Diciembre Dirección de Recaudación Dirección General de Tributación. Administración Tributaria Virtual - SARUT Página 1 de 22

Transcripción

1 Manual de usuario para presentar la Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario por medio del Portal del Contribuyente de la Administración Tributaria Virtual Dirección de Recaudación Dirección General de Tributación Diciembre 2017 Página 1 de

2 Contenido DECLARACIÓN DE MODIFICACIÓN DE DATOS EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO... 3 I. OBLIGATORIEDAD... 3 II. REGLAS GENERALES DEL FORMULARIO... 3 III. SELECCIONE EL FORMULARIO... 4 IV. APARTADO I: IDENTIFICACIÓN DEL OBLIGADO TRIBUTARIO... 6 V. APARTADO II: DOMICILIO FISCAL... 6 VI. APARTADO III: DATOS DE CONTACTO... 7 VII. APARTADO IV: DATOS DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA... 7 VIII. APARTADO V: DATOS GENERALES DE SUCURSALES O AGENCIAS IX. APARTADO VI: INFORMACIÓN DE REPRESENTANTE LEGAL X. APARTADO IX: RÉGIMEN TRIBUTARIO XI. APARTADO: CLASIFICACIÓN XII. MÉTODO DE FACTURACIÓN XIII. APARTADO: FECHA DE PRESENTACIÓN XIV. AGREGAR DOCUMENTOS Página 2 de

3 Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario I. Obligatoriedad La presentación de la Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario, se establece en el artículo 23 del Reglamento de Procedimiento Tributario, denominado Obligación de comunicar la modificación de datos, el cual reza: Los obligados tributarios deben comunicar toda modificación de sus datos de trascendencia tributaria, únicamente en la forma y por los medios que determine la Administración Tributaria, vía resolución general, dentro del plazo de diez días hábiles contados a partir de la modificación. De conformidad con el artículo 30 del mismo Reglamento se indica: Ante la omisión de los obligados tributarios de comunicar cualquier modificación de datos de trascendencia tributaria, la Administración Tributaria está facultada para modificar de oficio aquellos datos que no se conformen con la realidad del obligado tributario., lo cual está sancionado de conformidad con el artículo 78 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, en lo que respecta a omitir o actualizar tardíamente información del representante legal y domicilio fiscal. Para que los obligados tributarios puedan cumplir con este deber formal aprovechando los beneficios de realizarlo por medio de internet, de seguido se establece el procedimiento a seguir desde el portal del contribuyente de la Administración Tributaria Virtual (en adelante ATV), según se detalla a continuación: II. Reglas generales del formulario A continuación se detallan las reglas básicas a considerar a la hora de completar o modificar información en algunos campos de la Declaración de Modificación de datos en el Registro Único Tributario : Ayudas: En cada apartado se cuenta con un botón de ayuda, al accesar a estos se muestra un cuadro con información de apoyo respecto a los datos que deben estar en los campos. Campos obligatorios: Algunos campos del formulario tienen un asterisco en rojo al lado ( ), esto significa que dicho campo es obligatorio por lo que debe contener información, caso contrario el sistema no permitirá presentar la declaración y le mostrara un mensaje, ya que validará que estén todos los campos obligatorios completos (según las validaciones de cada campo). Nombre de la electrificadora y N de medidor: indique la información según consta en el recibo de electricidad de su domicilio (sea fiscal, de actividades económicas, sucursales y/o agencias, apoderados, representantes legales, entre otros), aun cuando el lugar sea Página 3 de

4 alquilado. En caso de que no tenga servicio eléctrico en alguna de estos domicilios, marque siguiente casilla: Provincia, Cantón, Distrito: seleccione del desplegable los datos de provincia, cantón y distrito, según el domicilio a registrar, ejemplo. Barrio, Calle y Avenida: indique la información en caso de poseerla. Latitud y Longitud: indique la información en caso de poseerla. Otras señas: indique las señas en donde se encuentra ubicado el domicilio fiscal, debe ser lo más exacto posible, incluir señas de referencia que no cambien con el tiempo, por ejemplo: escuelas, parques; entre otros, además de la utilización de puntos cardinales. Teléfonos fijos: El número de teléfono se debe digitar sin guiones, debe contener 8 dígitos e iniciar con 2 o 4. Indique al menos un número de teléfono fijo en cada domicilio. Teléfonos móviles: El número de teléfono se debe digitar sin guiones, debe contener 8 dígitos e iniciar con 5, 6, 7 u 8. Indique al menos un número de teléfono móvil, según el domicilio a registrar. Números de fax: El número de fax se debe digitar sin guiones, debe contener 8 dígitos e iniciar con 2 o 4. Correos electrónicos: anote la información que corresponde, sea claro, ya que en dicha dirección electrónica se le notificará lo que la Administración Tributaria considera relevante. Apartado postal y Código postal: indique la información en caso de poseerla. Redes sociales: indique la información en caso de poseerla. Fechas: en los campos de fechas por lo general tienen validaciones especiales según el apartado, el sistema no permite registrar fechas a futuro. Guardar: los botones de guardar que aparecen en ciertos apartados del formulario de modificación de datos, se usan en el caso de que se edite información registrada o se completen datos en espacios vacíos, si no se presiona dicho botón, los datos no serán registrados una vez presentado el formulario. Limpiar: los botones de limpiar que aparecen en ciertos apartados del formulario de modificación de datos, se usan en el caso de que se requiera borrar los datos de los campos, sin que esto represente un cambio en la información registrada, es decir, este botón solo borra los datos que se muestran en los campos de cada apartado, no elimina información registrada. III. Seleccione el formulario A continuación se detallan los pasos a realizar para poder presentar una declaración de modificación de datos de Registro Único Tributario (en adelante RUT). 1) Acceso al portal ATV: Una vez que se ha obtenido el acceso al portal de ATV el sistema valida el perfil del usuario que ingresa y el estado tributario actual, por lo que le permitirá al obligado tributario presentar la declaración Página 4 de

