas más bajas no garantizaba una calidad que podía ser esencial. Más concretamente, se reconoció que: a) La traducción de los documentos oficiales de las reuniones y de las publicaciones principales de la FAO debía ser de una calidad superior y, por tanto, debía asignarse a traductores de plantilla cualificados y experimentados, que además utilizarían la terminología y el estilo de la FAO; b) el servicio de traducción tenía costos fijos de personal que de por sí eran mayores que el costo de los traductores externos; c) el servicio de traducción ofrecía una disponibilidad permanente y una masa crítica capaz de satisfacer peticiones urgentes; d) el servicio de traducción facilitaba una serie de servicios que no podían equipararse a la labor específica de los traductores externos. 7. Estos factores llevaron a la publicación de la circular administrativa 98/38, en la que: se definieron las categorías de documentos que tenían que traducir obligatoriamente los servicios internos de traducción (reuniones de los órganos estatutarios de la FAO y ministeriales, conferencias regionales, SOFA, SOFO, SOFI y SOFIA); se creó un mecanismo de incentivos para las direcciones que utilizaban estos servicios de traducción, estableciendo las tarifas en función del tiempo necesario para mejorar la planificación y programación de las peticiones de traducción por parte de las direcciones; se especificaba que los departamentos, direcciones y estructuras descentralizadas de la FAO podían contratar, para la labor de traducción no obligatoria, a traductores externos que hubieran sido incorporados a la sublista de toda la Organización por los revisores internos. 1 Ajustes al Programa de Labores y Presupuesto para

3 3 8. Esta situación refleja las disposiciones actualmente en vigor en la FAO y en el cuadro siguiente tratan de resumirse los aspectos positivos y negativos de este sistema. Ventajas Los costos de los servicios de traducción se distribuyen entre los usuarios en función de la demanda efectiva Tarifas diferenciadas (tarifa básica, tarifa reducida y tarifa de penalización) para mejorar la planificación de la documentación de las reuniones y compensar a las direcciones por una adecuada planificación Las direcciones técnicas pueden contratar directamente a traductores externos de una lista autorizada para la traducción de determinados documentos a un costo inferior Desventajas Carga administrativa para la GIC y las direcciones usuarias En cierta medida, se crea la impresión equivocada de que los servicios lingüísticos de la FAO pueden evaluarse desde un punto de vista comercial, ignorando los factores de calidad, disponibilidad y servicio Cuando el costo se convierte en el criterio principal, la calidad del producto final puede resentirse, lo que a veces incide negativamente en la función de la FAO como centro de excelencia La estructura del personal no está vinculada estrictamente a los niveles de financiación del Programa Ordinario. La capacidad se examina cada dos años durante el proceso del PLP y se adapta su tamaño para satisfacer la demanda prevista de los usuarios. Control inadecuado del trabajo de traducción externa contratado directamente por las direcciones. Incumplimiento de la circular administrativa 98/38 por lo que se refiere a la contratación exclusiva de traductores externos autorizados (en la sublista de la Organización) Pese al despliegue de todos los esfuerzos posibles para realizar previsiones precisas, la demanda efectiva de los usuarios puede ser inestable y difícil de predecir debido a factores imprevistos. III. LA SITUACIÓN EN OTRAS ORGANIZACIONES 9. A juzgar por la información inicial recibida, otras organizaciones internacionales emplean distintos tipos de mecanismos para sus servicios de traducción (Anexo I). Si bien muchas prefieren financiar sus servicios de traducción con cargo al presupuesto ordinario, otras prefieren recurrir a la facturación interna, como por ejemplo el OIEA y el Banco Mundial. Dos organizaciones, a saber, la OCDE y la OMM, introdujeron la facturación interna por recomendación de empresas de auditoría del sector privado, pero posteriormente volvieron a la financiación centralizada cuando los beneficios previstos no se materializaron. Algunas organizaciones han adoptado mecanismos híbridos, como por ejemplo la OCDE y la UNESCO, que tienen financiación centralizada con cupos de traducción para cada dirección, lo que evita muchas de las desventajas del sistema de facturación interna y a la vez mantiene algunas de sus ventajas. 10. La información recibida hasta el momento de las demás organizaciones internacionales en respuesta al cuestionario de la FAO es demasiado limitada para sacar conclusiones generales. La Secretaría proseguirá esta labor con las organizaciones de contraparte para obtener información comparativa válida y seguirá haciendo un seguimiento activo del proceso de traducción en la FAO para garantizar unos servicios de traducción eficaces y de alta calidad.

