MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - AMTC

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - AMTC Mayo 2014 OFICINA ADMINISTRATIVA DEL AMTC Dirección: Av. Tupper #2007, Edificio AMTC, piso 4, oficina 404 Santiago / administracion@amtc.cl / teléfono:

2 ÍNDICE - Procedimientos relacionados al área de RRHH. Página 4 1- PAGO DE PRODUCTIVIDADES Página 4 2- PAGO DE HONORARIOS. Página 4 3- CONTRATACIÓN. Página 6 4- OBSERVACIONES GENERALES DEL ÁREA DE RRHH (AMTC).. Página 8 - Procedimientos relacionados a la administración de proyectos Página 9 5- ADQUISICIÓN DE BIENES Página 9 6- VIAJES NACIONALES Y AL EXTRANJERO.. Página OTRAS OPERACIONES (fondos por rendir, facturación, correspondencia, etc.).. Página OBSERVACIONES GENERALES PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE PROYECTOS.. Página 16 2

3 INTRODUCCIÓN El presente documento ha sido diseñado con el propósito de informar los procedimientos con los que trabaja la oficina administrativa. Ésta procesa la documentación solicitada por los investigadores del AMTC, y también la información tramitada oficialmente por intermedio de la Oficina de Administración del AMTC, entidad encargada de darle curso a las firmas y visados correspondientes tanto en nuestro Centro de Investigación, como ante otras autoridades competentes de la institución. Los gastos que procesa la Oficina de Administración del AMTC se clasifican en: Gastos de Operación, Remuneraciones, Honorarios, Viáticos, Pasajes, Bienes de Capital y Gastos de Administración. Este documento busca dar a conocer a los investigadores del Centro el curso que siguen los diferentes procesos administrativos y operativos relativos a los proyectos de investigación, de acuerdo a lo presupuestado en el Proyecto BASAL, y bajo las normas establecidas por la Universidad de Chile, CONICYT, Innova CORFO y la Controlaría General de la República. 3

4 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS AL ÁREA DE RRHH 1.- PAGO DE PRODUCTIVIDADES A continuación se describen los pasos del procedimiento para la gestión del pago de productividades para funcionarios contratados por la FCFM. Paso nº 01: Investigador (Titular, Asociado, Director de Proyecto) Las productividades del presupuesto basal se establecen anualmente, y son informadas por el Director del AMTC lo informa a la oficina administrativa del AMTC. *Las productividades informadas mensualmente sólo son de proyectos. La información de cada productividad debe ser enviada a la Srta. Paulet Riveros, Jefe Administrativo del AMTC (vía a administracion@amtc.cl), con copia a la Sra. Renée Kellinghusen, Secretaria de Dirección (vía a secretariadireccion@amtc.cl) con los respectivos antecedentes para gestionarla, antes del día 04 de cada mes en curso. Los datos a incluir son los siguientes: a) Labor a realizar, nombre completo y rut de la persona a quien se le pagará. b) Monto bruto a pagar. c) Nombre del proyecto (al cual el gasto será atribuido). Paso nº 02: Administrador Confecciona la nómina de productividades (presupuesto Basal y/o proyectos). Paso nº 03: Director AMTC Revisa, aprueba y firma todas las productividades. Paso nº 04: Administrador Envía nómina firmada a la oficina de la Unidad de Proyectos para ser ingresada al sistema de productividades de la Facultad. Una vez realizado este paso, la Unidad de Proyectos entrega al administrador los cheques para que sean firmados por el Director del AMTC, y nuevamente se devuelve a la Unidad de Proyectos. * El proceso demora aproximadamente 2 semanas. * La productividad se entregará junto a la remuneración de cada mes, y aparecerá detallada en la Liquidación de Sueldo a fin de mes. 2.- PAGO DE HONORARIOS (Investigadores, Personal Técnico, Personal Administrativo y Estudiantes) Alcance: A todos los investigadores y personal administrativo que participa en los proyectos del AMTC, y que NO está vinculado contractualmente a la FCFM. 4

