La descarga del certificado se realiza en el Servicio de Administración Electrónica, localizado en el Pabellón de Gobierno ( / 73 / 74).

Transcripción

1 plataforma de tramitación Pag Acceso a la Plataforma Es importante recordar que siempre que recibamos un expediente, la herramienta va a remitirnos un correo electrónico indicándonos que debemos tramitarlo, por lo que no es necesario consultar la bandeja de tramitación de forma continua. El primer paso a realizar es la identificación. Por el momento sólo admite certificados digitales, por lo que, para poder continuar, debemos disponer de un certificado, ya sea personal o de funcionario público, este último se descarga en la tarjeta personal de la UCM, siempre que el chip de la misma cumpla los requisitos necesarios y que se pueden comprobar en el documento que se encuentra publicado en la sede electrónica de la Universidad, bajo el epígrafe Acerca de la sede: Firma electrónica : CRITERIOS PARA EL USO DE FIRMA ELECTRÓNICA EN LA UCM Y PROCEDIMIENTO PARA SU OBTENCIÓN La descarga del certificado se realiza en el Servicio de Administración Electrónica, localizado en el Pabellón de Gobierno ( / 73 / 74). Actualmente se está trabajando para incorporar la posibilidad de identificación mediante usuario y contraseña, cuando se haga efectivo, que esperamos que pueda realizarse en breve, se os comunicará oportunamente. A partir de ese momento podréis identificaros por ambos métodos, certificado electrónico y usuario y contraseña que serán los mismos que para vuestro correo electrónico. De momento, como ya hemos señalado, sólo permite el acceso con certificado digital, por lo que la opción de usuario y contraseña se encuentra deshabilitada.

2 plataforma de tramitación Pag. 2 Una vez que nos hayamos identificado, aparecerá una primera pantalla en la que figura el número de expedientes que se encuentran pendientes de algún trámite, así como un desplegable en el que podemos seleccionar el rol con el que vamos a actuar. Por defecto figura Todos los roles asignados, en este caso podremos ver todos los expedientes de cualquier tipo, pero el sistema permite filtrar los expedientes en función del rol con el que trabajemos:

3 plataforma de tramitación Pag. 3 Si, por ejemplo, gestionamos en nuestro Centro la recepción de la Instancia General y de las Solicitudes de participación en programas de Intercambio Internacional (Erasmus), nos aparecerán dos roles con los que trabajar: - Tramitador - RRII Si activamos la opción que aparece por defecto Todos los roles asignados, nos ofrecerá los expedientes de ambos tipos:

4 plataforma de tramitación Pag. 4 Si, por el contrario, seleccionamos un rol determinado, por ejemplo el de Tramitador (correspondiente a la tramitación de Instancia General), sólo nos ofrecerá este tipo de expedientes: 2.- Tramitación de la Instancia General Agentes intervinientes: - Interesado - Tramitador de Registro Electrónico - Tramitador de Centro, Servicio, Unidad

5 plataforma de tramitación Pag. 5 Fases de la tramitación: - Presentación de la solicitud: El interesado, accediendo a través de la sede electrónica de la Universidad cumplimenta la solicitud, adjuntando la documentación que considere oportuna, y la firma digitalmente. Una vez firmada, el sistema la registra de forma automática. El sistema emite dos correos, uno al interesado indicándole que la presentación de la instancia ha finalizado con éxito y otro al tramitador de Registro electrónico, informándole de que tiene un expediente pendiente de tramitación: Con fecha 26/11/2013 ha tenido entrada en su buzón de tramitación un nuevo expediente: Descripción del procedimiento: 001 Instancia General Número de expediente: / Acceso al expediente: / (con enlace directo a la bandeja de tramitación) - Remisión al Centro/Área competente: El responsable del Registro Electrónico accede a la bandeja de tramitación, si lo hace desde el enlace que aparece en el correo electrónico, una vez identificado, accederá al expediente concreto, en cualquiera de los otros dos casos (icono en escritorio o url), accederá mediante las pantallas descritas anteriormente hasta llegar a la bandeja de tramitación. Para abrir el expediente concreto hay que pinchar en la carpeta que se encuentra a su derecha:

6 plataforma de tramitación Pag. 6 Una vez abierto el expediente, aparecen tres pestañas: Ayuda, Documentos, Acciones y/o Datos. La pestaña de Ayuda se abre por defecto, y, como su nombre indica, nos ofrece instrucciones acerca de cómo continuar con la tramitación. En la pestaña Documentos, el tramitador de Registro Electrónico podrá abrir los documentos presentados por el interesado con el fin de poder asignar la tramitación al Centro, Servicio o Unidad competente.