4 4 ANEXO 1 CUESTIONARIO REMITIDO A DETERMINADAS ORGANIZACIONES (el 17 de junio de 2005, recordatorio enviado el 25 de julio) Organizaciones de referencia Traducción financiada mediante facturación interna ( íntegra o parcialmente?) o con cargo al presupuesto ordinario Número de páginas traducidas al año, para todos los idiomas (de ser posible cifras de 2003 o 2004) Número de idiomas oficiales Número total de traductores y revisores (total general, todos los idiomas) Costo total de la traducción a todos los idiomas oficiales, como porcentaje del presupuesto total de la Organización FAO (para fines de comparación) Facturación interna íntegra Tarifa de facturación interna reducida de 526$/1 000 palabras a 399$/1 000 palabras en páginas (de 330 palabras cada una) en ,25% para el bienio Comisión Europea Presupuesto ordinario Normalmente, las traducciones las hacen traductores internos, que son funcionarios de la Unión Europea. Tanto las traducciones internas como las externas se financian con cargo al presupuesto administrativo de la Comisión páginas en (incluidos los 9 nuevos idiomas oficiales incorporados tras la ampliación) 1383 traductores/revisores para 20 idiomas. En se contratarán unos 500 traductores/ revisores para los nuevos idiomas oficiales Alrededor del 6,5% del presupuesto administrativo, pero sólo el 0,26% del presupuesto total, incluidos los programas operativos Parlamento Europeo Presupuesto ordinario La facturación interna está prevista en el Código de conducta del multilingüismo, pero todavía no ha sido aplicada hasta la fecha 2003: páginas 2004: páginas %

5 5 OIEA Facturación interna íntegra La tarifa media es de 720$/1 000 palabras. Toda la contratación externa ha de hacerse con la autorización del servicio de traducción páginas (2003) páginas (2004) OCDE Presupuesto ordinario páginas en 2004 UNESCO Oficina de las Naciones Unidas en Nairobi/(ONUN) Todo el trabajo destinado a los órganos rectores se financia con cargo al presupuesto ordinario; se aplica un sistema de cupos a la restante capacidad permanente, y el trabajo que supera los cupos se carga a los sectores. Actualmente, la UNESCO está considerando la posibilidad de cargar a los sectores el costo de todas las traducciones que no son para los órganos rectores. Facturación interna del 50% de los costos y el resto se financia con cargo al presupuesto ordinario páginas en 2003 (año de la Conferencia General) páginas en La demanda siempre aumenta considerablemente en los años de Conferencia General Seis 31 profesionales 2,18% del presupuesto ordinario del OIEA Presupuesto bienal de traducción: $ EE.UU. 2 (Ingl. + Francés), pero traducción desde más idiomas y hacia más idiomas 6 Disminuirá a 31 a finales de 2007 porque varias vacantes que se producirán a consecuencia de jubilaciones no se van a cubrir. 47 (41 Fr + 6 Ing.) Alrededor del 2,5 % Difícil de determinar

6 6 Oficina de las Naciones Unidas en Viena (ONUV) La ONUV facilita servicios de conferencia, incluida la traducción, a las siguientes entidades organizativas: la Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI), la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (ONUDD) y la Comisión Preparatoria de la Organización del Tratado de prohibición completa de los ensayos nucleares (CTBTO). En la ONUDD la traducción se financia de manera centralizada, pero en la ONUDI y la CTBTO se cargan 815$/1 000 palabras de traducción. OMM Presupuesto ordinario páginas en 2004 OMC Presupuesto ordinario 2004: páginas (de 330 palabras cada una) 6 38 Alrededor del 6,8% 3 (E,F,S) 39 puestos permanentes