5 de Modificar de Datos del RUT sea persona física o jurídica; en el caso de personas jurídicas el usuario es el representante (s) legal (es) que está (n) debidamente inscrito (o) ante el Registro Nacional, ya que el sistema valida con esta base de datos. 2) Ingrese en la opción Registro Único Tributario del menú principal y seleccione la opción Declaración del Registro Único Tributario, como se muestra en la siguiente pantalla: 3) En el submenú Declaración de Registro Único Tributario, se encontrará disponible la opción: Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario (siempre que sea un obligado tributario con estado tributario Inscrito, caso contrario no se visualizará dicho formulario. 4) Debe seleccionar la Declaración de Modificación de datos en el Registro Único Tributario y de seguido pulsar el botón Llenar formulario, de esta manera ingresará al formulario de dicha declaración, la cual mostrará los apartados que se detallan más adelante. Página 5 de

6 5) En la Declaración de Modificación de datos en el Registro Único Tributario, cargará automáticamente en cada apartado la información que se cuenta en el RUT del obligado tributario, por lo que este podrá visualizar los datos y en caso de que requiera modificaciones, las podrá realizar con esta declaración. IV. Apartado I: Identificación del Obligado Tributario Este apartado tiene dos campos, Número de Identificación y Nombre, ambos campos se completan automáticamente con los datos del obligado tributario seleccionado al ingresar al portal desde el perfil de ingreso. V. Apartado II: Domicilio Fiscal En este apartado se presenta la información registrada del domicilio fiscal, puede realizar modificaciones en este. Para la información que se registre es necesario que conozca las condiciones establecidas, según los artículos 26 al 30 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y 34 al 39 del Reglamento de Procedimiento Tributario. En caso de que se modifique la información debe considerar lo siguiente: Primero debe seleccionar la empresa que le brinda el servicio de electricidad en el lugar que va a registrar y el número de medidor respectivo. No se permiten realizar más de 4 modificaciones del domicilio fiscal por periodo fiscal, de requerirlo se debe apersonar a la Administración Tributaria correspondiente. Página 6 de

7 Si realiza cambio de domicilio en los apartados Provincia, Cantón, y otras seña, el sistema le va solicitar obligatoriamente la fecha de dicho cambio Además, seleccionar la provincia el cantón, el distrito, barrio, otras señas de la dirección y completar otros datos que se solicitan según se presenta en la siguiente pantallla: VI. Apartado III: Datos de Contacto En este apartado puede actualizar los datos de los medios para contactarlo, para efectos de envíos de comunicados, avisos o notificaciones de interes para el obligado tributario. VII. Apartado IV: Datos de la Actividad económica En este apartado se muestra la (s) actividad (es) económica (s) que tiene registrado el obligado tributario, tanto principal como secundaria (as), se puede pulsar sobre el número de actividad económica registrada y se despliega la información registrada. No obstante, si requiere completar Página 7 de

8 información en algunos campos o modificar datos puede hacerlo en cada campo; al final debe presionar el botón guardar. En caso de requerir incluir una actividad económica, se presenta una opción de búsqueda identificada con el siguiente icono de lupa: siguiente imagen:, presione ese botón como se muestra en la La lista de las actividades económicas que se presenta en esta búsqueda, está basada en el Manual de Codificación de la variable de Rama de Actividad Económica elaborado por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), cuya descripción de cada rama de actividad fue tomada del documento de las Naciones Unidas Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las Actividades Económicas, Tercera Revisión (CIIU 3), la cual fue adaptado a partir del año 2005 por la Dirección General de Tributación con una codificación de seis dígitos que contempla la asociación de los tributos respectivos. En esta ventana de búsqueda le permite encontrar la actividad económica a incluir por medio de la Descripción Actividad o Detalle Actividad, debe marcar una de las dos opciones e indicar la (s) palabra (as) de búsqueda. Seleccione el código de la actividad a incluir, para que se alimente en el formulario que se está elaborando y complete los demás campos de datos de la actividad que se solicitan, presione el botón Guardar, según se presenta en la siguiente pantalla: Página 8 de