5 Definición de Boleta de Honorarios: Documento emitido por los ingresos generados en las prestaciones de servicios personales, por las actividades clasificadas en la segunda categoría de la Ley de la Renta. Deben emitir este tipo de documentos: profesionales, personas que desarrollen ocupaciones lucrativas, sociedad de profesionales, directores y consejeros de sociedades anónimas, y auxiliares de la administración de justicia, entre otros. Definición de Boleta de Honorarios Electrónica: Es un documento tributario, legalmente válido, que tiene la particularidad de ser emitido y elaborado en el sitio web del SII (Servicio de Impuestos Internos), donde es autorizado en línea y registrado en sus bases de datos. No requiere talonario físico, ni confección en una imprenta, así como tampoco necesita ser timbrada en una unidad del SII. Definición de Convenio de Honorarios: Es un acuerdo a través del cual una persona se compromete a prestar, por un tiempo determinado, un servicio específico a otra, la cual a su vez se obliga a pagar por el servicio prestado. Este contrato se configura cuando no existe una relación de subordinación y dependencia, y por lo tanto no corresponde vincular al trabajador y al empleador por medio de un contrato de trabajo. Descripción del procedimiento de confección del convenio: Paso nº 01: Investigador El investigador respectivo, debe enviar la solicitud de convenio, vía , a secretariadireccion@amtc.cl, con copia a paulet.riveros@amtc.cl, con los siguientes datos: a) Nombre de la persona b) de la persona c) Glosa o trabajo a realizar d) Período de duración del contrato (tiempo máximo por convenio: 6 meses) e) Monto bruto mensual del convenio (los honorarios dependerán del presupuesto de cada grupo y/o proyecto) f) Proyecto al cual se le atribuirá el gasto Paso nº 02: Administrador Solicita los siguientes documentos, vía , a la persona que recibirá los honorarios: a) Currículum Vitae (debe incluir obligatoriamente: dirección particular, nacionalidad, teléfono e ). b) Fotocopia, o documento escaneado, de carné de identidad por ambos lados (debe encontrarse vigente hasta la fecha de término de la labor encomendada). * Los extranjeros también deben presentar la cédula de identidad chilena vigente, además de una copia del documento de visa temporaria o definitiva. c) Fotocopia, o documento escaneado, del título profesional o certificado de título. En caso de que la persona no tenga un título, debe informarlo al administrador ya que se reemplazará por 5

6 un certificado de experticia. Además, debe informar la Carrera y el Departamento de la Facultad al que pertenece. d) Debe informar si trabaja en la administración pública (con contrato de trabajo vigente), pues si trabaja en la administración pública no necesita convenio. Paso nº 03: Personal a Honorarios Debe enviar, vía , la documentación requerida en el plazo establecido, de lo de contrario el convenio no estará listo para ser procesado en la fecha solicitada. Paso nº 04: Administrador Una vez recibida la documentación requerida, el administrador confeccionará el convenio de honorarios y el anexo de confidencialidad. El beneficiario debe firmar ambos documentos, tan pronto como la respectiva unidad administrativa lo informe. Después de esto, el convenio será firmado por el Director del AMTC. Para finalizar, el documento será enviado a la Unidad de Proyectos para ser procesado. * El proceso de aprobación (en la Facultad) demora 6 a 8 semanas aproximadamente. Una vez que el convenio ha sido aprobado, el administrador enviará un al personal de honorarios, solicitando la emisión de la boleta de honorarios (en las fechas correspondientes) para procesar el pago respectivo. *Las boletas de honorarios deben ingresarse en la Unidad de Proyectos durante los 10 primeros días del mes en curso. 3.- CONTRATACIÓN (Modalidad Contrata ) La contratación está directamente ligada a la apertura de un Concurso Público. A continuación se describen los pasos a seguir para procesar la contratación de personal: Paso nº 01: Jefe de Grupo o Director de Proyecto Debe enviar un al Director del AMTC, solicitando la apertura de un concurso para la contratación de algún(a) investigador(a) para un cargo específico, especificando los motivos de la solicitud, y agregando los siguientes datos: a) Cargo b) Descripción del cargo y del perfil del cargo c) Período de trabajo (meses, años o tiempo indefinido) d) Centro de costos del cual se pagarán las remuneraciones e) Remuneración bruta mensual asignada al cargo Paso nº 02: Director del AMTC Una vez que ha analizado la propuesta, debe enviar un al administrador encargado, con la información que envía el jefe de grupo o director de proyecto, confirmando la solicitud. 6

