Convención de la Apostilla de La Haya

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1 Ministerio de Relaciones Exteriores Dirección General para Asuntos Consulares y Vinculación Convención de la Apostilla de La Haya Instructivo para la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros 1. Introducción 2. Qué es la Apostilla y para qué sirve 3. Convenio de la Haya 4. Cómo y dónde se realiza 5. Costo del trámite 6. Quién puede/debe efectuarlo 7. Vigencia del documento tramitado 8. Cuántas veces debo asistir al organismo para hacerlo 9. Documentos que se pueden apostillar 10. Países signatarios, participantes y no participantes 11. Convenio de Apostilla de la Haya del 5/10/ Modelo de Apostilla para Uruguay 1

2 La mejora sustancial de la calidad de vida y el servicio a las y los compatriotas, vivan donde vivan, está entre los principales pilares de la Cancillería y es objetivo fundamental de este gobierno. La iniciativa fue llevada adelante por el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Ministerio de Economía y Finanzas, quienes oportunamente pusieron a consideración de la Asamblea General el proyecto de ley referente al Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, firmado en La Haya el 5 de octubre de En la Convención se estableció este sistema de validez internacional que remplaza las formalidades de la legalización consular a través de la emisión de un sello, denominado Apostilla. La adhesión a la misma es un enorme avance en la gestión de documentación. El trámite consiste en colocar sobre el documento un apostillado o anotación que certifica la autenticidad de los documentos públicos expedidos en un país e invocados en otro. Así, se reconoce la eficacia jurídica de los documentos entre países miembros, sin necesidad de la mencionada legalización consular. La aplicación de este procedimiento permite disminuir enormemente el costo y la cadena de legalizaciones de los documentos públicos que deben ser presentados en nuestro país y/o en el país receptor miembro del Convenio: partidas de Registro de Estado Civil, certificados de antecedentes judiciales, títulos de estudio, certificados y/o constancias públicas, entre otros. Esta, una de las principales metas de la gestión, ha sido llevada adelante en clara respuesta al pedido planteado en los Encuentros Mundiales de Consejos Consultivos de uruguayos en el exterior. Hasta ahora, como país no integrante del Convenio, los documentos públicos emitidos en Uruguay, llamados a surtir efecto en otros países debían seguir un procedimiento en cadena de legalizaciones que involucraba la participación de varias autoridades para obtener validez en el extranjero. Lo mismo ocurría con la documentación extranjera que debía ser legalizada en el consulado uruguayo correspondiente para obtener la validez de ese país. Con esta medida Uruguay da un salto cualitativo en la modernización del servicio consular, a la par que otras medidas llevadas adelante por la Dirección General para Asuntos Consulares y Vinculación de la Cancillería. Asimismo, beneficia de modo indirecto la inversión extranjera, aunque cabe aclarar que dentro de este convenio no se incluyen documentos privados con carácter comercial o aduanero. La Convención entra en vigor para Uruguay a partir del 14 de octubre de

3 2. Qué es la Apostilla de la Haya y para qué sirve La Apostilla consiste en colocar sobre el propio documento público una Apostilla o anotación que certifica la autenticidad de los documentos públicos expedidos en un país e invocados en otro. Los países firmantes de la Convención de la Apostilla reconocen, por consiguiente, la autenticidad de los documentos que se han expedido en otros Estados Parte y que estén apostillados. La Apostilla de La Haya suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un Estado Parte del Convenio y que se pretendan utilizar en otros Estados Parte. Los documentos emitidos en un Estado Parte del Convenio que hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro Estado Parte del Convenio, sin necesidad de otro tipo de acreditación de autenticidad. El poder del convenio consiste en la certificación inmediata de que la firma y el sello del documento público emanan de una autoridad competente. Vale aclarar que este trámite, al igual que la legalización, únicamente certifica que la firma o sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario público o de fe pública en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del documento. 3. Convenio de la Haya El XII Convenio de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de octubre de 1961, también conocida como la Convención de la Apostilla, suprime el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros sustituyéndolo por la apostilla. La Apostilla solo tiene validez entre los Estados Parte del Convenio, por lo que si el país donde se necesita utilizar el documento no pertenece al Convenio, será necesaria entonces la legalización diplomática y consular. 4. Cómo y dónde se realiza Se deberá presentar la documentación a apostillar, previamente legalizada por el Organismo competente, cuando corresponda, en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Centro de Atención Ciudadana. (Cuareim 1384, esquina Colonia) planta baja, en horario de atención al público). 3

4 5. Costo del trámite Cada apostillado tendrá el valor que le fije la reglamentación correspondiente, sin perjuicio de los costos que por concepto de legalización perciban otros organismos nacionales. Cuando se trate de documentos procedentes de la Republica destinados a producir efectos en el extranjero -sin perjuicio de la realización del respectivo tramite de apostillado- el interesado deberá legalizar previamente los mismos ante los organismos competentes (Por ejemplo: Suprema Corte de Justicia, Ministerio de Educación y Cultura, Ministerio de Salud Pública). Cabe destacar que el trámite de legalización ante cada organismo, implica un costo adicional a la Apostilla, el cual es fijado por el organismo competente y que deberá ser consultado en cada caso por el interesado. Asimismo, se resalta que el trámite de Apostilla, al igual que con la legalización, no exime del requisito de la traducción del documento. 6. Quién puede/debe efectuarlo El trámite no necesariamente debe ser personal, puede realizarlo un familiar o un tercero. 7. Vigencia del documento tramitado El documento no posee vencimiento 8. Cuántas veces debo asistir al organismo para hacerlo Es necesario asistir una única vez. El trámite se realiza en el momento y requiere la presentación de la documentación a apostillar, el abono del arancel correspondiente y el retiro de la documentación apostillada. 9. Documentos que se pueden apostillar (ejemplos) Documentos Notariales: Primeras Copias, Testimonios de Protocolización, Testimonios por exhibición y Certificados Notariales (a modo de ejemplo: primeras copias de Poderes, Testimonios Notariales de Sociedades, Asociaciones, Fundaciones y demás personas jurídicas); documentos privados con firmas certificadas, (a vía de ejemplo, autorizaciones para viajar y declaraciones juradas), previa legalización ante la Suprema Corte de Justicia. 4

5 Exhortos internacionales (sentencias y laudos arbitrales) a ser invocados en el extranjero. Títulos Universitarios en original o Copia Certificada (previamente legalizados por el Ministerio de Educación y Cultura) Certificados de Antecedentes Judiciales Testimonios de partidas originales expedidas por el Registro Civil Certificados de salud (por ejemplo: esquemas de vacunación, historias clínicas, certificados médicos, etc.) previamente legalizados por el Ministerio de Salud Pública. Certificados de Sanidad Animal 10. Países signatarios, participantes y no participantes Países signatarios en: Países participantes en: Países no participantes: Convenio de Apostilla de la Haya del 5/10/

6 12. Modelo Apostilla para Uruguay 6

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