7 7 Aspectos más destacados de la OCDE Un grupo de trabajo que formuló propuestas para la reestructuración de los servicios de apoyo de la OCDE recomendó que se introdujera un sistema de facturación interna para los servicios de traducción a fin de controlar la demanda de traducción y promover un enfoque orientado hacia los clientes. En 1997 se probó por primera vez el sistema propuesto con un número limitado de direcciones y luego se aplicó a todas ellas sobre la base de un acuerdo entre los servicios, en el que se indicaban las tarifas y los mecanismos de seguimiento. A finales de 1997 quedó claro que las desventajas, en términos de una mayor carga administrativa para el servicio de traducción y una mayor conflictividad por lo que se refiere a la carga del costo de los trabajos urgentes o revisados, superaban las ventajas del sistema, cuanto más teniendo en cuenta que no se alcanzó el principal objetivo del proyecto piloto (poner freno a las solicitudes de traducción cada vez mayores). Por ello, la OCDE decidió volver a financiar sus servicios de traducción con cargo a su presupuesto ordinario. En 2004, la OCDE puso en práctica un sistema de cupos como sistema alternativo para mantener la demanda de traducción bajo control: a las direcciones se les asigna un cupo gratuito todos los años sobre la base del consumo medio de los años anteriores, que se ajusta en función de diversos factores como la tendencia presupuestaria efectiva. Las direcciones tienen que presentar una lista de documentos para traducir con seis meses de antelación a fin de facilitar la planificación de los servicios de traducción requeridos. El costo de todas las traducciones que superen esos cupos se carga a las direcciones. La experiencia de 2004 reveló que la mayoría de ellas permanece en el límite de los cupos. Aspectos más destacados de la ONUN La ONUN se estableció en 1996 para prestar servicios de apoyo al PNUMA, Naciones Unidas- Hábitat y a otros organismos de las Naciones Unidas en Kenya. Consta de cuatro dependencias principales: la Oficina del Director General, el Centro de Información, la División de Servicios de Conferencias y la División de Servicios Administrativos. Actualmente, la División de Servicios de Conferencias de la ONUN recibe el 50 por ciento de su financiación con cargo al presupuesto ordinario de las Naciones Unidas para las reuniones programadas del PNUMA y de Naciones Unidas-Hábitat, y para los sueldos de un equipo de intérpretes (20 puestos). El 50 por ciento restante se obtiene por medio de un sistema de recuperación de costos o de facturación interna para los servicios facilitados a sus clientes. En todos los casos se presenta una estimación de los costos del servicio requerido, que suele abarcar la labor preparatoria necesaria (reservas, logística, facturación), la traducción, la reproducción y distribución de la documentación, la interpretación, el costo de los redactores de informes y mecanógrafos de conferencias y el costo del coordinador de la reunión, los asistentes en las salas de las reuniones, mensajeros y técnicos y, por último, el costo de equipo y artículos varios (carteles, horas extraordinarias, transporte, servicio de comidas, teléfonos). Las estimaciones de costos se negocian con los clientes, se llega a un acuerdo al respecto y luego deben firmarlas ambas partes antes de que comience el trabajo. El sistema de recuperación de costos adoptado por la ONUN refleja la necesidad de cargar los costos a diferentes clientes externos, con cargo a presupuestos separados por los servicios efectivos prestados, situación que es única en el sistema de las Naciones Unidas.

8 8 Aspectos más destacados de la OMM En 1993 se introdujo un sistema de transacciones internas. Ese sistema se basaba en el pago interno de las facturas correspondientes a cada trabajo, con un costo establecido mediante una serie de tarifas estándar. Este sistema generaba una ingente cantidad de trabajo administrativo para los servicios lingüísticos y no se cumplió el objetivo inicial, a saber, permitir que los departamentos tomaran decisiones más fundamentadas sobre la utilización de los servicios lingüísticos. Un grupo especial examinó el sistema en 2002 y propugnó su simplificación. Sin embargo, más adelante, en 2003, se decidió suprimir el sistema de transacciones internas a finales del mismo año. Al 8 de agosto de 2005 no se había recibido ninguna respuesta de las siguientes organizaciones: el FMI, la OMI, la UIT, la Oficina de las Naciones Unidas en Nueva York, la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, la OMS y el Banco Mundial. Esta última es la única de estas organizaciones que aplica un sistema de facturación interna basado en un intercambio previo de información.