7 Paso nº 03: Administrador Una vez que se tenga la información necesaria, se procede como sigue: 1. Solicitud de llamado a concurso al Director del Departamento (donde pertenecerá el futuro contratado). Si el Director del Departamento está de acuerdo, se envía una carta al Vicedecano solicitando la publicación del concurso (el Vicedecano, a su vez, envía la solicitud a la oficina de RRHH). 2. La oficina de RRHH publicará el concurso en trabajando.com y en el portal de la universidad (el concurso permanece publicado por un período de 2 a 4 semanas). 3. Cerrado el concurso, todas las postulaciones recepcionadas por la oficina de RRHH, son remitidas al AMTC, luego de la cual son enviadas a quien solicitó el concurso (Director de Proyecto y/o Jefe de Grupo), para que revise y pre-seleccione los(as) candidatos(as) más idóneos(as). 4. El encargado de la pre-selección, debe llamar a éstos para una entrevista personal. 5. A los postulantes seleccionados en la entrevista, se les debe enviar a entrevista con un psicólogo. 6. Una vez que se reciben los informes psicológicos de los seleccionados, junto con el CV, el Director del AMTC le envía la documentación al respectivo Director de Departamento, y éste se comunica con el Vicedecano indicando quien ha sido aprobado. 7. El Director del AMTC defiende el caso frente al Vicedecano. Paso nº 04: Futuro Contratado Se le informa a la persona que fue seleccionada, y se indica que debe dirigirse a oficina de RRHH, ubicada en Beauchef #850, Torre Central, piso 6. La oficina de RRHH solicitará la siguiente documentación: 1. Título profesional original 2. Afiliación AFP (en caso que se encuentre afiliado) 3. Afiliación Isapre / Fonasa (en caso que se encuentre afiliado) 4. Certificado de nacimiento para todo trámite 5. Fotocopia de la cédula de identidad 6. Foto tamaño carnet 7. Certificado de servicio militar al día (sólo hombres) 8. Certificado médico (debe realizarse algunos exámenes obligatorios) * Una que la documentación completa ha sido entregada en RRHH, el proceso queda terminado, y se informa al seleccionado a partir de qué fecha será contratado. * Este proceso demora 3 meses aproximadamente. 7

8 4.- OBSERVACIONES GENERALES DEL ÁREA DE RRHH (AMTC): - Asistencia: Todo el personal AMTC, que se encuentre bajo la modalidad Contrata, debe marcar su ingreso y salida (de acuerdo al horario establecido previamente con su jefatura) en la Torre Central (primer piso), para lo cual debe solicitar su ingreso al sistema de la Facultad en la oficina de Informática, del 7mo piso de la misma. - Licencias Médicas: Todo el personal AMTC, que se encuentre bajo la modalidad Contrata, debe entregar sus licencias médicas a la oficina de secretaría de dirección, y ésta a su vez realizará el trámite correspondiente con la oficina de RRHH de la Facultad. - Tarjetas de acceso al Edificio AMTC: Para poder obtener acceso al Edificio AMTC, el Investigador debe tener autorización del Jefe de Grupo correspondiente (quien, a través de un a la Secretaria de Dirección, debe indicar el nombre, rut y oficina a la cual pertenece el Investigador). Luego de esto, la Secretaria de Dirección gestionará la habilitación de la tarjeta de acceso correspondiente. - Uso de salas de reuniones: Para hacer uso de las salas de reunión, se debe agendar previamente con la Secretaria de Dirección. Éstas se otorgarán de acuerdo a la disponibilidad. - Sala Seminario 301: Para hacer uso de la Sala de Seminario, se debe agendar previamente con la Secretaria de Dirección. Ésta se otorgará de acuerdo a la disponibilidad. * Capacidad máxima aproximada de la sala: 30 personas. * Incluye Proyector (Data Show). - Llamadas oficiales a celulares y/o al extranjero: Cualquier llamada oficial, relacionada con el AMTC y/o los proyectos de este, puede realizarse sólo desde la secretaría de dirección. - Higiene y/o Mantención del Edificio: Cualquier consulta o comentarios, respecto de la higiene y/o mantención de los espacios del Edificio AMTC, por favor comunicarse con la Sra. Renée Kellinghusen (Secretaria de Dirección) y/o el Sr. Guillermo Navarro (guillermo.navarro@amtc.cl). - Terraza AMTC: Ésta es de uso público, para los Investigadores pertenecientes al AMTC. *Si algún Investigador y/o Grupo de Investigación desea realizar alguna actividad en la Terraza, deberá solicitar autorización al Director del AMTC, a través de la Secretaria de Dirección. - Estructura Edificio AMTC: Cualquier consulta respecto del uso del Edificio AMTC (problemas en puertas, ventanas o estructura en general, modificaciones estructurales y/o mantención), el Investigador debe comunicarse con el Sr. Guillermo Navarro (guillermo.navarro@amtc.cl). 8

