Formato de números en Excel 2013

Transcripción

1 Formato de números en Excel 2013 El formato números en Excel es el proceso a través del cual podemos cambiar la apariencia de un número contenido en una celda. Es importante remarcar que dicho formato no modifica el valor numérico de la celda sino solo su apariencia. Cuando ingresamos valores numéricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores no tienen formato alguno, pero podemos modificar la cantidad de decimales mostrados, agregar el símbolo de moneda o el separador de miles. Todos estos cambios en la apariencia de un número los podemos lograr aplicando un formato especial a la celda. Formato de números automático Excel puede identificar ciertos formatos de número al momento de ingresar los datos y los despliega de manera adecuada mientras asigna el valor numérico correcto a la celda. Por ejemplo, si ingresamos el valor 12.50% en una celda, Excel mantendrá la apariencia de porcentaje pero el valor de la celda no contendrá el símbolo de porcentaje sino solamente el valor numérico y lo podremos saber si hacemos una operación con dicha celda: Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda D1 multiplicado por dos. De esta manera podemos saber que al incluir a la celda D1 en cualquier operación, Excel considerará su valor numérico. Así como Excel aplica un formato automático a valores de porcentaje, también lo hace si utilizamos el separador de miles o si utilizamos el símbolo de moneda. En realidad el valor de la celda no contendrá el separador de miles ni el símbolo de moneda sino solamente el valor numérico. Formato de números desde la Cinta de opciones Hay ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos modificar la manera en que se despliegan los números de una celda después de

2 haberlos ingresado y para ello podemos utilizar los comandos de la Cinta de opciones que se encuentran dentro del grupo Número en la ficha Inicio. Cualquiera de estos comandos aplicará el formato seleccionado a la celda activa o a una selección de celdas. 1. Podemos elegir rápidamente un formato de la lista de formatos más utilizados entre los cuales encontramos los formatos Número, Moneda, Contabilidad, Fecha corta, Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica y Texto. 2. El menú desplegable del botón Formatos de contabilidad nos permite elegir entre varias opciones de formatos específicos de contabilidad y especificar si deseamos agregar el símbolo de dólares americanos o el símbolo de euros. 3. El botón Estilo porcentual aplicará un estilo de porcentaje al valor de la celda. 4. El comando Estilo millares agregará el separador de miles al valor numérico de la celda. 5. Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y cuando el valor numérico contenga dicha cantidad de decimales. 6. También podemos mostrar menos decimales utilizando el botón Disminuir decimales. 7. Si queremos tener más opciones de formato podemos pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Número el cual abrirá una nueva ventana que nos dará más opciones de formato. El cuadro de diálogo Formato de celdas Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros requerimientos de formato, entonces podemos pulsar el indicador correspondiente que se encuentra justo a la derecha de la etiqueta del grupo Número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas: También podemos abrir este cuadro de diálogo si seleccionamos la opción Más formatos de número dentro de la lista de formatos del grupo Número en la ficha Inicio. De igual manera tendremos acceso a él si hacemos clic derecho sobre cualquier celda y seleccionamos la opción Formato de celdas.

3 A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato aplicado a una celda de Excel. La secciónnúmero nos muestra 12 categorías de formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas propiedades particulares. A continuación describo brevemente cada una de las 12 categorías: 1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notación científica. 2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones. 3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los números negativos. 4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical. 5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha. 6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda. 7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales. 8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos elegir entre nueve diferentes formatos. 9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos especificar la cantidad de decimales a mostrar. 10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho valor como un texto, inclusive si es un número. 11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los números de seguridad social.