9 El sistema le presenta el siguiente mensaje y debe presionar Aceptar para continuar y Guardar si no se presiona dicho botón, los datos no serán registrados una vez presentado el formulario. Si en una modificación de datos va incluir una actividad económica de profesionales liberales, el sistema le desplegara el apartado el cual es seleccionable, escoja la especialidad y repita el proceso anterior, se adjunta pantalla: Página 9 de

10 En caso de realizar una modificación de datos, donde se incluye una actividad económica de impuestos específicos el sistema le mostrará el siguiente mensaje y no le permitirá ingresar más al portal: En caso de realizar una modificación de datos, donde se incluye una actividad económica de impuestos para incluir una actividad económica que se deba incluir en algún registro especial, a saber: Comercializadores Vehículos Usados Imprentas Proveedores Cajas Registradoras Estos trámites deben hacerlos en el formulario en papel en forma presencial en la Administración Tributaria respectiva. Si desea incluir otras actividades económicas repita los pasos anteriores. En caso de requerir excluir alguna actividad registrada, al lado del código de la actividad económica tiene una columna Excluir, la cual le presenta a cada actividad una letra equis Página 10 de

11 X la cual permite excluir la actividad, debe presionar la letra X que esta contiguo al código de actividad económica a excluir: el formulario le solicitará que se incluya la fecha de fin de la actividad económica a excluir (la cual no puede ser anterior a la fecha de inscripción) y en caso de que algunos campos obligatorios se muestren incompletos, se deberán completar con la información que corresponda, al final debe presionar el botón guardar, si no se presiona dicho botón, los datos no serán registrados una vez presentado el formulario. Cabe indicar que debe quedar al menos una actividad económica registrada y no pueden quedar periodos de tiempos vacíos. VIII. Apartado V: Datos generales de sucursales o agencias En este apartado se muestran los datos registrados por el obligado tributario del (los) establecimiento (s) o local (es) abierto (s) al público en general, sean sucursal (es) y/o agencia (s). Se puede pulsar sobre el nombre de la sucursal y despliega la información registrada. No obstante, si requiere completar información en algunos campos o modificar la información puede hacerlo en cada campo; al final debe presionar el botón guardar si no se presiona dicho botón, los datos no serán registrados una vez presentado el formulario. En caso de que se requiera incluir una sucursal, por lo que en caso de tener más de uno debe indicar los datos que se le solicitan y presione el botón Guardar si no se presiona dicho botón, los datos no serán registrados una vez presentado el formulario. El sistema emite el siguiente mensaje debe presionar Aceptar para continuar: Página 11 de

12 De seguido el sistema presenta la sucursal incluida: Si desea incluir otros establecimientos, repita los pasos anteriores y pulse Guardar recuerde que si no se presiona dicho botón, los datos no serán registrados una vez presentado el formulario. IX. Apartado VI: Información de Representante Legal Este apartado se visualizará solo en caso de tratarse de una persona jurídica o cuando lo requiere una persona física, según esté establecido. Seleccione el número de identificación del representante legal para que se muestren los datos cargados, en caso de que requiera modificar información de este complete los campos (debe tener en cuenta las reglas generales del formulario). Página 12 de

13 Si desea incluir un representante legal debe ubicarse en el campo Número de identificación y presionar el icono de la lupa, la cual mostrará la información cargada de representantes legales y su número de identificación, como se muestra en las siguientes pantallas: Página 13 de

14 Luego de completar o modificar los datos de domicilio y de contacto que se solicitan para efectos de avisos, comunicaciones y notificaciones, pulse el botón Guardar recuerde que si no se presiona dicho botón, los datos no serán registrados una vez presentado el formulario Debe ingresar la fecha de inicio de la Representación según corresponda. El sistema presenta el siguiente mensaje presione el botón Aceptar para continuar: Página 14 de