9 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 5. - ADQUISICIÓN DE BIENES Compras inferiores a $ pesos chilenos: 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe autorizar la compra vía a administracion@amtc.cl 2. Se puede realizar directamente según las necesidades de cada grupo o proyecto, la cual debe ser con boleta simple, y pagada obligadamente con efectivo. 3. La oficina administrativa del AMTC, reembolsará este gasto al investigador, quien presentará la boleta e indicará a que proyecto o centro de costos se debe atribuir el gasto. *No se aceptan boletas poco legibles o enmendadas (corregidas), ni que tengan una antigüedad mayor a 45 días. Tampoco se reciben boletas correlativas. Compras entre $ y $ pesos chilenos (monto bruto): - Opción 1: 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe autorizar la compra vía a administracion@amtc.cl 2. Se puede realizar directamente, según las necesidades de cada grupo o proyecto, la cual debe ser con factura pagada a nombre de Universidad de Chile (con los datos de la FCFM). Nombre: Universidad de Chile Rut: Giro: Educación Dirección: Av. Tupper #2007 Santiago Teléfono: La oficina administrativa del AMTC, reembolsará este gasto al investigador, quien deberá presentar la factura indicando a que proyecto o centro de costos se atribuirá el gasto. - Opción 2: 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe autorizar la compra vía a administracion@amtc.cl 2. El Investigador debe enviar, a la oficina administrativa del AMTC, la cotización por el bien o servicio a utilizar. 3. La oficina administrativa del AMTC contactará al proveedor y gestionará la compra. 4. La oficina administrativa del AMTC informará al Investigador cuando el producto haya sido entregado. Luego, gestionará el pago a los proveedores. 9

10 - Opción 3: (Esta opción es válida para productos generales o estandarizados, por ejemplo artículos de oficina, librería, toner de impresora, computadores, piezas para computadores, etc.). 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe autorizar la compra vía a administracion@amtc.cl 2. La oficina administrativa del AMTC debe comprar a través de portal público Chile Compra, vía Carro Express (vitrina electrónica). 3. La oficina administrativa del AMTC informará al Investigador cuando el producto haya sido entregado. Luego, gestionará el pago a los proveedores. Compras sobre $ pesos chilenos (monto bruto) - Opción 1: (Esta opción es válida para productos generales o estandarizados, por ejemplo artículos de oficina, librería, toner de impresora, computadores, piezas para computadores, etc.). 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe autorizar la compra vía a administracion@amtc.cl 2. La oficina administrativa del AMTC debe comprar a través de portal público Chile Compra, vía Carro Express (vitrina electrónica). 3. La oficina administrativa del AMTC avisará al Investigador cuando el producto haya recibido. También gestionará el pago a los proveedores. - Opción 2: (Esta opción es válida para comprar o arrendar equipos específicos relacionados con la investigación y desarrollo del proyecto). 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe autorizar la compra vía a administracion@amtc.cl; a su vez entregar las especificaciones técnicas y presupuesto disponible del producto, equipo o servicio a realizar. 2. La oficina administrativa del AMTC debe comprar a través de portal público Chile Compra, vía licitación pública. 3. Esta gestión tarda entre 7 y 10 días hábiles, dependiendo de los plazos de la licitación. 4. La oficina administrativa del AMTC informará al Investigador cuando el producto haya sido recibido. Luego, gestionará el pago a los proveedores. 10