7 plataforma de tramitación Pag. 7 Una vez revisados los documentos, en la pestaña de Acciones y/o Datos, el responsable de Registro Electrónico puede decidir finalizar el expediente, en este caso quedaría ya cerrado sin la realización de más trámites dentro de la plataforma:

8 plataforma de tramitación Pag. 8 Si no se finaliza, el expediente debe ser remitido al Centro, Servicio o Unidad competente, que debe ser seleccionado de la lista desplegable que aparece: - Recepción del expediente: Una vez remitido al tramitador asignado en el Centro, Servicio o Unidad le llegará un mensaje de aviso: Con fecha 26/11/2013 ha tenido entrada en su buzón de tramitación un nuevo expediente: Descripción del procedimiento: 001 Instancia General Número de expediente: / Acceso al expediente: / (con enlace directo a la bandeja de tramitación)

9 plataforma de tramitación Pag. 9 Y en este caso el trámite es exactamente el mismo que en el anterior, se accede a la plataforma por cualquiera de las tres vías descritas y se abre el expediente seleccionado pinchando en la carpeta amarilla que figura a la derecha: Las pestañas que aparecen son también las de Ayuda, Documentos y Acciones y/o Datos

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11 plataforma de tramitación Pag. 11 Una vez revisados los documentos tenemos también aquí dos opciones, aceptar o no la tramitación. Debemos recordar que la competencia para tramitar la instancia se refiere al Centro, Servicio o Unidad, no a la persona que lo está tramitando. Si entendemos que la instancia corresponde a nuestro Centro pero no a nuestra gestión, lo único que debemos hacer es liberarla seleccionando el botón Liberar que aparece en la esquina inferior izquierda de la pantalla, si, por el contrario, el Centro no es competente en la materia, seleccionaremos que no aceptamos la tramitación, indicando el motivo en la ventana de Observaciones. Por último, si indicamos que sí aceptamos la tramitación, pincharemos en el botón de tramitar y a partir de este momento continuaremos la tramitación de forma manual.

12 plataforma de tramitación Pag Tramitación de la Solicitud de Participación en Programas de Intercambio Internacional Agentes intervinientes: - Interesado - Tramitador de la Unidad de Relaciones Internacionales - Tramitador de Centro - Jefe de Servicio de Relaciones Internacionales Fases de la tramitación: - Presentación de la solicitud: El interesado, accediendo a través de la sede electrónica de la Universidad cumplimenta la solicitud, adjuntando el documento generado en la plataforma move on y cualquier otra documentación que considere oportuna, y la firma digitalmente. Una vez firmada, el sistema la registra de forma automática. El sistema emite dos correos, uno al interesado indicándole que la presentación de la solicitud ha finalizado con éxito y otro al tramitador del Centro seleccionado por el interesado, informándole de que tiene un expediente pendiente de tramitación: Con fecha 26/11/2013 ha tenido entrada en su buzón de tramitación un nuevo expediente: Descripción del procedimiento: 002 Participación en programas de intercambio internacional Número de expediente: / Acceso al expediente: / (con enlace directo a la bandeja de tramitación) - Recepción del expediente: El responsable de la tramitación en el Centro accede a la bandeja de tramitación, si lo hace desde el enlace que aparece en el correo electrónico, una vez identificado, accederá al expediente concreto,

13 plataforma de tramitación Pag. 13 en cualquiera de los otros dos casos (icono en escritorio o url), accederá mediante las pantallas descritas al principio del documento hasta llegar a la bandeja de tramitación. Para abrir el expediente concreto hay que pinchar en la carpeta que se encuentra a su derecha: Una vez abierto aparecen las tres pestañas que ya conocemos: Ayuda, Documento y Acciones y/o Datos:

14 plataforma de tramitación Pag. 14 Es importante comprobar, en la pestaña de Documentos, que el interesado ha incorporado el formulario de move on. Tanto si faltase este como cualquier otro documento relevante para la concesión de la ayuda, el procedimiento ha seguir será el habitual. Una vez revisados los documentos, si el interesado hubiese cometido un error al seleccionar nuestro Centro, deberemos señalar en la casilla correspondiente que no somos competentes, indicando en observaciones cualquier dato que consideremos relevante para continuar la tramitación.

15 plataforma de tramitación Pag Reasignación del expediente: La Unidad de Relaciones Internacionales recibirá un correo informándole de la entrada del expediente, que deberá reasignar desde la bandeja de tramitación una vez revisada la documentación presentada y verificado el error:

16 plataforma de tramitación Pag Elaboración de la comunicación al interesado: Si, por el contrario, señalamos que sí somos competentes, a continuación debemos incorporar el documento elaborado para realizar la comunicación al interesado. Una vez incorporado debemos guardarlo pinchando en el icono que se encuentra a la derecha:

17 Finalmente seleccionaremos el botón de Tramitar Servicio de Administración Electrónica 27/11/2013 plataforma de tramitación Pag Firma del documento de comunicación al interesado: Dado que, actualmente, se trata de una comunicación sencilla y no de una resolución, todos los documentos son remitidos a la bandeja de tramitación de la Jefe de Servicio de Relaciones Internacionales, a la que le llegará un mensaje indicándole que tiene pendiente un expediente para tramitar.

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19 plataforma de tramitación Pag. 19 Una vez firmado el documento la plataforma enviará dos mensajes, uno al interesado informándole de la disponibilidad de la comunicación en su área personal y otro al tramitador del Centro informándole de la ejecución de esta última fase. El resto del procedimiento se ejecuta de la manera habitual.