Importación de Pagos desde Excel a Neodata ERP

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1 IMPORTACIÓN DE PAGOS DESDE EXCEL A NEODATA ERP Este proceso funciona para las facturas de los proveedores, exporta la información de las facturas a una plantilla de Excel predeterminada y también recibe la información de esa misma plantilla para generar el registro de cheques y transferencias en el sistema con sus respectivas pólizas y nodos bancarios. El proceso se genera considerando dos pasos: 1. Generar y exportar la información de facturas de proveedores y Cheques vs Cuenta de Cargo a pagar, desde ERP hacia un archivo de Excel. 2. Recibir el archivo de Excel con los pagos procesados, para que se emitan los cheques o transferencias en el ERP. Parámetros previos Para poder trabajar con el proceso dentro del sistema debe habilitar el permiso Envío/recepción Excel; este permiso se encuentra en la pestaña Herramientas/Opciones en el apartado de Proveedores. Enseguida se debe configurar en Herramientas/Opciones el Código de Empresa SAP. Haga esta configuración en la opción 01. EMPRESA de esta ventana.

2 Envío a Excel de la programación de pagos. Ahora debe generar la información de las facturas que se exportarán a la plantilla de Excel, vaya al panel Bancos y abra la Antigüedad de Saldos. Establezca los filtros necesarios y marque como autorizadas las facturas de los proveedores que deban enviarse a Excel para que sean pagadas y después sean recibidas en la siguiente etapa del proceso.

3 Autorice también los Cheques vs Cuenta de Cargo, para que el sistema también tome en cuenta estos movimientos junto con las facturas de proveedores para el archivo de Excel que genere con la programación de pagos. Cuando haya marcado las facturas y los cheques vs cuenta de cargo como autorizados en la ventana de la Antigüedad de Saldos, diríjase al panel Proveedores y en el grupo de iconos Facturas haga clic en el icono Envío programación de pagos. El sistema desplegará un recuadro en el que le mostrará de manera predeterminada una plantilla de Excel que se incluye en la carpeta de instalación de Neodata ERP; es el archivo: Plantilla Programación de Pagos.xlsx

4 Haga clic en el botón Aceptar de este recuadro y el sistema generará a partir de la plantilla un archivo con la información de la programación de pagos; el sistema mostrará un mensaje confirmando el proceso y le preguntará si desea abrir el archivo generado. Revise el archivo con la información y en caso que necesite hacer alguna corrección vuelva a generarlo y el sistema lo generará sobrescribiendo la información.

5 Captura de la información en Excel El usuario deberá editar manualmente el archivo de Excel generado, las columnas en las que debe capturar información se describen a continuación: Forma de pago: En esta columna escriba un número para indicar al sistema qué tipo de movimiento generará en la importación de la información, un número 1 [uno] indica al sistema la emisión de un cheque; un número 3 le instruye a emitir una transferencia. Cuenta bancaria: En esta columna escriba la cuenta bancaria tal como se encuentra capturada en el catálogo de Cuentas Bancarias en Neodata ERP. Solo en los casos de los Cheques vs Cuenta de Cargo no se captura este dato, porque se incluye en el archivo desde la exportación de la programación de pagos. Moneda SAT: Es necesario indicar la moneda del movimiento de acuerdo con el Catálogo de monedas del SAT, por ejemplo: MXN para pesos o USD para dólares. Este dato es importante para que el sistema genere la información de los nodos bancarios en las pólizas de los cheques y las transferencias. Paridad: Indique la paridad para la moneda extranjera; en caso de que solo maneje pesos debe escribir 1 [uno] en esa columna. Número de cheque: Si en la columna Forma de pago se estableció el valor 1[uno], entonces debe indicar un número de cheque, en caso contrario deje la celda vacía. El sistema tomará el número de cheque propuesto por el usuario para la emisión de los cheques, en el caso de las transferencias el sistema tomará el consecutivo que esté establecido en el sistema. Generar Cheque: Marque con un 1 [uno] esta columna para que el sistema emita el cheque en el proceso de importación, o bien, déjela con 0 [cero] si no desea la emisión de alguno de los registros. Cuando haya terminado de editar el archivo de Excel con la programación de pagos, guarde los cambios y cierre el documento, puede guardarlo con otro nombre y en la ubicación que usted prefiera.

6 Importación de los pagos desde el archivo de Excel Desde Neodata ERP ubíquese en el panel Bancos y haga clic en el icono Importar Aviso de Pago. El sistema abrirá una ventana desde la que podrá hacer la importación de los cheques a emitir del archivo de Excel con la programación de pagos. En el primer campo ubique el archivo de Excel con la información de la programación de pagos desde donde lo haya guardado. Haga clic en Aceptar y el sistema le mostrará en Resultado [el cuadro más grande de la ventana] una lista de mensajes con los errores detectados en el proceso de importación; los mensajes muestran con detalle en qué fila del archivo de Excel se tiene el problema y también explica cuál es el problema. Si no hubiera errores en el proceso el sistema le mostrará un mensaje confirmando que el proceso se realizó correctamente.

7 Finalmente, para revisar que la información se haya importado correctamente deberá dirigirse a la ventana de Consultas/Cancelaciones en el panel Bancos. Consulte desde esta ventana movimiento por movimiento, incluso accediendo a las pólizas y verificando que los nodos bancarios que deben generarse para efectos de la contabilidad electrónica, se hayan generado correctamente. Haga clic derecho en cualquiera de los registros y consulte las pólizas emitidas por el sistema y compruebe que el sistema genera la información del nodo de bancos en la misma.

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