11 Compras con Trato Directo Se refiere a compras en el extranjero, licencias de software, inscripción a seminarios, equipos que no tengan distribución en Chile, productos comercializados a través de un único proveedor en Chile, etc. 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe autorizar la compra vía a administracion@amtc.cl 2. El Investigador debe entregar a la oficina administrativa del AMTC, la cotización del producto o servicio, una carta simple del proveedor donde indique que es el único representante/proveedor del bien o servicio y una carta simple del Investigador justificando la compra. 3. La oficina administrativa del AMTC entregará estos documentos en el Departamento Jurídico de la Facultad (a través de una resolución). 4. La oficina de Departamento Jurídico de la Facultad, gestionará la documentación en la Dirección Económica y Administrativa de la Facultad, y luego en Contraloría se emitirá una Resolución Oficial. * Esta gestión tarda aproximadamente 30 días hábiles. 5. La oficina administrativa del AMTC recibe la Resolución Oficial, y gestiona el pago a través de la Unidad de Proyectos (vía transferencia al proveedor extranjero y cheque contra factura a 30 días para el proveedor nacional). *Esta gestión tarda aproximadamente 10 días hábiles. 6. Si se ha comprado algún equipo en el extranjero, el proveedor lo enviará luego de recibir información de que la transferencia del dinero ha sido exitosa. La oficina encargada de la importación de bienes de la Facultad informará a la oficina administrativa del AMTC, si es que hay que hacer algún pago extra en la aduana chilena por cargo de impuestos. Entonces se gestionará este nuevo pago (a través de la Unidad de Proyectos). Una vez que el cheque de este nuevo pago esté listo, se llevará a la oficina encargada de la importación de bienes de la Facultad para que procese la internación del mismo. Finalmente, la oficina administrativa del AMTC será informada de la recepción del equipo. *Desde la transferencia del dinero en el extranjero a la recepción del equipo en el AMTC, el proceso tarda aproximadamente 30 días hábiles. Pagos a Proveedores 1. La oficina administrativa del AMTC recibe la Factura del Proveedor (y confirma los datos). 2. La oficina administrativa del AMTC gestionará la orden de pago interna con su respectiva firma, y la entregará a la oficina de Unidad de Proyectos de la Facultad. 3. La Unidad de Proyectos de la Facultad emitirá los cheques de pago e informará a la oficina administrativa del AMTC. *Esta gestión tarda entre 7 y 20 días hábiles, dependiendo de la habilitación del sistema contable de la Facultad. 11

12 4. La oficina administrativa del AMTC retirará los cheques (desde la Unidad de Proyectos) para que sean firmados por el Director del AMTC. 5. La oficina administrativa del AMTC, contactará vía telefónica o , a los Proveedores para informar que los cheques pueden ser depositados y/o retirados, en su respectivo horario de atención. 6.- VIAJES NACIONALES Y AL EXTRANJERO Compra de Pasajes Aéreos. 1. El Jefe de Grupo, o Director de Proyecto, debe entregar a la oficina administrativa del AMTC la información relacionada con el viaje (nombre del investigador, fechas de salida y regreso, destino, motivo del viaje, nombre de proyecto o centro de costos que financiará los gastos). 2. La oficina administrativa del AMTC realizará la compra de todos los pasajes aéreos, a través del portal Chile Compra (Mercado Público). Para vuelos nacionales la compra se realizará con las compañías LanChile y/o Sky Airline. Para vuelos internacionales la compra se realiza con agencias de viajes que estén en convenio marco (Chile Compra). 3. A su regreso, el Investigador debe entregar a la oficina administrativa del AMTC, los boarding passes o tickets electrónicos, y boletas de los gastos de traslado desde y hacia el aeropuerto de Santiago, y también en la ciudad de destino (éstos últimos sólo pueden ser reembolsados en viajes dentro de Chile). *Cualquier modificación de pasajes de última hora debe ser realizada por el investigador, y en caso de implicar algún costo adicional, este será de su cargo. 4. La oficina administrativa del AMTC, con los comprobantes antes mencionados, gestionará el pago al proveedor y los reembolsos de los gastos de traslado. *Esta gestión tarda entre 7 y 20 días hábiles, dependiendo de la habilitación del sistema contable de la Facultad. Pago de Cometido de Funcionario (viajes nacionales) 1. El Jefe de Grupo o Director de Proyecto, debe entregar a la oficina administrativa del AMTC, la información relacionada al viaje (nombre del investigador, fechas de salida y regreso, destino, motivo del viaje, nombre de proyecto y/o centro de costos que financiará los gastos). 2. La oficina administrativa solicitará al Jefe Administrativo de Departamento de la Facultad, el respectivo Cometido Funcionario con las firmas del Jefe Administrativo y Director de Departamento correspondiente. 3. La oficina administrativa del AMTC gestionará la orden de pago interna, con su respectiva firma, y procesará el pago en la Oficina de Unidad de Proyectos. 12