4 12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a otro artículo en la sección de material adicional. Es interesante observar que dentro de la lista de formatos se encuentran la Fecha y la Hora. Esto se debe a que Excel almacena este tipo de datos como un número aunque en realidad los vemos desplegados como fechas y horas. Ya hemos hablado de este tema cuando hicimos una revisión de los tipos de datos en Excel. Recuerda que al aplicar un formato a un número en Excel no modificamos realmente su valor sino solamente cambiamos su apariencia dentro de la celda. Existen diferentes tipos de formatos de acuerdo al tipo de dato que hemos ingresado, ya sean porcentajes, fracciones, montos, fechas, horas, etc. Además, a través de los comandos de la Cinta de opciones y del cuadro de diálogo Formato de celdas podremos indicar el formato que deseamos aplicar a cualquier celda de Excel. Formato personalizado de celdas en Excel Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 códigos diferentes dentro de la misma cadena de texto. Formato personalizado de una celda Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opción Formato de celdas. Al mostrarse el cuadro de diálogo debes asegurarte de estar en la sección Número y elegir la opción Personalizada:

5 El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un formato personalizado es una cadena de texto que indicará a Excel la manera en cómo debe mostrarse el valor contenido en una celda. El formato personalizado en Excel En términos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos permite especificar un código para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con la condición de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente orden: Cada uno de los recuadros de la imagen representa un código, de manera que podemos indicar a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que tenga. Ejemplo de formato personalizado de una celda Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda crearemos el siguiente formato: [Azul]Estándar;[Rojo]-Estándar;[Negro]Estándar;[Verde]Estándar La palabra Estándar significa que Excel dará un trato normal al valor de la celda, es decir, no modificará su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color diferente de acuerdo al valor de la celda. Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de color azul, si es negativo de color rojo y además he colocado el símbolo - de manera que Excel coloque el símbolo negativo precediendo el valor de la celda. Si el valor es cero entonces se mostrará de color negro y si es de tipo texto será de color verde. En la siguiente animación podrás observar cómo se comporta una celda que tiene este formato personalizado:

6 Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8 nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul, Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo. Existe otra opción que nos permite elegir un color por su código y tendremos disponibles hasta 56 colores diferentes. Este código lo podemos especificar de la siguiente manera: [Color5]Estándar;[Color20]-Estándar;[Color40]Estándar;[Color50]Estándar A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este ejemplo debemos indicar el número del color que deseamos aplicar. Códigos de formato personalizado Ya hemos visto cómo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero también podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar. En el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que hará que siempre se muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado: El código # nos ayuda a representar la posición de un número y hemos indicado que deseamos tener 3 posiciones después del punto decimal. Para conocer más sobre el código # así como otros códigos te sugiero consultar el articulo Códigos de formato personalizado. Formato personalizado a texto Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar formato a números y por consecuencia también a las fechas ya que las fechas en Excel son también números. Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como hacer que se despliegue un carácter en cierta posición cuando acompaña a un número. En el siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocará el signo de exclamación al final del valor de la celda.

7 Observa cómo la barra de fórmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato personalizado indica a Excel que se agregue el símbolo! al final del valor. Así como agregamos un solo carácter también podemos agregar una palabra completa al final de un número. El formato personalizado que utilizaré será el siguiente: #.## pesos De nueva cuenta observa la barra de fórmulas y observa que el valor de la celda no considera la palabra pesos sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres como las palabras se pueden colocar en cualquier posición que queramos, solamente debemos indicarlo correctamente dentro del formato personalizado. Formato de fechas y horas Las fechas son un tipo de dato muy común dentro de Excel y aprender a darles el formato adecuado es de suma importancia para poder presentar la información de manera adecuada. De igual manera el formato de horas es importante. Formatos de fecha y hora en Excel De manera predeterminada en la lista de formatos que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Número tenemos un par de formatos para fecha y otro para hora.

8 Sin embargo en el cuadro de diálogo Formato de celdas tenemos muchas más opciones de donde elegir. Asegúrate de elegir la categoría Fecha o la categoría Hora para tener acceso a los diferentes tipos de formato adicionales: Fecha y hora en la misma celda Es posible tener celdas que contengan un valor tanto de fecha como de hora. Esto es posible al separar la información por un espacio tal como se muestra a continuación:

9 Observa cómo la barra de fórmulas muestra el contenido de la celda tanto con la fecha como con la hora sin embargo el valor de la celda solamente muestra la fecha. Esto se debe a que la celda tiene un formato de fecha. Si cambiamos al formato de la celda por un formato de hora entonces la celda se mostrará de manera diferente: Para que la celda muestre ambos datos debe tener un formato personalizado el cual podemos elegir dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas.