MANUAL USUARIO INTERNO (FACTURADOR) SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA FACTURAR.EC

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1 MANUAL USUARIO INTERNO (FACTURADOR) SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA FACTURAR.EC Este documento es propiedad de BIGDATA C.A. Está prohibida su reproducción y difusión sin autorización expresa de BIGDATA CA - Copyright BIGDATA CA

2 Índice 1. Introducción Usuario Interno (Facturador) Administración Clientes Productos y Servicios Generación de Comprobantes Facturas Repositorio de Comprobantes a) Carga de Comprobantes b) Comprobantes Anulados c) Comprobantes emitidos d) Comprobantes Emitidos NO Autorizados e) Comprobantes Pendientes f) Comprobantes Recibidos Soporte

3 1. Introducción Este documento pretende explicar las funcionalidades del Sistema de Facturación Electrónica FACTURAR para el usuario interno (facturador). 2. Usuario Interno (Facturador) Este usuario permite generar todos los diferentes tipos de comprobantes electrónicos (Facturas, Retenciones, Notas de Débito, Notas de Crédito y Guía de Remisión), el usuario facturador es creado automáticamente cuando se registra en el sistema (Correo Electrónico de Registro) o como usuario Administrador usted puede crear un Usuario con este Perfil Interno. Para el ingreso al sistema se realizara vía web, con las siguientes credenciales: URL: Usuario: correo-electrónico Passwd: XXXX Este usuario se crea automáticamente cuando se registra en el portal, adicional se envía un mail indicando la creación de dos usuarios: Administrador permite realizar la configuración de crear y editar usuario, productos, secuencial, etc. del portal. Interno permite realizar los procesos electrónicos y visualización de comprobantes. 3. Administración Este módulo permite realizar las siguientes tareas: 3

4 3.1. Clientes Este módulo permite agregar usuarios Internos del sistema de facturación Electrónica. La opción de búsqueda, nos permite realizar los diferentes filtros, según la información de la columna: La opción Editar Usuario, permite modificar los parámetros asignados al usuario. 4

5 La opción Nuevo Usuario, permite agregar un nuevo usuario al sistema Productos y Servicios Este módulo permite realizar el registro de Productos y Servicios que ofrece la empresa. La opción de búsqueda, nos permite realizar los diferentes filtros, según la información de la columna: La opción editar permite actualizar los parámetros, el botón : 5

6 La opción nuevo, permite agregar un nuevo producto. Se procede a realizar el registro del producto o servicio, completando los campos solicitados: Código Principal el código que describe el producto o servicio Código Auxiliar el código secundario que describe el producto o servicio. Descripción una descripción del producto o servicio Precio valor asignado del producto o servicio. IVA escoger el tipo de impuesto ICE escoger el tipo de impuesto Información Adicional es opcional Los parámetros con ROJO, son obligatorios. 6

7 Una vez agregado todos los parámetros, damos clic en Agregar Producto. 4. Generación de Comprobantes Se describe cada uno de los tipos de comprobantes electrónicos que el portal permite hacer Facturas Este módulo permite generar facturas electrónicas, se describe cada uno de los campos del módulo y el proceso de la facturación. Esta ventana permite visualizar los datos del emisor. 7

8 Esta opción de Datos de cliente permite ingresar los datos del receptor del comprobante electrónico. Si ya el cliente esta agregado o registrado en la opción de Administración-clientes, solo digitamos el número de RUC o Cedula y automáticamente aparecerá el usuario receptor, damos clic y se cargan automáticamente los datos. Si el usuario no existe en la opción Administrador-Clientes, procedemos a seleccionar el tipo de Identificación (Ruc, Cedula y pasaporte) e ingresamos los datos según la ventana, una vez terminado el proceso de facturación el registro del usuario se realiza automáticamente en la opción Clientes. Los datos de la factura visualiza la Numeración, (establecimiento, punto de emisión y secuencial) y la Fecha de emisión del comprobante, adicional la opción de factura comercial negociable, que agrega los campos por defecto: Es factura comercial negociable? Al seleccionar la opción SI, se valida que el cliente no se consumidor final y se añade la etiqueta en información adicional (FACTURA COMERCIAL NEGOCIABLE), en el RIDE. Damos clic en Ingresar Detalle: 8

9 Ingresamos el código, la cantidad, descripción y precio unitario. Si el código no ha sido cargado previamente en la opción de Administración-Productos/servicios, este se guardara en la Base de Dato, para la próxima vez solo cargar automáticamente, digitando un carácter del código. Información adicional del detalle: relacionadas al detalle de la factura, ejemplo Unidades de medida, etc. Damos clic en Ingresar detalle, nos parecerá la siguiente ventana. 9

10 El sistema pregunta si desea que el código del producto se almacene en la Base de Dato, damos Clic en SI o NO. Luego nos aparecerá el detalle agregado, como muestra la imagen. Esta ventana del detalle del comprobante electrónico, nos permite: Visualizar el Detalle de Adicionales, visualizar Impuesto y Eliminar el detalle dando Clic en uno de los iconos de la imagen. Forma de pagos Forma de Pago: Cheque Propio (Código 02) Unidad de tiempo para pago: Días Pazo de pago: cero (0) Total de pago: total de la factura 10

11 Información adicional del comprobante: correo, teléfono, direcciones, etc., ejemplo: Damos Clic en Agregar Información Adicional y de agregar el parámetro a la factura Electrónica, esta es opcional Continuando con el proceso, existen dos opciones, visualizar el RIDE y Firmar/autorizar. Visualizar el RIDE nos permite tener una imagen completa de la Factura, Tener en cuenta que esta no está firmada ni autorizada por el SRI. 11

12 Firmar y Autorizar, permite procesar el comprobante, enviando al SRI para que sea Autorizado. Finalizado el proceso de al factura electrónica, en el portal, para visualizar nuestro comprobante seleccionamos la opción de comprobante emitidos. 5. Repositorio de Comprobantes Esta opción permite visualizar los comprobantes procesados y no procesados, en diferentes ventanas según su estado. Permite realizar búsqueda de los comprobantes por fecha, secuencia y RUC Además puede descargar el RIDE y XML autorizado por el SRI. a) Carga de Comprobantes 12

13 Permite cargar los comprobantes Recibidos mediante la clave de acceso de comprobante, realizando una consulta al SRI y almacenando los datos del Comprobante en la BD: Este proceso se puede realizar: Uno solo deberá copiar la clave de acceso del comportante y dar clic en buscar. Varios, deberá crear un archivo TXT, el mismo que solo tendrá varias claves de acceso una en cada línea: Ejemplo de archivo TXT: b) Comprobantes Anulados Permite cargar los comprobantes anulados, mediante la clave de acceso de comprobante, esta opción solo es interna y NO realizar ningún proceso con el SRI: c) Comprobantes emitidos Permite cargar los comprobantes emitidos y autorizados por el SRI, según la fecha de autorización del comprobante. 13

14 d) Comprobantes Emitidos NO Autorizados Permite cargar los comprobantes NO Autorizados por el SRI, con una descripción de error o incidente. e) Comprobantes Pendientes Permite cargar los comprobantes según el estado de proceso con el SRI (Disponible y NO Disponible) se encuentren: f) Comprobantes Recibidos Permite cargar los comprobantes recibidos de la empresa. 14

15 6. Soporte Para cualquier inquietud o comentario referente al portal de Factaurar.ec, se dispone el siguiente correo: soporte@facturar.ec 15