13 4. La oficina de Unidad de Proyectos de la Facultad emitirá un cheque con el pago del cometido. *Esta gestión tarda entre 7 y 20 días hábiles, dependiendo de la habilitación del sistema contable de la Facultad. Ayuda de viaje (viajes internacionales) 1. El Jefe de Grupo o Director de Proyecto debe entregar a la oficina administrativa, la información relacionada al viaje (nombre del investigador, fechas de salida y regreso, destino, motivo del viaje, nombre de proyecto y/o centro de costos que financiará los gastos). 2. En caso que el investigador esté contratado por la Universidad debe solicitar el documento llamado Comisión Académica en caso de ser académico y el denominado Comisión de Servicios, si está contratado como profesional. Ésta solicitud debe realizarla el proprio funcionario, en la dirección del Departamento correspondiente, con una anticipación de 20 días respecto de la fecha del viaje. 3. La oficina administrativa realizará el cálculo del monto en dólares, según la tabla oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores para funcionarios públicos, y solicitará al Jefe Administrativo de Departamento firmar el documento, junto con la del Director de Departamento correspondiente. *El pago de la asignación dependerá de la decisión del Director del Proyecto que financiará los gastos y/o del presupuesto disponible para la ocasión. 4. La oficina administrativa gestionará la orden de pago interna en la Unidad de Proyectos de la Facultad. 5. La oficina de la Unidad de Proyectos de la Facultad emitirá el cheque por el pago de la ayuda de viaje. *Esta gestión tarda entre 7 y 20 días hábiles, dependiendo de la habilitación del sistema contable de la Facultad. 7.- OTRAS OPERACIONES Fondo por Rendir. Suma de dinero que, ocasionalmente, se entrega al Director del Proyecto para un objetivo determinado, tanto en moneda nacional como en extranjera (ésta última no se entrega directamente al Investigador, sino que se usa para pagar algún bien en el extranjero). Este procedimiento se realiza sólo cuando hay situaciones urgentes. * La rendición de este gasto debe ser realizada como máximo en los siguientes 15 días de haber realizado la compra. 13