15 De seguido el sistema presenta el representante legal incluido exitosamente: En caso que el representante legal no aparezca en la lista de Representantes del Obligado Tributario, porque no están acreditados en el Registro Nacional, debe apersonarse a la Administración Tributaria más cercana a realizar dicho trámite. En caso de que se necesite eliminar algún representante legal registrado, debe pulsar la equis X al lado del número de identificación del representante legal que requiera excluir. En el caso de un obligado tributario, persona jurídica, no puede quedar sin registro de representante legal. Desde el portal del contribuyente no puede registrar nuevos representantes legales, que no estén acreditados en el Registro Nacional, debe apersonarse a la Administración Tributaria correspondiente. X. Apartado IX: Régimen tributario Este apartado le permitirá registrarse en el Régimen Simplificado, siempre y cuando la actividad económica esté contemplada, ya que en caso contrario en forma predeterminada aparecerá seleccionado el régimen tradicional o sin régimen en el caso de que se inscriban actividades económicas que no estén afectas a tributos. Debe ubicarse en el campo Régimen Tributario y seleccione del desplegable, según se presenta de seguido: Página 15 de

16 Seleccione el régimen respectivo, indique la fecha de inicio de éste en caso de que exista cambio de régimen. El cierre fiscal del Impuesto sobre la Renta, solo permite el periodo ordinario a setiembre en caso de que sea diciembre el trámite debe hacerlo en forma presencial en la Administración Tributaria respectiva. XI. Apartado: Clasificación El sistema de forma predeterminada presenta seleccionada la clasificación de Contribuyente, Cuando la actividad económica registrada no tenga asociadas impuestos le aparecerá disponible la opción Agente de retención o informante para su registro. Además podrá registrar otros impuesto específicos, según se presenta de seguido: Página 16 de

17 XII. Método de Facturación En este apartado seleccione dando clic sobre el tipo de factura o comprobante de ingresos que emitirá en su actividad económica lucrativa, según se indica de seguido. En caso de Factura electrónica, recuerde cumplir con la resolución general vigente. Debe pulsar en el nombre de la resolución para que esta se despliegue, leerla y marcar presione el botón Aceptar Además, debe seleccionar los requisitos que cumple y el tipo de sistema que utilizará, según se presenta de seguido: XIII. Apartado: Fecha de Presentación En este apartado el campo Fecha de presentación se completa automáticamente con la fecha de la computadora en que se está elaborando el formulario. Al pulsar Presentar el sistema verifica que todos los campos obligatorios hayan sido completados y los que no son obligatorios que cumplan con el formato establecido. Página 17 de

18 En caso de que no exista error, el sistema le presenta el mensaje de presentar y si está seguro seleccione Aceptar. Si existe algún error o inconsistencia en el formulario, el sistema le mostrará un mensaje indicando en qué apartado del formulario se evidencia el mismo, lo anterior para que se corrija o complete y continúe con el trámite. Por ejemplo: en este caso hay casillas pendientes de completar en el Apartado de Domicilio Fiscal. Además, en cada apartado existen las ayudas que contiene el formato establecido, las cuales se ubican debajo del título con el botón identificado como sigue: XIV. Agregar documentos En este formulario al igual que los formularios de Inscripción y Desinscripción en el Registro Único Tributario, existe la funcionalidad de adjuntar documentos en formato pdf. Lo anterior procede en caso de que la Administración Tributaria así lo requiera como parte de sus requisitos, o bien, que el obligado tributario, lo aporte como respaldo del trámite. Página 18 de

19 En caso de pulsar el botón Sí se visualizará la siguiente pantalla: En el campo Descripción, digite una breve descripción sobre el documento que se va a cargar, por ejemplo: Personería Jurídica, Acta de Constitución de la Sociedad, Patente Municipal, etc. Completado el campo anterior Seleccionar el archivo en la ruta en que se encuentre guardado, recuerde que no puede ser superior a 2MB y de seguido pulse el botón Guardar Documento, se mostrará el mensaje: Al presionar el botón Aceptar de seguido se visualiza la siguiente pantalla: Página 19 de

20 Si el archivo que se muestra en el recuadro debajo de la pantalla, no es el correcto, entonces se pulsa y se repite de nuevo el proceso anterior de adjuntar archivo, pero si por el contario, si es el archivo correcto, entonces se pulsa el botón Finalizar carga. Seguido se muestra el siguiente mensaje para que confirme la carga del archivo pdf. Si pulsa No, lo devuelve a la pantalla anterior para que realice de nuevo el proceso de carga. Nota: se pueden subir cuantos archivos sean necesarios, siempre y cuando no superen los 2MB. Si pulsa Si le muestra la siguiente pantalla: De seguido se presenta el resumen de la Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario, se indica el número de la declaración que le fue asignado por el sistema automáticamente, así como la fecha y hora de presentación de la misma. Página 20 de

21 Con el botón, podrá descargar, guardar o imprimir el comprobante de recibido de la declaración, del cual se visualiza un ejemplo: Con el botón, podrá descargar, guardar o imprimir el Detalle de la Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario, la cual se visualiza de Página 21 de

22 seguido: Con el botón, podrá descargar, guardar o imprimir la Constancia de Inscripción en el Registro Único Tributario, la cual se visualiza similar a la siguiente: Fin del proceso. Página de