14 Inventario y custodia de bienes. Todos los equipos y/o dispositivos comprados por el AMTC, mediante los procedimientos de la Facultad, que tengan un valor mayor a 2 UTM, deben inventariarse. Además, cada jefe de grupo o director de proyecto es responsable del equipo a adquirir (debe firmar la respectiva alta de inventario ). Una vez que los bienes han sido contabilizados en la Facultad, se puede contar con el número del inventario de estos, para proceder con el etiquetado. Dicha función corresponde a la oficina administrativa del AMTC. * Estos bienes no pueden salir de la Universidad, a no ser que sea con una autorización escrita del Jefe de cada proyecto y/o Director del AMTC. *En caso de robo o pérdida de algún bien, el responsable de éste debe dejar constancia en Carabineros de Chile, y debe ser informar cuanto antes a la oficina administrativa del AMTC. Solicitud de Facturación de Proyectos 1. El Director de Proyecto debe revisar las consideraciones del contrato, proyecto y/o servicio, en cuanto a la forma de pago, ya que éstas dependen de la fecha de entrega de informes técnicos y/o avances. 2. El Director de Proyecto debe enviar, a la oficina administrativa del AMTC, los datos de contacto (nombre, , teléfonos), nombre de la empresa y monto a facturar. 3. La oficina administrativa del AMTC gestionará la emisión de la factura en la oficina de Unidad de Proyectos de la Facultad. *Esta gestión tarda entre 4 a 7 días hábiles. 4. La oficina administrativa del AMTC contactará a la Empresa correspondiente para formalizar la entrega de la factura (físicamente o vía ). 5. La oficina administrativa del AMTC gestionará el cobro de la factura, según la fecha acordada, e informará al Director de Proyecto respecto de la disponibilidad de fondos. 6. Una vez que se ha confirmado el depósito, y se ha determinado la cuenta de la Facultad en la que están los fondos, se solicitará rescatar dichos fondos hacia la cuenta corriente que corresponda (todo esto a través de la Unidad de Proyectos de la Facultad). 7. Cuando la oficina administrativa del AMTC confirme que los dineros están en la cuenta del proyecto, entonces se podrá disponer de éstos para realizar gastos. Envío de Correspondencia Dado que la oficina administrativa del AMTC, NO cuenta con estafeta o junior para trámites, el servicio de envío de correspondencia se externaliza (a fin de optimizar los recursos la correspondencia se agrupa para despacho). 14

15 * No se realizan envíos de documentación personal. * Cada Investigador debe informar el proyecto al que se le atribuirá el gasto de envío. Pago de Peajes de los Proyectos Se cobrará el peaje, previamente establecido e informado por la Oficina de Transferencia Tecnológica, a cada factura. Una vez que los pagos estén disponibles en la cuenta se procederá a realizar el cobro de éstos. Traspasos Internos (entre el AMTC y los Departamentos de la Facultad) Los traspasos Internos entre el AMTC y los Departamentos de la Facultad deben ser realizados con las respectivas autorizaciones del Director AMTC y cada director de proyecto. 15

16 8.- OBSERVACIONES GENERALES DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE PROYECTOS: - Trámites Personales: La oficina administrativa del AMTC no puede realizar trámites personales de los Investigadores (solicitud de hora para exámenes médicos, retiro de resultados de exámenes médicos, renovación de cédulas de identidad, depositar cheques de honorarios de los Investigadores, entregar documentos personales fuera de la Facultad, recordar que los Investigadores renueven documentos personales, etc). * Sólo puede asesorar y/o aconsejar a los Investigadores extranjeros, ya que por razones obvias estos requieren mayor ayuda. - Reembolsos: La oficina administrativa no puede realizar reembolsos de gastos por alimentación. * Los reembolsos por gastos de eventos o reuniones relativos(as) a los proyectos, deben solicitar la autorización del Director del AMTC, y deben solicitarse mediante una resolución que debe autorizar el Decano de la Facultad (Este proceso tarda 30 días hábiles aproximadamente). - Cheques caducados: No se reemitirán cheques caducados, ya que estos tienen validez de 60 días. El cobro de éstos es de exclusiva responsabilidad del beneficiado (la oficina administrativa informa con tiempo suficiente, que los cheques están disponibles para su retiro y gestión pertinente). * Sólo se considerará reemitir cheques de Investigadores que no se encuentren en el país durante el plazo de los 60 días - Recursos de la oficina de Dirección : Los recursos destinados a la oficina de Dirección (café, agua, galletas, etc.) son de uso exclusivo del Director del AMTC (reuniones oficiales). * Cualquier otra solicitud respectiva debe ser autorizada por el Director del AMTC, a través de la Secretaria de Dirección. - Tarjeta Universitaria Inteligente (TUI): Para que el Investigador pueda obtener la TUI utilizada en la Facultad, debe enviar una solicitud vía a paulet.riveros@amtc.cl, con la correspondiente autorización del Jefe del Grupo. El monto de ésta debe ser pagado por el solicitante (proyecto y/o centro de costos). 16